Bijlage 3 verslaglegging 3-radenavond 18 mei 2021

Beknopte vastlegging van de besprekingen in de subgroepen ABG-radenavond 18 mei 2021 Resterende vragen van gespreksdeelnemers (wat wilt u nog weten?)                         

Is de governance structuur wel goed geregeld? Voor controle op directie en colleges door raad? Blz. 13 punt 8 van rapport. In de subgroep zou men graag een voetnoot hebben dat deze uitgangspunten niet moeten. Een volgende raad zou het kunnen lezen als zijnde al beslist. Is er een statement vanuit de Ondernemingsraad over het rapport? Wat zouden de redenen kunnen zijn waardoor het bestaansrecht van de ABG ter discussie zou komen? Graag meer duiding bij uitgangspunt 14. Waarom betalen voor de huisvesting van AlphenChaam? Graag tekst en uitleg over wel/niet te behalen efficiencyvoordelen door/binnen ABGorganisatie. De meeste raadsleden in de subgroep denken/vinden dat de ABG-organisatie goedkoper kan. Hier moet een goed verhaal voor komen. Hoe kunnen we de afstand tussen raadsleden en ambtenaren kleiner maken? Raadsleden in de subgroep missen de korte lijntjes uit de tijd dat iedere gemeente nog een eigen ambtenarenapparaat had. Waarom veel verloop in medewerkers? Heeft dat te maken met huisvesting? Waarom centrale huisvesting? En moet het persé nieuwbouw zijn? Andere mogelijkheden uit gesprekken zijn niet vermeld. Wat is er voor nodig voor sommige deelnemers om in te stemmen met het voorstel? Wat is het grootste struikelblok? Wat te doen na de tussenperiode qua samenwerking? Gaat te snel om nu al besluiten over lange termijn te nemen, volgens convenant pas in 2023.

Nu eerst alleen over huisvesting op korte termijn. Wie is juridisch verantwoordelijk voor nieuwbouw? In welke gemeente vindt afschrijving plaats? Kunnen moeilijk 3 eigenaren worden. Hoe gaat de ABG het voor elkaar krijgen om weer terug kwalitatief goede mensen aan te trekken? Tot hoever reiken de kaders en wanneer begint het detailniveau? Hoe gaan we van termijn 1 naar termijn 2? Er is behoefte aan een duidelijk plan van hoe we daar geraken en wat daar eventueel de gevolgen van zijn. Er is behoefte aan het opstellen van een procesvoorstel voor de nieuwe gemeenteraad. Doorzicht is een basis om verder te bouwen; niet opnieuw ter discussie stellen; er is niets mis mee om het eerder helder te hebben. Duidelijkheid krijgen voor ABG toekomst en in 2023 evalueren en dit ter discussie stellen. Belangrijk om heldere stappen/data te nemen; wat gaan we op welk moment doen Er is te veel onduidelijkheid; gaan we door met ABG of toch onafhankelijk? Niet aan het lijntje houden als blijkt dat samenwerking niet haalbaar is. Goed nadenken over gemeenschappelijke regeling ABG; verbeteren structuur gemeenschappelijke regeling ABG. Posities directeuren moeten meer onafhankelijker zijn; er zijn te veel petten en rollen. Zuiverheid over bestuurszetel in Rijen; dit ligt gevoelig. Inwoners meer raadplegen. Zorgen voor optimale bereikbaarheid voor de burgers.

1

Meningen over / reacties op voorstel Nico van Mourik (wat vindt u van voorstel?)             

  

   

Men zou graag meer zicht krijgen op de ambtelijke organisatie. Sommigen in de subgroep voelen een grote afstand tussen de raad en de organisatie. Men is bang voor grotere afstand naar ambtenaren bij centrale huisvesting. Uitvoeringsvorm zoals deze nu staat, is voor 80% goed, nog fine tunen. Er is een afstand naar de top van ABG. Zijn er teveel directeuren, secretarissen? Dit is ook een gevolg van bestuurlijke zelfstandigheid. Hier is in onderzoek van Berenschot naar gekeken. Heeft ABG-organisatie toekomst? Er wordt ja gezegd, maar in de subgroep wil men wel graag zekerheid over na 2025. Investeringen wil men wel doen, maar eigenlijk alleen als ABG toekomst heeft. Met afzonderlijke gemeenten ga je het niet redden in de toekomst, dus zou ABG wel samen moeten blijven. Wil je eventueel nog aansluiten bij een grotere gemeente? Dan ben je je eigen identiteit snel kwijt. Dit is unaniem in de subgroep. Vaststelling is dat we met deze gemeenten verder willen, maar liever niet groter. Eventueel expertise inhuren vanuit Breda of Tilburg. Er zijn vragen bij uitgangspunt 4 blz. 13 over het meerjarig investeringsprogramma. Is de huidige organisatiestructuur voldoende om ABG te controleren vanuit de raden? Kosten van ABG zijn de laatste jaren hoger geworden. Ja, dit klopt, maar denk aan bijvoorbeeld ICT, digitalisering inhaalslag gemaakt. Efficiencyslag is moeilijk uit te drukken in geld.

Hoeveel ruimte heb je nog nodig in de toekomst? Centrale huisvesting is nodig, ook voor samenwerken en kwaliteit. Hybride werken zal wel blijven. Kosten voor nieuwe locatie Alphen-Chaam, moet door ABG betaald worden. Daar worden in de subgroep wel wat vraagtekens bij gezet. Heeft Gilze en Rijen een eigen onderzoek gedaan naar de bestuurlijke toekomst? Kunnen de andere gemeenten nog gekke dingen verwachten? Er is geen verborgen agenda. Burgemeester Alssema en David zijn op bezoek geweest bij de andere gemeenten om uitleg te geven, dat er een externe zou komen. Gilze en Rijen wil wel voortgang. De wil moet er zijn van allemaal. Water bij de wijn doen zal ook door iedereen gedaan moeten worden. Voor Gilze en Rijen verder willen kijken, niet alleen naar ABG. Er zijn ook andere scenario’s in de omloop. Ook Gilze en Rijen moet kijken naar huisvesting, dat is ook waarom Nico er nu o.a. is. De afspraken van Doorzicht: Ja. Willen we eerder commitment geven? Als dat eerder kan, dan kun je ook eerder stappen zetten. Wil iedereen dat? Als alles goed is besproken, duidelijkheid over de vragen, een goed proces volgend en dan alle raden akkoord, dan ook doorgaan. 2021 is te snel daarvoor, misschien 2022 wordt door een raadslid aangegeven. Niet alles wat meegegeven/gezegd is, is opgenomen in het rapport. Rapportage volledig maken.

Vraag om besluit over bestuurlijk perspectief van 3 gemeenten naar voren te halen, hoort niet bij opdracht huisvestingsonderzoek. Depolitiseren is een voorbarige discussie op dit moment, vraagt om strakke kaders. Aantal aangegeven punten horen niet in het rapport. Kunnen wel meegenomen worden naar fase 3.

2



                

     

Er wordt voorbijgegaan aan bestaansrecht van ABG, centrale huisvesting MOET. Raadslid vindt dat samenwerking boven huisvesting moet gaan. Huisvesting is middel maar geen doel op zich. Aantal punten uit gesprek met Van Mourik komt niet terug in rapport. Er worden al direct oplossingen gegeven, was geen deel van de opdracht. Te snel, hoort in de volgende fase. Bereikbaarheid is volgens het rapport het beste in Rijen, daar is niet iedereen in de subgroep het mee eens. Afstand tussen de 3 gemeentehuizen onderling is ook groot nadeel. Concrete potentiële voorbeelden voor nieuwe huisvesting noemen was niet handig. Er wordt niet voldoende gekeken naar wat de inwoners nodig hebben, vooral organisatorisch. Werken naar duidelijkheid over waar we naar toe willen werken, op korte termijn duidelijkheid scheppen voor de ambtenaren en burgers. Locatie of wel/niet nieuwbouw is niet zo belangrijk, als het maar goed bereikbaar is en gericht op het nieuwe werken. Zodat we goede ambtenaren kunnen houden/aantrekken. Organisatorisch raadzaam: 1 centrale huisvesting zodat de organisatie efficiënt en kostenbesparend kan werken. Nu belangrijk: uitgangspunt moet zijn de organisatie productief en efficiënt te laten werken. Niet zozeer politiek bekijken nu. Over je eigen schaduw heenstappen. Slim van Nico om e.e.a.

als een packagedeal voor te stellen, zodat we alvast nadenken over wat we op de lange termijn willen. Sommige gespreksdeelnemers storen zich aan de houding van anderen. We moeten kijken hoe we gezamenlijk voor de burgers en de ambtenaren het beste kunnen kiezen. Vertrouwen in elkaar terugvinden. Werken naar centrale huisvesting is een goede basis voor vertrouwen en samenwerking in de toekomst. Poging om tot een groter geheel te komen is met dit rapport geslaagd. Raadslid herkent zich in hoofdlijnen in rapport. Schrok wel van reactie van Baarle! in plenaire deel van deze avond. Heel belangrijk wat ambtenaren zelf willen. Dit is door verschillende raadsleden aangehaald. Belangrijkste vraag is voortbestaan van ABG. Als dat niet duidelijk is, kan er niet geïnvesteerd worden in nieuwbouw en is het wegsmijten van geld. Er wordt veel waarde gehecht aan het gemeentehuis in Baarle-Nassau, desnoods samen met andere locaties. Doen ze in Tilburg en Breda ook zo, daar zit ook niet iedereen in één gebouw. Huisvesting wordt te belangrijk gemaakt. Er is regelmatig moeite met het uitvoeren van projecten en er wordt veel betaald voor maatwerk. In Gilze en Rijen zijn nou eenmaal meer projecten dan in Baarle-Nassau. Huur daarvoor personeel in en maak een soort dienstencentrum. Raadslid beseft dat hij één van de weinigen is die er zo in staat.

Sterk punt in rapport is: blijf bestuurlijke zelfstandigheid behouden. Hierover liever eerder een besluit nemen dan pas in 2023. Daarmee creëer je rust. Dit is door meerdere raadsleden in de subgroep gezegd. Het is te makkelijk om te zeggen dat ABG beter gaat werken als huisvesting op orde is. Samenvoeging levert efficiency op. Het is een mooi rapport. Bestuurlijke zelfstandigheid brengt alleen maar onrust in de organisatie. Bestuurlijke zelfstandigheid geeft alleen de gemeenteraden rust. Medewerker vindt het belangrijker om te weten of ABG over 10 jaar nog bestaat. Het blijft schipperen tussen verschillende individuele belangen van gemeenten. Hoe dat proces verder moet verlopen dat laat raadslid graag aan anderen over.

3

        



            

Huisvesting kan niet los gezien worden van andere dingen zoals bestuurlijke zelfstandigheid. Raadslid leest veel onvrede vanuit Baarle-Nassau. Durft te wedden dat er voor de verkiezingen geen besluiten worden genomen. ABG heeft kans van slagen, maar dan moet de ABG anders ingericht worden. Maak er iets dienstverlenends van. ABG staat te centraal en is af en toe ook een molensteen. Dat gemeentehuis in Baarle-Nassau moet blijven is belangrijk, omdat dit alles te maken heeft met Baarle-Hertog. Dit zal in Baarle-Nassau altijd een punt blijven. Dit wordt in de andere gemeenten vaak niet begrepen. We hebben de ABG nodig en dit staat buiten bestuurlijke zelfstandigheid. Bureau Berenschot kwam ook met het advies om de ambtelijke apparaten samen te voegen. Dit hebben alle raden geaccordeerd, daar moet niet op teruggekomen worden. Rest van de onderwerpen zijn belangrijk maar huisvesting zeker ook. Moeten met z’n allen vooruit gaan kijken, anders komen we nergens. In het rapport van Nico zitten goede adviezen. Moeten af van steeds weer discussie waar we wel en niet voor kiezen. Er is nou eenmaal gekozen voor ABG. Ophouden met telkens weer details op te rakelen. Meeste aanbevelingen schrappen omdat deze verder gaan dan is afgesproken voor deze fase. Er wordt, volgens spreker, door de gemeenteraden heel kritisch naar het rapport gekeken. Daardoor komt er geen beweging in het proces.

Dat komt deels door hoe het advies wordt weergegeven. De raden moeten samen een keuze kunnen maken over het huisvestingsproces. Deze verantwoordelijkheid moet niet bij de colleges liggen. De eindbeslissing over een definitieve locatie van de huisvesting moet bij de gemeenteraden liggen. De keuzemogelijkheden/ varianten inzichtelijk maken en plussen en minnen benoemen. Vervolgens dient er door middel van stemmen door de gemeenteraden een beslissing genomen te worden. Een jaar voor de gemeenteraadsverkiezingen. Nu geen definitieve beslissingen nemen. Dit moet bij de volgende gemeenteraad gelegd worden. Wel zoveel mogelijk voorbereiden met de drie huidige raden zodat er kort na de gemeenteraadsverkiezingen een besluit genomen kan worden over de huisvesting van de ABG-organisatie. Korte termijn visie, lange termijn visie  mis de verbinding daartussen. Er is rust met elkaar gecreëerd. Het vertrouwen naar elkaar is nogmaals uitgesproken. We komen nader tot elkaar. Ook richting de ABG-organisatie en de medewerkers is het uitspreken van vertrouwen naar elkaar belangrijk. De belangrijke zaken zijn benoemd zoals de zichtbaarheid voor inwoners, de locatie van de bestuurszetel en de bestuurlijke zelfstandigheid. Vasthouden aan het convenant Doorzicht. Dat geeft richting naar de toekomst toe. Bestuurlijke fusie is uit de lucht. Klaart de lucht op.

Dat geeft vertrouwen  bestuurlijke zelfstandigheid is belangrijk. Kwalijk dat er weer een nieuwe locatie wordt genoemd voor de huisvesting van de ABGorganisatie. Dit zorgt voor het gevoel dat we ergens naar toe worden gemanoeuvreerd. Openbaar vervoer mag niet zo belangrijk worden dat dit de locatie van de nieuwe huisvesting bepaalt. Een goede busverbinding is ook openbaar vervoer. Het grootste gedeelte van de raadsfracties is het eens met Doorzicht en wil het zo houden. De huidige raden moeten besluiten nemen, anders jojo-effect om weer opnieuw te beslissen. Een “verse” raad heeft mogelijk weer een ander inzicht en dan duurt het weer langer voor er een nieuw besluit wordt genomen. Ambitie is om voor de ABG te gaan; mochten bepaalde partijen willen stoppen, dan niet forceren om door te gaan. Er zijn onvoldoende raakvlakken in het rapport; rapport is te weinig beargumenteerd. 4

       

Als er geen gezamenlijk besluit komt, dan maar laten klappen en het vanuit de provincie verder laten regelen; alternatieven zijn dan verdeling naar Breda en Tilburg. Kneden en masseren. Water bij de wijn doen door andere partijen. Partijen moeten nu hun verantwoordelijkheid nemen, dat geldt zeker ook voor de coalitiepartijen in Baarle-Nassau. Sommige fracties staan met de hakken in het zand; tijd is nog niet rijp om in 2021 al te beslissen; in 2023 evaluatiemoment en 2026 is beslismoment. Huisvesting is belangrijk voor de ambtenaren om daar prettig samen te werken. Huisvesting/dienstverlening is ook belangrijk voor de inwoners; goede bereikbaarheid en let op de vergrijzing van de inwoners (niet digitaal-vaardig zijn). Bijsturen als het ABG-bestuur uit de bocht vliegt.

Adviezen voor ABG-bestuur (wat wilt u meegeven t.b.v. raadsvoorstel?)                     

Opschalen om voldoende expertise te hebben voor de toekomst. Verklein de afstand naar ambtelijke organisatie: denk aan meer interactie, meeloopdagen, smoelenboek, projectenoverzicht met ambtenaren gekoppeld. Het meerjarig investeringsprogramma verduidelijken: laat zien waaraan en hoeveel geld zal worden besteed. Wordt hier ook investeren op een andere manier dan financieel bedoeld? ABG door en voor ons allemaal, deze schaalgrootte wenselijk. Efficiency nog stappen te zetten. Package deal, financiële plaatje moet goed uitgewerkt worden om als raad goed besluit te maken. Ook nieuwe werken van ambtelijke organisatie. Voetnoot bij blz. 13, dat uitgangspunten uit de gesprekken zijn gekomen. Als nieuwe raad hier naar zou kijken, zou het niet duidelijk zijn. Onderzoeksvragen: governance-structuur, uitgangspunten duidelijk. ABG heeft bestaansrecht totdat het tegendeel is bewezen. Zorgvuldigheid betrachten richting de ambtenaren. Er voor zorgen dat burgers/inwoners niet de indruk krijgen dat ABG allemaal ‘hommeles’ is. Ga voor een kwalitatief goede ABG-organisatie die raden bij alle ambities die er zijn en inwoners goed van dienst kunnen zijn. Daar hoort goede huisvesting bij. Informatievoorziening en dienstverlening naar de burgers mag niet minder worden Besluit depolitiseren na de verkiezingen nemen.

Besluit om eerder dan medio 2023 uit te spreken over ABG-samenwerking moet weloverwogen en voorbereid genomen kunnen worden. Vraagt meer tijd dan besluit over huisvesting. Raden goed blijven informeren over processen rondom ABG zodat ze niet overvallen worden, zorgvuldigheid betrachten. Is nieuwbouw wel nodig; voldoende werkplekken op 2 locaties met het Nieuwe Werken, eerst kijken hoe dat gaat. Depolitiseren-besluit na de verkiezingen. Uit verschillende hoeken kijken naar huisvesting. Packagedeal niet loslaten. Is goede tussenstap, op weg naar 1 huisvesting/organisatie. Goed werkende ABG-organisatie is van levensbelang voor de inwoners van alle 3 de gemeenten. Daar moet centrale huisvesting op termijn bij horen. De ambtenaren niet aandoen dat ze nog lang op deze manier moeten werken. Niet bestuurlijk samengaan.

5



                

   

Gespreksdeelnemers uit de 3 gemeenten liggen niet ver uit elkaar qua ideeën over samenwerking en huisvesting. Maar niet iedereen in de subgroep wil een besluit nemen over centrale huisvesting vóórdat er een besluit is over de bestuurlijke toekomst van de ABG. Suggestie: nu wel ja zeggen tegen centrale huisvesting met ‘ontbindende voorwaarde’ dat áls een gemeente in 2023 of eerder zou besluiten niet door te willen met ABG, dan ook niet akkoord is met centrale huisvesting. Centrale huisvesting belangrijk instrument voor de samenwerking. Wel zorgen voor bestuurlijke zetel in elke gemeente en in elke kern voldoende publieksfunctie/ dienstverlening voor inwoners. En e.e.a. op financieel verantwoorde manier regelen. We gaan uit van de adviezen en rapporten zoals ze er nu liggen. Als door invloed corona zaken anders gaan worden misschien opnieuw bekijken, maar daar nu niet vanuit gaan. Op redelijk korte termijn is duidelijkheid nodig. Afsluitend: vooral met elkaar in gesprek blijven. Creëer rust in de organisatie door bevestiging dat alle gemeentes zelfstandig blijven. Zet in op waardering en ontwikkeling van de ABG-organisatie en hierin past effectieve huisvesting. Liefst in één gebouw. Mag bestaand of nieuwbouw zijn. Tussenoplossing zoeken in de gemeentehuizen van Gilze en Rijen en Baarle-Nassau. Kijk naar waar we uiteindelijk willen zijn.

Bestuur ABG oproepen om raden daarvan te doordringen en goed te kijken naar duurzame keuzes op lange termijn. Nieuwe locatie moet goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, dat geeft een kwaliteitsprikkel. Zorg voor efficiencyvoordeel. Dit wil overigens niet altijd zeggen dat dit dan ook een financieel voordeel heeft. Speel in op moderne manier van werken die in gang is gezet door corona. Zorg dat de ABG een aantrekkelijke werkgever is, want hieraan wordt getwijfeld. Er vertrekken veel medewerkers. Medewerkers verdienen perspectief. Laat de ABG aangestuurd worden door een onafhankelijk algemeen directeur, die niet ook gemeentesecretaris is. Dit is meerdere keren aangegeven. Komen van ver ten opzichte van een jaar geleden. Raadslid wil Audax loslaten, maar niet huisvesting in Baarle of niks. Anders heeft dit rapport geen nut gehad. Meeste fracties hebben het advies gegeven om de gemeentehuizen van Gilze en Rijen en Baarle-Nassau-voorlopig te behouden. Misschien verder even niks doen, maar eerst de ABG op orde krijgen. Probeer eruit te komen. Wil je uit de huisvestingsproblematiek komen, maak dan afspraken over het voortbestaan van de ABG, staat in rapport van Nico van Mourik. Neem al eerder een besluit om langdurig iets voor de ABG te regelen. Als gemeenten bestuurlijk zelfstandig blijven, is de vraag of centrale huisvesting de beste optie is.

Zorg dat elke gemeente dezelfde inbreng heeft. Raadslid in subgroep wil graag schets zien van bestuur van kantoor van de toekomst, wat dat in moet houden, hoe groot dat moet zijn, waar dat moet staan. Dan kun je wat makkelijker over huisvesting praten. Dit kan alleen als bestuur opdracht gegeven wordt om onder die voorwaarde naar huisvesting te kijken. Wil er een besluit komen over huisvesting, dan moet de vertrouwelijkheid van het rapport af, zodat er binnen de fractie maar ook met inwoners vrij over gepraat kan worden. Raadslid in subgroep is bereid om op basis van dit rapport standpunten bij te stellen en vooruit te gaan. Maak duurzame keuzes voor de lange termijn en kom niet steeds terug op keuzes die al gemaakt zijn. Anders gaat de kar niet rijden. Bespreek dit met alle raden. Noem geen specifieke locatie. Kijk met open vizier naar de locatie van de centrale huisvesting. 6

     

            

Nieuwbouw hoeft niet. Kijk ook naar bestaande bouw. Het sturende hoeft er niet in voor wat betreft openbaar vervoer. Kijk naar openbaar vervoer in de breedste zin van het woord. Mobiliteit, goede bereikbaarheid en parkeermogelijkheden zijn net zo belangrijk. Daarnaast wordt er veel thuis gewerkt. Maak een compleet plan hoe we samen verder gaan en hoe we dat samen betalen voor de nieuwe bestuurszetel voor de gemeente Alphen-Chaam. Benoem ook hoe we hiermee omgaan als het in de toekomst onverhoopt verkeerd loopt. Een goede werkomgeving is belangrijk voor de ambtenaren. De uitgangspunten zijn belangrijk, maar hoeven nog niet zo gespecificeerd te zijn. Welke oplossing er ook komt, het moet fors goedkoper zijn dan wat er nu betaald wordt aan de huisvesting van de ABG-organisatie. Het moet in financieel opzicht positief uitpakken. Maak het hele plan (de diverse mogelijkheden) financieel inzichtelijk voor de gemeenteraden. Focussen op wat we willen meegeven aan het ABG-bestuur. Specifieke zaken duidelijk benoemen. Duidelijke taal gebruiken: wat verstaan we onder een evaluatie en niet alleen tijd benoemen. Helder en concreet zijn. Zorgvuldigheid blijft voorop staan. In achterhoofd houden voor wie het ABG-bestuur dit doet, dus voor ambtenaren en om de burgers te faciliteren. Durven kiezen en dat niet aan een andere raad overlaten.

Transparant zijn richting de raden en blijven informeren zoals men nu doet. Ruimte geven aan het bestuur voor vormgeving om het raadsvoorstel op te stellen. Niets naar voren halen; stap voor stap. Depolitiseren overlaten aan het ABG-bestuur. Het voorstel wordt gelijktijdig besloten, maar niet gezamenlijk besloten; mogelijk in de toekomst meer samen gaan met 3 raden. Als beslissing genomen wordt een gezamenlijk standpunt krijgen met 3 gemeenten met ieder een eigen identiteit en samen goed doorgaan.

Overige opmerkingen   

Raden/partijen moeten moed en lef hebben om beslissing te durven nemen. Moeten kwalitatieve slag faciliteren en durven maken. Wisselende meningen in subgroep: Hoe verder met ABG is een andere discussie ten opzichte van hoe verder met ABG, huisvesting, kwaliteit van dienstverlening kan je niet los zien. Meerderheid aanwezigen in subgroep kan besluit huisvesting ook nemen zonder besluit toekomstperspectief naar voren te halen. Geldt in ieder geval voor concentratieperiode. Centralisatieperiode en besluit voortzetting ABG zijn eigenlijk niet los van elkaar te zien.

7