Bijlage 2 - Controleprotocol 2025 Baarle-Nassau

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2025 VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU 1 Inleiding De gemeente Baarle-Nassau heeft met BDO accountants & adviseurs een overeenkomst gesloten voor de accountantscontrole van de boekjaren 2024 t/m 2027, met de mogelijkheid van verlenging met twee keer twee jaar. De accountantscontrole omvat de controle van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) en de tussentijdse controle. Dit protocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan BDO over de reikwijdte van de accountantscontrole, de geldende normstellingen en de te hanteren goedkeuringsen rapporterings-toleranties. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken nader regelen, op hoofdlijnen vastgelegd in dit controleprotocol. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de gemeentelijke jaarrekening. 1.2 Wettelijk kader De gemeenteraad heeft verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Baarle-Nassau (Controleverordening gemeente Baarle-Nassau) vastgesteld.

Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025. 2 Uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven geeft de accountantsverklaring op grond van de uitgevoerde controle aan of:  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;  de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiëleverhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen;  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;  het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:  de vraag of de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  de tabel van fouten en onzekerheden voor de specifieke uitkeringen. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit

Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3 Rechtmatigheidscriteria De controle van de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties leidt tot drie extra toetsingscriteria ten opzicht van de controle voor het getrouwe beeld, namelijk: het begrotingscriterium, het misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium en het voorwaardencriterium. Begrotingscriterium Met betrekking tot de vraag, vanaf welke omvang begrotingsoverschrijdingen dienen te leiden tot een begrotingswijziging wordt het volgende kader vastgesteld: 1. Per programma staan ter beoordeling de baten en lasten afzonderlijk. 2. Overschrijdingen op het programma als gevolg van doorverdeelde kosten (kostenplaatsen) hoeven niet bij begrotingswijziging te worden goedgekeurd. 3. Overschrijdingen waarvoor het niet nodig is om een begrotingswijziging te maken, zullen door de gemeenteraad middels het vaststellen van de rekening impliciet worden goedgekeurd. 4. Overschrijdingen waarvoor het wel nodig is om een begrotingswijziging te maken maar waarvoor dat is niet gebeurd worden gemeld en afzonderlijk toegelicht in de jaarrekening en worden door de gemeenteraad middels het vaststellen van de rekening impliciet goedgekeurd. M&O criterium Door de gemeenteraad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld.

Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. In de paragraaf Rechtmatigheid van de jaarrekening wordt indien nodig toegelicht wat de bevindingen zijn op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het voorwaardencriterium Door de gemeenteraad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van het normenkader als onderdeel van dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. De controle richt zich op de minimumvariant: de verordeningen en kaderbesluiten van de gemeenteraad. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of gemeenteraadsbesluiten c.q. verordeningen. 4 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties.

Hij controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de SISA verantwoording over de specifieke uitkeringen.

De goedkeuringstolerantie is opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). In onderstaand schema staan de goedkeuringstoleranties zoals deze vanaf het verslagjaar 2025 gelden: Strekking controleverklaring: Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% lasten1)

Goedkeurend

Beperking

≤ 2%

> 2% < 4%

Oordeelonthoudi ng / Afkeurend ≥ 4%

De rapporteringstoleranties zijn gelijk gesteld aan de goedkeuringstoleranties. Voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie betreffende specifieke uitkeringen (de Sisa-regelingen) geldt de hieromtrent in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering. In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van: a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; b. 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. 5 Rapportering accountant Na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Boardletter In de tweede helft van het jaar voert de accountant de tussentijdse controle uit. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. In de boardletter wordt ingegaan op bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

De boardletter is bestemd voor het college en de raad. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Controleverklaring

1

De omvangbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de reserves.

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole op de jaarrekening weergegeven, over de getrouwheid. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.