Document · PDF

Bijlage 2 Theek5 - Jaarrekening 2023

Enclave vergadering 20 juni 2024, gemeente Baarle-NassauBij agendapunt: Bibliotheek Theek5 – jaarrekening 2023 – advies9.265 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

FINANCIEEL JAARVERSLAG 2023 Bibliotheek Theek 5

Oosterhout, 28 maart 2024

INHOUD Directieverslag -

Voorwoord

Landelijke ontwikkelingen

Ontwikkelingen binnen Theek 5

Organisatie en medewerkers

Bestuur en toezicht

Vooruitblik 2024

Toelichting financieel verslag

Jaarrekening 2023 -

Balans

Staat van baten en lasten

Kasstroomoverzicht

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling

Toelichting op de balans

Toelichting op de staat van baten en lasten

Overige gegevens -

Statutaire regeling inzake resultaatbestemming

Controleverklaring

Overzicht projecten

VOORWOORD Erkenning voor onze kwaliteit en wendbaarheid De afgelopen jaren is er een hoop op onze organisatie afgekomen. Naast corona hebben we onze dienstverlening uitgebreid met Informatiepunten Digitale Overheid (IDO’s), hebben we in elke gemeente een opdracht voor Taalhuiscoördinatie en hebben we met een aantal gemeenten nieuwe vestigingen gerealiseerd. Om ook in de toekomst goed in te kunnen blijven spelen op de behoefte in de samenleving zijn we op 1 januari 2023 gestart met het organisatieverandertraject Theek NEXT. Alle medewerkers en vrijwilligers hebben zich ingezet om hier een succes van te maken, ondanks dat een dergelijk traject soms gepaard gaat met onzekerheid en reuring. Het was dan ook een fantastische erkenning voor al onze inspanningen dat we in december 2023 wederom voor vier jaar zijn gecertificeerd. Het oordeel van de auditcommissie van CBCT, de onafhankelijke certificeringsorganisatie, luidde onder andere dat Theek 5 toekomstbestendig is en haar kwaliteit goed op orde heeft. Op het onderdeel ‘mensen’ scoort Theek 5 zelfs het maximale aantal punten. Met dit certificaat krijgen we opnieuw de bevestiging dat bij onze bibliotheken de functies en diensten, op een juiste manier uitgevoerd worden en voldoen aan de kwaliteitsnormen.

Het mooie auditrapport beschouwen we als een enorm compliment én een stimulans om ook in 2024 weer met veel enthousiasme en bevlogenheid ons bibliotheekwerk uit te voeren. Aan kansen en ideeën voor het bibliotheekwerk is er geen gebrek. Het regelen van de benodigde mensen en middelen is vaak een opgave. Het jaar 2023 was het vierde en laatste jaar van het meerjarenbeleidsplan ‘Bibliotheek van, voor en met elkaar 2020-2023’. Het afgelopen jaar is een nieuw meerjarenbeleidsplan opgesteld, waar veel mensen binnen en buiten de organisatie hun input aan hebben geleverd. Het heeft de titel ‘Samen bouwen aan de bibliotheek van, voor en met elkaar 2024-2027’ meegekregen. Hierin beschrijven we op hoofdlijnen de visie en strategie van onze organisatie. We zijn erg blij dat de Rijksoverheid meer middelen vrijmaakt voor de bibliotheeksector. In 2023 heeft dit ons de mogelijkheid gegeven om ons schoolbibliotheekwerk te versterken. Daar gaan we de komende jaren mee verder. Bovendien hopen we in enkele van onze gemeenten rijksmiddelen toegekend te krijgen voor het versterken van de lokale bibliotheekvoorzieningen. Dat zou een prachtige impuls aan ons bibliotheekwerk geven. In dit financieel jaarverslag beschrijven we uitvoerig wat Theek 5 in 2023 heeft gedaan en wat daarvan de financiële impact is.

Het is telkens een uitdaging en verantwoordelijkheid om met de toegekende publieke middelen zoveel mogelijk publieke waarde te realiseren. Ik ben trots op wat we hebben bereikt, zeker als ik zie dat het financiële resultaat zo goed aansluit op de oorspronkelijke begroting. Ook dat onderstreept dat Theek 5 haar zaakjes op orde heeft. Paul Adels directeur-bestuurder

LANDELIJKE ONTWIKKELINGEN Wettelijke zorgplicht en extra Rijksmiddelen vanaf 2025 Gemeenten en provincies moeten vanaf 2025 voor voldoende en volwaardige bibliotheken zorgen. Momenteel wordt een wijziging van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) voorbereid. Het is de bedoeling dat in de nieuwe wet een zogenaamde zorgplicht wordt opgenomen; dat wil zeggen dat zij verplicht worden om hun inwoners toegang te bieden tot goede openbare bibliotheekvoorzieningen. Het lijkt erop dat dit onder meer inhoudt dat gemeenten een meerjarenvisie en -beleid op openbare bibliotheekvoorzieningen moet opstellen, inclusief financiële paragraaf. De nieuwe wet zal vermoedelijk in de loop van 2025 of 2026 van kracht worden. Vanaf 2025 krijgen gemeenten jaarlijks € 58,7 miljoen van de Rijksoverheid voor bibliotheken (ca. € 3 per inwoner). Deze zal waarschijnlijk worden uitgekeerd via het gemeentefonds. Rijksmiddelen voor herstel bibliotheekvoorzieningen (SPUK) Vooruitlopend op de invoering van een wettelijke zorgplicht heeft het Rijk extra middelen vrijgemaakt voor het versterken van bibliotheekvoorzieningen. In 2023 gaat het om € 18,7 mln., voor 2024 € 38,7 mln., aan te vragen door gemeenten via een Specifieke uitkering (SPUK). Van gemeenten wordt er cofinanciering verwacht van 20 procent.

Theek 5 heeft met vijf gemeenten een aanvraag opgesteld en deze zijn door de gemeenten ingediend: Dongen; Drimmelen; Gilze en Rijen, Oosterhout en Alphen-Chaam. Alle vijf gemeenten hebben in december 2023 bericht ontvangen dat de aanvraag binnen de normen valt en gehonoreerd wordt, mits zij de formele toets doorstaan. De definitieve bekendmaking wordt begin 2024 verwacht. Dit zou een fantastische impuls geven aan het versterken van het bibliotheekwerk voor de inwoners in onze regio! Impulsregeling onderwijs / masterplan Basisvaardigheden In 2022-2023 kon worden ingetekend op eenmalige extra subsidies in het kader van de Impulsregeling onderwijs in drie categorieën: Boekstart (kinderopvang); primair onderwijs (PO) en voortgezet onderwijs (VO). Er is veel méér subsidie aangevraagd dan beschikbaar en daarom zijn de aanvragen naar rato gehonoreerd. Voor Theek 5 betekende dit dat zij, in nauwe samenwerking met het onderwijs, in 2023 is gestart met de volgende trajecten: -

Boekstart: 9 instellingen à € 4.500 = € 40.500

PO: 7 scholen à € 9.000 = € 63.000

VO: 1 school à € 17.000

Voor de periode 2024-2027 is er jaarlijks € 200 mln. aan Rijksmiddelen beschikbaar voor de Bibliotheek op school in het kader van het masterplan Basisvaardigheden. Rijksmiddelen voor de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO) Voor het uitvoeren van de dienstverlening van de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO) heeft het Rijk vanaf 2023 structureel € 17,13 mln. beschikbaar gesteld. Vanaf 2023 loopt de financiering van de IDO’s via de gemeenten via een Specifieke uitkering (SPUK). De (Nederlandse) gemeenten waarvoor Theek 5 het bibliotheekwerk verricht hebben allemaal besloten de opdracht voor IDO-

dienstverlening bij Theek 5 te beleggen. De dienstverlening is volgens plan en afspraak uitgevoerd en op onderdelen verder ontwikkeld en uitgebreid. In 2023 heeft Theek 5 het aantal IDO-locaties uitgebreid van 6 naar 9; IDO is nu ook beschikbaar in de bibliotheekvestigingen in Gilze, Lage Zwaluwe en Terheijden. Alle frontoffice-medewerkers worden minimaal jaarlijks getraind om IDOvragen te helpen beantwoorden. Daarnaast kunnen inwoners terecht op de wekelijkse IDOspreekuren, die in elk gemeente worden gehouden. Vanuit het IDO wordt samengewerkt met een grote groep partnerorganisaties, zoals huisartsengroep Zorroo, Amphia ziekenhuizen, Surplus en ContourdeTwern en de klantmedewerkers van een aantal gemeenten. De inspanningen hebben geresulteerd in 817 vragen in 2023 (737 in 2022). Van de IDO-vragers heeft 80% Nederlands als eerste taal (NT1). 68 mensen zijn doorverwezen naar cursusaanbod voor het ontwikkelen van hun (digi)tale vaardigheden. Van de IDO-vragers geeft 97% aan tevreden te zijn over de dienstverlening. Rijksmiddelen voor compensatie hoge kosten publieke en maatschappelijke voorzieningen Vanwege de hoge inflatie en sterk gestegen energielasten heeft het Rijk extra middelen toegekend aan gemeenten. Deze zijn bedoeld om publieke en maatschappelijke voorzieningen te compenseren voor de gestegen kosten. Voor de periode 2023-2025 is er jaarlijks € 300 miljoen beschikbaar.

Voor 2026 en 2027 loopt dat bedrag naar verwachting op tot circa € 400 miljoen. Deze bedragen zijn nog indicatief en worden in de voorjaarsnota’s vastgesteld. Vanwege de gestegen huurlasten heeft Theek 5 in 2023 een beroep gedaan op compensatie aan de gemeente Drimmelen, die een eenmalige extra bijdrage heeft toegezegd. Vanwege de gestegen energielasten heeft Theek 5 een compensatieverzoek ingediend bij gemeente Oosterhout, dat in maart door het college van B&W is gehonoreerd. Programma digitaal burgerschap De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan het programma digitaal burgerschap. Bibliotheken kunnen projecten indienen voor diverse specifieke subsidies. Voordat deze subsidieaanvragen ingediend kunnen worden, moet een zogenaamde ‘startregeling’ worden aangevraagd (t.w.v. € 6.000) bij Stichting PICA. Deze is door Theek 5 aangevraagd en medio 2023 gehonoreerd. Een aantal medewerkers heeft deelgenomen aan de startdag in Utrecht, waarin zij kennis en informatie hebben gekregen om aan de slag te gaan met het Lokaal Plan, de omgevingsanalyse en de Theory of Change (ToC). In 2024 worden plannen voorbereid en ingediend waarmee Theek 5 verder invulling zal geven aan het thema digitaal burgerschap in haar vestigingen. Nieuw bibliotheekconvenant in ontwikkeling Vanaf 30 september 2020 is het Bibliotheekconvenant 2020-2023 van kracht.

Met dit convenant is vastgelegd dat het bibliotheekstelsel (KB, SPN en VOB) en de drie overheidslagen (OCW, IPO en VNG) zich gezamenlijk gaan focussen op leesbevordering, digitale inclusie en een leven lang leren. Ook zijn afspraken gemaakt om de toekomst van de bibliotheek te garanderen. De partners hebben met elkaar uitgesproken te willen komen tot een nieuw convenant voor de periode 2024-2028. In mei is gestart met gesprekken met zowel OCW, IPO en VNG als met KB, SPN en VOB. In deze gesprekken wordt het plan van aanpak besproken en worden de inhoudelijke bespreekpunten voor het vervolg opgesteld. De partners hebben de insteek om het nieuwe

convenant zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de nieuwe tekst van de Wsob, die momenteel wordt opgesteld. Zowel het convenant als de nieuwe wettekst worden in de loop van 2024 verwacht. Landelijke en provinciale netwerkagenda Medio 2021 is de eerste Landelijke Netwerkagenda gepresenteerd voor de periode 2021-2023. Deze Netwerkagenda is de praktische uitwerking van het Bibliotheekconvenant. Centraal in het convenant en Netwerkagenda staan drie maatschappelijke opgaven waaraan wij als netwerk gezamenlijk aan werken: -

Geletterde samenleving

Participatie in de informatiesamenleving

Leven lang ontwikkelen

De Netwerkagenda wordt jaarlijks geactualiseerd. Op basis van het nieuwe convenant voor 20242027 zal in 2024 ook een nieuwe Netwerkagenda worden gepresenteerd. In 2021 hebben de 16 Brabantse bibliotheken plus Cubiss – verenigd in de Brabantse Netwerkbibliotheek (BNB) – de Brabantse Actieagenda 2021-2024 opgesteld. Deze sluit aan op de landelijke Netwerkagenda. Hierin is een aantal maatschappelijke opgaven, programma’s en activiteiten benoemd, waar de openbare bibliotheeksector in Brabant gezamenlijk aan werken. Nieuw is dat de Brabantse bibliotheken en Cubiss voor het eerst het commitment hebben onderstreept door nu ook jaarlijks financieel bij te dragen aan de realisatie van deze Actieagenda. De middelen die zo bijeen worden gebracht, worden met name ingezet voor de inzet van medewerkers binnen de sector. Cao Openbare Bibliotheken Op 29 maart 2023 is bekend gemaakt dat er een akkoord was bereikt tussen de Vereniging van openbare Bibliotheken (namens de werkgevers) en de sociale partners (FNV en CNV) over de nieuwe cao Openbare Bibliotheken (cao OB). Deze loopt van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2024. Met dit akkoord hebben cao-partijen een goed evenwicht weten te vinden tussen koopkrachtdaling van werknemers, de financiële mogelijkheden van werkgevers en de aantrekkelijkheid van de OBbranche als (potentiële) werkgever.

Voor wat betreft de koopkracht is afgesproken dat werknemers in de laagste- en middelste schalen er flink op vooruit gaan. Gemiddeld komt de stijging per 1 april 2023 neer op bijna 7%. In de laagste schaal is dat maximaal circa 11% en in de hoogste minimaal circa 4,5%. Daarnaast bevat de cao OB afspraken over de volgende onderwerpen: hybride werken; inzet van vrijwilligers; duurzame inzetbaarheid. Theek 5 heeft bij het opstellen van de begroting 2023 rekening gehouden met een loonstijging van 5%. Hierdoor hebben wij de financiële effecten van de nieuwe cao binnen de exploitatie kunnen oplossen.

ONTWIKKELINGEN BINNEN THEEK 5 Verzorgingsgebied Theek 5 Bibliotheek Theek 5 verzorgt het bibliotheekwerk conform de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (WSOB, 2015) in zeven gemeenten: Baarle-Nassau, Baarle-Hertog (België), Dongen, Drimmelen, Geertruidenberg, Gilze en Rijen en Oosterhout. In opdracht van de gemeente Alphen-Chaam zorgt Bibliotheek Theek 5 voor de uitvoering van het programma ‘De Bibliotheek op school’ in deze gemeente. In 2020 heeft Theek 5 bovendien de projectopdracht uitgevoerd voor het opzetten en coördineren van een taalnetwerk in de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Per 1 januari 2023 telde het verzorgingsgebied, exclusief de gemeente Alphen-Chaam, 171.622 inwoners (168.610 inwoners van de Nederlandse gemeenten, 3.012 inwoners van de Belgische gemeente Baarle-Hertog). Meerjarensubsidieafspraken met gemeenten Om zoveel mogelijk zekerheid en stabiliteit voor onze bibliotheekorganisatie te bewerkstelligen werkt Theek 5 in principe met elke gemeente volgens meerjarensubsidieafspraken. Aanvullend worden er regelmatig – en in toenemende mate – separate subsidieafspraken gemaakt voor specifieke projecten of opdrachten. Hier volgt een beknopt overzicht van de lopende meerjarensubsidieafspraken met de gemeenten in het Theek 5-verzorgingsgebied: -

Gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog: grensoverschrijdende administratieve overeenkomst tussen Theek 5 en beide gemeenten is afgelopen op 31.12.2022. Het komen tot (nieuwe) afspraken vergt meer tijd dan gepland. Theek 5 streeft ernaar in 2024 een nieuwe meerjarenovereenkomst af te sluiten met beide gemeenten.

Gemeente Dongen: subsidieovereenkomst voor de periode 01.01.2024 t/m 31.12.2027.

Gemeente Drimmelen: uitvoeringsovereenkomst is 31.12.2023 verlopen. In 2024 wordt samen met de gemeente gewerkt aan een nieuwe meerjarenovereenkomst.

Gemeente Geertruidenberg: outputcontract 01.01.2021 t/m 31.12.2024.

Gemeente Gilze en Rijen: subsidiebeschikking 01.01.2023 t/m 31.12.2026.

Gemeente Oosterhout: subsidiecontract 01.01.2021 t/m 31.12.2024.

Beleidsgestuurde contractfinanciering Theek 5 werkt samen met haar gemeenten volgens het principe van de beleidsgestuurde contractfinanciering (BCF). Hierbij subsidieert de gemeente één of meerdere aanbieders op basis van bijdrage aan gemeentelijke doelstellingen. De aanbieder functioneert als partner bij het uitvoeren van gemeentelijke opgaven. Gemeente en partner hebben een vorm van intensieve(re) samenwerking. Deze intensieve(re) samenwerking is formeel vormgegeven aan de hand van de jaarlijkse BCF-cyclus. Voor elke gemeente wordt jaarlijks een uitvoeringsplan opgesteld, dat in een persoonlijk gesprek wordt besproken. Over de eerste helft van het jaar wordt een halfjaarrapportage opgesteld, die direct ná de zomer met elke gemeente wordt doorgenomen. Na afloop van het kalenderjaar wordt voor elke gemeente een jaarrapportage opgesteld. Deze wordt, met de jaarrekening, wederom in een persoonlijk gesprek toegelicht. De meeste van deze

gesprekken vinden plaats op ambtelijk niveau, met de direct betrokken beleidsambtenaren. Theek 5 streeft ernaar tenminste eenmaal per jaar een bestuurlijk overleg te voeren over de bibliotheek met de verantwoordelijke wethouder(s) van elke gemeente. In deze cyclus hebben gemeenten meerdere momenten om (bij) te sturen in het bibliotheekwerk. Dienstverlening aan derden Bibliotheek Theek 5 heeft in 2023 wederom een aantal diensten verricht voor culturele instellingen in Oosterhout en bibliotheekorganisaties in Noord-Brabant: -

Theek 5 verzorgt voor Theater de Bussel de ICT en diverse administraties (financiële administratie, personeels- en salarisadministratie, planning & control). De dienstverlening van de centrale balie bij de ingang van het gebouw wordt verricht door medewerkers van de VVV (met een financiële bijdrage van Bibliotheek Theek 5 en Theater de Bussel). Theater de Bussel exploiteert sinds eind november 2015 de horeca van het café van de bibliotheek in Oosterhout. De afspraken zijn vastgelegd in een exploitatieovereenkomst.

De Nobelaer (Etten-Leur): Theek 5 heeft een overeenkomst gesloten om te collectioneren en materialen in te werken en te koppelen voor de bibliotheek van De Nobelaer.

Bibliotheek Dommeldal (Geldrop, Mierlo, Nuenen, Heeze, Leende en Son en Breugel): Theek 5 heeft een overeenkomst gesloten om te collectioneren voor deze bibliotheekorganisatie. Theek 5 neemt andersom collectiediensten af van deze bibliotheek, waarmee leesclubs worden gefaciliteerd.

Tot en met het eerste kwartaal 2023 verzorgde Theek 5 ook backoffice werkzaamheden inzake het bibliotheeksysteem V-Smart voor zes bibliotheekorganisaties. In april 2023 is deze dienstverlening volledig overgedragen aan de leverancier van het bibliotheeksysteem, Axiell. Audit & certificering Theek 5 is in 2023 opnieuw gecertificeerd door CBCT (de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal). Deze onafhankelijke organisatie bezoekt iedere vier jaar elke openbare bibliotheekorganisatie voor een audit. Op 5 en 6 december 2023 vond de audit van/bij Theek 5 plaats. De auditcommissie heeft een rapportage opgesteld waarin zij uitgebreid beschrijft wat haar bevindingen zijn. Op elk van de zeven normen scoort Theek 5 bijna het maximale aantal punten. Van de in totaal maximaal te behalen 84 punten heeft Theek 5 er 77 behaald. De auditcommissie stelt in haar rapport vast dat Theek 5 in hoge mate toekomstbestendig is.

“Daarbij kan Theek 5 voortbouwen op de goede relatie met de gemeenten, de betrokkenheid van professionele en gedreven medewerkers en vrijwilligers, de tot nu toe behaalde resultaten en bewerkstelligde effecten en op haar stevig financiële fundament.” Met dit certificaat krijgen we opnieuw de bevestiging dat bij onze bibliotheken de functies en diensten, op een juiste manier uitgevoerd worden en voldoen aan de kwaliteitsnormen. Een prachtige erkenning voor de inzet van onze bevlogen medewerkers, enthousiaste vrijwilligers, samenwerkingspartners en natuurlijk de bezoekers van onze bibliotheken.

Nieuw beleidsplan Theek 5 In 2023 is gewerkt aan het opstellen van een nieuw beleidsplan voor de periode 2024-2027. Het vertrekpunt vormde de zelfevaluatie die in 2023 is opgesteld t.b.v. de certificering (zie vorige paragraaf) en de evaluatie van het beleidsplan 2020-2023. Vervolgens is een analyse gemaakt van actuele ontwikkelingen in de samenleving, die het bibliotheekwerk raken. Vervolgens hebben we input opgehaald bij diverse stakeholders: inwoners, ambtenaren en wethouders, medewerkers en vrijwilligers, OR en RvT. Het nieuwe beleidsplan is in december en januari behandeld met de OR en de RvT en in januari 2024 vastgesteld. In de loop van het eerste kwartaal van 2024 wordt het nieuwe beleidsplan met de titel ‘Samen verder bouwen aan de bibliotheek van, voor en met elkaar 20242027" gepubliceerd en verspreid. Het is vanaf dan ook beschikbaar via de website www.theek5.nl. Huisvesting -

Made: Na jaren van voorbereiding is in 2022 een start gemaakt met de verbouwing van De Bernardus in Made, als belangrijkste onderdeel van het nieuwe centrumplan. Najaar 2023 is gestart met het inrichten van de bibliotheek, die een prominente plek krijgt in de kerk. Een paar maanden later dan gepland is eind januari 2024 de bibliotheek daadwerkelijk verhuisd van de voormalige locatie in de Mayboom naar de nieuwe locatie in De Bernardus. Maandag 5 februari 2024 opende de nieuwe bibliotheek. Dankzij de inzet van alle betrokken partijen is De Bernardus schitterend herontwikkeld en heeft Made een prachtige, eigentijdse bibliotheek gekregen.

Gilze & Oosterhout: In de voormalige locatie in Made waren ook twee backofficefaciliteiten gevestigd. Ten eerste het team Centraal Inwerken & Koppelen (CI&K), ten tweede de Rode Draad (leskisten voor het onderwijs). Omdat in De Bernardus geen plek beschikbaar was om deze faciliteiten te huisvesten, zijn deze verhuisd naar een andere locatie. CI&K heeft zijn intrek genomen in de backofficeruimte van bibliotheek Gilze. De Rode Draad is gehuisvest in de backofficeruimte van bibliotheek Oosterhout. Beide verhuizingen zijn eind 2023-begin 2024 succesvol en volgens planning uitgevoerd.

Baarle: Het project dat beide gemeenten – Hertog en Nassau – in 2022 zijn gestart om een nieuw cultuurcentrum te realiseren, is helaas vertraagd. Reden hiervoor is dat tijdens het aanbestedingstraject bleek dat de kosten bijna tweemaal zo hoog zouden uitvallen als het beschikbare budget. Beide gemeenten hebben het project eind 2023 weer opgepakt om te kijken op welke wijze in de toekomst dan wél een nieuwe locatie kan worden gerealiseerd voor de organisaties die momenteel zijn gevestigd in het (sterk verouderde) pand van het Cultuurcentrum Baarle.

Effectmeting Zoals bepaald in ons meerjarenbeleidsplan 2020-2023 zijn we gestart met effectmeting. Hiervoor is een effecten-raamwerk opgesteld met meetplannen per activiteit. In deze meetplannen staan drie doelen centraal: meer bereik, meer waardering en meer effect. Op deze manier willen we de relatie aantonen tussen de activiteiten die wij uitvoeren en de impact hiervan op specifieke doelgroepen. Dit helpt ons om de juiste keuzes te maken. Bovendien kunnen we zo aantonen welke maatschappelijke waarde wij realiseren. Hiermee willen wij ook open en transparant verantwoording afleggen aan de samenleving en de subsidieverstrekkers.

In 2022 is voor de eerste keer een rapportage effectmeting opgesteld en aangeboden aan de gemeenten waarvoor Theek 5 het bibliotheekwerk verzorgt. Over 2023 is opnieuw een rapportage opgesteld als onderdeel van de jaarlijkse verantwoording. Risicomanagement In 2019 is het beleid voor risicomanagement nader uitgewerkt en besproken met de raad van toezicht. Het integrale overzicht van de risico’s is als apart hoofdstuk opgenomen in het beleidsplan 2020-2023 en maakt daarmee vanaf 2020 integraal onderdeel uit van de planning & controlcyclus van Theek 5. Voor elk risico is een eigenaar benoemd en is bepaald in welk (deel)plan de voortgang van dit risico wordt gevolgd. Jaarlijks wordt de lijst van strategische risico’s geactualiseerd en besproken met de raad van toezicht. In onderstaand overzicht zijn de strategische risico’s weergegeven. Op 28 september 2023 heeft de raad van toezicht een door de directeur-bestuurder geactualiseerde versie van de risicoagenda behandeld en goedgekeurd. In een (extra) RvTvergadering op 15 januari 2024 is het beleidsplan 2024-2027 inhoudelijk behandeld. Daarin is ook een (op details aangepaste) risicoagenda besproken, die wordt opgenomen in het nieuwe beleidsplan. Deze is hieronder weergegeven. Risico

Kans

Impact

Strategie

Verminderen

2. Afname waarde uit samenwerking met partners

Verminderen

3. Afname beleving waarde door inwoners

Verminderen

4. Afname beleving waarde door het onderwijs

Verminderen

5. Onveiligheid, overlast in de bibliotheken

Verminderen

6. Toename verzuim langdurig (kwantitatief)

Verminderen

10. Afname van vrijwilligers (kwantiteit & kwaliteit)

Verminderen

11. Wijzigingen door veranderende wet- en regelgeving

Accepteren

Verminderen

13. Datalek als gevolg van het niet op orde hebben van

Verminderen

14. Cybercriminaliteit (extern)

Verminderen

15. Niet voldoende wendbaar en flexibel kunnen inspelen op

Verminderen

Afname beleving waarde Theek 5 door gemeenten

Toename verzuim kortdurend (kwantitatief)

8. Uitval/onverwachte uitstroom specialistische kennis (kwaliteit) 9. Onvoldoende

ontwikkelbaarheid

medewerkers

kwaliteit en kwantiteit - in relatie tot de ambitie van Theek 5

12. Schade/boete

door

niet

voldoen

aan

wet-

regelgeving op het gebied van ARBO informatiebeveiliging (intern)

actuele en toekomstige ontwikkelingen Kans: 1 = weinig, 5 = veel Impact: 1 = < € 10.000, 2 = € 10.000 - € 50.000, 3 = € 50.000 - € 100.000, 4 = € 100.000 - € 250.000 en 5 = > € 250.000

ORGANISATIE EN MEDEWERKERS Kerngetallen medewerkers

2023

2022

2021

Aantal medewerkers

Aantal FTE’s (gemiddeld)

53,44

53,18

48,98

Aantal gedetacheerd (FTE)

2 (0.82 FTE)

2 (0,63 FTE)

Aantal openstaande vacatures (FTE)

1,47 FTE

2,3 FTE

3,1 FTE

Aantal vrijwilligers

378 (20,33 FTE)

353 (19,33 FTE)

315 (17,6 FTE)

Ziekteverzuim

5,3%

4,8%

3,0%

Verandertraject Theek NEXT Eind 2021 heeft Theek 5 het organisatie-ontwikkeltraject Theek NEXT gestart. Dit is nodig om ook in de toekomst voldoende wendbaar te zijn om te voldoen aan de behoefte van de samenleving en optimaal bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven waaraan de bibliotheek werkt. De huidige organisatie heeft haar grenzen bereikt, medewerkers ervaren een (te) hoge werkdruk en we zien kansen en mogelijkheden, die we nu niet of beperkt kunnen aangrijpen. Het jaar 2022 stond in het teken van het voorbereiden van de organisatieveranderingen. Per 1 januari 2023 is de nieuwe organisatie-inrichting inclusief functiewijzigingen doorgevoerd, waarmee tegelijkertijd ook de (verplichte) invoering van het branchebrede Functiehuis OB/KE is voltooid. In de 2023 hebben we ons gericht op het daadwerkelijk laten werken van de nieuwe organisatiestructuur en -cultuur. Het was voor veel mensen een periode vol verandering en zoeken naar nieuwe vastigheid en duidelijkheid. Eind 2023 lijkt het erop dat de organisatie stap voor stap gewend raakt aan de nieuwe inrichting. De belangrijkste punten uit 2023: -

Een flink aantal medewerkers startte in nieuwe functies; voor de functies die zij achterlieten, zijn opvolgers geworven (intern en extern).

De nieuwe overlegstructuur is voorbereid en van start gegaan (managementoverleg, domeinteams, regio-overleggen etc.).

In maart is het in-company trainingsprogramma ‘ambassadeurschap’ voor alle medewerkers gestart. Dit krijgt in 2024 een vervolg.

De leidinggevenden hebben (individueel) de training ‘Coachend leidinggeven’ gevolgd.

In maart is de OR akkoord gegaan met een volledig nieuw vrijwilligersbeleid. De implementatie ervan is direct daarna gestart.

Er is een Cultuurmanifest opgesteld met input van veel medewerkers. Dit manifest is in maart besproken met de OR en daarna vastgesteld. De leidinggevenden hebben dit vertaald naar een ‘leiderschapshandtekening’.

In 2023 is een plan opgesteld voor het verbeteren van de processen en systemen en het wijzigen van de inrichting van de afdeling Bedrijfsvoering. De enorme toename van projecten – en de bijbehorende administratieve en verantwoordingslast – heeft namelijk voor een grote werkdruk op deze afdeling gezorgd. In december 2023 heeft de OR een positief advies uitgebracht waarmee het veranderplan definitief kon worden vastgesteld.

Teamsessies ‘Welbevinden’ De Welbevindensessies zijn het instrument waarmee Theek 5 goed zicht wil houden op het welbevinden van haar medewerkers. In de tweede helft van 2023 is opnieuw een ronde Welbevindensessies gestart met elk team. Dit keer besteden we tijdens deze sessies ook aandacht aan de impact van het verandertraject Theek NEXT op het welbevinden van de teams en medewerkers. RI&E Werkgevers zijn verplicht om een maal per vijf jaar een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit te (laten) voeren. Onze laatste RI&E dateerde van 2018. Dit keer hebben we het opstellen van de RI&E uitbesteed aan de ArboUnie. Een veiligheidskundige heeft alle vestigingen van Theek 5 bezocht. Ter plaatse heeft zij medewerkers gesproken en al onze ruimtes bekeken. Daarnaast heeft ze interviews gehouden met de regiomanagers, twee leden van de OR en met onze preventiemedewerker. Zij heeft vervolgens een actielijst met risico's gemaakt en een advies opgesteld. Over het algemeen heeft de veiligheidskundige een goede indruk van Theek 5. Er zijn zowel op beleidsniveau als bij fysieke aspecten verschillende punten die aangescherpt kunnen worden, maar er zijn geen grote knelpunten gesignaleerd. Alle acties zijn door de preventiemedewerker besproken met de regiomanagers en samen is een plan van aanpak opgesteld.

Op 15 juni 2023 kregen we van de ArboUnie te horen dat ons plan van aanpak is goedgekeurd. De preventiemedewerker bewaakt de openstaande acties. Vrijwilligers Op 31 december 2023 telde Theek 5 het aantal van 378 vrijwilligers (2022: 353), die samen goed zijn voor 20,33 FTE (2022: 19,33 FTE). Ter vergelijking: dat is 39,6% van de totale betaalde formatie van 51,37 FTE. In 2022 was dit 38,9% en in 2016 was dit nog 16%. Het aantal medewerkers neemt nog steeds toe, maar de verhouding in vrijwilligers ten opzichte van medewerkers in FTE is slechts heel beperkt toegenomen (0,7%). De inzet van vrijwilligers gaat niet ten koste van de bestaande formatie, die in 2023 stabiel is gebleven.

Klankbordgroep Vrijwilligers In 2021 is de Klankbordgroep Vrijwilligers in het leven geroepen. De inzet en betrokkenheid van onze vrijwilligers is van groot belang voor onze organisatie. Zij helpen ons bij de uitvoering van onze dienstverlening en vormen herkenbare, lokale gezichten in onze gemeenschapsbibliotheek. Wij vinden het belangrijk om de kennis, ervaring en ideeën van onze vrijwilligers optimaal te kunnen gebruiken. Bovendien willen wij hen graag meenemen in de actuele ontwikkelingen van onze organisatie. In 2022 is deze Klankbordgroep volgens plan tweemaal bijeen geweest. Bij elke bijeenkomst is een OR-lid aanwezig. Op 8 mei 2023 kwam de Klankbordgroep Vrijwilligers bijeen in Oosterhout. Op de agenda stonden onder andere de volgende onderwerpen: vernieuwd vrijwilligersbeleid; nieuwe bibliotheek Made; Digi-Taalhuis Oosterhout en certificering; gedragscode, vertrouwenspersoon; regelingen versterken bibliotheeksector door rijksoverheid. De tweede bijeenkomst vond plaats op 29 november 2023 in De

Cammeleur in Dongen. Toen stonden op de agenda onder andere: thema veiligheid; uitbreiding taken frontoffice-vrijwilligers; wijzigingen vrijwilligersadministratie (software); hoofdlijnen nieuw Beleidsplan 2024-2027.

Overige ontwikkelingen activiteiten rond vrijwilligers -

Theek 5 informeert al haar vrijwilligers een paar keer per jaar over actuele wetenswaardigheden via een digitale nieuwsbrief.

Theek 5 nam deel aan de (online) intervisie voor vrijwilligerscoördinatoren uit Brabant, die Cubiss heeft georganiseerd op 12 mei en 6 juli 2023. In juni is de Bieb-to-biebgroep ‘Vrijwilligerscoördinatoren Zuid’ opgericht, waarin informatie en tips uitgewisseld worden.

Op 1 juni 2023 vierde een van onze vrijwilligers in Made een heel bijzonder jubileum: zij was op die datum 25 jaar vrijwilliger bij de leesclub!

Theek 5 vraagt voor elke nieuwe vrijwilliger die in dienst komt, een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan. Theek 5 moet eenmaal per vier jaar toestemming vragen om dit gratis te mogen doen. In augustus 2023 hebben wij wederom een positief besluit ontvangen zodat we ook de komende vier jaar weer gratis VOG’s voor onze vrijwilligers kunnen aanvragen.

Vertrouwenspersoon Als directie van Theek 5 streven we veilige arbeidsomstandigheden, respectvolle bejegening, een open organisatiecultuur en integer handelen na. Niemand mag schade ondervinden bij het verrichten van werkzaamheden in onze opdracht en onder onze verantwoordelijkheid. Ook de organisatie niet. Daarom heeft Theek 5 sinds maart 2022 een externe vertrouwenspersoon aangesteld waarbij alle medewerkers en vrijwilligers in vertrouwen terecht kunnen. Deze vertrouwenspersoon is Ima van de Westeringh en zij is het aanspreekpunt voor informatie, vragen, begeleiding en advies omtrent ongewenste omgangsvormen en integriteit. Onze externe vertrouwenspersoon heeft in het jaar 2023 twee meldingen ontvangen met betrekking tot ongewenste omgangsvormen. Deze meldingen zijn in overeenstemming afgehandeld. De vertrouwenspersoon heeft de twee melders bijgestaan door het bieden van: een luisterend oor, klankbord, ondersteuning en advies. Ondernemingsraad In het afgelopen jaar is Theek Next ingevoerd, vond de vijfjaarlijkse RI&E plaats en de vierjaarlijkse audit. Mede hierdoor zijn er veel personele regelingen herzien en is er in sommige gevallen nieuw beleid opgesteld. Vaak is hiervoor instemming of advies van de ondernemingsraad (OR) nodig. De werkzaamheden van de OR stonden voor een groot deel in het teken van deze advies- en instemmingsaanvragen.

Theek Next is voor iedereen in onze organisatie een verandering. De OR heeft aandacht gevraagd voor een tussenevaluatie van dit verandertraject. Naast Theek NEXT zijn er andere veranderingen doorgevoerd die aanpassing vragen van de medewerkers. Voorbeelden hiervan: verhuizing van Centraal Inwerken & Koppelen, her-implementatie van SharePoint en Teams en gewijzigde

openingstijden van de VVV. Op initiatief van de OR is verandervermogen als vast agendapunt benoemd bij de overleggen met directie. Niet alleen bovengenoemde veranderingen hebben impact op het welbevinden van de werknemers, ook een veilige werkomgeving draagt daaraan bij. De OR heeft na aanpassingen instemming gegeven op het Plan van Aanpak van de RI&E. De OR heeft overlast ook als terugkerend onderwerp op de agenda staan, en middels uitvraag bij de collega’s houden we een vinger aan de pols. De OR is zeer positief over het handelen van de organisatie bij een groot incident afgelopen jaar. We hebben gewerkt aan zichtbaarheid van OR voor de medewerkers en ook voor de beleidsmakers binnen de organisatie. Om de OR bij iedereen meer op het netvlies te krijgen is het onderlinge ORoverleg op wisselende locaties gevoerd. Ook is er een openbare Teams aangemaakt waarin deze overleggen worden aangekondigd.

Samenstelling ondernemingsraad De samenstelling van de ondernemingsraad is gedurende 2023 gewijzigd. Binnen de OR hebben we afscheid genomen van mevrouw M. Schuurmans (januari 2023) en mevrouw J. Verhoof (mei 2023). Omdat de OR van Theek 5 wettelijk gezien minimaal uit 5 leden moet bestaan hebben we tussentijdse verkiezingen uitgeschreven. Van 17-5-23 tot en met 22-6-2023 konden geïnteresseerden zich aanmelden. Een kandidaat heeft zich aangemeld, vanaf 1 september 2023 is mevrouw D. Thiele toegetreden tot de OR. De samenstelling van de OR op 31 december 2023: -

Mevrouw Miranda Kamp (voorzitter)

Mevrouw Mara van der Weijden (secretatis en vice-voorzitter)

Mevrouw Margo Kerstes (lid)

Mevrouw Paulien Waterreus (lid)

Mevrouw Daniëlle Thiele (lid)

BESTUUR EN TOEZICHT Het bestuur en toezicht van Theek 5 is onder meer vastgelegd in de volgende documenten: -

Statuten Stichting Theek 5 (2022)

Reglement raad van toezicht (2022)

Governance Code Cultuur (2019)

De raad van toezicht en de raad van bestuur onderschrijven de Governance Code Cultuur 2019. Uitgangspunt zijn de acht principes van goed bestuur en toezicht in de cultuursector. Deze code vormt mede de basis voor de jaarlijkse evaluatie die de raad van toezicht houdt over het eigen functioneren. Raad van toezicht (RvT) De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het besturen door de bestuurder en op de algemene gang van zaken in de organisatie. In dit verband houdt de raad toezicht op ten minste de volgende zaken: -

de realisatie van de doelstelling van Bibliotheek Theek 5

de strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van Bibliotheek Theek 5

een periodieke, deugdelijke financiële verslaglegging en prognose

de naleving van wet- en regelgeving

het als openbare bibliotheek op passende wijze uitvoering geven aan het functioneren als instelling met een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid

Samenstelling raad van toezicht In onderstaand overzicht zijn de leden van de raad van toezicht per 31 december 2023 weergegeven met de datum van benoeming, de datum waarop zij herbenoembaar zijn en de datum van aftreden: Naam

Benoemd

Aftredend en

Aftredend

herbenoembaar De heer Jack van Beek (voorzitter), woonachtig in Oosterhout

23-03-2017: lid

01-01-2023

01-01-2027

01-01-2019: voorzitter De heer Cyr Smits, (vicevoorzitter), woonachtig in Oosterhout

01-02-2018

01-02-2022

01-02-2026

De heer Pieter Koks (lid), woonachtig in Gilze en Rijen

01-01-2020

01-01-2024

01-01-2028

Mevrouw Heidi Buijtels (lid), woonachtig in Gilze en Rijen

01-07-2022

01-07-2026

01-07-2030

Mevrouw Daisy Apon-Vaessen (lid), woonachtig in Oosterhout

01-01-2024

01-01-2028

01-01-2032

Mevrouw Mirjam Biluk-Buster (lid), woonachtig in Baarle-Hertog

01-01-2024

01-01-2028

01-01-2032

01-01-2024

01-01-2028

01-01-2032

(B) De heer Anthony van Ganzewinkel (lid), woonachtig in Oosterhout

In het verslagjaar hebben drie leden hun lidmaatschap van de RvT beëindigd. In het voorjaar is mevrouw De Waal-Bogers (lid) afgetreden vanwege het feit dat haar professionele 15

werkzaamheden niet langer te combineren waren met haar rol binnen de RvT. In oktober is de heer Kuppens (lid) afgetreden vanwege het verstrijken van zijn tweede zittingstermijn. Nadat bleek dat de werving voor nieuwe RvT-leden een flink aantal geschikte kandidaten had opgeleverd, heeft de heer Den Boer (lid) in november kenbaar gemaakt zijn lidmaatschap te beëindigen om meer tijd te krijgen voor hobby’s en overige werkzaamheden. In de RvT-vergadering van 14 december 2023 zijn drie nieuwe RvT-leden per 1 januari 2024 benoemd: mevrouw Apon, mevrouw Biluk-Buster en de heer Van Ganzewinkel.

Bezoldiging De leden van de raad van toezicht ontvangen geen bezoldiging voor de werkzaamheden. Per jaar ontvangen de leden een onkostenvergoeding van € 250. Daarnaast krijgen zij een gratis bibliotheekabonnement, net als andere vrijwilligers, en ontvangt elk van hen het Bibliotheekblad.

Bijeenkomsten De raad van toezicht is in 2023 zes keer bijeengekomen voor een reguliere vergadering, namelijk op 19 januari (locatie Dongen), 23 maart (locatie Oosterhout), 29 juni (locatie Oosterhout), 28 september (locatie Oosterhout) en 14 december (locatie Oosterhout). Op 13 maart 2023 is de concept jaarrekening 2022 besproken door een delegatie van de RvT bestaande uit de heren Koks en Van Beek, mevrouw Aarts (manager Bedrijfsvoering), de heer Adels (directeur-bestuurder) en namens accountant ESJ mevrouw Van Oorschot en de heer Schouls. Op 29 juni 2023 heeft de raad van toezicht het jaarlijkse overleg gevoerd met de ondernemingsraad. Op 7 november 2023 vond de zelfevaluatie plaats. Conform de richtlijn in de Governance Code Cultuur wordt de jaarlijkse zelfevaluatie eenmaal per drie jaar begeleid door een onafhankelijke expert. Dit jaar was dit weer het geval en is de bijeenkomst begeleid door de heer Michel Dutrée. Op 22 september 2023 zou de jaarlijkse inspiratiedag plaatsvinden voor de RvT-leden en de MTleden van Theek 5. Vanwege een aantal afmeldingen is besloten deze te annuleren. Op deze dag heeft een aantal RvT-leden en medewerkers van Theek 5 een bijeenkomst bijgewoond over het thema ‘De Robuuste Bibliotheek’, in aanwezigheid van de heer Cor Wijn van Berenschot. Tijdens deze bijeenkomst heeft hij de aanwezigen meegenomen in het adviesrapport over dit onderwerp.

Deze bijeenkomst leverde veel inzichten en informatie op die is gebruikt bij het opstellen van het nieuwe meerjarenbeleidsplan voor de periode 2024-2027. In 2023 stonden onder meer de volgende onderwerpen op de agenda van de raad: -

Organisatieverandertraject Theek NEXT, inclusief afdeling Bedrijfsvoering

Vrijwilligersbeleid

Diversiteit en inclusie (o.a. tijdens de brainstormsessie in april)

Rapportage risicoagenda

Jaarplan 2023 Theek 5-breed

Jaarverslag en jaarrekening 2022 (vastgesteld op 23 maart 2023)

Rapportage Effectmeting 2022

Begroting 2024 (vastgesteld op 28 september 2023)

Zelfevaluatie en certificering

Beleidsplan 2024-2027 (vastgesteld op 18 januari 2024)

Zelfevaluatie RvT

Rooster van benoeming en aftreden

Werving, selectie en ‘onboarding’ nieuwe RvT-leden

Raad van bestuur De stichting Theek 5 wordt bestuurd door een raad van bestuur (bestuurder). Sinds 1 april 2019 fungeert de heer P. Adels als bestuurder.

Nevenfuncties bestuurder In het kader van de Governance Code Cultuur worden hieronder de nevenfuncties van de bestuurder van Bibliotheek Theek 5, de heer P. Adels, vermeld. Het betreft over het jaar 2023 de volgende bestuursfuncties, gerelateerd aan het openbare bibliotheekwerk: -

Voorzitter van het bestuur van de Vereniging Brabantse Bibliotheken (VBB) (lid sinds december 2019, voorzitter sinds 1 januari 2020). De vergoeding voor de inzet van de bestuurder komt volledig ten goede aan Theek 5.

Vanaf 1 juni 2023 heeft de bestuurder de Bibliotheek Heusden ondersteund vanwege de tijdelijke afwezigheid van de directeur. Per 1 maart 2024 is een interim-directeur aangesteld en is de betrokkenheid van de bestuurder beëindigd. Het betrof uitsluitend onbezoldigde werkzaamheden, voornamelijk gericht op kennisdeling en sparren met bestuur en medewerkers van de bibliotheek.

Privé Geen nevenfuncties.

Bezoldiging De bezoldiging van de directeur-bestuurder van Bibliotheek Theek 5 gebeurt volgens de salaristabel van de cao-openbare bibliotheken. De directeur-bestuurder heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

VOORUITBLIK 2024 Het jaar 2024 is het eerste jaar van onze nieuwe vierjarige beleidsperiode. Stond 2023 vooral in het teken van het opstellen van het nieuwe beleidsplan en het succesvol doorvoeren van het verandertraject Theek NEXT, in 2024 verwachten we vooral een start te maken met de uitvoer van onze plannen en het werken aan de realisatie van onze ambities. Ons beleidsplan houdt geen grote koerswijziging in. Desondanks zien we een aantal ontwikkelingen in de samenleving waar we als bibliotheek mee aan de slag willen of moeten. De neergaande trend van de lees- en taalvaardigheid van scholieren in Nederland is daarvan een goed voorbeeld. Eind 2023 hebben wij met vijf gemeenten samengewerkt aan plannen voor het versterken van openbare bibliotheekvoorzieningen. Deze zijn door de gemeenten ingediend bij het Rijk om in aanmerking te komen voor een eenmalige subsidie. Wij hopen en verwachten dat een aantal hiervan toegekend gaan worden. Dit betekent uiteraard een paar flinke klussen voor 2024 en 2025, maar vooral een prachtige kans om nóg meer waarde te kunnen bieden aan de inwoners van onze gemeenten. Tot slot Voor meer details over de activiteiten en resultaten van Theek 5 in 2023 verwijzen wij je graag naar de afzonderlijke jaarrapportage, die in het tweede kwartaal van 2023 wordt gepubliceerd op de website www.theek5.nl.

TOELICHTING FINANCIEEL VERSLAG Vergelijkende cijfers 2022 De vergelijkende cijfers 2022 zijn ontleend aan het financieel jaarverslag 2022 van Bibliotheek Theek 5 (exclusief Alphen-Chaam positief resultaat € 156 over 2022), die door de accountant is goedgekeurd. Het resultaat van Theek 5 over 2022 ad € 13.544 negatief is conform de gemaakte afspraken met de gemeenten over de verrekening van reserves, als volgt verwerkt:

De bestemmingsfondsen dienen minimaal 5% te zijn van de jaarlijkse subsidie. In bovenstaand overzicht is te lezen dat de gemeenten Drimmelen, Geertruidenberg en Gilze en Rijen hier niet aan voldoen.

Theek 5 cijfers 2023 De uiteindelijke cijfers van Theek 5 bestaan uit een optelling van het onderdeel gemeenten waar dit jaarverslag uitgebreid over rapporteert. Daarnaast is er het onderdeel projecten, waar dit verslag slechts summier over rapporteert. Hiervoor gelden afzonderlijke verantwoordingstrajecten. De verdeling 2023 tussen gemeenten en projecten per onderdeel is als volgt:

Personele kosten In 2023 bedragen de personele kosten Theek 5-breed € 3.518.143. Het deel van de personele lasten dat in 2023 direct is toe te rekenen aan de gemeenten, bedraagt € 2.738.943. Dit is een daling ten opzichte van 2022, vanwege een toename aan personele dienstverlening voor projecten op het gebied van laaggeletterdheid, IDO en onderwijs en educatie. De personele kosten vanaf 2020 zijn weergegeven in de volgende tabel: 2023

2022

2021

2020

2.132.586

2.206.186

2.077.512

1.925.625

Sociale lasten

387.018

384.342

346.203

335.648

Pensioenfonds

319.565

339.188

306.015

286.838

Ontvangen ziektegelden

- 8.370

-445

-15.818

2.830.800

2.929.271

2.713.912

2.548.112

Overige personele kosten

687.343

411.193

272.722

245.004

Totale personele kosten

3.518.143

3.340.465

2.986.635

2.793.116

Salarissen

Ten opzichte van 2022 zijn de personele kosten van Theek 5 met € 233.000 toegenomen. De projectbaten zijn met meer dan € 300.000 toegenomen, zowel ten opzichte van 2022 (€ 648.203) als ten opzichte van begroting 2023 (€ 650.000 is exclusief € 250.000 Bernarduskerk Made). De hogere overige personele kosten worden volledig gecompenseerd met de projectbaten. Een overzicht van de projecten 2023 is op pagina 52 in dit jaarverslag opgenomen.

Resultaat 2023 Het resultaat 2023 bedraagt € 408 positief en is als zodanig opgenomen op de balans en exploitatie. De begroting 2023 liet op 30 september 2022 een negatief resultaat zien van € 5.363. Het nu daadwerkelijke resultaat is het gevolg van diverse wijzigingen. Deze lichten wij in het volgende overzicht beknopt toe.

De individuele resultaten 2023 per gemeente zijn hieronder weergegeven:

Resultaatbestemming Het getoonde resultaat is vóór resultaatbestemming. Elke gemeente is in 2010 akkoord gegaan met het voorstel om vanaf 1 januari 2005 (1 januari 2007 voor Alphen-Chaam) de reserves te verrekenen door de positieve/negatieve resultaten van de bibliotheek(en) per gemeente per jaar toe te voegen dan wel te onttrekken aan het eigen bestemmingsfonds van de bibliotheek per gemeente. Voor Alphen-Chaam voert Theek 5 alleen specifieke dienstverleningsopdrachten uit (schoolbibliotheekwerk, taal- en digitale activiteiten, taalhuiscoördinatie). Er wordt geen openbare bibliotheek geëxploiteerd. Daarom wordt voor deze gemeente, conform gemaakte afspraken bij het beëindigen van de exploitatie van de openbare bibliotheek in 2017, geen bestemmingsfonds aangehouden. Verder is afgesproken om 5% van het jaarlijks toegekende subsidiebedrag per gemeente vast te stellen als minimumbedrag dat aanwezig moet zijn in het bestemmingsfonds voor de bibliotheek(en) per gemeente. Dit bedrag is uitsluitend bedoeld voor calamiteiten. Het bestemmingsfonds van de gemeenten Drimmelen, Geertruidenberg en Gilze en Rijen voldoen niet. Daarom is het prettig om een positief resultaat te rapporteren over 2023 op deze gemeenten. Er is echter weinig ruimte op dit moment om “snel” naar 5% toe te groeien.

In het jaarlijkse overleg met de betreffende gemeente zal dit besproken worden aan de hand van de jaarrekening 2023. Bestemmingsfondsen en -reserves Er is in deze jaarrekening alleen een aantal toevoegingen en onttrekkingen aan de bestemmingsreserves verwerkt.

Kostentoerekening gemeenten Alle kosten en baten worden zoveel mogelijk direct toegerekend per gemeente. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld personeelskosten van medewerkers in de vestigingen, huisvestingskosten, aanschaf collectie zoals boeken en tijdschriften voor de vestigingen, aanschaf van inventaris voor de vestigingen, contributies, enz. Daarnaast heeft Theek 5 ook algemene kosten en opbrengsten die niet direct zijn toe te rekenen aan een specifieke gemeente zoals personeelskosten van directie en administratie, bestuurskosten, algemene automatiseringskosten, opbrengsten vanuit algemene diensten aan derden, enz. Deze kosten en opbrengsten worden met uitzondering van de automatiseringskosten, overige personeelskosten en kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen verdeeld over de gemeenten op basis van de inwoneraantallen conform de begroting. Voor het jaar 2023 zijn de volgende gegevens gebruikt:

Aantal inwoners per 1 januari 2023 Baarle-Nassau/Hertog

9.916

Dongen

26.497

Drimmelen

27.483

Geertruidenberg

21.938

Gilze en Rijen

26.606

Oosterhout

56.558

Totaal

168.998

De automatiseringskosten worden aan de gemeenten toegerekend op basis van het aantal geautomatiseerde werkplekken per vestiging. Voor het jaar 2023 is dit als volgt:

Aantal geautomatiseerde werkplekken Baarle-Nassau/Hertog

Dongen

Drimmelen

Geertruidenberg

Gilze en Rijen

VVV Oosterhout

Oosterhout

Totaal

152

De kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen worden verdeeld over de gemeenten op basis van het mediabudget begroot 2023. Voor het jaar 2023 is dit als volgt:

Mediabudget Baarle-Nassau/Hertog

33.943

Dongen

28.969

Drimmelen

26.139

Geertruidenberg

33.961

Gilze en Rijen

21.238

Oosterhout

175.074

Totaal

319.324

De overige personeelskosten zoals de personeelsverzekeringen, de salarisadministratie, inhuur van personeel, advieskosten, studiekosten e.d. worden verdeeld over de gemeenten op basis van het aantal FTE direct werkzaam voor de gemeente (bron: AFAS d.d. 30 september 2022) tijdens vaststellen van de begroting 2023 (exclusief projecten en overhead). Voor het jaar 2023 is dit als volgt:

Aantal FTE Baarle-Nassau/Hertog

1,61

Dongen

3,55

Drimmelen

3,14

Geertruidenberg

4,49

Gilze en Rijen

3,53

VVV Oosterhout

1,89

Oosterhout

10,57

Totaal

28,8

Projecten Theek 5 voert naast de reguliere exploitatie, jaarlijks diverse projecten uit. Meer financiële informatie over de projecten is te vinden in de bijlage “Exploitatie projecten Theek 5 over 2023”. Theek 5 streeft ernaar projecten langdurig (meerjarig) uit te voeren. Op deze manier kunnen we de effecten ervan zo goed mogelijk optimaliseren. Bovendien helpt dit om onze primaire en ondersteunende processen zo stabiel mogelijk uit te blijven voeren.

JAARREKENING 2023

BALANS

STAAT VAN BATEN EN LASTEN

KASSTROOMOVERZICHT OVER 2023 Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit liquide middelen. Mutaties uit het eigen vermogen zijn in het kasstroomoverzicht tot uiting gebracht. Ontvangsten en uitgaven uit hoofde van interest zijn opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten.

Toelichting op het kasstroomoverzicht Met het kasstroomoverzicht wordt inzichtelijk gemaakt welke kasstromen bij Theek 5 aanwezig zijn. Operationeel resultaat: geeft het resultaat aan wanneer er geen geld wordt onttrokken dan wel wordt toegevoegd aan de reserves. Dit is net als vorig jaar weer positief. Operationele kasstroom: betreft de kasstroom die de bibliotheek genereert met haar operationele activiteiten. Deze is ook dit jaar positief, wat betekent dat Theek 5 in staat is genoeg liquiditeiten te genereren uit haar reguliere operationele activiteiten. De mutaties in het werkkapitaal eind 2023 (t.o.v. voorgaand jaar) zijn hoger vanwege hogere vorderingen in 2023 ten opzichte van 2022 en de kortlopende schulden zijn minder hard gestegen. Dit komt doordat er in het 4e kwartaal 2023 een aantal projecten gefactureerd zijn. De afschrijvingen over 2023 zijn gelijk aan 2022., omdat over de investeringen van 2023 vanaf maart 2024 (opening Bernarduskerk Made) zal worden afgeschreven. Dit samen resulteert in een hogere operationele kasstroom in 2023 ten opzichte van 2022. Investeringskasstroom: deze kasstroom laat zien hoeveel investeringen in duurzame activa gedurende het boekjaar hebben plaatsgevonden. In 2023 is er € 159.000 geïnvesteerd in de Bernarduskerk Made. Financieringskasstroom: geeft aan hoe Stichting Theek 5 de afgelopen jaren in haar kapitaalsbehoefte heeft voldaan.

Theek 5 heeft van de gemeente Made een investeringssubsidie van € 312.500 ontvangen voor de Bernarduskerk in Made. Netto kasstroom: is positief door met name het positieve werkkapitaal en de ontvangen investeringssubsidie.

GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Algemeen De jaarrekening is opgesteld volgens Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 640 (organisaties zonder winststreven), met uitzondering van het bepaalde in RJ 640.306. De bestemmingsreserves en de bestemmingsfondsen zijn namelijk ten laste van de staat van baten en lasten gevormd, en de uitgaven die zijn gedekt uit een bestemmingsreserve- en fonds zijn rechtstreeks op de betreffende reserves en fondsen in mindering gebracht: dit ten behoeve van het inzicht voor de subsidieverstrekkers. Het KvK nummer van Theek 5 is 20113040 vestigingsadres Torenstraat 8, 4901 EJ in Oosterhout. Alle bedragen zijn in euro’s. Reclassificaties Andere rubriceringen kunnen zijn toegepast, voor zover dit noodzakelijk werd geacht voor het inzicht. Indien van toepassing, zijn ook de vergelijkende cijfers aangepast. Schattingen Bij toepassing van de grondslagen en regels voor het opstellen van de jaarrekening vormt de leiding van Stichting Theek 5 zich verschillende oordelen en schattingen die essentieel kunnen zijn voor de in de jaarrekening opgenomen bedragen. lndien het voor het geven van het in artikel 2:362 lid I BW vereiste inzicht noodzakelijk is, is de aard van deze oordelen en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen opgenomen bij de toelichting op de desbetreffende jaarrekeningposten.

Kasstroomoverzicht - Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode. - De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit liquide middelen. - Mutaties uit het eigen vermogen zijn in het kasstroomoverzicht tot uiting gebracht. - Ontvangsten en uitgaven uit hoofde van interest zijn opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten.

Grondslagen voor waardering van activa en passiva

Algemeen De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde.

Activa Vaste activa De vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. De geschatte economische levensduur voor de verschillende activa is als volgt: -

verbouwing

10 jaar

inventaris

5-10 jaar

(kantoor)automatisering

5 jaar

glasvezelverbindingen

10 jaar

zonnepanelen

25 jaar

De staat van vaste activa en afschrijvingen is opgenomen in het financieel verslag.

Vorderingen op korte termijn De vorderingen worden bij de eerste verwerking opgenomen tegen de nominale waarde, onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen.

Passiva Voorzieningen Tenzij anders vermeld worden de voorzieningen gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen af te wikkelen.

Schulden op lange termijn Investeringssubsidies in verband met de aanschaf van (materiële) vaste activa worden gepassiveerd en hebben een langlopend karakter. Deze subsidies worden, ter dekking van de afschrijvingslasten, tijdsevenredig over de geschatte economische levensduur van deze activa ten gunste van de winst- en verliesrekening gebracht.

Schulden op korte termijn Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs.

Grondslagen voor resultaatbepaling Baten en subsidies De baten betreffen de opbrengst van de in het verslagjaar aan derden geleverde goederen en diensten na aftrek van kortingen en omzetbelasting, tevens worden verkregen subsidies toebedeeld aan de baten. Uitzondering hierop is: -

Contributies: deze opbrengsten worden op basis van het kasstelsel verantwoord in het jaar waarin zij zijn ontvangen.

Lasten De kosten worden bepaald op historische basis en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Uitzondering hierop is: -

Aanschaf media: deze kosten worden niet geactiveerd, maar jaarlijks opgenomen in de exploitatie.

Bijzondere baten en lasten Onder bijzondere baten en lasten worden verstaan baten en lasten die voortvloeien uit gebeurtenissen of transacties die duidelijk te onderscheiden zijn van de activiteiten in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en derhalve naar verwachting zelden zullen voorkomen. Projecten De kosten en baten die voortvloeien uit de verschillende projecten worden apart verantwoord in de exploitatierekening projecten. Voor zover projecten in enig jaar niet zijn afgerond worden de ontvangen voorschotsubsidies of gemaakte kosten waarvoor nog geen (volledige) subsidie ontvangen is opgenomen op de balans als respectievelijk ‘Vooruit ontvangen / Nog te besteden subsidies’ en ‘Nog te ontvangen posten’.

3.642.686

10.548

1.640

DES-

180.348

158.671

3.545

3.136

5.796

9.200

3.822.621

169.219

1.640

122.090

1.530.274

1.970.723

28.675

31-12-2023

WAARDE

2.697.230

1.640

92.724

1.317.279

1.266.993

18.593

2022

T/M

AANSCHAF- AFSCHRIJVING

DESINVEST.

OVER 2022

AFSCHRIJVING

1.056

234.718

7.706

65.447

160.509

2023

OVER

165.212

312.500

-2.567

-144.721

2023

OVER

945.323

10.548

25.820

210.141

697.932

882

01-01-2023

PER

890.954

169.218

21.659

147.830

543.219

9.026

31-12-2023

PER

AFSCHRIJVING SUBSIDIE* BOEKWAARDE BOEKWAARDE

* Dit betreft hoofdzakelijk investeringen op inventaris voor de vernieuwde bibliotheek "Bernarduskerk in Made" (gemeente Drimmelen) die op 9 maart 2024 is opgeleverd.

INVESTERING* INVESTERING

De afschrijving start op het moment van ingebruikstelling.

TOTAAL

Ontwikkeling/niet in gebruik*

03 Kantoormachines

118.545

1.527.551

02 Automatisering

02 Kantoorautomatisering

1.964.927

19.475

01-01-2023

WAARDE

AANSCHAF-

01 Inrichting/inventaris

00 Verbouwingen

afschrijvingen

investeringen en

Overzicht van

Specificatie balans per 31 december 2023 - Vaste activa

TOELICHTING OP DE BALANS

Niet in de balans opgenomen rechten, verplichtingen en regelingen Huurverplichtingen De stichting heeft huurovereenkomsten gesloten met derden in verband met huisvesting voor de bibliotheekvestigingen. De huurovereenkomsten hebben een gezamenlijk jaarlijkse huursom van € 734.000 exclusief bijkomende kosten. Alle huurovereenkomsten zijn opgenomen in het contractenregister van Theek 5 en hebben een looptijd varierend tussen 1 jaar en 12 jaar.

Bernarduskerk Made Onder de investeringssubsidies is € 312.500 opgenomen voor de Bernarduskerk in Made. Deze is ontvangen in 2023. Hiervan is € 159.000 inmiddels geïnvesteerd. De niet uit de balans blijkende verplichtingen bedragen per 31-12-2023 € 152.000. Voor het resterende bedrag van € 21.500 zijn per 31-122023 nog geen verplichtingen aangegaan.

Voorstel resultaatverwerking Tijdens de vergadering van de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening zal worden vastgesteld, zal worden voorgesteld het saldo van baten en lasten 2023 per gemeente toe te voegen of te onttrekken aan de betreffende bestemmingsfondsen van de gemeenten. De specificatie van het exploitatieresultaat is als volgt weer te geven: Exploitatieresultaat

408

* Vrijval bestemmingsfonds Alphen-Chaam (niet meer aangesloten)

-3.012

* Overeengekomen aanpassing fonds met de gemeente Dongen

-17.500

Te verdelen resultaat over de aangesloten gemeentes

-20.104

TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN

Toelichting In de begroting 2023 is rekening gehouden met een cao-loonstijging van gemiddeld 4% per 1 januari 2023. Daarnaast is er een prijseffect door de (verplichte) invoering van het Functiehuis OB/KE en het verandertraject Theek NEXT meegenomen in de begroting. De werkelijke cao-stijging in 2023 bedraagt 6,91% (gemiddeld) volgens opgave VOB. Tot slot is de werkelijke formatie gemiddeld met 1,6 FTE toegenomen. In 2023 zijn de advieskosten derden en inhuur € 82.000 hoger dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door niet begrote kosten voor inhuur interim-controller € 51.000, inhuur marketing voor ziektevervanging € 12.000, audits Theek 5 en Digitaalhuis € 11.000. De overige personeelskosten zijn met € 18.000 toegenomen. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door meer inzet en gebruik van arbodienst € 9.000. Interne doorbelasting personeel betreft de interne doorberekening van salarissen voor personeel die op de exploitatierekening van de gemeente stonden die op basis van tijdsbesteding zijn doorberekend aan de projecten waarvoor zij werkzaam zijn geweest. De projecten zijn opgenomen in een overzicht met vermelding van de gemeente, of wanneer het een Theek 5 breed project betreft bijvoorbeeld op het gebied van onderwijs en kinderopvang.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14284282/1