Bijlage 2 Memo ABG-bestuur

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraden en colleges van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

Van

Bestuur Gemeenschappelijke Regeling ABG-organisatie

Onderwerp

Definitief rapport N. van Mourik inzake uitgangspunten huisvesting ABG-organisatie

Datum

27 mei 2021

Zaak Green Valley

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Recent ontvingen wij van de heer N. van Mourik het definitieve rapport “Met het oog op de toekomst” waarin hij zijn advies geeft over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABGorganisatie. In deze memo gaan wij achtereenvolgens in op: 1. Inleiding/aanleiding voor de opstelling van het rapport. 2. Aanpassing van de route naar besluitvorming over de uitgangspunten uit het rapport. 3. De uitgangspunten uit het rapport en de overwegingen van het ABG-bestuur daarbij, waarover het bestuur graag uw zienswijze verneemt.

1. Inleiding/aanleiding voor de opstelling van het rapport De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben hun ambtelijke organisaties per 1 januari 2016 samengevoegd in de “ABG-organisatie”: een zogenoemde bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De ABGorganisatie maakt vanaf 1 januari 2016 gebruik van de gemeentelijke gebouwen van de 3 gemeenten. De medewerkers van de ABG-organisatie zijn op deze wijze verspreid gehuisvest over de diverse gemeentelijke gebouwen. Eind 2019 hebben de colleges het Convenant Doorzicht gesloten en in 2020 werd dit convenant bekrachtigd door de gemeenteraden. In het convenant is vastgelegd: ´Voor de huisvestingssituatie staat het optimaliseren van het functioneren van de ABG-organisatie voorop´. Op dit onderwerp is medio 2020 een voorstel gedaan; dit betrof de Audax-locatie. Op dit voorstel is geen eensluidende besluitvorming bereikt. Vanuit het belang van het functioneren van de ABG-organisatie en haar medewerkers blijft de sterke wens leven om te komen tot gezamenlijke huisvesting van de backoffice, met behoud en waar mogelijk versterking van nabije dienstverlening alsmede zichtbare aanwezigheid van het 1

gemeentebestuur (bestuurszetel) per gemeente. Hiermee wordt beoogd de doorontwikkeling van de organisatie en medewerkers mogelijk te maken en tegelijk de kwaliteit en efficiency van de dienstverlening aan de inwoners en gemeentebesturen te borgen. Ook andere ontwikkelingen maakten het noodzakelijk de huisvesting van de ABG-organisatie opnieuw op de agenda te plaatsen: Het gemeentekantoor/-huis van resp. Alphen-Chaam en Gilze en Rijen voldoen vanaf 2023 niet meer aan de duurzaamheidseisen en aanzienlijke investeringen zijn nodig om de gebouwen in overeenstemming te brengen met deze eisen. Daarnaast is het afgelopen jaar ten gevolge van de Corona-crisis versneld en noodgedwongen ervaring opgedaan met vormen van thuiswerken en hybride werken. Hierdoor zijn de ideeën en opvattingen over de wijze waarop de komende jaren kantoorwerkzaamheden worden uitgevoerd, gewijzigd. De verwachting is dat “na Corona” medewerkers 40-60% op kantoor werken en het overige thuis of op locaties elders. Dit betekent dat het kantoor een andere functie krijgt, o.a. als ontmoetingsplaats, voor projectmatig werken etc. Geen van de huidige gemeentelijke kantoorgebouwen voldoet aan de eisen die dit Nieuwe Werken stelt. In verband hiermee is de huisvesting van de ABG-organisatie opnieuw op de agenda geplaatst.

In februari 2021 is aan de gemeenteraden een stappenplan voorgelegd om te komen tot adequate huisvesting voor de ABG-organisatie (Procesvoorstel huisvesting ABG-organisatie). Dit procesvoorstel omvat 5 stappen: 1. Er worden procesafspraken opgesteld en dit proces wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden; 2. Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld; 3. Op basis van de uitgangspunten wordt een ontwerpvoorstel opgesteld en vastgesteld, zodat dit uitgewerkt kan worden tot één eenduidig en concreet plan; 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld; 5. Het plan wordt uitgevoerd. Stap 1 is met de vaststelling van het Procesvoorstel in de drie gemeenteraden in februari jl. afgerond. Vervolgens zijn de activiteiten voor stap 2 in uitvoering genomen. Het beoogd resultaat van stap 2 is een Notitie van Uitgangspunten die door de gemeenteraden wordt vastgesteld. In het Procesvoorstel huisvesting is stap 2 als volgt omschreven:

Stap 2: Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld.

Het opstellen van de “notitie van uitgangspunten” heeft plaatsgevonden onder leiding van een externe deskundige, de heer Nico van Mourik. Hij heeft bij alle deelnemers en betrokkenen input opgehaald. De drie gemeenteraden hebben met hem gesproken tijdens de 3-radenbijeenkomsten van 23 februari 2021 en 18 mei 2021. Tijdens de 3-radenbijeenkomst van 18 mei 2021 hebben de gemeenteraden met hem gesproken over zijn concept-rapport. Op basis van de reacties op het 2

concept-rapport heeft de heer Van Mourik zijn definitieve rapport opgesteld. Dit rapport “Met het oog op de toekomst” zenden wij u hierbij toe. Zoals in het Procesvoorstel huisvesting is toegelicht, dient elke stap in het proces door middel van eensluidende positieve besluitvorming te worden afgerond, alvorens kan worden overgegaan tot de volgende stap. De afronding van stap 2 van het Procesvoorstel huisvesting behelst de vaststelling van de notitie van uitgangspunten door de drie gemeenteraden.

2. Aanpassing van de route naar de besluitvorming over de uitgangspunten uit het rapport Besluitvorming door de gemeenteraden over stap 2 was aanvankelijk voorzien op 16 juni 2021 (zoals toegelicht in onze memo van 20 april 2021). Naar aanleiding van het rapport van de heer Van Mourik en de reacties van de colleges en gemeenteraden op het concept-rapport, heeft het ABG-bestuur gemeend dat de route naar besluitvorming over stap 2 aanpassing behoeft. Het ABG-bestuur ziet in drie aspecten aanleiding om de route naar besluitvorming over stap 2 aan te passen: 1. Verwevenheid met besluitvorming over bestuurlijke toekomst gemeenten/ABG In zijn rapport constateert de heer Van Mourik dat besluitvorming over de huisvesting van de ABGorganisatie nauw verweven is met besluitvorming over de bestuurlijke toekomst van de 3 gemeenten en de ABG-organisatie. Het is weliswaar denkbaar om te besluiten over de huisvesting van de ABG-organisatie uitgaande van het perspectief van het Convenant Doorzicht, maar een meer weloverwogen besluit voor onbepaalde tijd vergt een concreter beeld van de bestuurlijke toekomst die de drie gemeenten voor hun eigen gemeente en voor de ABG-samenwerking zien. In alle drie de gemeenten loopt op dit moment een traject waarin die bestuurlijke toekomst van de gemeente – en als afgeleide daarvan van de ABG-organisatie – wordt onderzocht.

Het zou wenselijk zijn wanneer de drie gemeenten hun besluitvorming over hun bestuurlijke toekomst combineren met de besluitvorming over de huisvesting van de ABG-organisatie. Genoemde verkenningen zijn nog niet in een stadium dat daarover in alle drie de gemeenten op 16 juni 2021 definitieve besluitvorming verwacht mag worden. Om zorgvuldigheid ook in deze drie trajecten te waarborgen, zou deze besluitvorming wel omstreeks september/oktober 2021 kunnen plaatsvinden. Daarmee zou tevens de aanbeveling die de heer Van Mourik doet in uitgangspunt 2 (“Onderzoek op zeer korte termijn de mogelijkheid om het bestuurlijk perspectief van de drie gemeenten voor de langere termijn eerder te doen dan op de in het convenant afgesproken datum van 1 juli 2023”) worden gerealiseerd. Kortom: de samenhang tussen de toekomst van de ABG-samenwerking en de vormgeving van de huisvesting maakt dat het zeer gewenst is de tijdpaden op deze trajecten op elkaar af te stemmen. 2. Uiteenlopend beeld uit reacties raden omtrent centralisatie van de ABG-huisvesting De raadsleden/-fracties hebben intensief gebruik gemaakt van de mogelijkheden om te reageren op het concept-rapport van de heer Van Mourik. Het ABG-bestuur waardeert dat zeer.

Uit de reacties die door de raadsleden/raadsfracties zijn gegeven op het concept-rapport van de heer Van Mourik, ontstaat voor het ABG-bestuur op een aantal door de heer Van Mourik aangegeven uitgangspunten een uiteenlopend beeld. Met name de uitgangspunten die zien op de centralisatie van de ABGhuisvesting, zijn wisselend beoordeeld. In verband hiermee zou het ABG-bestuur graag de eventuele zienswijzen van de gemeenteraden op de 15 uitgangspunten van het rapport “Met het oog op de toekomst” en op de overwegingen van het ABG-bestuur hierbij vernemen. Deze zienswijzen stellen 3

het ABG-bestuur in staat om in de aanloop naar definitieve besluitvorming over stap 2 een zo passend mogelijk voorstel te doen. 3. De raden op dit onderwerp optimaal in positie brengen Uit het proces rond de Audax-locatie is gebleken dat raadsleden zich overvallen voelden door een kant-en-klaar voorstel waarover in korte tijd besluitvorming moest plaatsvinden. Het ABG-bestuur is van mening dat de huisvesting van de ABG-organisatie een zo delicaat onderwerp vormt, waarover bovendien in de Gemeenschappelijke Regeling unanimiteit is afgesproken, dat voldoende tijd genomen moet worden om alle argumenten te wisselen om tot zorgvuldige besluitvorming te komen. Gelet op het bovenstaande stelt het ABG-bestuur voor deze twee onderwerpen, huisvesting van de ABG-organisatie en bestuurlijke toekomst gemeenten/ABG in de tijd parallel te doorlopen, met een gezamenlijke finish. Voor dit moment betekent het dat het ABG-bestuur graag de zienswijzen van de gemeenteraden wil vernemen op de 15 uitgangspunten uit het rapport van de heer Van Mourik, zoals die hieronder worden weergegeven en op de overwegingen van het ABG-bestuur daarbij.

3. De uitgangspunten uit het rapport en de overwegingen van het ABG-bestuur daarbij, waarover het bestuur graag uw wensen en bedenkingen verneemt

Uitgangspunt 1.

De afspraken in het bestuurlijke convenant “Doorzicht” van januari 2020 bieden een goede en stevige basis voor de samenwerking en de doorontwikkeling daarvan. Het onverkort vasthouden van die ambities en afspraken biedt zekerheid en perspectief en biedt onderling vertrouwen voor de noodzakelijke samenwerking. Herbevestig –wanneer dat breed nodig wordt geacht- de afspraken die gemaakt zijn in januari 2020.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. De reactie van de gemeenteraadsleden/fracties ziet het bestuur als ondersteuning. Gezien deze reacties ziet het bestuur – behoudens punten waar we hierna anders voorstellen - geen noodzaak tot herbevestiging van de afspraken uit het convenant.

Uitgangspunt 2.

Onderzoek op korte termijn de mogelijkheid om het bestuurlijk perspectief van de drie gemeenten voor de langere termijn eerder te doen dan op de in het convenant afgesproken datum van 1 juli 2023. Het resultaat van de evaluatie kan dan mogelijk bijdragen aan de onderbouwing van de definitieve keuze voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Wees open en transparant en “houdt elkaar niet langer aan het lijntje dan strikt noodzakelijk”.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en wil het uitgangspunt concretiseren door besluitvorming over huisvesting en de bestuurlijke toekomst van de ABG-samenwerking in september/oktober 2021 in samenhang te realiseren.

4

Uitgangspunt 3.

Bestuurlijke zelfstandigheid van gemeenten is uitgangspunt, evenals de eerder uitgesproken wil en overeenstemming om actief te (blijven) investeren in de samenwerking en gemeenschappelijke huisvesting. Dit laatste op grond van het in 2020 gesloten convenant.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt.

Uitgangspunt 4.

De noodzaak om duurzaam te investeren in de kwaliteit en continuïteit van de ambtelijke ABG-organisatie is evident. Aangezien de ABG-organisatie tot in ieder geval 2027 zal bestaan is een meerjarig investeringsprogramma voor de ambtelijke organisatie nodig. Dit programma heeft betrekking op met name investeren in de kwaliteit van medewerkers en organisatie, onder andere “vergroening” van de organisatie, loopbaanperspectieven, versterken positie gemeenten op arbeidsmarkt, ict/informatievoorziening, faciliteiten voor het hybride werken.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en wil -in lijn met uitgangspunt 2- de begrenzing tot 2027 loslaten: het ABG-bestuur heeft de ambitie dat ook na 2026 de ABGorganisatie de drie gemeenten blijft bedienen.

Uitgangspunt 5.

Maak op basis van een weloverwogen (college)voorstel de integrale keuze voor concentratie en centralisatie van ambtelijke huisvesting (tegelijkertijd), te realiseren in de periode 2021-2025. Fase 1, tot 2025 bestaat uit concentratie op twee werklocaties, fase 2 vanaf 2025 uit centralisatie op één locatie. Beschouw dit besluit als een packagedeal.

Overwegingen ABG-bestuur

Vanuit de overtuiging dat adequate huisvesting een belangrijke randvoorwaarde is voor een goed functionerende organisatie en daarmee voor goede dienstverlening naar bestuurders en inwoners, onderschrijft het bestuur dit uitgangspunt.

Uitgangspunt 6.

De centralisatie van huisvesting geschiedt door middel van nieuwbouw dan wel in een bestaand gebouw dat voldoet aan alle vereisten van duurzaamheid als mede aan de onderstaande punten 7 en 8.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en beziet bij de uitwerking daarvan in stap 3 voor welke opties kan worden gekozen, mede in het licht van de financiële consequenties.

Uitgangspunt 7.

De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting voldoet aan de eisen van het kantoorconcept Het Nieuwe Werken.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt.

5

Uitgangspunt 8.

De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting dient in termen van mobiliteit goed ontsloten en bereikbaar te zijn, in casu de aanwezigheid van zoveel mogelijk vervoermodaliteiten. Het OV vervult hierin een belangrijke rol.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt.

Uitgangspunt 9.

In fase 1, de fase van concentratie, wordt de ambtelijke ABG-organisatie geconcentreerd op twee locaties, in casu de huidige gemeentehuizen van Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt.

Uitgangspunt 10.

De kwaliteit van de fysieke dienstverlening blijft op kwalitatief verantwoord niveau en sluit zo goed mogelijk aan bij behoeften van burgers in de gemeenten. De manier waarop hieraan inhoud en vorm wordt gegeven maakt onderdeel uit van het (integrale) raadsvoorstel over huisvesting ambtelijke organisatie.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt; aanwezigheid van fysieke dienstverlening aan burgers en bedrijven in elke gemeente staat buiten discussie. Concretisering volgt in een volgende stap.

Uitgangspunt 11.

Het uitgangspunt is dat in de fysieke verschijningsvorm van het nieuwe kantoor een herkenbaar onderscheid wordt gemaakt tussen (eventueel) bestuur(szetel) en ambtelijke organisatie.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt waarbij het bestuur volledigheidshalve nogmaals benadrukt dat in elke gemeente een bestuurszetel zichtbaar aanwezig is. Concretisering volgt in een volgende stap.

Uitgangspunt 12.

De kosten voor de nieuwe huisvesting van de ambtelijke organisatie in combinatie met de kosten voor de dienstverlening in de gemeenten alsmede de bestuurszetels maken alle onderdeel uit van het integrale bestuursvoorstel over huisvesting en deze worden op basis van de vigerende afspraken over kostenverdeling door de gezamenlijke partijen gedragen. Dit met inachtneming van het onderstaande punt 14.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Het bestuur merkt op dat de uitwerking van de kosten in stap 3 aan de orde is.

6

Uitgangspunt 13.

De (eventuele, mogelijke) opbrengsten van de herontwikkeling van de huidige locaties voor de ambtelijke organisatie komen ten goede aan de gemeente die voor eigen rekening en risico die herontwikkeling realiseert; een eventueel tekort daarop wordt niet ten laste van de gemeenschappelijkheid gebracht.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt.

Uitgangspunt 14.

De eventuele, feitelijke extra kosten die de gemeente Alphen-Chaam in de concentratie periode 2021-2025 als gevolg van het opheffen van de functie van de huidige gemeentelijke accommodatie met betrekking tot zowel de dienstverlening als bestuurszetel maakt worden door de drie partijen gezamenlijk gedragen. Aanvulling: het gaat om de eventuele, extra kosten voor de gemeente AC. Omdat bij het aanvaarden van deze uitgangspunten het gemeentehuis van AC op korte termijn wordt gesloten, moet de gemeente op zeer korte termijn op zoek naar ruimten voor de bestuurszetel en de publieke dienstverlening aan burgers. Dit kan extra kosten met zich meebrengen, omdat de gemeente AC mogelijk dubbele uitgaven heeft: vaste lasten voor het huidige, te sluiten gebouw en lasten in verband met huur van ruimten in de lokale gemeenschap voor bestuurszetel en dienstverlening. Het deel dat gezamenlijk gedragen moet worden betreft dan de feitelijke extra kosten die de gemeente AC heeft c.q. moet maken.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Het bestuur is ook voorstander van solidariteit aangaande de proceskosten voor de gemeente Alphen-Chaam rondom de herhuisvesting van de bestuurszetel en publieke dienstverlening in de concentratieperiode.

Uitgangspunt 15

Het ABG bestuur werkt samen met de colleges van b en w de hierboven genoemde uitgangspunten uit in een (gemeenschappelijk) raadsvoorstel voor de drie gemeenteraden. De gemeenteraden nemen vervolgens een besluit op basis van het gemeenschappelijke collegevoorstel.

Overwegingen ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt waarbij door middel van dit memo en bijbehorende raadsvoorstel een tussenstap wordt gemaakt alvorens na het zomerreces de drie gemeenteraden te vragen om definitieve besluitvorming over de uitgangspunten, een en ander zoals hiervoor aangeduid bij de gewijzigde procesgang.

7