concept Verslag Verbindingscommissie 11 april 2022

Concept Verslag van de vergadering van de Verbindingscommissie van de ABG-gemeenteraden Datum: Maandag 11 april 2022 Tijd: 19.30 uur Locatie: Gemeentehuis van Gilze en Rijen kamer 0.05. Aanwezig: Alphen-Chaam: - Lammert Westra Baarle-Nassau: - Gerda van den Broek-Brouwers Gilze en Rijen: - David Vermorken en Jerry Aarts Adviseurs: - Derk Alssema (ABG-Bestuur), René Wiersema (ABG-Directie) Ondersteuning: - Herman Veraart (griffier BN) Afwezig (met kennisgeving): - Richard van den Berg en Wim in ’t Veld (Alphen-Chaam) - Marielle Doremalen-van Berkel (Gilze en Rijen) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Opening Dhr. Veraart opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Het betreft de eerste vergadering van de Verbindingscommissie na de verkiezingen. Omdat pas bij agendapunt 4 een voorzitter wordt gekozen stelt hij voor om het eerste stukje van de vergadering voor te zitten. Er is bericht van verhindering ontvangen van mevrouw Doremalen, de heer Van den Berg en de heer In ’t Veld. Verder wordt gemeld dat in Baarle-Nassau de benoeming van de leden in de Verbindingscommissie nog moet plaatsvinden en dat daarom mevrouw Van den Broek, die afgelopen periode al lid was van de commissie, is gevraagd Baarle-Nassau te vertegenwoordigen. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld.

3. Korte Kennismaking Alle aanwezigen stellen zich kort voor. 4. Voorzitterschap verbindingscommissie Besloten wordt om vooralsnog de heer Vermorken aan te wijzen als voorzitter. Zodra de Verbindingscommissie compleet is zal definitief een voorzitter worden gekozen. 5. Verslag Verbindingscommissie d.d. 8 februari 2022 Opgemerkt wordt dat het jaartal in de titel 2022 moet zijn i.p.v. 2021. Met inachtneming van deze opmerking wordt het verslag vastgesteld.

6. Overdrachtsdocument Verbindingscommissie 2018 – 2022 Er wordt voorlopig kennisgenomen van het overdrachtsdocument. In de eerstvolgende vergadering als de bezetting van de Verbindingscommissie compleet is zal het overdrachtsdocument inhoudelijk worden besproken. 7. Gezamenlijk inwerkprogramma Er zijn twee data gecommuniceerd waarop de ABG-organisatie voor de drie raden een bijeenkomst in het kader van het inwerkprogramma zal verzorgen; 19 mei en 7 juni. Op 19 mei zullen de negen afdelingen zich presenteren in de vorm van een informatiemarkt. Het programma voor 7 juni zal nog nader worden ingevuld. De bedoeling is dat dan o.a. de Rekenkamercommissie zich zal voorstellen en mogelijk het rekenkamerrapport over externe inhuur zal presenteren. Daarnaast wordt voorgesteld 20 juni in te zetten voor het inwerkprogramma. Deze datum was aanvankelijk gereserveerd voor een informatieavond over de huisvesting van de ABG-organisatie (zie punt 9). De directie zal in overleg met de griffiers het inwerkprogramma nader uitwerken. Hierbij wordt door de Verbindingscommissie de volgende suggestie meegegeven: - Het gaat om kennismaking met de onderwerpen (hoofdlijnen), verdieping volgt later. - Maak een verdeling in Fysiek Domein, Sociaal Domein en overig. - Bij voorkeur op drie verschillende locaties Alphen, Rijen, Baarle-Nassau.

- Mogelijk 4 blokken per avond of eventueel carrousel - Besteed ook aandacht aan dienstverlening en klantencontact (en mogelijk aspecten als bedrijfscultuur (houding en gedrag)). - Informeel contact is belangrijk. Sluit de bijeenkomsten af met ontmoeting (drankje). - In het inwerkprogramma mogelijk ook aandacht voor samenwerkingsverbanden / verbonden partijen 8. Trainingen en cursussen De leden van de verbindingscommissie vinden de cursus politiek actief erg waardevol. Men vindt dat er niet mee gewacht moet worden tot de volgende gemeenteraadsverkiezingen. Deze cursus zou dit najaar of volgend voorjaar weer moeten worden georganiseerd. 9. Stavaza ABG-huisvesting De heer Wiersema licht de stand van zaken toe. Na het besluit van vorig jaar op basis van het rapport van Nico van Mourik worden zaken nu uitgewerkt. Er zijn vier puzzelstukken. 1. De korte termijn: Van drie naar twee locaties 2. De inrichting van de bestuurszetels in drie gemeenten 3. De lange termijn: Eén locatie, nieuwbouw, nieuw kantoorconcept 4. De invulling / herbestemming van de vrijkomende kantoorgebouwen Aanvankelijk was 20 juni gereserveerd om de raden gezamenlijk te informeren over de resultaten van de uitwerking, maar dat komt te vroeg. Afgesproken wordt om de geplande datum van de drie-radenbijeenkomst op 20 september hiervoor te gebruiken. 10.

Gezamenlijke radenavonden in 2022 In het vergaderschema zijn drie data gereserveerd voor de drie-radenavonden 19 mei: Wordt gebruikt voor kennismaking en het inwerkprogramma 20 september: Wordt gebruikt voor het onderwerp ABG-huisvesting 17 november: Zal nog nader worden ingevuld

11. Wat verder ter tafel komt (rondvraag) Wat het geplande gezamenlijke raadsactiviteit / werkbezoek in de gemeente Alphen-Chaam betreft is de voorkeur om dit nog voor het zomerreces op een zaterdag te organiseren. De mogelijke data 25 juni, 2 of 9 juli. In overleg met de griffier van Alphen-Chaam zal een definitieve datum worden gepland. 12. Vergaderschema verbindingscommissie De volgende data worden (vooralsnog) vastgelegd: - Donderdag 7 juli om 19.30 uur in Alphen - Donderdag 8 september om 19.30 uur in Alphen - Maandag 31 oktober van 18.00 – 19.00 uur in Rijen 13. Sluiting

De vergadering wordt om 20.45 uur gesloten