Bijlage 4 - Antwoorden amendement februari 2024 Baarle-Nassau

MEMO ------------------------------------------------------------------------------------Aan

ABG-Bestuur

Van

Directie ABG

Onderwerp

Beantwoording geamendeerd besluit huisvesting februari 2024 gemeente Baarle-Nassau

Datum

26 maart 2024

Zaaknummer

-------------------------------------------------------------------------------------Geacht bestuur, Op 7 februari 2024 was de gemeenteraad van Baarle-Nassau bijeen, tijdens een reguliere raadsvergadering en behandelde een voorstel van het college tot aankoop van het pand Anne Frankplein 12 te Rijen voor de huisvesting van de ABG-organisatie. De raad heeft het voorstel van het college geamendeerd vastgesteld. In het amendement geeft de raad het college een aanvullende opdracht om bij het voorstel vanuit het ABG-bestuur tevens een integrale uitwerking van de uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in het amendement toe te voegen, teneinde te kunnen beoordelen of het ontwerpvoorstel op goedkeuring kan rekenen van de gemeenteraad van Baarle-Nassau. Het ABG-bestuur heeft in zijn vergadering van 27 februari 2024 de directie opdracht gegeven om de beantwoording van het amendement voor te bereiden. Ter uitwerking van deze opdracht stelt de ABG-directie in deze memo aan het ABG-bestuur voor hoe in/bij het desbetreffende college- en raadsvoorstel inzake de huisvesting van de ABG-organisatie tegemoet gekomen kan worden aan het amendement van de gemeenteraad van Baarle-Nassau.

1

2

Tekst amendement De ABG-organisatie blijft over de hele linie, maar specifiek in de aanbestedingsprocedure, ‘op de kleintjes letten’, conform de zienswijze van de gemeenteraad van Baarle-Nassau op de begroting 2024 van de ABGorganisatie, welke op 28 juni 2023 is ingediend

Advies ABG-organisatie De gemeenteraad van Baarle-Nassau maakt zich grote zorgen over het financiële perspectief van de gemeente en de ABG-organisatie. De raad benadrukt daarom dat specifiek in de aanbestedingsprocedure “op de kleintjes moet worden gelet” conform ook de zienswijze van de gemeenteraad op de begroting 2024 van de ABGorganisatie.

Bij het ontwerp van het definitieve plan moet getracht worden het benodigd bruto vloeroppervlak te minimaliseren;

Bureau Hevo heeft in haar rapportages (Visie op werken april 2021, Ruimtestaat ABG Organisatie april 2022 en Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen juni 2022) aan de raden toegelicht dat 5000m2 een passende omvang is voor de ABGorganisatie. Inmiddels zijn we een tijd verder en hebben we ook na de coronapandemie kennis opgedaan over de wijze waarop we met elkaar werken. Mede naar aanleiding van dit amendement hebben we HEVO opdracht gegeven om de onderzoeken opnieuw te onderbouwen of de geplande omvang nog steeds passend is.

Gereed / tijdspad Doorlopend

Het ABG-bestuur begrijpt en deelt de zorgen van de gemeenteraad van BaarleNassau. Het is evident, dat in dit tijdsframe waarin de financiële toekomst van de gemeente bijzonder onzeker is het ABG-bestuur een continue inspanning levert om zuinig om te gaan met de middelen die de gemeenteraden beschikbaar stellen, zeker ook bij de (aanbesteding) van de centrale huisvesting van de ABG-organisatie. De aanbestedingsprocedure is erop gericht om een adequate centrale huisvesting voor de ABG-organisatie te creëren tegen een aanvaardbare prijs.

HEVO concludeert, aanvullend op de eerder onderzoeken en uitgangspunten, dat de flexfactor of bezettingsgraad van 60% nog steeds een te hanteren norm is. Het belangrijkste argument daarvoor is de trend waarbij dat de noodzaak zichtbaar wordt om te ‘binden’ en te ‘verbinden’ met de werkgever/organisatie. Zij baseren dit op recent eigen onderzoek en metingen alsmede metingen van andere bedrijven, uitgevoerd bij gemeentelijke organisaties. De 5000 m2 is daarmee het juiste uitgangspunt voor de verbouwing. Daarbij geldt dat het bruto vloeroppervlak (BVO) creatief wordt ingezet waarbij ook verkeersruimtes kunnen dienen als aanlandplekken, bespreek- en ontmoetingsruimtes. Zo zijn piekmomenten op te

Gereed. Opgenomen in raadsvoorstel.

vangen en kunnen we optimaal invulling geven aan ‘het nieuwe werken’ als kantoorconcept. 3

De ABG-organisatie maakt een plan om te komen tot structurele bezuinigingen op de overheadkosten, inclusief de eventueel daarmee gepaard gaande consequenties;

Het ABG-bestuur en de ABG-organisatie spannen zich continue in om zo zuinig mogelijk met het gemeenschapsgeld om te gaan en “op de kleintjes te letten”.

Berenschot: juni 2024

In de praktijk onderzoekt de ABG-directie jaarlijks samen met het managementteam de mogelijkheden om tot structurele bezuinigingen te komen voor de ABG-organisatie. Dit beperkt zich niet alleen tot “overheadkosten”. Waar onderwerpen slimmer georganiseerd kunnen worden of effectiever en dit kan leiden kostenbesparing, worden deze benut. In 2023 heeft Bureau Berenschot een benchmarkonderzoek uitgevoerd. Hierin is de ABG-organisatie vergeleken met andere samenwerkende gemeentelijke organisaties alsmede vergelijkbare gemeenten. De resultaten van dit onderzoek worden op dit moment geduid en vertaald. Waar mogelijk en verantwoord geven we bij de presentatie van dit Berenschot-onderzoek in de raden bezuinigingsmogelijkheden aan. Deze resultaten verwachten we eind Q2 2024.

4

De ABG-organisatie maakt een overzicht van de structurele efficiencyopbrengsten als gevolg van centrale huisvesting;

In een eerder stadium is de verwachting uitgesproken dat er een financieel voordeel is bij centrale huisvesting doordat er bespaard wordt op reiskosten en bijbehorende uren. Eerder is bij dit onderwerp door de heer Van Mourik een bedrag van ca 200K – 300K genoemd als minder productieverlies door het inperken van ‘dienstreizen’ tussen de verschillende locaties. Wij houden deze cijfers opnieuw tegen het licht in de komende periode teneinde een actuele en realistische verwachting met u te kunnen delen. Naast een zekere besparing op reiskosten en reisuren, zal de centrale huisvesting echter uiteindelijk ook leiden tot verbetering van de kwaliteit van de organisatie en de dienstverlening. Deze is moeilijk in geld uit te drukken maar wordt zichtbaar in toenemende bestuurskracht van de drie gemeenten.

Eind mei 2024

5

De historisch relatief hoge component huisvesting in de kostenverdeelsleutel voor Baarle-Nassau moet naar beneden worden bijgesteld, rechtdoend aan de nieuwe situatie, gezien er bij centrale huisvesting geen sprake meer is van een relatief duur pand in BaarleNassau ten opzichte van de panden in Alphen-Chaam en Gilze en Rijen;

In opdracht van het ABG-bestuur heeft de directie inmiddels onderzoek gedaan of de nieuwe huisvestingssituatie aanleiding vormt om tot een (her)berekening van de historische verdeelsleutel te komen. Uit dit onderzoek is gebleken dat bij de bepaling van de verdeelsleutel in 2015/2016 uitgegaan is van de uitgangspunten: a. De bijdrage van de drie afzonderlijke gemeenten aan de begroting 2016 mag niet tot een (substantieel) nadeel leiden ten opzichte van de toenmalige ramingen bij één van de drie gemeenten. b. De methode voor de bepaling van de bijdrage moet praktisch uitvoerbaar zijn. Er is destijds voor gekozen om de kosten te verdelen op basis van de toenmalige netto-bedrijfsvoeringskosten, waaronder huisvestingslasten, van de drie afzonderlijke gemeenten. Daarbij is een correctie voor ICT toegepast. De verdeelsleutel is vastgesteld voor 4 jaar (2016 t/m 2019). Er is niet op detailniveau een kostenverdeelstaat vastgesteld, maar de uitkomsten op totaalniveau daarvan zijn door de besturen vastgesteld. Wat is de verdeelsleutel? In 2016 zijn de volgende percentages vastgesteld/afgesproken: ▪ Alphen-Chaam 24,8% ▪ Baarle-Nassau 21,6% ▪ Gilze en Rijen 53,6% Bij het opstellen van de begroting 2017 heeft er een kleine mutatie plaatsgevonden in de verdeelsleutel door correcties op de oorspronkelijke inbreng in de ABG-organisatie.

Dit heeft tot de volgende percentages geleid: ▪ Alphen-Chaam 24,6% ▪ Baarle-Nassau 21,6% ▪ Gilze en Rijen 53,8% Deze verdeelsleutel is tot en met 2020 gehanteerd, waarbij maatwerkkosten afzonderlijk zijn bepaald en gefactureerd aan de gemeenten.

Q1 2026

Verandering in de verdeelsleutel vanaf 2021 Stijging van kosten, overheveling van budgetten (o.a. door extra taken), toename van maatwerk en geconstateerde verschillen tussen de “betalen” en “genieten” hebben in 2020 geleid tot het rapport “Betalen en genieten in balans”. Vanaf 2021 worden de kosten van de ABG verdeeld op basis van een combinatie van beleidsuren, productiecijfers en overhead, waarbij de overhead verdeeld wordt op basis van de algemene verdeelsleutel. Het ABGbestuur heeft reeds eerder opdracht gegeven adequaat te kunnen sturen op de omvang van de geleverde prestaties per gemeenten. Gevolg is een “mengpercentage” dat geldt bij de doorbelasting van de kosten die met de algemene verdeelsleutel worden verrekend. Voor het boekjaar 2022 gaf de eindafrekening het volgende beeld: Alphen-Chaam 23,3%; Baarle-Nassau 19,1% en Gilze en Rijen 57,6%. Voor 2023 is de werkelijke bijdrage Alphen-Chaam 23,4%; Baarle-Nassau 18,9% en Gilze en Rijen 57,7%. Resumé Het ABG-bestuur heeft vastgesteld dat de verdeelsleutel voor de ABG-samenwerking een weloverwogen en expliciete historie heeft en gaandeweg is aangepast.

De verdeelsleutel bestaat uit een reeks van componenten (waaronder huisvesting) die, op zichzelf beschouwd bij wijzigingen, voor de individuele deelnemende gemeenten een positief of negatief effect hebben op de individuele gemeentelijke financiële bijdrage aan de ABG-samenwerking. Het verdient aanbeveling om, op een natuurlijk moment, de gehele verdeelsleutel en niet een onderdeel daaruit, nader te beoordelen vanuit besturingsperspectief. Dat natuurlijke moment lijkt te ontstaan, zodra de nieuwe gezamenlijke huisvesting voor de ABG-gemeenten in 2026 wordt gerealiseerd. Het ABG-bestuur wil daarom vóór dat moment onderzoek naar de totale verdeelsleutel hebben afgerond en gezamenlijk bestuurlijke keuzes hebben gemaakt. Wat gaan we doen? Het ABG-bestuur vindt het belangrijk dat een onafhankelijk en deskundig oordeel en advies wordt gegeven. Dat kunnen we niet zelf en het is ook niet wenselijk om het zelf te doen. We zoeken een extern bureau dat ons daarbij adviseert. Dat bureau zal in alle gevallen een beroep moeten doen op in de ABG-organisatie aanwezige kennis.

Inzet is een zorgvuldige en complete oriëntatie op alle relevante vraagstukken in relatie tot de verdeelsleutel. De verdeelsleutel dient als sturingsinstrument hanteerbaar te zijn. Een dergelijke exercitie vraagt tijd van zowel het externe bureau als de eigen organisatie. Vooraf zal een raming worden gemaakt van benodigde middelen. Denk daarbij aan, inzet extern bureau, inzet kwantiteit en kwaliteit eigen organisatie, prioritering en de noodzakelijke investering. In het 2e kwartaal van 2024 wordt gestart met de aanbesteding en de verwachting is dat na de zomer een extern bureau is geselecteerd. Een eerste oriëntatie is in het 1e kwartaal van 2025 onderwerp van bestuurlijk overleg in ABG-verband. In de opdrachtformulering wordt een fasering aangebracht met bestuurlijke mijlpalen/beslismomenten voor het ABG-bestuur in de aanloop naar een verdeelsleutel met ingang van de ingebruikname van de nieuwe centrale huisvesting c.q. van de doorrekening van de kapitaallasten. 6

Het benodigde krediet voor de centrale huisvesting wordt een taakstellend budget van niet meer dan 17,8 miljoen euro all-in (inclusief voorbereidingskosten en aankoop, verbouw en nieuwbouw van het Anne Frankplein 12, parkeergelegenheid, inrichting etc.);

Het is het ABG-bestuur volstrekt helder dat het budget van 17,8 miljoen all-in absoluut taakstellend is. Gezien de huidige berekeningen en vooruitzichten moet dit toereikend zijn voor de realisatie van het totale programma van eisen zoals vastgesteld. Daarbij zijn eveneens risico’s beschreven die mogelijk invloed hebben op een kostenstijging tijdens de bouwperiode. In de governance die is vormgegeven voor de uitvoering van dit project zijn de nodige structuren ingebouwd die de financiën monitoren en zorgen voor verantwoording richting ABG-bestuur én gemeenteraden.

Gereed

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1042154; gezien het aangenomen amendement besluit: 1. 2. 3.

4.

In te stemmen met Anne Frankplein 12 in Rijen als locatie voor centrale huisvesting van de ABG-organisatie; In te stemmen met een, door het ABG-bestuur te voteren, krediet voor de aankoop van pand Anne Frankplein 12 te Rijen van € 3.905.000; De daarmee gepaard gaande verhoging van de gemeentelijke bijdrage aan de ABGorganisatie, ter bekostiging van de rentelasten, van € 25.000 welke middels een begrotingswijziging zal worden verwerkt; In te stemmen met het laten opstellen van een ontwerpvoorstel door de ABGorganisatie, inclusief een integrale uitwerking van de uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in het amendement*, teneinde te kunnen beoordelen of het ontwerpvoorstel op goedkeuring kan rekenen van de gemeenteraad van Baarle-Nassau.

*Uitgangspunten en randvoorwaarden voor het verdere proces van centralisatie van de ABG-organisatie en het definitieve voorstel: - De ABG-organisatie blijft over de hele linie, maar specifiek in de aanbestedingsprocedure, ‘op de kleintjes letten’, conform de zienswijze van de gemeenteraad van Baarle-Nassau op de begroting 2024 van de ABG-organisatie, welke op 28 juni 2023 is ingediend; - Bij het ontwerp van het definitieve plan moet getracht worden het benodigd bruto vloeroppervlak te minimaliseren; - De ABG-organisatie maakt een plan om te komen tot structurele bezuinigingen op de overheadkosten, inclusief de eventueel daarmee gepaard gaande consequenties; - De ABG-organisatie maakt een overzicht van de structurele efficiencyopbrengsten als gevolg van centrale huisvesting; - De historisch relatief hoge component huisvesting in de kostenverdeelsleutel voor Baarle-Nassau moet naar beneden worden bijgesteld, rechtdoend aan de nieuwe situatie, gezien er bij centrale huisvesting geen sprake meer is van een relatief duur pand in Baarle-Nassau ten opzichte van de panden in Alphen-Chaam en Gilze en Rijen; - Het benodigde krediet voor de centrale huisvesting wordt een taakstellend budget van niet meer dan 17,8 miljoen euro all-in (inclusief voorbereidingskosten en aankoop, verbouw en nieuwbouw van het Anne Frankplein 12, parkeergelegenheid, inrichting etc.);

Aldus besloten in de openbare vergadering van 7 februari 2024

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter