Concept BL2021 gemeente Baarle-Nassau

15 december 2021

BOARDLETTER 2021

Gemeente Baarle-Nassau

CONCEPT D.D. 15 december 2021

Aanbiedingsbrief

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Baarle-Nassau Postbus 105 5110 AC BAARLE-NASSAU Tilburg, XX december 2021

Geacht college, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Baarle-Nassau brengen wij u met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. U heeft de verantwoordelijkheid ten aanzien van de bedrijfsvoering gemandateerd aan het bestuur en de directie van de ABG-organisatie. Onze bevindingen en adviezen ten aanzien van de bedrijfsvoering hebben wij in een management letter gerapporteerd aan het bestuur en de directie van de ABG-organisatie. In deze boardletter hebben wij de management letter voor u samengevat.

Kenmerk: xxx

Ten opzichte van voorgaand jaar zijn een aantal aanbevelingen opgevolgd en heeft de ABG-organisatie een stappenplan Interne Controle op termijn opgesteld om door te ontwikkelen naar borging van de rechtmatigheid in de processen en verificatie door verbijzonderde interne controle. Wij onderschrijven deze ontwikkeling. Als gevolg van de aanhoudende Coronacrisis zijn wij helaas beperkt in staat geweest om bij de organisatie op locatie te komen waardoor veel digitaal hebben moeten afstemmen. Ondanks de minder persoonlijke en directe contacten is de interim-controle en samenwerking goed verlopen. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter naar aanleiding van onze interim-controle 2021 van dienst te zijn geweest.

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

Wij willen de medewerkers in uw organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en externe accountant ABG-Organisatie

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

4. INFORMATIEBEVEILIGING

5. BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard interim-controle

1.1 Dashboard interim-controle RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 2022



De ABG-organisatie is voornemens via een stappenplan Interne Controle op termijn door te ontwikkelen naar borging van de rechtmatigheid in de processen en verificatie door verbijzonderde interne controle.



De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2022 staat voor januari 2022 op de agenda van de tweede kamer. Hier op vooruitlopend heeft de commissie BBV de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd.



De gemeenteraad dient een aantal keuzes te maken, waaronder het vaststellen van de verantwoordingsgrens (0%-3%) en de rapporteringstolerantie.



Wij adviseren het college om met de gemeenteraad en de ABGorganisatie in gesprek te gaan over hoe de rechtmatigheidsverantwoording te organiseren binnen de structuur van de ABG.





Wij kwalificeren de interne beheersing over het algemeen in opzet voldoende aangezien binnen de primaire processen sprake is van minimaal noodzakelijke primaire functiescheiding.



Ten opzichte van voorgaand jaar zijn een aantal aanbevelingen opgevolgd met betrekking tot het proces inkopen en betalingen.





De komende jaren zal vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie, waarbij ook de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals het college en de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde komt. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude en concrete kaderstelling.



Er zijn op dit moment geen signalen van fraude geconstateerd.



De gemeente heeft in het kader van integriteit reeds diverse kaders en regelingen opgesteld.



Er wordt echter nog niet structureel over frauderisicobeheersing gerapporteerd aan het college, de gemeenteraad of audit commissie.



Verplichtingen administratie in te richten gekoppeld aan een inkoopstartformulier waarbij dit formulier voorafgaand aan aanbesteding of inkoop door de inkoopadviseur wordt geautoriseerd.



Beoordeelde systemen: Key2Financiën, Suite4SociaalDomein en GISVG.



Wij hebben de ABG-organisatie aandacht gevraagd voor: procedure autorisatiebeheer, periodieke controle op juistheid ingerichte autorisaties en actualiteit van gebruikers, wachtwoordbeleid en superusers. Informatiebeveiliging en weerbaarheid tegen beveiligingsincidenten zoals gijzelsoftware of en andersoortige netwerkinbraak zijn landelijk momenteel hottopics.

Invoeren van het 4-ogen principe bij verwerken begrotingswijzigingen. Zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de facturatie rioolheffing door Brabant Water door dit te laten controleren door de accountant van Brabant Water.

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

Vanaf 1 januari 2022 wijzigt het begrip Woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet, waardoor de woonplaats waar de jeugdige staat ingeschreven op het moment van de zorgvraag leidend is. Wij adviseren de effecten van deze wijziging in kaart te brengen en uw organisatie voor te bereiden op de veranderende werkwijze.



Voor de invoering van de nieuwe Wet inburgering zijn twee handreikingen verschenen. Wij adviseren kennis te nemen van beide handreikingen en waar nodig actie te ondernemen.



Signalen van het inlichtingen bureau in het kader van de Tozouitkeringen zoals inkomsten uit loondienst hebben nog onvoldoende aandacht gekregen.



De organisatie heeft acties ondernomen om de onzekerheden ten aanzien van prestatie levering in het sociaal domein per jaareinde te verkleinen.

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE (VIC)

Wij beoordelen de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening.





Wij adviseren om, in lijn met de adviezen van de commissie BBV, in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en het jaarverslag een vaste passage op te nemen over frauderisicobeheersing.



De belangrijkste adviezen betreffen in eerste verantwoordelijkheid van de afdeling van de ABG-organisatie: 

ONTWIKKELINGEN IN HET SOCIAAL DOMEIN

BEHEERSING IT





FRAUDERISICOBEHEERSING

Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd de diepgang van de interne controle uit te voeren met een materialiteit van 1% zodat er geen verschil bestaat tussen de interne en externe controle.

BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN

5

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INFORMATIEBEVEILIGING



Het Interne controle plan van de ABG-organisatie bevat de belangrijkste uitgangspunten voor de verbijzonderde interne controle. De objectiviteit van de VIC-functionarissen binnen de ABG-organisatie is op onderdelen nog niet geborgd.



Belangrijkste aanbevelingen aan de ABG-organisatie voor het opstellen van IC-plan 2022: 

Voer een uitgebreide risicoanalyse per proces uit en inventariseer de getroffen beheersmaatregelen.



Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang de aansluiting tussen het normenkader/toetsingskader, de interne beheersing in de eerste lijn en de VIC expliciet vast te leggen.



Om te kunnen spreken van een effectieve VIC is het van belang dat de VIC ook daadwerkelijk tot correctie, sturing en bijsturing (plan-do-check-act) leidt. Wij adviseren de behandeling van de samenvatting van de bevindingen in de directie ABG, het bestuur ABG en vervolgens het college expliciet te notuleren.

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

6

2. Ontwikkelingen & Actualiteiten

2.1 Gevolgen Coronacrisis voor de jaarrekening 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2.3 Frauderisicobeheersing 2.4 Ontwikkelingen in het sociaal domein 2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2021

2.1 Gevolgen Coronacrisis voor de jaarrekening 2021

Gevolgen COVID-19 strak blijven monitoren

Interne controle voortvarend oppakken

IB signalen Tozo heeft nog onvoldoende aandacht

Bijzondere aandacht voor vaststellen subsidies

DASHBOARD

7

Gevolgen Coronacrisis voor 2021 en verder Vorig jaar hebben wij samen met u veel aandacht besteed aan de gevolgen van de Coronacrisis, voor de korte, middellange en lange termijn. Aan de hand van een impact-analyse en de Corona-checklist zijn wij nagegaan wat de effecten waren en zijn voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad, de interne beheersing alsmede de financiële implicaties op korte en lange termijn. Met name door de onduidelijkheden in het begin van de crisis omtrent de financiële gevolgen en compensatie door het rijk waren het onzekere tijden. In de loop van de tijd bleek de impact mee te vallen. Niettemin is het zaak alert te blijven op de ontwikkelingen en de afwikkeling van ontvangen rijksgelden. Ook de waardering van mogelijke verhoudingen met verbonden partijen verdienen hierbij extra aandacht. Wij adviseren u dit strak te monitoren en de gemeenteraad te blijven informeren over eventuele bijstellingen van de (meerjaren)begroting. Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (Tozo) en Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) Alle coronasteunmaatregelen zijn per 1 oktober 2021 beëindigd, waardoor het rijk afspraken heeft gemaakt over de afronding van Tozo en TONK. Vanaf het einde van de Tozo per 1 oktober 2021 tot het eind van het jaar geldt een tijdelijk aangepast Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz).

Ook de TONK is onderdeel van het coronasteunpakket dat per 1 oktober 2021 is afgerond. Vanaf dan is het aan gemeenten om huishoudens in financiële nood te ondersteunen vanuit het gebruikelijke instrumentarium, zoals bijzondere bijstand. Uiteraard dienen beide regelingen in de jaarrekening/SiSa-bijlage te worden verantwoord. Van afgelopen voorjaar weten we inmiddels dat deze controle intensief kan zijn. De ABG-Organisatie heeft de uitvoering van Tozo uitbesteed aan de gemeente Tilburg. Opvolging signalen van het inlichtingen bureau in het kader van de Tozo-uitkeringen zoals inkomsten uit loondienst In de nota verwachtingen accountantscontrole 2020 is reeds aandacht gevraagd voor het adequaat functioneren van het M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) rondom Tozo. Dit ziet met name toe op de afwikkeling van signalen van het inlichtingen bureau in het kader van de Tozo-uitkeringen zoals inkomsten uit loondienst. Wij verwachten dat in de nota verwachtingen accountantscontrole 2021 nog nadrukkelijke wordt gevraagd om te kijken naar de opvolging en verwerking van signalen van het inlichtingen bureau in het kader van de Tozo-uitkeringen. Uit onze interim is gebleken dat deze signalen met betrekking tot Tozo 1,2 en 3 nog niet door de ABG-organisatie zijn geanalyseerd.

Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd om de benodigde gegevens zo spoedig mogelijk te verstrekken aan de gemeente Tilburg, zodat gemeente Tilburg de hercontrole kan starten. Vaststelling verstrekte subsidies Veelal worden de in 2020 verstrekte subsidies in het voorjaar van 2021 vastgesteld. Aan de hand van de in de subsidieverordening/beschikking opgenomen voorwaarden wordt nagegaan of een organisatie heeft voldaan aan de vereisten. Voor het jaar 2020 zal dat wellicht niet evident zijn; denk hierbij aan te leveren prestaties. Sommige gemeenten hebben (met de raad) afspraken gemaakt over de toe te passen handelswijze c.q. verantwoordingwijze. Hierbij merken wij op dat in de subsidiebeschikkingen die ABGOrganisatie verstrekt geen prestatieafspraken voor subsidieontvangers zijn opgenomen.

ONTWIKKELINGEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INFORMATIEBEVEILIGING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording (1/2)

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2022

Nieuwe notities: • Kadernota 2022 • Addendum Kadernota 2021 • Notitie bedrijfsvoering

8

Stand van zaken en kaders rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2022 Eind juni werd bekend dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een jaar is uitgesteld. Naar wij hebben begrepen staat de wetswijziging inmiddels voor januari 2022 op de agenda van de Tweede Kamer en zal deze worden ingevoerd met ingang van begrotingsjaar 2022. Daarmee is er ruimte ontstaan om, na een intensief jaar met Corona, de invoering goed voor te bereiden. Eind augustus 2021 heeft de commissie BBV (na consultatie) een nieuwe kadernota Rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Tegelijk met deze kadernota is eveneens een notitie over de paragraaf bedrijfsvoering en een addendum op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 gepubliceerd. De verwachting is dat in het najaar de Sectorcommissie van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants nog een notitie voor accountants uitbrengt over de gevolgen van invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de commissie BADO over de wijze van verantwoorden vanuit de optiek van gemeenten. Daarmee worden zowel accountants als gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geïnformeerd en gefaciliteerd om de rechtmatigheidsverantwoording goed te kunnen invoeren. Wij adviseren u om hier kennis van te nemen.

Hoofdlijnen Kadernota Rechtmatigheid 2022 van de commissie BBV In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 wordt uitgebreid ingegaan op het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor de gemeenteraad. Daarnaast wordt de reikwijdte, de normen, de verantwoordelijkheden van het college en de criteria van de rechtmatigheid beschreven. Ook wordt in de nota ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan en is een verplicht verantwoordingsmodel opgenomen. In de Kadernota is een aantal stellige uitspraken gedaan die moeten worden gevolgd, waarbij de eerste nadrukkelijk de rol van gemeenteraad benoemd. Bij onduidelijkheden over de interpretatie van de rechtmatigheid moet de gemeenteraad aangeven welke uitleg gegeven moet worden aan de regelgeving en dit vastleggen in een besluit. Het voert te ver om in deze management letter uitgebreid in te gaan op de inhoud van deze notitie en de 10 stellige uitspreken en 7 aanbevelingen. Een aantal punten willen wij er wel uitlichten:  De kadernota 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten worden toegelicht en worden gewogen door de gemeenteraad.  De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

 Middels een verplicht model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, afwijkingen en onduidelijkheden.  In de paragraaf bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die zijn genomen om deze in de toekomst te voorkomen.  De grens voor afwijkingen (zowel fouten als onduidelijkheden) wordt door de gemeenteraad bepaald en is maximaal 3% van de lasten (inclusief mutatie reserves). Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.  De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd.  Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen omtrent de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Wij adviseren het college om met de gemeenteraad en de ABG-organisatie in gesprek te gaan over hoe de rechtmatigheidsverantwoording te organiseren binnen de structuur van de ABG.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording (2/2)

9

Notitie bedrijfsvoering de plek om afwijkingen te rapporteren

Hoofdlijnen Notitie Bedrijfsvoering De belangrijkste boodschap van deze nieuwe notitie is dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering aanvullende informatie opneemt over individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij moet het college beschrijven welke actie wordt ondernomen om deze in de toekomst te voorkomen. De notitie werkt een aantal aanbevelingen en voorbeelden omtrent de paragraaf bedrijfsvoering verder uit.

Beperkte wijzigingen in de rechtmatigheid voor (het laatste jaar) 2021

Hoofdlijnen Addendum kadernota Rechtmatigheid 2021 Het uitgangspunt van de commissie BBV is dat in principe weinig verandert in de rechtmatigheidscontrole over 2021, het laatste jaar dat de accountant een verklaring afgeeft met betrekking tot de rechtmatigheid. De wijzigingen in het addendum op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 zijn dan ook beperkt. Er wordt meer aandacht gevraagd voor fraude en M&O-beleid en niet financiële onrechtmatigheden in het kader van de Wet Fido moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Onze visie op de rechtmatigheidsverant woording hebben wij eerder gedeeld

Onze visie op de rechtmatigheidsverantwoording BDO ziet, evenals de commissie BBV, de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Begin 2020 hebben wij hierover een visiepaper ‘Rechtmatigheidsverantwoording, een kans op meer control’ uitgebracht, met daarin een verschillende varianten en een invoeringsplan. Het gaat bij de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording om fundamentele vragen als: Op welke onderwerpen en met welke diepgang wil de gemeenteraad kaders stellen en controleren? In hoeverre werkt het college rechtmatig en/of is het college in control? In hoeverre is de bedrijfsvoering, interne controle en IT-beheer op orde en wat is ervoor nodig om daar te komen? En misschien wel de moeilijkste vraag van allemaal: wat zijn de ambities en is de organisatie in staat is om aan die doelen en verwachtingen te voldoen?

   

De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. Als accountant zullen wij die werkzaamheden vervolgens toetsen, teneinde te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring een getrouw beeld geeft. Status invoering rechtmatigheidsverantwoording

Status rechtmatigheidsverantwoording ABG-Organisatie De ABG-organisatie is voornemens via een stappenplan Interne Controle op termijn door te ontwikkelen naar borging van de rechtmatigheid in de processen en verificatie door verbijzonderde interne controle. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd de diepgang van de interne controle uit te voeren met een materialiteit van 1% zodat er geen verschil bestaat tussen de interne en externe controle.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.3 Frauderisicobeheersing (1/2)

Februari 2021 is de best practice frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders uitgebracht. De controleverklaring gaat ook meer aandacht besteden aan frauderisicobeheersing en continuïteit

Diverse voorbeelden van maatregelen om frauderisico’s te beheersen.

DASHBOARD

10

Ontwikkelingen met betrekking tot fraude en de controle van de jaarrekening Zoals aangegeven in ons accountantsverslag zal de komende jaren vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. In februari 2021 heeft onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiervoor een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” ter consultatie uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude en concrete kaderstelling. Begin september 2021 is tevens een nieuwe opzet van de controleverklaring ter consultatie uitgebracht. In de nieuwe controleverklaring, die waarschijnlijk zal ingaan van af boekjaar 2022, wordt van de accountants verwacht dat hij expliciete passages opneemt aangaande frauderisicobeheersing en continuïteit. Zoals opgenomen in het consultatiedocument kunnen bestuurders en toezichthouders diverse maatregelen nemen om frauderisico’s te beheersen.

De belangrijkste uit het consultatiedocument zijn:  Zorgdragen voor een goede ‘Tone at the top’, cultuur en gedrag;  Opstellen van diverse anti-corruptiemaatregelen (relaties met afnemers/ leveranciers, gedragscodes t.a.v. nevenactiviteiten/ geschenken/ etc.);  Een goede interne beheersing, waaronder een periodieke frauderisicoanalyse;  Het organiseren van tegenspraak, controle/ compliance functies en diversiteit;  Aandacht voor werknemers en bestuursleden (b.v. persoonlijk omstandigheden die kunnen leiden tot druk om fraude te plegen);  Periodieke medewerkers tevredenheidsonderzoeken;  Fraudemeldpunt en klokkenluidersregeling;  Contact en medewerking met uw accountant;  Training en opleiding omtrent fraudebewustzijn;  Een adequate administratie met aandacht voor (fraude-) risicovolle schattingsposten;  Een transparant en integer beloningsbeleid;  Een duidelijk plan om te reageren op (het vermoeden van) fraudes.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.3 Frauderisicobeheersing (2/2)

Onze rol in relatie tot frauderisicobeheersing

11

Onze rol als accountant inzake fraude Zoals weergegeven in de controlestandaarden en onze opdrachtbevestiging ligt de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij zowel het college als de gemeenteraad. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Onze controleopdracht heeft tot doel om vast te stellen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat die het gevolg zijn van fraude of fouten. Het onderkennen van risico’s op materiële fraudes (frauderisico’s), het uitvoeren van daarop gerichte controlewerkzaamheden en actie ondernemen in het geval van een vermoeden van fraude, is dus een onlosmakelijk onderdeel van de accountantscontrole. Dat gezegd hebbende is het voor de accountant lastig om een daadwerkelijk fraude te identificeren: dit komt doordat de organisatie dagelijks aanwezig is en de accountant niet, doordat fraude gepaard gaat met opgezette plannen om de fraude te verhullen, zoals valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of het opzettelijk aan de accountant verkeerd voorstellen van zaken. Samenspanning binnen organisaties of met derde partijen maakt dit vraagstuk nog lastiger.

Door de kenmerken van fraude is het dus mogelijk dat een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Voor de organisatie maken wij onze werkzaamheden zichtbaar door het verstrekken van onze fraude- en compliance checklist, het bespreken van en rapporteren over fraude en vanaf 2022 zullen wij hierover communiceren met het maatschappelijk verkeer via onze controleverklaring.

Onze aanbevelingen in relatie tot frauderisicobeheersing

Onze waarnemingen en aanbevelingen inzake de fraudebeheersing Naast onze controlerende rol hebben wij in het kader van de interim controle, onze kennis en deze ontwikkeling een aantal observaties inzake frauderisicobeheersing:  De gemeente heeft geen separaat “Misbruik & Oneigenlijk gebruik”-beleid;  De gemeente heeft geen frauderisicoanalyse uitgevoerd in 2021 (de laatste dateert uit 2016);  De gemeente beschikt over een personeelshandboek, waarin de klokkenluidersregeling en gedragscode inzake integriteit zijn opgenomen;  Het controleplan en de werkzaamheden van de Verbijzonderde Interne Controle van de ABG-organisatie besteden geen aandacht aan fraude;  Fraude (preventie) staat niet periodiek op de agenda van de directie ABG, het bestuur ABG, het college, de gemeenteraad of audit commissie;  Onze compliance checklist is door de organisatie ingevuld, hieruit volgende geen specifieke risico’s die uw aandacht verdienen. Ons advies De gemeente heeft in het kader van integriteit reeds diverse kaders en regelingen opgesteld. Er wordt echter nog niet structureel over frauderisicobeheersing gerapporteerd aan het college, de gemeenteraad of audit commissie. Wij adviseren om, in lijn met de adviezen van de commissie BBV, in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en het jaarverslag een vaste passage op te nemen over frauderisicobeheersing.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.4 Ontwikkelingen in het sociaal domein

12

Ontwikkelingen met betrekking tot het Sociaal Domein en de controle van de jaarrekening 2021 dan wel 2022 Vanuit onze natuurlijke adviesrol willen wij u attenderen op een aantal ontwikkelingen op het gebied van Sociaal domein. Wij schetsen de ontwikkelingen op hoofdlijnen met als doel u te attenderen op deze ontwikkelingen. Dat betekent ook dat wij geen uitgebreid onderzoek hebben uitgevoerd naar deze onderwerpen of ze specifiek hebben gemaakt voor uw organisatie. Resultaatgerichte indiceringen

Uitspraak resultaatgericht indiceren Onlangs is er een uitspraak geweest door de Centrale Raad van Beroep (CRvB) inzake een casus met betrekking tot resultaatgericht indiceren. In deze casus is de indicatie van een cliënt voor begeleiding in natura niet langer toegekend in uren, maar in een te behalen resultaat. Uit het ondersteuningsplan blijkt wel welk resultaat moet worden behaald, binnen welke periode, met welke activiteiten en met welke frequentie, maar een tijdsindicatie ontbreekt. De CRvB oordeelt dat een manier van verstrekken die maakt dat een cliënt en een aanbieder niet weten hoeveel, naar tijdseenheden bepaalde, maatschappelijke ondersteuning is verstrekt, in strijd is met het rechtszekerheidsbeginsel. Dit is voor begeleiding niet anders dan voor huishoudelijke ondersteuning. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd na te gaan in hoeverre deze ook resultaatgericht indiceert en waar nodig passende maatregelen te nemen voor boekjaar 2021, voor wat betreft toekomstige indiceringen.

Vanaf 2022 nieuw Woonplaatsbeginsel

Woonplaatsbeginsel Jeugdwet Het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet regelt welke gemeente (financieel) verantwoordelijk wordt. Het huidige woonplaatsbeginsel is gebaseerd op de woonplaats van de gezagsdrager van een jeugdige. Het nieuwe woonplaatsbeginsel, dat vanaf 1 januari 2022 van toepassing wordt, gaat uit van de woonplaats waar de jeugdige staat ingeschreven op het moment van de zorgvraag. Doel van de wetswijziging is het verminderen van administratieve lasten, het sneller kunnen leveren van zorg en ondersteuning aan jeugdigen en het versterken van preventie. Voor gemeenten en zorgaanbieders betekent de implementatie van het nieuwe woonplaatsbeginsel een behoorlijke (administratieve) verandering. Daarom hebben gemeenten en zorgaanbieders uitgesproken behoefte te hebben aan duidelijke afspraken over de implementatie van het woonplaatsbeginsel om onduidelijkheden en discussie te voorkomen. Om die reden zijn aanvullende afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in het convenant. Het convenant is vastgesteld door de VNG-commissie Zorg, Jeugd en Onderwijs. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd de effecten van deze wijziging in kaart te brengen en de organisatie en gemeenten voor te bereiden op de veranderende werkwijze.

Nieuwe Wet Inburgering

DASHBOARD

Handreikingen Wet Inburgering Om organisaties handvatten te geven op het gebied van informatievoorziening bij de invoering van de nieuwe Wet inburgering zijn onlangs twee handreikingen verschenen: De handreiking ‘Gegevensuitwisseling gemeenten en ketenpartners nieuwe Wet inburgering’ en de handreiking ‘Leveranciers’. Beide handreikingen helpen organisaties op weg met de uitwisseling van gegevens tussen landelijke ketenpartners en de afspraken die zij moeten maken met softwareleveranciers. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd kennis te nemen van beide handreikingen en waar nodig actie te ondernemen.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2021

13

Notitie Materiële vaste activa en asset management Mede naar aanleiding van de ontwikkelingen in de BBV (zie 2.1), hebben wij kennis genomen van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de jaarrekening 2021 en de gemeente gevraagd een analyse op hoofdlijnen op te stellen over het assetmanagement is geregeld ten aanzien de hoofdcategorieën van de gemeentelijke bezittingen. Op basis van de jaarrekening 2020 betreft dit dan met namen bedrijfsgebouwen, grond-, weg- en waterbouwkundige werken en machines/installaties. Relevante vragen n.a.v. notitie MVA en asset management

Position Paper inzake analyse assets noodzakelijk

DASHBOARD

Belangrijke vragen vanuit het perspectief van assetmanagement en de notitie MVA betreffen: Zijn alle wezenlijke activa / assets geregistreerd in een activaregister, ook die eventueel off balance staan, geen boekwaarde meer hebben, in het verleden niet geactiveerd zijn en/of weinig/geen boekwaarde meer hebben? In hoeverre zijn inventarisaties hiervan actueel?  Bestaan er t.a.v. deze assets actuele beheersplannen? Zo ja, van welk jaar dateren die, hoe worden die geactualiseerd en met welke frequentie?  Leiden de beheersplannen tot een (materieel) goede inschatting van de lasten in de jaarrekening en/of begroting en wordt dit intern gemonitord?  Hoe zijn deze inschattingen financieel verwerkt / gedekt?  Zijn er adequate voorzieningen getroffen voor achterstallig onderhoud danwel zijn de onderhoudskosten adequaat afgedekt in meerjarenperspectief?  Zitten hier mogelijk nog (significant) risico’s en mogelijke tekorten in? 

Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd een goede analyse (position paper) te maken ter onderbouwing van de jaarrekening van BaarleNassau, zowel t.a.v. een eventuele voorziening achterstallig onderhoud als t.b.v. de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.

ONTWIKKELINGEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INFORMATIEBEVEILIGING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

14

3. Samenvatting bevindingen significante processen 3.1 Effectiviteit processen

3.1 Effectiviteit processen

15

Inleiding Wij vinden het van groot belang dat wij inzicht geven in de normen en verwachtingen ten aanzien van onze controle. Alleen dan gaat de discussie niet alleen over de kwaliteit van de accountantscontrole, maar vooral ook over de wijze waarop de organisatie hiervan kan profiteren.

Onderkende risico’s:  Management override  EU-aanbestedingen  Waardering bouwgronden in exploitatie

Onze inschatting van de risico’s en belangrijkste processen In het kader van de controle van de jaarrekening 2021 en onze aanpak hebben wij een zogenaamde initiële risico-inschatting gemaakt. Wij zien de volgende potentiële risico’s in de controle:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) al belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Wij zijn van mening dat binnen de gemeente de mogelijkheden, om buiten de getroffen interne beheersmaatregelen invloed uit te uitoefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten, beperkt zijn. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail;  Het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels;  Onjuiste waardering bouwgronden in exploitatie t.b.v. de jaarrekeningen van de gemeenten (materiële post met verschillende schattingselementen). Onze aanpak afhankelijk van uw interne beheersing In onze aanpak is het uitgangspunt daar waar mogelijk te steunen op de interne beheersing in de significante processen.

Hiervoor beoordelen wij of er sprake is van controle technische functiescheiding binnen de processen, of er sprake is van actueel en toereikende procesbeschrijvingen met voldoende beheersmaatregelen en de IT-maatregelen. Daarbij maken wij, indien mogelijk, gebruik van de verbijzonderde interne controle in de ABG-organisatie. Op basis van onze ervaring en de kwaliteit en omvang van deze processen bepalen wij of we deze procesmatig / systeemgericht toetsen of (achteraf) gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren in de vorm van steekproeven / deelwaarnemingen, cijferanalyses, verbandscontroles, etc. Bij de voorbereiding van de jaarrekeningcontrole maken wij afspraken over de resterende werkzaamheden, aanpak en de hiervoor benodigde informatie.

Controleaanpak nog overwegend gegevensgericht.

DASHBOARD

Samenvatting effectiviteit van de primaire processen Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat binnen de processen over het algemeen sprake is van minimaal noodzakelijke primaire functiescheiding. Tevens is binnen de processen sprake van interne beheersmaatregelen. Deze maatregelen worden echter niet toereikend genoeg vastgelegd, waardoor achteraf niet direct toetsbaar is of controlemaatregelen zijn uitgevoerd en hoe deze zijn uitgevoerd. Omdat de administratieve organisatie, interne beheersing en IT-beheersing op dit aspect niet altijd goed zijn opgezet of goed werken, kunnen wij voor wat betreft onze controleaanpak nog niet op de processen steunen en bestaat onze controleaanpak overwegend uit gegevensgerichte werkzaamheden. De belangrijkste adviezen betreffen in eerste verantwoordelijkheid van de afdeling van de ABG-organisatie:  Verplichtingen administratie in te richten gekoppeld aan een inkoopstartformulier waarbij dit formulier voorafgaand aan aanbesteding of inkoop door de inkoopadviseur wordt geautoriseerd.  Invoeren van het 4-ogen principe bij verwerken begrotingswijzigingen.  Zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de facturatie rioolheffing door Brabant Water door dit te laten controleren door de accountant van Brabant Water. ONTWIKKELINGEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INFORMATIEBEVEILIGING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

16

4. IT-Beheersing

4.1 IT-beheersing 4.2 Overall beeld 4.3 Actuele IT- ontwikkelingen en onze natuurlijke adviesrol

4.1 IT-beheersing

Wij beoordelen de betrouwbaarheid en continuïteit IT voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening

17

IT-werkzaamheden en onze controlerende rol Ingevolge artikel 2:393, lid 4 BW, dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen die naar voren zijn gekomen uit de beoordeling van de automatiseringsomgeving wat betreft de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij benadrukken dat onze jaarrekeningcontrole gericht is op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en zich niet primair richt op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De IT-auditwerkzaamheden zijn geïntegreerd in de controleaanpak van de jaarrekening. Het inzicht in de betrouwbare werking van ICT-systemen en -applicaties en het gebruik daarvan door de organisatie, vormen een onderdeel van de kwaliteit van de interne beheersing en de administratieve organisatie. Algemene IT-beheersmaatregelen rond uw kritieke systemen leveren daarnaast een belangrijke bijdrage aan het mitigeren van de risico’s op onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en het optreden van verstoringen met impact op de gegevensverwerking.

Beoordeelde systemen:  Key2Financiën  Suite4SociaalDomein  GISVG

Wij hebben in samenwerking met onze IT-auditors een aantal van deze maatregelen beoordeeld voor Key2Financiën, Suite4SociaalDomein en GISVG. Dit om de impact van de risico’s van onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en verstoringen te kunnen vaststellen voor die systemen die gekoppeld zijn aan de voor ons relevantie processen en posten. Wij hebben de ABG-organisatie aandacht gevraagd voor: Procedure autorisatiebeheer. Er is nog geen formele normpositie opgesteld waarin de rollen per functionaris worden weergegeven en rechten/rollen worden toegekend.  Periodieke controle op juistheid ingerichte autorisaties. Er is een review uitgevoerd op de actualiteit van gebruikersaccounts. Echter is er geen review op de juistheid van rollen/rechten uitgevoerd.  Actualiteit van gebruikers, wachtwoordbeleid en superusers. Eindgebruikers beschikken over superuser-rechten, waardoor functiescheiding kan worden doorbroken. 

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

4.3 Actuele IT- ontwikkelingen en onze natuurlijke adviesrol Cybersecurity en netwerk inbraak

18

Cybersecurity en netwerk inbraak Cybersecurity is anno 2021 een hottopic. Waar het Helmondse bedrijf Senzer nog ontsnapte aan afpersing door Russische criminelen, betalen andere ondernemingen soms miljoenen aan losgeld. Gesteld kan worden dat het niet de vraag is of uw organisatie ooit te maken krijgt met cybersecurity of netwerk inbraak, maar wanneer. Om die reden is het goed om uw organisatie niet enkel in te richten op het voorkomen van dergelijke criminaliteit, maar ook voor te bereiden indien dit zich voordoet. Uit ervaring is gebleken dat een aantal zaken belangrijk zijn om vooraf te organiseren. Ook dienen specifieke IT maatregelen geïmplementeerd te worden. Vooraf te organiseren: Wij raden aan om hierin kennis te nemen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hoofdstuk 17). Hieronder geven wij een aantal tips welke mogelijk ook voor ABG van belang zijn: • • • •

Identificeren van de belangrijkste informatie assets (zogenoemde kroonjuwelen) binnen uw organisatie De inrichting van de crisisorganisatie; Het opstellen van een up-to-date business continuiteitsplan; Het opstellen van een disaster recovery plan met draaiboek waarin de verschillende fasen van herstel zijn opgenomen (eerste uren, dagen, weken en nazorg). Hierbij zijn belangrijke aandachtspunten onder andere: • Prioriteiten bepalen ten aanzien van de continuïteit van de bedrijfsvoering; • Het maken van een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens ingeval van persoonsgegevens; • Een communicatieplan (stakeholders); • Externe ondersteuning (specialist); • Het doen van aangifte

Minimaal te treffen IT maatregelen op basis van ervaringen Senzer: De Senzer casus heeft ons geleerd om minimaal de volgende maatregelen (o.a. uit de BIO) te treffen: • Het bewaren van offline back-ups naast netwerk back-ups (hoofdstuk 12.3); • Het regelmatig testen van deze offline back-ups (hoofdstuk 12.3); • Het invoeren van netwerk segmentatie (hoofdstuk 13.1); • Het toepassen van multi-factor authenticatie (hoofdstuk 9.4); • Permanente monitoring op systeemlogging en dataverkeer (hoofdstuk 12.4); • Het overzetten van websites naar een beveiligde verbinding. Adequate configuraties van bijvoorbeeld beveiligingscertificaten, https://, DNSSEC en TLS-configuraties (hoofdstuk 13.2); • Zorgdragen dat wachtwoorden en toegangsrechten op een juiste wijze worden beheerd (hoofdstuk 9); • Software tijdig updaten (hoofdstuk 12.1). Uiteraard merken wij hierbij op dat de keuze voor maatregelen te allen tijde een afweging blijft tussen veiligheid, betaalbaarheid en werkbaarheid binnen de organisatie. De set aan maatregelen zal hiermee tussen organisaties verschillen, afgestemd op de specifieke behoeften.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

4.3 Actuele IT- ontwikkelingen en onze natuurlijke adviesrol

Informatiebeveiliging bij de ABG

19

Ontwikkelingen rondom Informatiebeveiliging Vanuit onze natuurlijke adviesrol willen wij u attenderen op een aantal ontwikkelingen op het gebied van IT. Deze ontwikkelingen zijn niet altijd direct gerelateerd aan onze controle van de jaarrekening, maar wel van belang voor uw bedrijfsvoering. In deze informatie gedreven samenleving verwerken organisaties (steeds meer) grote hoeveelheden informatie, veelal digitaal maar ook nog analoog. Hoewel organisaties in veel gevallen afhankelijk zijn van deze informatie en deze veel voordelen biedt, kan het voor uw organisatie of voor anderen ook de nodige risico’s opleveren. Deze risico’s kunnen leiden tot vervelende en impactvolle incidenten; door digitalisering worden de gevolgen van incidenten ook steeds omvangrijker, met mogelijk een serieuze impact op de organisatiedoelen. Zicht en grip op de risico’s rondom informatie vereisen zicht en grip op de informatie zelf en de toegang daartoe. In de (lokale) overheidsbranche valt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO) en IT-beheersing in het kader van de jaarrekeningcontrole niet meer los van elkaar te zien. Onze verwachting is dat er in de toekomst een geïntegreerde ‘Single Information Single Audit’-aanpak voor dergelijke audits zal komen. Zodat verplichte audits zoals ENSIA (DigiD en Suwinet) en WPG geïntegreerd kunnen worden.

De basis voor een geïntegreerde aanpak is een Information Security Management Systeem (ISMS). Waarmee u in kaart kunt brengen welke audits gekoppeld zijn aan welke BIO-normen. Zoals bijvoorbeeld de IT General Controls uit deze IT audit.

ABG In-control

Overlap

De ITGC-maatregelen die wij hebben getoetst omtrent logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer en continuïteit laten zien dat er vervolgacties nodig zijn om tot een beheersbaar niveau te komen op dit onderdeel. Ten aanzien van informatiebeveiliging zien wij verder dat ABG de nodige tijd en middelen investeert om verder in control te komen. Denk hierbij aan het gebruik van multi-factor authenticatie en het gebruik van een Recourse managementsysteem (ISMS), ter ondersteuning van de beheersing op informatiebeveiliging. Dit zijn met name “IT-gedreven maatregelen”, echter willen wij u erop attenderen dat informatiebeveiliging uiteraard voor de gehele organisatie relevant is (en niet alleen de IT-afdeling).

Aandachtspunten bij informatiebeveiliging

Aandachtpunten bij inrichting van uw bewuste informatiebeveiligingsorganisatie Hieronder hebben wij een aantal belangrijke aandachtspunten opgenomen om grip te krijgen op informatiebeveiliging:  Het in kaart brengen van de belangrijkste kroonjuwelen voor het management en dit te vertalen naar mogelijke risico’s;  Het opstellen van een informatiebeveiligingsbeleid met goedkeuring vanuit het college/lijnmanagement (om breed commitment te krijgen);  Het opzetten van een stuurgroep bestaande uit IT- en bedrijfsvoeringspecialisten dat u in staat stelt om security-gerelateerde projecten met breed draagvlak te beoordelen;  Het trainen van het lijnmanagement door middel van bijvoorbeeld workshops, om een risico gestuurde aanpak (omtrent informatiebeveiliging) te integreren in de bedrijfsvoering en bewustwording omtrent verantwoordelijkheden van informatiebeveiliging te creëren;  Het uitvoeren van een BIO-audit om te bepalen in hoeverre uw organisatie voldoet aan de BIO vereisten. Graag denken wij tijdig met u mee over de gevolgen van de BIO voor de interne beheersing van de processen.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

IT-BEHEERSING

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

20

5. Bevindingen interne controle

5.1 Verbijzonderde interne controle

5.1 Verbijzonderde interne controle

21

In het kader van de jaarrekeningcontrole en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2022 hebben wij de opzet van de verbijzonderde interne controle (VIC) binnen de ABG-organisatie onder de loep genomen.

Intern Controleplan bevat de belangrijkste uitgangspunten.

Objectiviteit is nog onvoldoende geborgd.

IC Werkprogramma 2021 geeft inzicht in de planning van de werkzaamheden. De bevindingen nog niet formeel gedeeld met het college

Aanbevelingen BDO

DASHBOARD

Intern Contproleplan 2021-2023 In het intern controleplan 2021-2023 staan de belangrijkste uitgangspunten van de verbijzonderde interne controle uitgewerkt:  Het IC-plan 2021 t/m 2023 betreft de inrichting en uitwerking van de (verbijzonderde) interne controle (VIC) gericht op de borging van financieel rechtmatig handelen van, en binnen, de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten en de gemeenschappelijke regeling ABG. Het doel is om ‘in control’ te komen en te blijven.  De verbijzonderde interne controle is een aanvulling op de reguliere interne controle wat moet worden gezien als een van de beheersmaatregelen. Middels de VIC wordt een objectief oordeel gegeven over de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen.  De interne risicoanalyses, controledoelstellingen en controlemaatregelen worden opgenomen in een separaat document: ‘interne controle werkprogramma’.  De VIC functie wordt uitgeoefend door de medewerkers van de afdeling Financiën beleid en bedrijfsvoering. Hierdoor onderkennen wij in opzet een bedreiging ten aanzien van de objectiviteit. Interne Controle Werkprogramma 2021-2023 In het Interne Controle Werkprogramma is uitgeschreven welke werkzaamheden uitgevoerd gaat worden in 2021 t/m 2023. De planning is in een schematisch overzicht opgenomen  Er zijn meerdere medewerkers verbijzonderde interne controle binnen de organisatie.

De uitvoering van de verbijzonderde interne controles vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Financiën en Control. 

Rapportage  Bevindingen worden per onderzoek vastgelegd in daarvoor ontwikkelde (Excel) formats.  Er is nog geen jaarrapport VIC opgesteld inzake de bevindingen en de adviezen van de VIC. Aanbevelingen aan de ABG-organisatie  Voer een uitgebreide risicoanalyse per proces uit en inventariseer de getroffen beheersmaatregelen.  Maatregelen te treffen ter borging van de objectiviteit zoals het reviewen van werkzaamheden door een tweede persoon en roulatie van de controle werkzaamheden.  Hoor- en wederhoor wordt niet (altijd) toegepast. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd om de respons van de verantwoordelijke manager op te nemen in de de memo’s evenals het besluit van de manager om aanbevelingen al dan niet op te volgen.  Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang de aansluiting tussen het normenkader/toetsingskader, de interne beheersing in de eerste lijn en de controle expliciet vast te leggen.  Om te kunnen spreken van een effectieve verbijzonderde interne controle is het van belang dat de controle ook daadwerkelijk tot correctie, sturing en bijsturing (plan-do-check-act) leidt. Wij adviseren de behandeling van de samenvatting van de bevindingen in de directie ABG, het bestuur ABG en het college expliciet te notuleren.

ONTWIKKELINGEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INFORMATIEBEVEILIGING

INTERNE CONTOLE

BIJLAGEN

22

bdo.nl