concept Verslag Verbindingscommissie 14 november 2023 (1)

Concept Verslag van de vergadering van de Verbindingscommissie van de ABG-gemeenteraden Datum: Donderdag 14 november 2023 Tijd: 19.30 uur Locatie: Gemeentekantoor Alphen

Aanwezig: Alphen-Chaam: - Lammert Westra (voorzitter) - Wim in ’t Veld - Ruud van Dongen Baarle-Nassau: - Gerda van den Broek-Brouwers - Jannes Kusters Gilze en Rijen: - Bart van Enschot - Peter van Seters Adviseurs: - Derk Alssema (ABG-Bestuur) - Monique van Bavel (ABG-Directie) Ondersteuning: - Herman Veraart (griffier BN) Afwezig: - Hans Pekaar (BN) - Jerry Aarts (GR)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en meldt dat er bericht van verhindering is ontvangen van Hans Pekaar en Jerry Aarts. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag Verbindingscommissie d.d. 7 september 2023 Het verslag wordt vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag wordt nog gevraagd naar de behandeling in de raden van het rekenkamerrapport over Energietransitie en in hoeverre het aspect leren van de ervaringen van de REKS versus de RES (en andersom) aan de orde kwam. In alle drie de gemeenten is dit min of meer aan de orde geweest. Daarna wordt de actielijst doorgenomen: 1. Vergaderdata in 2024 (zie agendapunt 8) 2. Overzicht van de expertises wordt uiterlijk vóór de volgende vergadering verspreid 3. Werkbezoek aan BEL-combinatie (zie agendapunt 6) 4. Suggesties verbetering terugkoppeling vanuit Verbindingscommissie:

De volgende suggesties worden gedaan: - Zet de verslagen van de VC in een map in Notubiz (GR) - Koppel terug via de Vrijdagbrief (AC)/ Griffiebericht (BN) - Zet het als vast agendapunt op de agenda van de raadsvergadering (BN) of commissievergadering. 4. ABG-Radenavonden a. Terugblik op de ‘recent’ gehouden bijeenkomsten: - De verbindingscommissie (VC) is zeer positief over het radenuitje op 9 september met de bustour door de gemeente Gilze en Rijen. Het was leuk en perfect georganiseerd. Complimenten voor het griffieteam Gilze en Rijen. - De Masterclass Wonen van woningcorporatie Leystromen op 26 september werd erg gewaardeerd. We werden zeer gastvrij ontvangen en de bijeenkomst was goed opgezet en bijzonder leerzaam door de gekozen opzet met spelvorm. De opkomst van raadsleden had wel iets groter mogen zijn. b. Voorbereiding komende bijeenkomsten: - Op donderdag 30 november is de eerstvolgende ABG-radenavond. Aanvankelijk was deze bestemd voor het thema Participatie, maar besloten is voorrang te geven aan ABGhuisvesting. (Zie verder agendapunt 5.) - Verder staan de volgende ABG-radenavonden op de rol: Donderdag 18 januari 2024 Participatie Donderdag 21 maart 2024 Effect ontwikkeling digitalisering maatschappij c.

Verzoek naar voren halen ABG-radenavond Digitalisering Ambtelijk is verzocht de radenavond over ‘Effect ontwikkeling digitalisering maatschappij’ die gepland staat voor 21 maart 2024 naar voren te halen. Het combineren met Participatie op 18 januari is niet mogelijk. Ook is het niet gewenst Participatie te verplaatsen naar 21 maart. Daarom zal de griffiers worden verzocht een datum te zoeken voor een extra radenavond tweede helft van januari of begin februari. De radenavond op 21 maart kunnen we dan in reserve houden. d. Verzoek ABG-radenavond Basisondersteuning en uitvoering sociaal domein Naar aanleiding van het verzoek van de afdeling sociaal domein om (jaarlijks) in mei / juni een ABG-radenavond te houden over basisondersteuning (waaronder dorpsteams), wordt besloten de radenavond op maandag 27 mei 2024 voorlopig te reserveren voor dit onderwerp. 5. Vervolg proces ABG-Huisvesting Op 2 november zijn de raden geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief over de nieuwe beoogde locatie voor de centrale huisvesting (Anne Frankplein). Tevens is het rapport van Rhoadviseurs meegezonden. Tijdens de ABG-radenavond op 30 november zal er een toelichting worden gegeven en kunnen vragen worden beantwoord. Vooraf is het mogelijk om schriftelijk (technische en feitelijke) vragen te stellen. Die zullen zoveel mogelijk schriftelijk worden beantwoord.

De opzet van de radenavond op 30 november wordt besproken. De VC vindt het onderwerp zo belangrijk dat het niet gecombineerd kan worden met een presentatie van de Rekenkamercommissie. Daarom zal dit onderdeel vervallen.

Daarnaast stemt men in met de opzet in drie delen, maar men wil meer ruimte voor dialoog tussen de raden in het laatste plenaire deel van de avond. Ook is het verstandig om tijd in te bouwen voor het wisselen van de groepjes. Om zich vrijuit te kunnen uitspreken krijgt de avond een besloten karakter en is de pers niet welkom. Als een raadslid verhinderd is mag hij of zij worden vervangen door een burgerlid. Verder wordt aandacht gevraagd voor het goed formuleren van het doel van de avond. De uitnodiging en agenda van de avond zal woensdag of donderdag (15 of 16 november) worden verspreid. 6. Werkbezoek organiseren naar vergelijkbaar samenwerkingsverband (Ambtelijke fusieorganisatie) Vorige vergadering is er gesproken over een mogelijk werkbezoek aan de BEL-combinatie. Na verdere verkenning lijkt het nut van een werkbezoek beperkt. Als alternatief wordt gedacht aan het uitnodigen van iemand die de ervaringen van elders kan inbrengen. In eerste instantie zal ter voorbereiding een gesprek worden gevoerd met een adviseur van TwijstraGudde die ervaring heeft met andere ambtelijke fusies. Het voorbereidende gesprek (gepland op 28 november) wordt gevoerd door de voorzitter en de griffier. 7. Voortgang uitvoering Werkprogramma Verbindingscommissie De uitvoering van het werkprogramma vordert gestaag. Er zijn een aantal zaken opgepakt en ook al afgerond.

Volgende vergadering kunnen we bespreken welke zaken we in 2024 willen oppakken. Wat betreft het onderdeel harmoniseren (punt 3.3 van het werkprogramma) wordt kennisgenomen van de Memo van de directie. Er wordt toegelicht waarom de directie er niet voor kiest om de effecten van harmoniseren te kwantificeren. Het is ingebed in going concern onder het uitgangspunt “Harmoniseren, tenzij…”. Wel is er nog winst te behalen in het harmoniseren, standaardiseren en synchroniseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Recent is dit door de griffiers in overleg met de secretarissen opgepakt. 8. Vergaderdata in 2024 De leden van de verbindingscommissie stemmen in met de planning voor de vergaderingen van de Verbindingscommissie in 2024: 1. do 29 februari 2. di 14 mei 3. do 29 augustus 4. di 12 november 5. do 12 december De vergaderingen beginnen om 19.30 uur en zijn vooralsnog in Alphen. Eerder zijn de data van de ABG-radenavonden vastgesteld namelijk: 18 januari, 21 maart, 27 mei, 19 september, 28 november

9. Wat verder ter tafel komt (rondvraag) Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.

10. Sluiting De vergadering wordt gesloten om 20.45 uur De volgende vergadering van de Verbindingscommissie staat gepland op 21 december 2023. De voorzitter stelt voor dan terug te kijken op anderhalf jaar functioneren van de huidige Verbindingscommissie. Afsprakenlijst: 1. Overzicht van de expertises wordt uiterlijk vóór de volgende vergadering verspreid griffier 2. Met griffiers een datum plannen voor ABG-radenavond digitalisering griffier 3. De gewenste opzet voor 30 november wordt doorgegeven aan organisatoren. Derk/griffier 4. Leren van ervaringen elders. Voeren verkennend gesprek met deskundige voorzitter/griffier 5. Volgende keer: welke zaken in het werkprogramma pakken we in 2024 op? griffier 6. Volgende keer ook op de agenda: terugblik/evaluatie over afgelopen anderhalf jaar griffier