Boardletter ABG 2022 - Baarle-Nassau

14 december 2022

BOARD LETTER 2022

Gemeente Baarle-Nassau

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassau Postbus 105 5110 AC BAARLE-NASSAU

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente BaarleNassau brengen wij u met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interimcontrole. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging.

Tilburg, 14 december 2022 Kenmerk: Dme/NvE/EGK/XXX/XX/XX

U heeft de verantwoordelijkheid ten aanzien van de bedrijfsvoering gemandateerd aan het bestuur en de directie van de ABG-organisatie. Onze bevindingen en adviezen ten aanzien van de bedrijfsvoering hebben wij in een managementletter gerapporteerd aan het bestuur en de directie van de ABG-organisatie. In deze boardletter hebben wij de managementletter voor u samengevat. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter naar aanleiding van onze interim-controle 2022 van dienst te zijn geweest. Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

SAMENVATTING

Drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en extern accountant van gemeente Baarle-Nassau

Inhoudsopgave

DASHBOARD INTERIM-CONTROLE

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN

4. BEVINDINGEN IT-BEHEER

5. BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

4

1. Dashboard interim-controle

1.1 Dashboard interim-controle

1.1 Dashboard interim-controle RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 2023

FRAUDERISICOBEHEERSING



De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd met ingang van 2023.



In het jaar 2022 zijn er mooie stappen gezet door de ABGorganisatie ter voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de gemeenteraad. Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verloopt conform het plan van aanpak.





Wij hebben de ABG-organisatie aanbevolen om alle afdelingen zelf invulling te laten geven aan de 1e lijn controles.



Wij zijn vanaf het boekjaar 2022 voor wettelijke controles zoals de controle van de jaarrekening van de gemeente Baarle-Nassau verplicht te rapporteren in de controleverklaring over fraude en het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.



ABG-organisatie heeft geen centrale frauderisicoanalyse opgesteld in 2022 (de laatste dateert uit 2016).



Wij hebben ABG-organisatie geadviseerd om de centrale frauderisicoanalyse te actualiseren en een frauderesponsplan ten behoeve van bestuur c.q. gemeenteraad op te stellen.

BEHEERSING IT

Wij kwalificeren de interne beheersing over het algemeen in opzet voldoende aangezien binnen de primaire processen sprake is van minimaal noodzakelijke primaire functiescheiding en voldoende primaire registratie.



We merken op dat de aanbevelingen rondom de significante processen nog onderhanden zijn. Op dit moment heeft de ABGorganisatie prioriteit gegeven aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen daarvan.



DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN



Vanaf 1 december 2022 is een business proces controller in dienst getreden bij de ABG-organisatie. Deze nieuwe medeweker gaat het proces- en risicomanagement binnen de ABG-gemeenten een positieve impuls geven om ook aan de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voldoen.

BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN



5

ONTWIKKELINGEN

Ontwikkelingen sociaal domein:  Toetreding van gemeente Baarle-Nassau aan GR Hart van Brabant.  Op basis van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant is het voor ons nog onduidelijk of er sprake is van mandaat of delegatie. Dit heeft mogelijk effect op de weging van eventuele fouten en onzekerheden t.a.v. de rechtmatigheid van de lasten in het kader van Jeugdzorg. Wij hebben hierover actief afstemming met de ABG-organisatie.



Vorig jaar zijn er onrechtmatigheden in het kader van aanbestedingen geconstateerd. Bij doorlopende contracten leidt dit wederom tot onrechtmatigheden.



De toename van het aantal SiSa-regelingen door het Rijk die een aantal jaren terug is ingezet en zowel de organisatie bij het opstellen als de accountant in de controle extra tijd en werk bezorgen. Aantal SiSa-regelingen blijft onverminderd hoog voor de gemeente Baarle-Nassau.

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE (VIC)

Wij beoordelen de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. De detailbevindingen worden gerapporteerd in het accountantsverslag 2022. Inzicht en continue evaluatie van de (cyber)risico’s en adequate beheersingsmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en cybersecurity zijn nodig om voorbereid te zijn op hack- en phishingaanvallen en andere cybersecurity risico’s. Er zijn drie algemene aanbevelingen ten aanzien van cybersecurity.  Neem als gemeenteraad het initiatief om met het bestuur en het college het gesprek aan te gaan over cultuur.  Verzoek als gemeenteraad het bestuur en het college om gezamenlijk een keer per jaar met een andere gemeente uit de regio en Equalit in gesprek te gaan en laat je informeren over hoe zij de informatiebeveiliging hebben georganiseerd.

PROCESSEN



IT-BEHEER



Het Interne controle plan bevat de belangrijkste uitgangspunten De interne controle verloopt conform plan van aanpak.



De medewerkers interne controle hebben een kritische blik en hebben een aantal nieuwe bevindingen geconstateerd die momenteel intern worden opgevolgd.



Overall concluderen wij dat de verbijzonderde interne controle tot op heden adequaat functioneert.

INTERNE CONTROLE

BIJLAGE

6

2. Ontwikkelingen & Aandachtspunten

2.1 Voortgang invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023 2.2 Frauderisicobeheersing 2.3 Ontwikkelingen in het sociaal domein 2.4 Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA) 2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2022

2.1 Voortgang invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023

7

Voortgang invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023 In onze boardletter 2021 hebben wij aangegeven dat de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd. Dit besluit is nu door de Tweede Kamer. De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd met ingang van het verslagjaar 2023. Onze observaties over de voortgang van de voorbereidingen van ABG-organisatie hebben wij in de onderstaande tabel weergegeven. AFSPRAKEN AB GEMAAKT?

TE ZETTEN STAPPEN

Invoering rechtmatigheidsverant woording verloopt conform plan van aanpak.

De verantwoordingsgrens voor 2023 is bepaald



In het interne controleplan is aangegeven dat 1% van de lasten voorgesteld zal worden.

De verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld door de gemeenteraad



De verantwoordingsgrens wordt verwerkt in de herziende financiële verordening.

Het normenkader 2022 is gereed, datum vaststelling door de gemeenteraad is gepland



Controleprotocol en normenkader is vastgesteld. De normenkader van 2021 is tevens van toepassing voor het boekjaar 2022.

De financiële verordening is herzien



De financiële verordening wordt herzien nadat de diverse landelijke notities zijn gepubliceerd.

De financiële verordening bevat op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden



De financiële verordening wordt herzien nadat de diverse landelijke notities zijn gepubliceerd.

De gemeenteraad en het college hebben overeenstemming over de inhoud van de paragraaf Bedrijfsvoering



Paragraaf bedrijfsvoering wordt voor overeenstemming voorgelegd aan de gemeenteraad.



De planning van de interne controle over 2022 verloopt op dit moment volgens schema conform het stappenplan IC en is naar verwachting afgerond eind februari 2023.

Het interne controleplan 2021-2023 bevat: 1. scoping van de processen en balansposten 2. risicoanalyses per proces en post 3. controleaanpak

 ja

DASHBOARD

TOELICHTING

 onderhanden

ONTWIKKELINGEN

Wij adviseren dat de 1e lijns controles door de vakafdelingen worden uitgevoerd.

 n.v.t.

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGE

2.2 Frauderisicobeheersing (1/2)

8

Onze controle gaat uit van de fraudepreventie door de gemeenschappelijke regeling Onze beroepsorganisatie, de NBA, heeft een notitie uitgebracht ‘best practice maatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersingsmaatregelen ter voorkoming van fraude.

Frauderisicoanalyse is niet actueel

Een frauderesponsplan is een hulpmiddel dat de organisatie houvast biedt bij een adequate en procesmatige aanpak.

Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd om de centrale frauderisicoanalyse (dateert uit 2016) te actualiseren. Daarnaast hebben wij geadviseerd om in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en het jaarverslag een vaste passage op te nemen over frauderisicobeheersing. Onze adviespunten zijn gelijk aan voorgaand boekjaar. De bestuurders en toezichthouders kunnen diverse maatregelen nemen om de frauderisico’s te beheersen. Wat te doen als het misgaat, ofwel hoe te handelen bij een vermoeden van fraude? Hierop zijn organisaties nog onvoldoende voorbereid. Uiteraard kunnen externe specialisten hulp bieden. Het is echter in het belang van de organisatie om zoveel mogelijk zelf de regie te houden. Dit kan middels een frauderesponsplan. Een frauderesponsplan is een hulpmiddel dat de organisatie houvast biedt bij een adequate en procesmatige aanpak van een onderzoek naar vermoedens van fraude en de verdere opvolging en afhandeling ervan. De aanbevelingen voor het opstellen van een frauderesponsplan zijn in zes aandachtsgebieden opgedeeld: 1. Leiding en coördinatie 2.

Veiligstellen van data

3.

Onderzoek naar een (vermoeden van) fraude

4.

Communicatie intern en extern, inclusief omgang met de media

5.

(Tijdelijke) Maatregelen voorafgaand en gedurende het onderzoek jegens betrokkenen

6.

Opvolging van uitkomsten fraudeonderzoek: te nemen maatregelen

De ABG-organisatie heeft geen frauderesponsplan. Het is echter in het belang van de organisatie om zoveel mogelijk zelf de regie te houden. Wij hebben de ABG-organisatie geadviseerd om een frauderesponsplan ten behoeve van bestuur c.q. gemeenteraad op te stellen. Transparantie over fraude en continuïteit vraagt dialoog

DASHBOARD

Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad ten aanzien van frauderisico-beheersing. Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersings-maatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.2 Frauderisicobeheersing (2/2)

Verplicht rapporteren in de controleverklaring over fraude en het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen

9

Verplicht rapporteren in de controleverklaring over fraude en het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen Vanaf boekjaar 2022 worden door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) enkele aanpassingen in de controleverklaring doorgevoerd. Deze aanpassingen zien op het verplicht rapporteren over onze controleaanpak frauderisico’s en onze controleaanpak ten aanzien van het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen in de controleverklaring. Deze verplichting geldt voor wettelijke controles (gemeenten, provincies en waterschappen). Met het verplicht rapporteren over deze onderwerpen wordt tegemoet gekomen aan een veel gehoorde wens van stakeholders om transparanter te zijn over welke werkzaamheden wij als uw accountant hebben uitgevoerd om frauderisico’s en het vermogen om de risico’s vanuit de bedrijfsvoering financieel op te vangen en de bedrijfsvoering zonder tussenkomst van de provinciale toezichthouder voort te zetten bij gecontroleerde decentrale overheden te mitigeren. Per onderwerp zullen wij voortaan, in alle gevallen, gaan rapporteren over wat de meest belangrijke frauderisico’s zijn, over de inschatting van het college om de risico’s vanuit de bedrijfsvoering financieel op te vangen en hoe op beide thema’s in de controle is ingespeeld.

Uiteraard hebben de onderwerpen fraude en het vermogen om financiële risico’s op te vangen altijd al de aandacht tijdens de accountantscontrole. Maar door deze zaken nu te gaan beschrijven in de controleverklaring, wordt die aandacht ook expliciet gemaakt. Wij zijn ons er van bewust dat dit om een zorgvuldig proces vraagt, wat wij samen met de ABG-organisatie zullen doorlopen en waarover wij tijdig met de ABG-organisatie van gedachten zullen wisselen.

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.3 Ontwikkelingen in het sociaal domein Gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant

Onduidelijkheid: mandaatregeling of delegatieregeling

Wij zijn in overleg over de samenwerking met Regio Hart van Brabant

10

Gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant (HvB) De gemeente Baarle-Nassau maakt onderdeel uit van de Regio van Hart van Brabant. Dit heeft effect op de weging van de fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid van jeugdhulp. In geval van een delegatie van taken en bevoegdheden worden potentiële onrechtmatigheden en onzekerheden meegenomen in de accountantscontrole van de gemeenschappelijke regeling en niet meer bij de gemeenten. Wij hebben echter de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant nader geanalyseerd. Er zijn elementen opgenomen die passen bij mandaat maar ook bij delegatie. In de basis betreft het een zogenaamde collegeregeling. Dit betekent dat de beleidsbepalende invloed ligt bij de deelnemende gemeenten zelf en dat de gemeenschappelijke regeling verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taken. Naar wij begrijpen heeft er in het verleden een juridisch toets heeft plaatsgevonden. Eén van de doorslaggevende elementen om de regeling toch aan te merken als een delegatiemodel was het opvangen van risico’s binnen de gemeenschappelijke regeling. Echter is hier de afgelopen jaren niet naar gehandeld. De positieve en negatieve resultaten van de gemeenschappelijke regeling worden met de deelnemende gemeenten verrekend. Daarmee ligt het financieel risico bij de gemeenten.

Op basis van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant is het voor ons nog onduidelijk of er sprake is van mandaat of delegatie. De ABG-organisatie heeft reeds afstemming gehad met Regio Hart van Brabant. Naar wij hebben begrepen is door de bestuurscommissie van HvB een opdracht gegeven om dit nader te onderzoeken. Wij hebben hierover actief afstemming met de ABGorganisatie. Wij onderkennen twee mogelijke scenario’s:  Scenario 1: Er is sprake van een mandaatregeling. De fouten en onzekerheden wegen mee in de rechtmatigheid bij de gemeenten. Dit heeft tot gevolg dat wij auditinstructies dienen te versturen naar de accountant van Regio Hart van Brabant en dat er een verantwoording afgelegd dient te worden naar de gemeenten ten behoeve van de jaarrekening. 

DASHBOARD

Scenario 2: Er is sprake van een delegatieregeling. De fouten en onzekerheden wegen mee in de rechtmatigheid bij de gemeenschappelijke regeling. De afgelopen jaren hebben wij samen met de organisatie de onzekerheden in het sociaal domein (jeugdzorg en WMO) teruggebracht door aanvullende werkzaamheden (o.a. enquêtes) op WMO uit te voeren. Indien er sprake is van een delegatieregeling kunnen de aanvullende werkzaamheden mogelijk vervallen.

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.4 Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA)

11

Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet BDA) De gemeente Baarle-Nassau huurt regelmatig ZZP’ers in voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Dit al dan niet via een tussenkomstbureau. Gezien onze rol als accountant hebben wij de aandachtspunten hieronder toegelicht over Wet DBA. Het uitbesteden van werkzaamheden aan ZZP’ers heeft na de invoering van de Wet DBA in 2016 en de commotie die daarna in de markt ontstond, geleid tot onvoldoende duidelijkheid over het wettelijk kader. Dit heeft een paar jaar geleden tot gevolg gehad dat de handhaving op het werken met ZZP’ers nagenoeg stil is komen te staan. Deze beperkte handhaving duurt overigens tot uiterlijk 2025. Vóór 2025 zal er nieuwe wet- en regelgeving zijn.

Inventarisatie hoe ZZP’ers worden ingezet en hoe een en ander contractueel verloopt

DASHBOARD

Kernbegrippen voor de beoordeling van een arbeidsrelatie zijn het persoonlijk verrichten van arbeid, het uitbetalen van loon en het aanwezig zijn van een onderlinge gezagsverhouding. De fiscale maar ook arbeidsrechtelijke jurisprudentie over deze elementen bepaalt, in holistisch verband gezien, of daadwerkelijk sprake is van een overeenkomst van opdracht met een ZZP’er of dat toch sprake is van een dienstbetrekking. Naast mogelijke fiscale consequenties van een andere kwalificatie kunnen ook arbeidsrechtelijke gevolgen optreden. Het gebruik van deugdelijke overeenkomsten voor het uitbesteden van arbeid is dan ook cruciaal voor beide partijen. Zo is het gebruik van modelovereenkomsten, waardoor opdrachtgevers vanuit de overeenkomst vrijwarende werking hebben voor het achterwege laten van loonheffingen, nog steeds aan te bevelen. Daarbij dient ook gedurende het werk te worden gemonitord of conform de overeenkomst wordt gewerkt. In het licht van deze problematiek en de komst van nieuwe wet- en regelgeving in de nabije toekomst, verdient het aanbeveling binnen de organisatie te inventariseren waar ZZP’ers worden ingezet en hoe een en ander contractueel verloopt.

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2022

Doorlopende contract leidt ook tot onrechtmatigheid in 2022

Inventarisatie van aanwezige SiSaregelingen

Uitspraak bouwvrijstelling stikstof

Aandacht voor Wet open overheid in jaarrekening 2022

DASHBOARD

12

Aanbestedingsrechtmatigheid In het accountantsverslag 2021 hebben wij gerapporteerd dat we naar aanleiding van onze controle hebben geconstateerd dat in één geval de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Dit heeft geleidt tot een financiële onrechtmatigheid van € 119.000 (2020: € 0). Dit wordt veroorzaakt doordat klein-onderhoud ten onrechte is aangemerkt als een werk en daardoor de verkeerde aanbestedingsvorm is gekozen. De geconstateerde fout betreft een contract dat doorloopt in 2022, met een aanvullende optie tot verlening van twee keer één jaar. Omdat de gemeente vast zit aan deze contractuele verplichting, leidt deze ook tot onrechtmatigheid in 2022 en mogelijk in 2023 en 2024, indien wordt gekozen om de overeenkomst te verlengen. Toename aantal SiSa-regelingen De toename van het aantal SiSa-regelingen door het Rijk die een aantal jaren terug is ingezet en zowel de organisatie bij het opstellen als de accountant in de controle extra tijd en werk bezorgen. Het interne proces binnen de ABG-organisatie om de status en bestedingen van SiSa-regelingen te monitoren is gecentreerd rondom de jaarafsluiting met het invullen van de SiSa-bijlage. Het is een aandachtspunt om niet alleen per jaareinde maar ook op enig gewenst tussentijds moment een actueel en volledig inzicht in het aantal en de omvang en alle toegekende SiSa-regelingen te krijgen.

Wij hebben de organisatie geadviseerd om de huidige aanwezige SiSA-regelingen te inventariseren. De organisatie heeft inmiddels een inventarisatie uitgevoerd. Voor een indicatief overzicht van de SiSa-regelingen verwijzen wij naar de bijlage. Voor de gemeente Baarle-Nassau zijn er in totaal 18 SiSa-regeling (2021: 12 regelingen). Uitspraak bouwvrijstelling stikstof Op 2 november 2022 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State geoordeeld dat de bouwvrijstelling stikstof niet voldoet aan het Europese natuurbeschermingsrecht. De Afdeling bestuursrechtspraak kan hierdoor niet anders dan constateren dat die bouwvrijstelling niet gebruikt mag worden bij bouwprojecten. Hoewel de bouwvrijstelling daarmee van tafel is, betekent dat niet dat er nu een algehele bouwstop geldt. Net als in de situatie vóórdat de bouwvrijstelling werd ingevoerd, moet per project onderzoek worden gedaan naar de mogelijke gevolgen van de uitstoot van stikstof. Wij hebben de ABG-organisatie gevraagd om de impact van deze uitspraak op uw projecten nader te beoordelen en te documenteren voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2022. Wij nemen deze nadrukkelijk mee in onze jaarrekeningcontrole.

Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarrekening 2022. Wij nemen deze nadrukkelijk mee in onze jaarrekeningcontrole.

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2022

13

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking (BGTS) Baarle De gemeente Baarle-Nassau en Baarle-Hertog hebben een grensoverschrijdende samenwerking inzake de activiteiten van afvalbeheer. De begroting 2022 is vooralsnog nihil omdat de deelnemende gemeenten de huidige kosten voor eigen rekening nemen. De verwachting is dat de BGTS de activiteiten van de BGTS de komende jaren toenemen.

Advies: afstemming met de toezichthouders

DASHBOARD

Vanuit de gemeente is de vraag gesteld of er een jaarrekening opgesteld en gecontroleerd dient te worden. In de statuten van BGTS Baarle is opgenomen dat een jaarrekening opgesteld en vastgesteld dient te worden door de bestuurders. In de statuten is als toezichthouder BZK (NL) en Vlaamse regering (BE) aangewezen. Wij adviseren om gezamenlijk een besluit te nemen over de financiële zaken van BGTS Baarle. Met gezamenlijk bedoelen wij: contactpersonen van de BZK, Vlaamse Regering en de contactpersonen van beide gemeenten. Indien er geen jaarrekening wordt opgesteld dienen de statuten hierop wel gewijzigd te worden.

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

14

3. Bevindingen significante processen

3.1. Effectiviteit processen

3.1 Effectiviteit processen

15

Inleiding Zoals afgelopen jaar aangegeven, nemen de eisen die worden gesteld aan de accountantscontrole toe. Wij vinden het daarom van groot belang dat wij inzicht geven in de normen en verwachtingen ten aanzien van onze controle en de vertaling hiervan specifiek voor de ABG-organisatie. Onze controle-aanpak afhankelijk van uw interne beheersing In onze controle-aanpak is het uitgangspunt daar waar mogelijk te steunen op de interne beheersing in de significante processen van ABGorganisatie. Hiervoor beoordelen wij of er sprake is van controle technische functiescheiding binnen de processen, of er sprake is van actueel en toereikende procesbeschrijvingen met voldoende beheersmaatregelen en de IT-maatregelen. Daarbij maken wij, indien mogelijk, gebruik van uw eigen verbijzonderde interne controle (VIC). Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van ABG-organisatie (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet voldoende scoort, rekening houdend met de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC. Omdat de AO/IB niet altijd goed is opgezet of goed werkt, kunnen wij voor wat betreft de insteek van onze controle nog niet altijd op de processen steunen. Follow up aanbevelingen vorig jaar We merken op dat de aanbevelingen rondom de significante processen nog onderhanden zijn.

Op dit moment heeft de ABG-organisatie prioriteit gegeven aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen daarvan. Samenvatting effectiviteit van de primaire processen Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat binnen de processen over het algemeen sprake is van minimaal noodzakelijke primaire functiescheiding. Tevens is binnen de processen sprake van interne beheersmaatregelen. Deze maatregelen worden echter niet toereikend genoeg vastgelegd, waardoor achteraf niet direct toetsbaar is of controlemaatregelen zijn uitgevoerd en hoe deze zijn uitgevoerd. Omdat de administratieve organisatie, interne beheersing en IT-beheersing op dit aspect niet altijd goed zijn opgezet of goed werken, kunnen wij voor wat betreft onze controleaanpak nog niet op de processen steunen en bestaat onze controleaanpak overwegend uit gegevensgerichte werkzaamheden. De belangrijkste adviezen betreffen in eerste verantwoordelijkheid van de afdeling van de ABG-Organisatie: Belangrijk hierin is dat:  Verplichtingen administratie gekoppeld aan een inkoopstartformulier waarbij dit formulier voorafgaand aan aanbesteding of inkoop door de inkoopadviseur wordt geautoriseerd.  Zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de facturatie rioolheffing door Brabant Water door dit te laten controleren door de accountant van Brabant Water.

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

16

4. Bevindingen IT-beheer

4.1 Actuele IT- ontwikkelingen en onze natuurlijke adviesrol

4.1 Actuele IT- ontwikkelingen en onze natuurlijke adviesrol

Informatiebeveiliging bij uw organisatie

17

Ontwikkelingen rondom Informatiebeveiliging In deze informatie gedreven samenleving verwerken overheidsorganisaties grote hoeveelheden digitale informatie. Dit biedt enorm veel voordelen en kansen. Tegelijk kan het voor uw gemeente ook de nodige risico’s opleveren die kunnen leiden tot vervelende en impactvolle incidenten. Zicht en grip op de risico’s rondom informatie vereisen zicht en grip op de informatie zelf en de toegang daartoe. Recentelijk is het rekenkameronderzoek gepubliceerd rondom de hack bij gemeente Hof van Twente. Hieruit zijn een aantal aansporingen gekomen die door de raad of college kunnen worden opgepakt of voortgezet en wij ook hier bij u onder aandacht willen brengen.

Aansporingen Raad bij Informatiebeveiliging

1. Neem als gemeenteraad het initiatief om met het bestuur en het college het gesprek aan te gaan over cultuur. Ga daarna als gemeenteraad met de ambtelijke organisatie het gesprek aan over de gewenste cultuur, neem als gemeenteraad het bestuur en het college mee en houdt als gemeenteraad zelf de regie op dit proces. Neem daarbij als gemeenteraad ook jezelf onder de loep. In hoeverre ben je als gemeenteraad zelf in staat om dit onderwerp op de agenda te houden? 2. Verzoek als gemeenteraad het bestuur en het college om gezamenlijk een keer per jaar met een andere gemeente (of meerdere) uit de regio en Equalit in gesprek te gaan en laat je informeren over hoe zij de informatiebeveiliging hebben georganiseerd. Laat de andere gemeente ook bij jou kijken, om ideeën en good practices uit te wisselen. Wij adviseren u om kennis te nemen van de overige aanbevelingen en te onderzoeken waar u op deze onderwerpen als gemeente staat. Daarnaast benadrukken wij de noodzaak om ook de informatieveiligheid (en bredere IT-beheersing) van de applicaties, relevant voor de jaarrekeningcontrole, op orde te krijgen. Een incident kan zowel van extern als intern komen. Daarom is een goede interne IT-beheersing eveneens van cruciaal belang. De detailbevindingen van de General IT Controls worden gerapporteerd in het accountantsverslag.

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

18

5. Bevindingen interne controle

5.1 Verbijzonderde interne controle

5.1 Verbijzonderde interne controle Het Interne controle plan bevat de belangrijkste uitgangspunten De interne controle verloopt conform plan van aanpak.

De medewerkers interne controle hebben een kritische blik

19

Verbijzonderde interne controle (VIC) In het kader van de jaarrekeningcontrole en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij in onze management letter 2021 de opzet van de VIC geanalyseerd. De planning van de interne controle over 2022 verloopt op dit moment volgens het stappenplan IC en is naar verwachting eind februari 2023 afgerond. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het nog nadrukkelijk van belang de aansluiting tussen het normenkader/toetsingskader, de interne beheersing in de eerste lijn en de VIC expliciet vast te leggen. In 2022 heeft formeel geen verbijzonderde controle plaats gevonden. Op dit moment worden namelijk niet alle 1e lijncontroles uitgevoerd door de betreffende medewerkers op de vakafdeling. De afdeling Sociale Uitvoering voert wel zelf 1e lijn controles uit. Voor de overige afdelingen wordt met name gesteund op de medewerkers van de financiële administratie. Het is aan te bevelen om alle afdelingen zelf invulling te laten geven aan de 1e lijncontroles. Hierbij zal de afdeling Financiën & Control (clusters P&C en FINA) ondersteuning en begeleiding bieden. Om te kunnen spreken van een effectieve verbijzonderde interne controle is het van belang dat de controle ook daadwerkelijk tot correctie, sturing en bijsturing (plan-do-check-act) leidt. De uitkomsten van de VIC worden in een rapport samengevat.

De medewerkers interne controle hebben een gezonde kritische blik en hebben een aantal nieuwe bevindingen geconstateerd die momenteel intern worden opgevolgd. Overall concluderen wij dat de verbijzonderde interne controle tot op heden adequaat functioneert.

Verbijzonderde controle functioneert adequaat

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

20

Bijlagen

A

Indicatie omvang SiSa-verantwoording

21

A. Indicatie omvang SiSaverantwoording

Indicatie omvang SiSa-verantwoording 2022 Baarle-Nassau

22

OMVANG BESTEDING 2021

INDICATIE BESTEDING 2022

2020

2021

2022*

Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen

€0

n/a

Nee

Ja

Ja

A13

Regeling specifieke uitkering naleving controle coronatoegangsbewijzen

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

B1

Regeling toelaatbaarheid van bedrijfsactiviteiten met behulp van milieuzonering

n/a

n/a

Ja

Nee

Nee

B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek

€0

< 125.000

Nee

Ja

Ja

C55

Aanpak energiearmoede

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

C62

Specifieke uitkering bekostiging van de kwijtschelding gemeentelijke belastingen van gedupeerden toeslagenaffaire

€0

< 125.000

Nee

Ja

Ja

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2020-2022

€ 103.418

< 125.000

Ja

Ja

Ja

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen Covid-19 gerelateerde onderwijsvertragingen

€0

< 125.000

Nee

Ja

Ja

E20

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

€ 179.943

< 125.000

Ja

Ja

Ja

E84

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2021

€ 1.006.847

> 125.000

Ja

Ja

Ja

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004

G4

Tozo

G10 G12 G13

Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

H4 H8 H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

A12B

€0

< 125.000

Ja

Ja

Ja

€ 204.391

< 125.000

Ja

Ja

Ja

Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2022

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

Kwijtschelding publieke schulden SZW domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire gemeentedeel

€0

< 125.000

Nee

Ja

Ja

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

€ 140.792

> 125.000

Ja

Ja

Ja

Regeling sportakkoord 2020-2022

€ 52.571

< 125.000

Ja

Ja

Ja

n/a

< 125.000

Nee

Nee

Ja

8

12

18

Aantal

*) Het is nog niet definitief welke SiSa-regelingen opgenomen dienen te worden in de jaarstukken 2022. De inventarisatie van de SiSa-regelingen heeft plaatsgevonden door de organisatie op basis hiervan is de indicatie van de bestedingen opgenomen.

DASHBOARD

ONTWIKKELINGEN

PROCESSEN

IT-BEHEER

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

23

bdo.nl