Bijlage 2 - Erratum Jaarstukken 2025

Erratum Jaarstukken 2025 Ten tijde van het vaststellen van de jaarstukken 2025 door het college op 12 mei jl. was de accountantscontrole op die jaarstukken nog niet geheel afgerond. De review en dossiervorming moesten nog plaatsvinden. Naar aanleiding van deze werkzaamheden dienen in de jaarstukken 2025 een aantal correcties te worden doorgevoerd. In dit erratum lichten wij de door te voeren correcties toe. Deze correcties hebben geen gevolgen voor het voornemen van de accountant om een goedkeurende verklaring af te geven. Aanpassingen: Pagina 90: Onder het kopje “Aanbestedingsrechtmatigheid” wordt de volgende tekst toegevoegd: De regels voor de uitvoering van inkooptrajecten zijn vastgelegd in het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij een steekproefsgewijze controle is vastgesteld dat bij drie inkooptrajecten de onderbouwing voor een rechtstreekse gunning aan een leverancier niet overeenkomstig de interne voorschriften was gemotiveerd en vastgelegd. De opdrachten mochten weliswaar 1-op-1 gegund worden, maar de onderliggende motivering ontbrak. Hierdoor is niet voldaan aan de vereisten van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze afwijking wordt aangemerkt als een financiële rechtmatigheidsfout (bekende fout € 94.876).

Omdat de controle is uitgevoerd op basis van een steekproef, is de uitkomst conform de gehanteerde controleaanpak geëxtrapoleerd naar de totale populatie (geprojecteerde fout € 246.967). Op basis hiervan bedraagt de bekende en geprojecteerde fout € 341.843 (€ 94.876 + € 246.967). Dit is afgerond € 342.000. Pagina 141: de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedraagt hiermee € 2.518.000 in plaats van € 2.176.000. Pagina 141 in de tabel wordt onder 5 de volgende regels toegevoegd/aangepast: Voorwaardencriterium 5. Inkopen niet conform intern inkoopbeleid (bekende en geprojecteerde fouten) Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

€ 342.000 € 2.518.000 € 2.176.000 € 342.000

Voor het overige blijven de jaarstukken 2025 ongewijzigd. Hieronder leggen we onder de geel gearceerde onderdelen de wijzigingen uit ten opzichte van de jaarstukken zoals u die reeds ontvangen heeft.

Paragraaf bedrijfsvoering B. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de financiële hoofdprocessen. Rechtmatigheidsfouten moeten in de verantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij boven het door de raad vastgestelde verantwoordingsbedrag uitkomen. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. In 2025 hebben er geen onrechtmatigheden met betrekking tot Europese aanbestedingen plaatsgevonden. De regels voor de uitvoering van inkooptrajecten zijn vastgelegd in het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Bij een steekproefsgewijze controle is vastgesteld dat bij drie inkooptrajecten de onderbouwing voor een rechtstreekse gunning aan een leverancier niet overeenkomstig de interne voorschriften was gemotiveerd en vastgelegd. Hierdoor is niet voldaan aan de vereisten van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze afwijking wordt aangemerkt als een financiële rechtmatigheidsfout (bekende fout € 94.876). Omdat de controle is uitgevoerd op basis van een steekproef, is de uitkomst conform de gehanteerde controleaanpak geëxtrapoleerd naar de totale populatie (geprojecteerde fout € 246.967). Op basis hiervan bedraagt de bekende en geprojecteerde fout € 341.843 (€ 94.876 + € 246.967). Dit is afgerond € 342.000. C. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Er zijn geen gevallen van fraude bekend. Conclusie rechtmatigheid 2025 Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

90

Jaarstukken 2025 Baarle-Nassau

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 18 februari 2026 vastgestelde normenkader 2025 van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 583.740.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevindingen Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 2.518.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 583.740. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 2.176.000 acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het bestuur zijn gemeld Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid.

€ 2.156.000 € 20.000 €0 €0

€ 2.176.000 € 2.176.000

De niet -acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht.

€0

Jaarstukken 2025 Baarle-Nassau

141

Voorwaardencriterium 5. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering). Inkopen niet conform intern inkoopbeleid (bekende en geprojecteerde fouten) M&O criterium 6. Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

€0 € 342.000 €0 € 2.518.000 € 2.176.000 € 342.000

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

142

Jaarstukken 2025 Baarle-Nassau