Bijlage 1 Voortgangsrapportage 2022

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet 1995 van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie 1.1 Verantwoording College aan de Raad Onze colleges van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en het Dagelijks Bestuur (DB) van ABGorganisatie kunnen zich met deze voortgangsrapportage 2022 Archiefwet horizontaal verantwoorden aan de Raad en het Algemeen Bestuur (AB) over de wijze waarop aan de zorg voor de archieven is voldaan. Behalve voor horizontale verantwoording tussen de Colleges en Raad en AB en DB, dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) te worden toegezonden aan de provincie Noord-Brabant. Naar aanleiding van voorgaande verslagen hebben ABG-gemeenten verbeteringen op archiefgebied in gang gezet. De indeling van deze rapportage is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).1 In dit verslag geeft de gemeentearchivaris een beeld op hoofdlijnen van haar bevindingen over de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie. Het onderzoek en de samenstelling van deze voortgangsrapportage heeft vanaf maart tot mei 2022 plaatsgevonden. Voor 2022 wordt volstaan met een voortgangsrapportage, in 2023 volgt de tweejaarlijkse KPI-rapportage.

1.2 Beheer van de archiefbewaarplaatsen Een archiefbewaarplaats is naast een ‘archiefruimte’ ook een begrip uit de Archiefwet. Een gemeente moet haar archieven binnen 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Overheidsinformatie wordt dan openbaar en is gratis in te zien door burgers en onderzoekers. De gemeentearchivaris is de beheerder van de archiefbewaarplaatsen. Met de Stichting Mommerskwartier heeft onze gemeente een tienjarig contract afgesloten over de uitvoer van archiefwerkzaamheden. Deze worden door het Regionaal Archief Tilburg uitgevoerd, inclusief een studiezaal en een website met informatie uit de archieven.

1.3 Informatiehuishouding moet op orde zijn In maart 2020 brak in Nederland de coronapandemie uit. Door de maatregelen van onze regering zagen de meesten van ons, zelfs de leden van de gemeenteraad, zich genoodzaakt vanuit huis te gaan werken. De behoefte aan een goede digitale informatiehuishouding werd pregnanter dan ooit. Tegelijk moesten we als gemeenten versneld met ICT-middelen gaan werken, waarbij we niet de gelegenheid hadden om het beheer voldoende te plannen. De enorme vlucht die videobellen en digitaal samenwerken met MS Teams heeft genomen, is hiervan het meest in het oog springende voorbeeld. De Wet open overheid (Woo) verlangt een proactieve houding van de gemeente als het gaat om het informeren van inwoners. Om dit te kunnen realiseren zal het nodig zijn om te investeren in systemen, processen en training van medewerkers . Mede door de komst van de Wet open overheid staan alle overheidsorganisaties momenteel voor de uitdaging de eigen informatiehuishouding goed op orde te hebben en over het functioneren daarvan helder te communiceren. De term ‘informatiehuishouding’ klinkt abstract, maar is datgene waar medewerkers iedere dag mee werken. Elke dag ontvangt een gemeente documenten per post, mail, formulieren en social media . Er wordt informatie verwerkt, er ontstaat nieuwe informatie en er wordt informatie gedeeld met anderen.

De Archiefwet stelt eisen aan overheden die hun informatiehuishouding op orde moeten hebben. Dit is nodig voor het kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is, wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de burgers, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de gemeente zich onvoldoende verantwoorden. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Onze organisatie dient de wet- en regelgeving op het gebied van openbaarheid, privacy en informatieveiligheid in acht te nemen. Openbaarheid leidt tot minder Wob aanvragen en betere verantwoording. De persoonsgegevens van onze burgers moeten we beschermen en afschermen. Om de Woo en de privacywet AVG goed te kunnen uitvoeren, moeten we weten welke informatie we beheren en wat de waarde daarvan is. Deze wetten kunnen niet uitgevoerd worden als ons informatiebeheer niet op orde is. 1 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde

geactualiseerde versie april 2020. Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

1

Inhoudsopgave KPI-nr(s) Omschrijving 2.1 Samenwerkingsverbanden en lokale regelingen 2.2 Middelen en mensen 2.3 Kernapplicaties, e-Depot en archiefbewaarplaatsen Nieuw Zaaksysteem Taak specifieke applicaties Ongestructureerde informatie e-Depot Fysieke archiefbewaarplaats en kantoorgebouw Kazernehof 2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 2.6 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten 2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot 2.8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

pagina 2 3 4-6 4 5 6 6 6 7 7 7-8 8 9

Colofon

9

2.

Voortgang ontwikkelingen informatiehuishouding

2.1

Samenwerkingsverbanden en lokale regelingen

Samenwerkingsverbanden 2.1.1 Alle Gemeenschappelijke Regelingen bevatten een archiefparagraaf.2 De gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant is in december 2021 vastgesteld. Van deze gelegenheid is gebruik gemaakt om de tekst van de GR op een beperkt aantal onderdelen te actualiseren zoals op het gebied van archivering. 2.1.2 Met ingang van 1 januari 2022 traden ook de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau toe tot de GR Hart van Brabant. Zij gaan voor het sociaal domein en de daaraan nauw verbonden onderdelen van het veiligheidsdomein, over van de regio Breda naar regio Hart van Brabant. Verder zullen beide gemeenten voor meerdere taken met ingang van 1 januari 2023 uittreden uit de regio Breda. Over deze toe- en uittreding worden specifieke afspraken per onderdeel gemaakt. 3 2.1.3 Gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben in 2021 besloten de ABG-samenwerking voort te zetten. 2.1.4 De samenwerking tussen gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog is geformaliseerd in een nieuwe juridische samenwerkingsvorm Benelux Groepering Territoriale Samenwerking (BGTS). Aan deze BGTS kunnen beide gemeenten bevoegdheden overdragen. 2.1.5 Nieuw is de dienstverleningsovereenkomst die de Hart van Brabant gemeenten Dongen, Gilze en Rijen, GHO-gemeenten, Loon op Zand, Waalwijk en Tilburg zijn aangegaan over de leerplicht met ingang van 1 augustus 2021.

De gemeente Tilburg is aangewezen als uitvoeringsorganisatie. In de overeenkomst is een archiefparagraaf opgenomen dat de gemeente Tilburg tijdelijk het archiefbeheer uitvoert en na afloop van het contract de documenten en data teruggeeft aan de andere gemeenten. De oude gemeenschappelijke regeling over dienstverlening leerplicht uit 2002 is in 2019 ontbonden. Gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau nemen sinds 2012 deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten is beter bekend onder de naam

2 De laatste wijziging was bij Hart van Brabant door toevoeging van artikel 20: Het dagelijks bestuur is belast met de zorg

voor de archiefbescheiden van het bestuur van de regeling … Archiefwet 1995. 3 Specifiek voor de taken Beschermd Wonen (BW), Maatschappelijke Opvang (MO) en Vrouwenopvang (VO) moet de centrumgemeente Tilburg de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau expliciet toestemming te vragen om tot de regio toe te treden. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) verlangen een dergelijke toestemming om wijzigingen aan de financiële uitkeringen aan beider gemeenten en Tilburg als centrumgemeente te kunnen doorvoeren. Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

2

2.1.6

2.1.7

2.1.8

2.1.9

2.1.10

Regionaal Bureau Leren West-Brabant (RBL).4 Aan de uitvoering van ‘Handle with Care’ doen de volgende gemeenten uit de regio Hart van Brabant mee: Dongen, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Tilburg en Waalwijk. In het bestuursakkoord ‘Gezamenlijke inkoop Wmo Begeleiding’ is bepaald dat de Wmo gezamenlijk wordt ingekocht in een samenwerkingsverband van de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek, Heusden, Tilburg, Gilze en Rijen, Loon op Zand, Dongen en Oisterwijk. Ook is besloten Jeugdhulp gezamenlijk in te kopen.5 Vanaf 1 januari 2022 werkt de gemeente Alphen-Chaam samen met gemeente Tilburg voor wat betreft afvalinzameling. Dit betekent dat afdeling BAT voortaan ook in deze gemeente huishoudelijk afval inzamelt. Per 1 januari 2022 is Tilburg geen centrumgemeente voor Beschermd Wonen meer in opdracht van het Rijk, maar zal zij haar centrumrol op verzoek van de regiogemeenten continueren. Gilze en Rijen heeft besloten tot voortzetting van de huidige samenwerkingsvorm met de gemeente Tilburg als centrumgemeente voor de komende drie jaar (2022, 2023 en 2024). In het Convenant Gegevensuitwisseling Maatwerkvoorziening Beschermd Wonen zijn afspraken opgenomen over archivering. Soortgelijke afspraken hebben de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau gemaakt met centrum gemeente Breda.

Vanaf 1 april 2022 tot 1 september 2023 zijn Regionale Mobiliteitsteams ingericht, die werkenden en werkzoekenden die extra ondersteuning nodig hebben aanvullende crisisdienstverlening bieden. Deelnemers zijn de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Dongen, Gilze en Rijen, Goirle, Heusden, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Tilburg, Waalwijk, het UWV, CNV, FNV, VNO-NCW, SBB en mboinstellingen. De gemeente Tilburg is centrumgemeente en heeft een kassiersfunctie. Er zijn afspraken gemaakt over archivering. Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding. Medewerkers van de gemeente Tilburg voeren werkzaamheden uit voor de ABG organisatie. Hierbij wordt informatie van de ABG organisatie geregistreerd in de applicatie van de gemeente Tilburg. In de overeenkomst moeten ook archiveringsafspraken worden opgenomen.

Lokale regelingen 2.1.11 De Archiefverordening, Beheerregeling informatiebeheer en aanwijzingsbesluiten zijn actueel. Ook bij ABG-organisatie is de beheerregeling informatiebeheer vastgesteld en een archivaris 6 met terugwerkende kracht aangewezen. 2.1.12 De ondertekening van de processen-verbaal van vernietiging zijn gemandateerd naar de afdelingsmanager. Voorheen ondertekenden de gemeentesecretarissen. 2.1.13 Voorbereidingen zijn gestart voor de Wet open overheid (2022), Omgevingswet (2023), de tweede fase van de Wet elektronische publicaties (2023) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) (2023).

2.2

Middelen en mensen

2.2.1

In 2022 investeren de Colleges van ABG-gemeenten verder in de doorontwikkeling van de ABGorganisatie. De ABG-organisatie is een Gemeenschappelijke Regeling van de gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in de vorm van een bedrijfsvoering organisatie. De ABGorganisatie neemt zelf ook weer deel in twee gemeenschappelijke regelingen Equalit en Inkoopbureau West-Brabant. De kosten van ICT (11% van de totale ABG-kosten) bestaan voor het grootste deel uit de bijdrage die de gemeenten aan Equalit betalen voor licentiekosten, hardware op de werkplekken, Verbindend Fundament, informatiebeveiliging e.d. Daarnaast zijn er kosten voor telefonie en internet, licenties voor / onderhoud van softwarepakketten en afschrijvingslasten van investeringen. 7 De afdeling Informatie, Innovatie en ICT zorgt voor integraal (her-)gebruik van eenduidige gegevens voor dienstverlening, beheer doeleinden, bedrijfsvoering en bestuurlijke advisering. Dit in de vorm

2.2.2

2.2.3

4

Voorstel tot kennisnemen van de kaderbrief 2023 van Regionaal Bureau Leren West-Brabant maart 2022. B en W Gilze en Rijen d.d. 11 januari 2022 (GV 369793 ). 6 Besluit DB ABG-organisatie van 28 september 2021, zaaknummer 35574. 7 CONCEPT BEGROTING 2022 MEERJARENBEGROTING 2023–2025. 5

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

3

2.2.2

2.2.3

van beheer van de basisregistraties, informatie voorziening en gegevensmanagement voor data gestuurd werken. Op dit moment vinden de voorbereidingen plaats voor implementatie van in 2.1.13 genoemde informatiewetten. Hierin is ook de verplicht wettelijke benoeming van de Woo functionaris worden meegenomen. Per 15 februari is Patrick van de Braak bij de ABG-organisatie werkzaam als Functionaris Gegevensbescherming .

2.3

Kernapplicaties, e-Depot en archiefbewaarplaatsen

2.3.1

Op basis van de I-visie wordt het "ABG"-ICT landschap aangepast op landelijke ICT architectuur ontwikkeling, wetgeving en maatschappelijke trends. ICT vernieuwingen worden mogelijk gedaan in samenwerking met de Equalit gemeenten. De focus in 2022 is gericht op een nieuw Zaaksysteem, software t.b.v. de Omgevingswet (VTH/RO) en de doorontwikkeling van het personeelsinformatiesysteem.

2.3.2 2.3.3

Nieuw Zaaksysteem 2.3.4 Door de (soms onvrijwillige) keuzes in het applicatielandschap binnen Equalit-verband is de informatieopslag versnipperd geraakt. We noemen in dezen de relatief snelle opeenvolging van DMS/zaaksystemen: Corsa (2010-2021), Green Valley/Alfresco (2016-2022) en vanaf 2023 Ilionx/OneGov. In 2019 werd bekend dat verdere ontwikkeling van Green Valley door de leverancier per 2020 is gestopt, maar dat het gebruik nog tot uiterlijk 31/12/2022 door de leverancier wordt ondersteund. In Equalit verband is het implementatietraject opgepakt voor de aanschaf en inrichting van een nieuw Zaaksysteem. De planning om in juli 2022 een nieuw systeem in gebruik te hebben is niet gehaald, dat wordt op zijn vroegst januari 2023. Het nieuwe Zaaksysteem is gebaseerd op Microsoft technologie en bevat de functionaliteit van een Persoonlijke Internet Pagina (PIP). De intentie is op de huidige koppelingen met de taak specifieke applicaties opnieuw minimaal in te richten wanneer het nieuwe Zaaksysteem in gebruik wordt genomen. Nu zijn de applicaties Suite4Sociaal Domein, GISVG en NotuBiz gekoppeld aan Green Valley/Alfresco. Naam applicatie Functionaliteit

Vernietiging Metadata Koppelingen

Corsa 2017 van BCT

ja

ja

Archiefbeheer-, documentregistratie, archiefregistratie-

n.v.t.

documentbeheer- en contractbeheer 2015-2022 MY-LEX

Enterprise search van Corsa en Green Valley; overgang Legacy afhankelijk van migratie strategie overgang nieuw Zaaksysteem

ja

ja

Green Valley/

Zaaksysteem 1 juli 2015-2022/ Vervanger van Corsa 20162021

ja

ja

Alfresco Enterprise

Documentregistratie- en documentbeheer 1 juli 2016-2022

Ja

ja

ja met Suite sociaal, ja met Suite sociaal

Vanaf september 2021 klantprocessen Sociale Zaken Vanaf 1-04-2017 Software as a Service (SAAS). i-Navigator

Zaaktypecatalogus sinds 2017. Voor 2017 I-controler van Split~Vision

n.v.t.

n.v.t.

Kodision

Software voor digitale formulieren

n.v.t.

n.v.t.

Ilionx/

Nieuw Zaaksysteem vanaf 2023, vervanger van Green Valley/Alfresco, nog niet in gebruik

ja

ja

Zaaksysteem Green Valley Zaaksysteem Green Valley In principe ja Suite Sociaal CLO, MensCentraal,iBurgerzaken, etc.

Taak specifieke applicaties 2.3.5 De variant dat software steeds meer via de cloud, of als Software als een Service (SaaS), wordt aangeboden, ontwikkelt zich snel. Voor de ABG-gemeenten belangrijke leveranciers zoals Microsoft en

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

4

2.3.6

2.3.7

2.3.8

2.3.9

2.3.10

Centric bieden hun softwareoplossingen (applicaties) steeds vaker op deze wijze aan. Leveranciers beheren in het geval van SaaS de applicatie dan zelf en garanderen de beschikbaarheid.8 Omdat de Omgevingswet vraagt om andere werkprocessen en de huidige applicatie GISVG niet meer ondersteund wordt, is gekozen voor een nieuwe VTH-systeem Centric Leefomgeving (CLO). Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) koppelt met het CLO, die door meerdere afdelingen zullen worden gebruikt. Invoering DSO is uitgesteld naar 1/1/2023. Op dit moment gaat ABG organisatie live met WABO naar CLO en wordt ook overgestapt van Corsa naar het Zaaksysteem Green Valley.9 Streefdatum van de migratie is tweede kwartaal 2022. Bij vervanging van het Zaaksysteem zal CLO ook met OneGov naar DSO gaan. De software Tercera-Go! is nu in gebruik voor het plaatsen van bestemmingsplannen op de landelijke website ruimtelijkeplannen.nl en in de nabije toekomst voor het publiceren van de omgevingsplannen10 op de Landelijke voorziening Bekendmaken en Besluiten (LVBB). Ruimtelijkplannen.nl publiceert alle bestemmingsplannen van overheden en stelt dit beschikbaar aan eenieder die de plannen wil inzien. Daarbij worden (tot op zekere hoogte) de achterliggende stukken aangeboden, evenals de beschrijvende metadata (IMRO) en een GML-bestand voor geo-viewers.

Een duidelijke meerwaarde van Ruimtelijkeplannen.nl is de interactieve geografische kaart waarop het plan geplot wordt. Een bestemmingsplan kent 5 “plan-statussen” (dit zijn attributen in IMRO). In de eigen organisatie zit het plan opgenomen in een GEO-applicatie. De pdf.versie van het bestemmingsplan worden beheerd in Green Valley/Alfresco. De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. In 2021 is de audiovisuele apparatuur voor de raads- en commissievergaderingen bij de gemeente Gilze en Rijen vervangen. In 2022 is dit ook in Baarle-Nassau gebeurd. 11 Daarnaast is geconstateerd dat de Pdf bestanden van Notubiz niet digitaal toegankelijk zijn conform de eisen van de Wet digitale overheid..12 Op dit moment worden videotulen opgeslagen en beheerd in Politiek Portaal. Komende tijd wordt gekeken naar opslag in e-depot en eventuele aanschaf RM-tool NotuBiz. ABG-gemeenten zijn voornemens om over te stappen op het personeelsinformatiesysteem van AFAS. Het systeem wordt niet gekoppeld met nieuw Zaaksysteem OneGov. Vanuit AFAS zal de wettelijke vernietiging van personeelsgegevens plaatsvinden. Equalit-gemeenten implementeren de applicatie iBurgerzaken van Pink Roccade. Vanuit deze applicatie worden veel burger gerelateerde processen uitgevoerd. Met het nieuwe Zaaksysteem zal komend jaar een koppeling worden gelegd.

Naam applicatie

Functionaliteit

Vernietiging

Metadata

Koppelingen

Notubiz

TSA voor Raadsinformatie.

nee

ja

ja met GV

EMC SourceOne

Digitale agenda's bestuurders

ja

nee

TSA voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH).

Ja/nee. Procesinformatie wordt deels verwijderd uit BackOffice applicatie. De bijbehorende zaakdossiers in het DMS nee worden samen met de rest meegenomen bij de reguliere vernietiging.

ja met GV

Wordt vervangen door Centric Leefomgeving 2022/2023.

nee

TSA voor bestemmingsplannen. Bewaarniveau I-schijf.

n.v.t.

GIS-VG

Tercera-GO!

n.v.t.

Software voor ruimtelijke plannen, opvolger van Crotec. Suite4SociaalDomein TSA klantprocessen Sociale Zaken

Nee, documenten die bij werkprocessen horen worden sinds een jaar in de

onbekend

ja met GV

8 I-visie Samenwerking GHO 2019 met bijbehorend addendum. 9 Bron: Uitvoeringsprogramma Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) 2022. 10 Op moment van invoering van de Omgevingswet worden o.a. de bestemmingsplannen, beheer verordeningen en de

bruidsschat beschouwt als Omgevingsplan. 11 RAADSVOORSTEL gemeente Gilze en Rijen d.d. 21 februari 2021. Raadsbesluit gemeente Baarle-Nassau d.d. 9 februari 2022. 12 RAADSINFORMATIEBRIEF gemeente Gilze en Rijen d.d. 12 oktober 2021. Motie M2021-13 inzake website gemeente Gilze en Rijen. Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

5

combinatie Green Valley/Alfresco opgeslagen en daaraan gekoppeld zit wel een vernietigingsfunctionaliteit Sinds september 2021 vervanger GWS4all n.v.t.

nee

nee

Mens Centraal

Regie systeem Sociaal Domein.. Mens Centraal wordt gekoppeld Aan het nieuwe Zaaksysteem vanaf 2023.

PIMS

TSA Personeelssysteem (personeelsdossier, salaris)

nee

onbekend

nee

Wordt vervangen door AFAS

n.v.t.

onbekend

onbekend

AFAS

TSA Personeelssysteem (personeelsdossier, salaris)

ja

Key2Burgerzaken Centric

GBA-administratie, burgerzaken en verkiezingen tot december 2021

nee

nee

ja

ja

vanaf 2023

nee

Is vervangen door iBurgerzaken december 2021, content is gemigreerd. iBurgerzaken Pink Roccade

TSA voor Burgerzaken vanaf december 2021. Wordt t.z.t. gekoppeld aan nieuw Zaaksysteem.

vanaf 2023

Ongestructureerde informatie 2.3.11 Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data en algoritmes. In april 2022 is de Data Governance vastgesteld. De vraag naar beleid en inzichten op basis van data neemt substantieel toe. Er is een start gemaakt met de implementatie van het Datafundament binnen kaders van vigerende wetgeving. 2.3.12 De uitfasering van de netwerkschijven is nog “working in progress”. Een traject is gestart om deze digitale bestanden geleidelijk te vervangen door inzet Alfresco Share. Alfresco Share werkt met slimme zaken, die in Alfresco gesynchroniseerd worden. Op deze manier is de hoop langzaam het issue van de i-schijven op te lossen. Met invoering van het nieuwe Zaaksysteem wordt dit punt betrokken in implementatietraject. Mogelijk worden de netwerkschijven op termijn vervangen door MS Office 365. Formeel is OneDrive niet open gesteld, in de praktijk al wel gebruikt. Er wordt op dit moment een governance strategie uitgewerkt in Equalit-verband samen met een extern bureau InSpark. Uiteindelijk is de werkgroep Office365 verantwoordelijk voor de inrichting. e-Depot 2.3.13 Het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg is in 2021 gecertificeerd voor de Core Trust Seal. De leverancier van het e-Depot is Picturae. 2.3.14 Er is nog geen definitieve lange termijn oplossing voor het beheer van de digitale documenten in Corsa.

Met de komst van het nieuwe zaaksysteem is migratie een belangrijk agendapunt. Naast Alfresco (gekoppeld aan oude zaaksysteem Green Valley) migratie is ook Corsa hierbij onderwerp van gesprek. De ABG organisatie werkt sinds 2016 digitaal en een groot deel van deze bestanden zitten in Corsa. 2.3.15 In februari 2022 is het project overbrenging bouwdossiers Baarle-Nassau naar het e-Depot afgerond. Het betreft in totaal zo’n 4100 dossiers over de periode 1981 t/m 2010, 135 Gigabytes. Archiefbewaarplaatsen en kantoorgebouw 2.3.16 De koelmachine van de archiefbewaarplaats Kazernehof, die meer dan twintig jaar oud is, is defect en zal in het tweede of derde kwartaal van 2022 worden vervangen. De gemeente Tilburg heeft een nieuwe installatie besteld en deze zal naar verwachting in maart/april 2022 worden geleverd en geïnstalleerd. Tot die tijd zijn noodmaatregelen getroffen zodat de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats blijven voldoen aan de wettelijke eisen. 2.3.17 Het herstel van de daken van het kantoorgebouw is in januari 2022 gestart en heeft een doorlooptijd tot augustus 2022.

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

6

2.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

2.4.1

ABG-gemeenten hebben een kwaliteitshandboek ontwikkeld ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit in Green Valley. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in Green Valley. De steekproefsgewijze controles zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen. Kwaliteitssysteem is nog niet uitgerold over de gehele organisatie. De kwaliteit van de scans van de bouwvergunningen, die zijn/ worden opgenomen, zijn extern gecontroleerd. Om de kwaliteit en beveiligingsmaatregelen te beoordelen van de Basisregistratie Personen en de uitgifte van reisdocumenten heeft de gemeente Gilze en Rijen een zelfevaluatie en een inhoudelijke controle uitgevoerd. Uit deze onderzoeken blijkt dat de gemeente ruimschoots voldoet aan de landelijke norm.13 Het IBT Noord-Brabant oordeelde het verbeterplan Archiefwet 2021 op grond van het KPI verslag 2021 als “voldoet”. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd. De ABG-organisatie voert de beveiliging tegen digitale dreigingen uit in samenwerking met het SSC Equalit, de IT-dienstverlener. Zowel bij de ABG-organisatie als Equalit vinden jaarlijks zelfevaluaties, onafhankelijk audits en testen plaats op verschillende aspecten van informatiebeveiliging. Het ‘oordeel’ van toezichthouders en auditors is in alle gevallen positief. 14

2.4.2 2.4.3 2.4.4

2.4.5 2.5.6

2.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

2.5.1

De ordening van de archieven vóór het jaar 2015 is analoog. Deze papieren dossiers worden voor zover de documenten nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats beheerd in archiefruimtes bij de drie gemeenten. Voor het op orde brengen van de semi statische archieven ten behoeve van overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen wordt gebruik gemaakt van de diensten het bewerkingsbureau Archief Ondersteuning Benelux (AOB). Vanaf 2015 worden de digitale foto's vanaf 2006 bewaard in de Beeldbank van het Regionaal Archief Tilburg. De foto’s met metadata blijven eigendom van de gemeenten. Digitale informatieobjecten (archiefbescheiden) moeten altijd zijn voorzien van een minimale set van verplichte metagegevens (compliance metadata) en zijn vastgelegd in een duurzaam formaat. De huidige metadataset is bestuurlijk nog steeds niet vastgelegd en de nieuwe landelijke metadataset MDTO is nog niet getoetst. Verwacht wordt dat het MDTO nog zal worden gewijzigd in verband met de Wet open overheid en het landelijk platform PLOOI. Op dit moment passen leveranciers en gemeenten ook het MDTO nog niet toe, omdat het nog niet tot standaard is verklaard. De verwachting is dat dit besluit om een metadataset niet in juni 2022 genomen zal worden binnen het Equalit verband. Het besluit hangt samen met het in gebruik nemen van het nieuwe Zaaksysteem.

Ten behoeve van de ingest van de scans van de bouwvergunningen in het e-Depot wordt de TMLO standaard al wel direct doorgevoerd in de metadatering. De omvangrijke archieven van de schepenbanken Alphen-Chaam (74 meter) en Baarle-Nassau (33 meter) van voor 1811 zijn in het afgelopen jaar opnieuw zuurvrij verpakt door medewerkers van het Regionaal Archief Tilburg. De documentatiecollectie van Eduard Loffeld (1904-1983) is beschreven en materieel verzorgd (in totaal 0,38 meter).

2.5.2

2.5.3 2.5.4

2.5.5 2.5.6

2.5.7

2.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten

vervanging 2.6.1 De handboeken vervanging voor de vier organisatieonderdelen zijn actueel. 2.6.2 In de zomer van 2021 startte de gemeente Baarle-Nassau een traject om bouwvergunningen over te brengen naar het e-depot van Regionaal Archief Tilburg. De scans van de bouwtekeningen van 1981 tot 2010 zijn opgenomen in het e-depot en raadpleegbaar via de website van het Regionaal Archief Tilburg. In februari 2022 heeft de gemeentearchivaris hier positief over geadviseerd over vervanging

13 B en W Gilze en Rijen d.d. 25 januari 2022 (GV 371334 )

14

Gemeenteraad Gilze en Rijen, technische vragen, RIB kwetsbaarheid digitale systemen, 14 februari 2022.

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

7

mede omdat voldaan wordt aan duurzame digitale bewaring in een e-Depot en goed ingerichte kwaliteitscontroles. migratie/conversie 2.6.3 In het tweede kwartaal 2022 volgt het besluit of ook de content van Green Valley/Alfresco gemigreerd wordt naar MY-LEX of naar het nieuwe Zaaksysteem vanaf 2023. 2.6.4 Eveneens in het tweede kwartaal van 2022 wordt de migratie keuze voor Corsa besloten. De Corsa database wordt gemigreerd naar MY-LEX Legacy en wordt informatiebeheer (selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking) vanuit MY-LEX Legacy gedaan of er vindt migratie plaats naar nieuwe zaaksysteem. 2.6.5 Gegevens van leerplicht van de gemeente Gilze en Rijen, die als gevolg van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Tilburg daar in beheer waren, zijn na de beëindiging van de overeenkomst gemigreerd naar het jeugdvolgsysteem JVS. 2.6.6 In augustus 2021 heeft de gemeentearchivaris de drie ABG-gemeenten doorlopend gemachtigd voor tussentijdse vernietiging eenvoudige zaaktypen met een zeer beperkt/laag bedrijfsrisico met een bewaartermijn korter dan een jaar. De intentie is om die machtiging komende jaren uit te breiden. 2.6.7 Personeelsgegevens zijn gemigreerd van zaaksysteem Green Valley naar AFAS. Er is een migratieplan voor opgesteld. vernietiging 2.6.8 Het Strategisch Informatie Overleg binnen het ABG verband is in mei 2022 bijeen gekomen.

2.6.9 Het Document Management Systeem en document records managementapplicatie Alfresco beschikt sinds december 2020 over vernietigingsfunctionaliteiten en de vernietigingsachterstand is begin 2021 ingelopen. 2.6.10 Eind december 2021 zijn er afspraken met het team P&O over de personeelsgegevens gemaakt. Informatiebeheer in AFAS betekent dat jaarlijks door team P&O een vernietigingslijst wordt gegenereerd en na accordering de data en bestanden worden vernietigd. In het SIO van mei 2022 zijn afspraken gemaakt over de selectie en vernietiging. 2.6.11 Het werken met API’s15 en betere afspraken met leveranciers moeten op termijn leiden tot betere selectie- en vernietigingsprocedures. Er wordt gestreefd om vanaf januari 2023 een nieuwe Zaak systeem in gebruik te hebben. 2.6.12 Er is onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, taak specifieke applicaties, e-mails, servers. Documenten op de netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is. 2.6.13 De gemeentearchivaris heeft besloten tot vernietiging van krantenknipsels uit de collectie Ed Loffeld, omdat deze dubbel waren met de kranten die al door de Koninklijke Bibliotheek beschikbaar worden gesteld (1,75 meter).

2.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot

2.7.1

De overbrenging van overheidsarchieven naar de archiefbewaarplaatsen en het e-Depot vindt tijdig plaats. Feitelijk is vaak sprake van vervroegde overbrenging tot het jaar 2011/2016. De interne ABG organisatie met verschillende vestigingen vraagt om beschikbaarheid van digitale vergunningen. Na het traject Gilze en Rijen is in februari 2022 het traject Baarle-Nassau afgerond. De omvang van de bouwvergunningen Baarle-Nassau 1981-2010 bedraagt in het e-Depot 135 Gigabytes. De originele documenten zijn met uitzondering van de monumentendossiers vernietigd. Er wordt een verklaring van overbrenging opgesteld zodra de analoge monumentendossiers ook (fysiek) zijn overgebracht. De scans van de bouwvergunningen van Alphen-Chaam 1997-2010 zullen eveneens in het e-Depot worden opgenomen. De verwachting is dat dit traject eind 2022 moet zijn afgerond. Het meest arbeidsintensieve aspect is de metadatering van de scans (TMLO), dat een medewerker van ABGgemeenten voor zijn rekening neemt.

2.7.2

2.7.3

15 API: Application Programming Interface. Een API maakt het mogelijk om andere systemen en software een

“ingang” tot het systeem te bieden. Met deze ingang kunnen verschillende systemen met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen. Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

8

2.7.4

2.7.5 2.7.6

In de verordeningen van de vertrouwenscommissies bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure van de burgemeesters Alphen-Chaam en Gilze en Rijen is bepaald dat de commissie de documenten verzegeld overbrengt naar de archiefbewaarplaatsen.16 Analoge archieven gemeentebestuur 1981 t/m 2015 van gemeente Baarle-Nassau zijn bewerkt en worden in de tweede helft van 2022 vervroegd overgebracht. Het bewerkingsbureau AOB is gestart met de inventarisatie van het gemeentebestuur Alphen-Chaam 1997-2015. De planning is dat dit archiefblok in 2023 wordt overgedragen. Vervolgens staat voor het jaar 2024 de bewerking en overbrenging van het archiefblok Gilze en Rijen 2002-2015 op de planning. Hiermee voldoen ABG-gemeenten in 2024 al aan de eisen van de nieuwe Archiefwet2021, die in 2024 in werking treedt.

2.8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

2.8.1

De studiezaal van het Regionaal Archief Tilburg was voor het grootste deel in 2020 en 2021 gesloten voor publiek vanwege de coronacrisis. Vanaf 1 november 2021 sloot het Regionaal Archief Tilburg wederom de deuren, dit keer tot 1 augustus 2022. De reden is dat het dak in 2022 grondig wordt gerenoveerd en de regenwaterafvoer vanaf het dak wordt aangepast De gevolgen van de sluiting komt ook tot uiting in de dalende bezoekersaantallen. Het aantal fysieke bezoekers in 2021 bedroeg 226 personen, in 2020 waren dat er 580. Het aantal website bezoekers daarentegen steeg licht van 155.520 in 2020 naar 159.061 in 2021. Vanaf februari 2022 zijn de bouwvergunningen van Baarle-Nassau 1981-2010 te raadplegen via een nieuwe online raadpleegfunctie voor bouwarchieven.

2.8.2

2.8.3

Versiebeheer Versie 0.1 0.2 1.0

Datum 31-03-2022 02-05-2022 03-05-2022

Wijzigingen Eerste concept voortgangsrapportage Tweede concept opzet Definitieve versie ter aanbieding aan de college en de Raad

Auteur(s) Yvonne Welings Yvonne Welings Yvonne Welings

Colofon Opdrachtgever: ABG-gemeenten en ABG-organisatie Informatie: gemeentearchivaris@tilburg.nl, telefoon 013-5429474 Datum: 03-05-2022 Status: definitief Versienummer 2022.1.0 Voortgangsrapportage Archiefwet 2022 gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en ABG-organisatie

16

De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

9