Bijlage Concept BL BLN incl. IT blanco

CONCEPT 15 NOVEMBER 2024

BOARDLETTER 2024

Gemeente Baarle-Nassau

BDO Audit & Assurance B.V., Philitelaan 73/Postbus 229, 5617 AM Eindhoven, www.bdo.nl

Aan:

Geachte leden van de raad,

Gemeente Baarle-Nassau t.a.v. de heer J.J.M. Nuijen, griffier Postbus 105 5110 AC BAARLE-NASSAU

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2024 van gemeente Baarle-Nassau brengen wij met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging 2024.

Eindhoven, XX maand 2024 Kenmerk: XXX/XXX/XXX/XXX/XXX

Deze boardletter bevat onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de processen binnen gemeente Baarle-Nassau en de daarin opgenomen beheersingssystemen. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en onze nulmeting. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Tijdens interim-controle komen wij ook in aanraking met andere ontwikkelingen van uw organisatie en bedrijfsvoering. We bespreken graag een aantal van die andere ontwikkelingen met u. In deze boardletter besteden we daarom ook aandacht aan ontwikkelingen op andere gebieden dan de processen. Op basis van Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten’ (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Onze overige dienstverlening heeft betrekking op fiscale advisering inzake cultureel centrum.

Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en extern accountant gemeente Baarle-Nassau

3

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

01

02

03

Dashboard interim-controle

Ontwikkelingen & aandachtspunten

Bevindingen interim-controle

4

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

1. Dashboard interim-controle

1.1 Dashboard interim-controle

5

5

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

ONTWIKKELINGEN

AANDACHTSPUNTEN

Rechtmatigheidsverantwoording



De Kadernota Rechtmatigheid 2024 is in oktober aangepast. De belangrijkste wijzigingen voor gemeente Baarle-Nassau zien toe op verduidelijkingen omtrent tijdigheid en acceptabele onrechtmatigheden.

In ons accountantsverslag 2023 hebben wij u geadviseerd het voorspellend vermogen van de begroting te verbeteren. Wij adviseren u het college te attenderen op deze aanbevelingen ten behoeve van het jaarafsluitingsproces.



Het begrip ‘tijdigheid’ is in de financiële verordening van gemeente Baarle-Nassau niet expliciet gedefinieerd. Wij adviseren u de financiële verordening aan te scherpen op de onderwerpen tijdigheid en de manier van informeren van de raad over afwijkingen ten opzichte van de begroting en het begrip ‘onzekerheden’ uit uw financiële verordening te verwijderen.

Afgelopen jaar heeft de Commissie BBV een aantal notities uitgebracht. De notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken geldt vanaf verslaggevingsjaar 2024, de notitie rente is met ingang van boekjaar 2025 van toepassing (toepassen in 2024 is mogelijk) en de notitie overhead is van toepassing vanaf begroting 2024. De stellige uitspraken in de notitie overhead zijn reeds in de financiële verordening verwerkt.



Lokale overheden zijn door de NIS2 aangewezen als organisaties die van vitaal belang zijn voor de samenleving waardoor ook uw organisatie verplicht is om de NIS2-maatregelen te implementeren. De organisatie heeft diverse verbeteringen geïmplementeerd, zoals een continuïteitsplan, scherpt verschillende maatregelen, zoals de implementatie van een SIEM SOC, aan volgt nauwlettend de informatie vanuit de VNG en neemt, waar nodig, maatregelen om aan de aankomende wetgeving te voldoen.







De financiële verordening van gemeente Baarle-Nassau is eind 2023 geactualiseerd. Hierin staat opgenomen dat met ingang van de jaarrekening 2024 de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves bedraagt. Deze ophoging is opgenomen vanwege de verwachte verhoging van de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole (de maatstaf voor de diepgang van de getrouwheidscontrole door de accountant). De gehanteerde rapportagegrens ten behoeve van de paragraaf bedrijfsvoering blijft onveranderd € 100.000. De materialiteit voor de jaarrekening-controle over 2024 blijft vooralsnog nog ongewijzigd aan afgelopen jaren op 1% staan.

UW INTERNE BEHEERSING 

Door de wijze van samenwerken binnen de ABG-gemeenten is niet het college van de betreffende gemeente verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en inrichting van de administratieve organisatie, maar het bestuur van GR ABG-organisatie. Uit de interim-controle van GR ABG-Organisatie zijn geen significante tekortkomingen naar voren gekomen die van invloed zijn op onze risico-inschatting of waarover wij aan u als toezichthoudend orgaan moeten rapporteren.



Gemeente Baarle-Nassau heeft, samen met de andere ABG-gemeenten en GR ABGOrganisatie, diverse kaders op het gebied van (fraude)risicobeheersing. Verbetermogelijkheden zien toe op een (fraude)incidentenregistratie en het opstellen van een overkoepelende frauderisicoanalyse. Tevens kunnen themagerichte (fraude)onderzoeken uw rol als gemeenteraad versterken.



De financiële administratie van gemeente Baarle-Nassau is ondergebracht bij de uitvoeringsorganisatie GR ABG-Organisatie. De belangrijkste bevindingen en aandachtspunten zijn gelijk aan vorig jaar en zien toe op gebruikers met superuserrechten, het uitvoeren van een periodieke controle op toegang en juistheid van ingerichte autorisaties en het tijdig blokkeren van gebruikersaccounts van uit dienst getreden medewerkers.

6

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2. Ontwikkelingen & Aandachtspunten

2.1 Rechtmatigheidsverantwoording

7

2.2 Informatiebeveiliging en cybersecurity

9

2.3 Relevante wijzigingen in het BBV 2.4 Duurzaamheidsverantwoording

10 11

7

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.1 Rechtmatigheidsverantwoording 1/2

Rechtmatigheidsverantwoording Het college heeft voorgaand jaar voor het eerst expliciet verantwoording afgelegd over de financiële rechtmatigheid. De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is een proces met interactie tussen verschillende gremia dat start bij het bepalen van de verantwoordingsgrens door de raad. Deze verantwoordingsgrens heeft gemeente Baarle-Nassau vastgesteld op 1% van de lasten inclusief dotaties reserves voor de jaarrekening 2023 en op 2% van de lasten inclusief dotaties reserves voor de jaarrekening 2024 en verder. De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole over 2024 blijft nog ongewijzigd aan afgelopen jaren op 1% staan. Mogelijk dat dit percentage met ingang van de jaarrekeningcontrole 2025 wordt opgehoogd naar 2% van de lasten, exclusief dotaties reserves. Gemeente Baarle-Nassau heeft, naast een percentage voor fouten, ook een percentage voor onzekerheden opgenomen in de financiële verordening. Vanuit gemeenteperspectief is dit echter niet mogelijk; onzekerheden doen zich alleen voor in de externe controle wanneer onvoldoende controle-informatie kan worden verkregen. Intern is dit niet mogelijk. Wij adviseren u de financiële verordening hierop aan te passen. Tevens staat in de financiële verordening het begrip ‘tijdigheid’ niet expliciet gedefinieerd, maar impliciet blijkt dit wel uit de financiële verordening.

Wij geven u in overweging om bij artikel 12 lid 4 expliciet toe te voegen dat melden in de jaarrekening tijdig is. Wijziging wet – en regelgeving Het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet afgerond. Bij het schrijven van deze boardletter zijn de wijzigingen in het BBV en BADO in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor advisering voorgelegd aan de Raad van State. Wijzigingen met betrekking tot de wettelijke materialiteit in het kader van de jaarrekeningcontrole en de bandbreedte voor de verantwoordingsgrens zijn niet te verwachten. Wij houden u uiteraard op de hoogte omtrent de ontwikkelingen op dit vlak en de mogelijke impact hiervan op uw organisatie en de jaarrekeningcontrole.

Op 22 oktober 2024 is de aangepaste Kadernota Rechtmatigheid 2024 gepubliceerd. Na het jaar van invoering heeft de Commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot aanpassingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2024. Hierin heeft de Commissie ook de Q&A rechtmatigheidsverantwoording, die in november 2023 is gepubliceerd, verwerkt. De belangrijkste wijzigingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2024 zijn:  Tekstuele aanpassing in de modelverantwoording ten aanzien van de geconstateerde bevindingen, specifiek in relatie tot de omvang van niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en welk deel acceptabel is op basis van de vastgestelde afspraken;  Een aangepast hoofdstuk 2 om het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor raadsleden te verduidelijken;  Er is een overzicht opgesteld dat als voorbeeld kan dienen op welke wijze de (begrotings)onrechtmatigheden inzichtelijk kunnen worden gemaakt en in de rechtmatigheidsverantwoording kan worden opgenomen met daarbij de vermelding van fouten en/of onduidelijkheden (tabel uit de Q&A van november 2023);  Verduidelijking wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd.

Daarnaast verduidelijking van wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel);  Het niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording opnemen van geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn teniet gedaan. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Bovenstaande wijzigingen zijn niet nieuw en vereisen geen actie.

8

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.1 Rechtmatigheidsverantwoording 2/2

VIC ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording In onze boardletter 2023 de dato 8 februari 2024 hebben we aan u gerapporteerd over de specifieke situatie die bij de ABG-gemeenten van toepassing is in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording en de adviezen die we het college hebben meegegeven. Door de wijze van samenwerken binnen de ABG-gemeenten is niet het college van de betreffende gemeente verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en inrichting van de administratieve organisatie, maar het bestuur van GR ABGorganisatie. De colleges van de gemeenten hebben geen invloed op de inrichting van de primaire processen, maar leggen wel verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Ditzelfde geldt voor de inrichting van de VIC. Wij hebben de opvolging in 2024 van de adviezen in onze boardletter de dato 8 februari 2024 nog niet kunnen vaststellen, omdat de interne controles over 2024 ten tijde van onze interim-controle nog niet allemaal volgens planning waren uitgevoerd en afgerond.

Voorspellend vermogen van uw begroting In ons accountantsverslag 2023 de dato 17 juni 2024 hebben wij u geadviseerd het voorspellend vermogen te verbeteren. Ten behoeve van het proces rondom de jaarafsluiting adviseren wij u nogmaals en tijdig kennis te nemen van onze aanbevelingen. Bij de jaarrekeningcontrole kunnen wij beoordelen in hoeverre opvolging is gegeven aan deze aanbevelingen, omdat dan de daadwerkelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting inzichtelijk zijn. Tijdens onze interim-controle hebben wij vernomen dat de lasten voor jeugdzorg over 2024 fors hoger uitvallen dan begroot. Via de laatste tussentijdse rapportage bent u als gemeenteraad hierover via een tekstuele toelichting geïnformeerd, maar was het financiële effect nog niet definitief bekend. U bent daarna alsnog via een raadsbrief geïnformeerd over de hogere lasten die hiermee gepaard gaan voor gemeente Baarle-Nassau. Wij adviseren u om deze manier van informeren in uw financiële verordening op te nemen als geldige manier om de raad tijdig te informeren over begrotingswijzigingen.

9

BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.2 Informatiebeveiliging en cybersecurity

NIS2 - digitale weerbaarheid verankerd in wet- en regelgeving vanuit de EU Om de digitale weerbaarheid van organisaties te verhogen is de NIS2 (Network and Information Security 2) richtlijn vanuit de EU vastgesteld. De NIS2 richtlijn is een update van de in 2016 ingevoerde NIS-richtlijn. In Nederland ook wel bekend als NIB2 (Netwerk- en informatiebeveiligingsrichtlijn) en/of de Wbni (Wet Beveiliging Netwerk- en Informatiesystemen). Lokale overheden zijn door de NIS2 aangewezen als organisaties die van vitaal belang zijn voor de samenleving waardoor ook uw organisatie verplicht is om de NIS2-maatregelen te implementeren. In Q4 2024 wordt NIS2 naar Nederlandse wetgeving vertaald en nadien van kracht onder de noemer ‘Cyberbeveiligingswet’. Organisaties vallen direct onder de Cyberbeveiligingswet, als zij actief zijn in aangewezen sectoren en gekenmerkt worden als ‘essentiële’ of ‘belangrijke’ entiteit. Direct wil zeggen dat bovengenoemde verplichtingen voor deze organisaties direct gaan gelden zodra de wet in werking treedt Belangrijk is dat NIS2 aanvullende eisen stelt, die niet volledig door de huidige Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) worden afgedekt, dat betekent dat in de komende periode additionele maatregelen moeten worden getroffen ten einde aan NIS2 te voldoen.

De volgende verplichtingen vallen onder NIS2:  Zorgplicht: organisaties dienen een risicobeoordeling uit te voeren en op basis daarvan passende maatregelen te nemen om hun diensten te beveiligen.  Opleidingsplicht: bestuursorganen dienen opgeleid te zijn, en optioneel ook werknemers, om cyberrisico’s te identificeren, impact te bepalen en beveiligingsmaatregelen te selecteren.  Meldplicht: cyberincidenten dienen binnen 24 uur bij de toezichthouder te worden gemeld. Tevens dient een cyberincident ook bij een sectorspecifiek Computer Security Incident Response Team (CSIRT) te worden gemeld, wat eventueel hulp en bijstand kan verlenen.  Toezicht: een onafhankelijk toezichthouder zal naleving van de verplichtingen uit de richtlijn borgen.

Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er dit jaar diverse verbeteringen zijn geïmplementeerd, zoals een continuïteitsplan. Tevens wordt er in het kader van de NIS2 wetgeving verschillende maatregelen aangescherpt, zoals de implementatie van een SIEM SOC. Rondom NIS2 wordt nauwlettend de informatie vanuit de VNG gevolgd en waar nodig worden maatregelen genomen om aan de aankomende wetgeving te voldoen.

10 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.3 Relevante wijzigingen in het BBV

Notitie Rente De belangrijkste wijziging uit de notitie rente betreft een aanpassing in de toerekening van de rentelasten aan de grondexploitaties. Tot en met 2023 is het alleen toegestaan om de werkelijke rente over het vreemd vermogen (naar rato) toe te rekenen aan de grondexploitaties. Dit geldt tevens voor de toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en eventueel 2024) wordt voor grondexploitaties geen onderscheid meer gemaakt in het BBV, waardoor de rentetoerekening plaatsvindt op basis van de reguliere omslagrente. Wij adviseren om de notitie Rente vanaf boekjaar 2024 toe te passen, zodat de rente-effecten verwerkt kunnen worden in de waardering van uw grondexploitaties. Tevens adviseren wij u een weloverwogen keuze te maken in het toepassen van de toerekening van rente aan het eigen vermogen en de voorzieningen. Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken De belangrijkste wijzigingen in de notitie grondexploitatie zien toe op de omgevingswet, die onder andere hebben geleid tot een aanpassing van de lijst met verhaalbare kostensoorten. Deze wijzigingen gaan, in verband met de invoering van de Omgevingswet in per 1 januari 2024. Deze wijzigingen hebben met name invloed op verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid. De overige wijzigingen zien met name toe op de voorwaarden voor warme gronden, de voorbereidingskosten en gemengde projecten.

Daarnaast is de rentetoerekening, zoals hierboven is toegelicht gewijzigd.

Notitie Overhead De commissie BBV heeft in de notitie Overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van Overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De notitie is van toepassing vanaf begroting 2025. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt:  Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead.  Stellige uitspraak: De definitie van overhead is aangescherpt waardoor alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak geen onderdeel zijn van de overhead.  Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een notitie overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. U heeft uw financiële verordening reeds aangepast op bovenstaande wijzigingen.

11 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.4 Duurzaamheidsverantwoording

Context & ontwikkelingen Voor grote, niet-beursgenoteerde ondernemingen is het vanaf 2025 verplicht te rapporteren over de impact van hun activiteiten op duurzaamheid (de CSRD). In deze regels is vastgelegd waarover verantwoording moet worden afgelegd, waarbij een actieve dialoog met de belangrijkste belanghebbenden een wezenlijk onderdeel vormt. Deze standaarden verdelen duurzaamheid in drie onderdelen: ESG (environment, social, governance). Voor gemeenten geldt deze verplichting nog niet. Gemeenten vervullen echter wel een belangrijke rol bij het realiseren van verduurzaming in de samenleving vanuit hun maatschappelijke en regisserende rol. Denk aan de regionale energiestrategie (RES), het toezicht op energie labels van kantoorgebouwen in de gemeente en de aandacht voor meer circulariteit in de bouwopgaven. Tal van gemeenten maken inmiddels afspraken en sluiten zich aan bij diverse initiatieven. Een goed voorbeeld hiervan is het SDG-initiatief van de VNG (https://www.sdgnederland.nl/) waar naast gemeente Baarle-Nassau circa 140 andere gemeenten bij zijn aangesloten. Een bredere en diepere uitwerking van duurzaamheid wordt gevonden in het gedachtegoed van ‘brede welvaart’, een begrip dat meer gangbaar is binnen overheden en bijvoorbeeld ook door CBS wordt gemonitord.

Al de activiteiten die gemeenten bedenken en uitvoeren komen nog maar beperkt concreet en meetbaar terug in beleid en verantwoording. Dit blijkt ook uit onderzoek dat de Rijksuniversiteit Groningen voor BDO heeft uitgevoerd in 2023 en waarvan begin 2025 een actualisatie wordt gepubliceerd. Deze observaties en de CSRD die voor het bedrijfsleven gaat gelden, hebben geleid tot de oprichting van “the coalition of the willing”, een samenwerking van o.a. gemeenten, banken, BDO en het CBS. Door deze groep is een concept handreiking opgesteld om decentrale overheden te ondersteunen bij het selecteren, structureren en inzicht bieden in de voor hen meest relevante duurzaamheidsthema’s. Deze handreiking gaat ook in op de wijze waarop u als gemeente deze informatie in uw begroting en jaarstukken kan opnemen, zodat hierin ook de gewenste transparantie ontstaat voor uw belanghebbenden. Alhoewel nog geen wettelijke plicht bestaat voor gemeenten hierover te rapporteren, krijgen gemeenten wel steeds meer te maken met dit thema vanuit de waardeketen van bedrijven en banken waartoe gemeenten ook behoren. Het is niet ondenkbaar dat op termijn ook voor gemeenten een rapportageverplichting over de belangrijkste duurzaamheidsindicatoren volgt.

Hierover is geen verdere informatie bekend, anders dan dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken zich hier over buigt en al dan niet via de Commissie BBV een nadere duiding aan geeft.

12 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.4 Duurzaamheidsverantwoording

Duurzaamheidsindicatoren Met de betrokkenheid van het CBS bij de totstandkoming van de concept handreiking is gerealiseerd dat een set aan relevante indicatoren is opgesteld. Het CBS heeft van veel van deze indicatoren data beschikbaar, dan wel werkt aan de ontsluiting en monitoring hiervan. Het voordeel hiervan is dat voor gemeenten de externe data zodoende eenvoudig beschikbaar is, naast de eigen data. Pak de handschoen op Wij adviseren u kennis te nemen van de handreiking zodra deze beschikbaar komt en een dialoog aan te gaan tussen college en raad over de route om tot meetbaar en transparant beleid hierop te komen. Zolang nog geen sprake is van verplichte toepassing is er alle ruimte om keuzes in de indicatoren of duurzaamheidsthema’s te maken, bij voorbeeld door te starten met de meest belangrijke qua impact. Deze ervaring kunt u inzetten om het inzicht en de verantwoording stap voor stap te verrijken. Tegelijkertijd verwachten wij de komende periode nog meer informatie en praktische handvatten en zal op termijn ook vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken, dan wel vanuit de commissie BBV een reactie volgen.

Gemeente Baarle-Nassau besteedt in haar jaarstukken, tussentijdse rapportages en op haar website aandacht aan duurzaamheid en initieert, al dan niet in samenwerking met de andere ABG-gemeenten, duurzaamheidsinitiatieven en doet bijvoorbeeld mee met de Nationale Klimaatweek. Wij constateren dat duurzaamheid en verduurzaming op diverse vlakken voldoende aandacht heeft binnen de gemeente.

13 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3. Bevindingen interim-controle jaarrekening

3.1 Onze werkzaamheden

14

3.3 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de IT General Controls

16

14 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.1 Onze werkzaamheden 1/2 Controleaanpak en risico-inschatting

Controleaanpak en doel van de interim-controle Het doel van de jaarrekeningcontrole is een oordeel tot uitdrukking brengen over de getrouwheid van de jaarrekening van gemeente Baarle-Nassau. De controle heeft onder meer betrekking op het overwegen van de interne beheersing die voor het opstellen van de jaarrekening relevant is, teneinde controlewerkzaamheden op te zetten die in de gegeven omstandigheden passend zijn, maar niet met het doel een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing tot uitdrukking te brengen. Zoals eerder aangegeven, ligt de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de primaire bedrijfsprocessen bij het bestuur van de ABG-organisatie. In de managementletter van GR ABGOrganisatie wordt gerapporteerd over eventuele (significante) tekortkomingen binnen de primaire processen die mogelijk van invloed kunnen zijn op onze risico-inschatting ten behoeve van de jaarrekeningcontrole van gemeente BaarleNassau. Over eventueel aanwezige significante tekortkomingen binnen de primaire processen waarbij wij van mening zijn dat deze voldoende belangrijk zijn om verslag van te doen rapporteren wij aan u als toezichthoudend orgaan.

Onze inschatting van de aandachtspunten In het kader van de controle van de jaarrekening 2024 en onze aanpak hebben wij een zogenaamde initiële risico-inschatting gemaakt. Wij zien de volgende aandachtspunten bij de controle van de jaarrekening van gemeente BaarleNassau:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) als belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Wij zijn van mening dat de mogelijkheden, om buiten de getroffen interne beheersmaatregelen invloed uit te oefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten, beperkt zijn. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail.  Volledigheid van de gerapporteerde bevindingen in de rechtmatigheidsverantwoording.

15 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.1 Onze werkzaamheden 2/2 – Aandacht voor fraude

Onze bevindingen Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie of een risico omtrent het nietnaleven van wet- en regelgeving. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de gemeente dan wel de uitvoeringsorganisatie. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en –situaties, mede aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de compliancevragenlijst, besproken. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen indicaties voor materiële fraude opgeleverd. ONZE BEVINDINGEN* Fraude

2024

Evaluatie



Gemeente Baarle-Nassau heeft in 2023 de risicoanalyse geactualiseerd. Deze is opgenomen in het Basisdocument (fraude)risicomanagement. Deze is integraal onderdeel van de interne controlewerkzaamheden die bij de uitvoeringsorganisatie worden uitgevoerd en is in de online applicatie van de VIC opgenomen. Wij hebben in onze boardletter 2023 het college geadviseerd om in het IC-verslag een overkoepelende frauderisicoanalyse en rapportage van de bevindingen op te nemen die gehanteerd kan worden om de frauderisicoanalyse te bespreken met de gemeenteraad. Tevens hebben wij u geadviseerd de verbijzonderde interne controle, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker themagerichte (fraude)onderzoeken te laten uitvoeren. Wij hebben geconstateerd dat een overkoepelende frauderisicoanalyse nog niet aanwezig is en dat opvolging van deze adviezen onderhanden is bij de organisatie. Deze overkoepelende frauderisicoanalyse is breder opgezet dan de risicoanalyse per proces en bevat ook potentiële frauderisico’s die de primaire processen of de jaarrekening niet direct raken. Om ook het gesprek over frauderisicobeheersing met het bestuur c.q.

gemeenteraden aan te gaan, is het ook belangrijk in deze overkoepelende frauderisicoanalyse de invloed van soft controls te benoemen, zoals capaciteit/personele bezetting op een afdeling of de leiderschapsstijl van een manager of leidinggevende.

Gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie



U beschikt over diverse interne kaders. Aangezien de primaire bedrijfsvoering bij GR ABG-Organisatie is belegd, zijn deze kaders op dit niveau opgesteld. Een aantal voorbeelden zijn het integriteitsbeleid, de verordening processtappen integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers gemeente Baarle-Nassau 2023 en de regeling melding vermoeden misstanden als onderdeel van het personeelshandboek. Wij zien nog verbetermogelijkheden op het gebied van incidentenregistratie.

Frauderesponsplan



Gemeente Baarle-Nassau beschikt sinds 2023 over een frauderesponseplan, waarin staat opgenomen hoe moet worden gehandeld wanneer een incident zich voordoet. Het frauderesponsplan is opgenomen in het Basisdocument (fraude)risicomanagement. Ook is een flyer opgesteld die gedeeld is met medewerkers van de GR ABG-Organisatie.

Incidenten



Gemeente Baarle-Nassau beschikt onder andere over een informatiebeveiligingsbeleid en een protocol melding datalekken en beveiligingsincidenten.

Corruptie



Gemeente Baarle-Nassau beschikt over een actueel M&O-beleid. Het M&O-beleid is opgenomen in het personeelshandboek

Frauderisicoanalyse uitgevoerd

* N.B. Aangezien de primaire bedrijfsvoering bij GR ABG-Organisatie is belegd en het personeel op de loonlijst staat bij ABG-Organisatie, zijn bovenstaande documenten opgesteld op het niveau van GR ABG-Organisatie. Deze documenten zijn zowel voor GR ABG-Organisatie als de ABG-gemeenten van toepassing. ― geen waarneming

 onvoldoende

 verbetermogelijkheden

 toereikend

16 BOARDLETTER 2024 – GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.3 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de IT General Controls

Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De IT-audit is om deze reden primair gericht op de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking ten behoeve van de totstandkoming van de jaarrekening en de automatiseringsorganisatie is uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. Dit betekent dat de IT-audit zich niet primair richt op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De financiële administratie van gemeente Baarle-Nassau is een bedrijf binnen de financiële applicatie die door GR ABGOrganisatie en de ABG-gemeenten in Key2Financiën wordt gebruikt. Doordat de primaire processen en de bedrijfsvoering zijn ondergebracht bij GR ABGOrganisatie, wordt over de bevindingen en tekortkomingen binnen de relevante applicaties in de managementletter van GR ABG-Organisatie gerapporteerd. De belangrijkste bevindingen en aandachtspunten zijn gelijk aan vorig jaar en zien toe op gebruikers met superuser-rechten, het uitvoeren van een periodieke controle op toegang en juistheid van ingerichte autorisaties en het tijdig blokkeren van gebruikersaccounts van uit dienst getreden medewerkers.