BIJLAGE 1 risicomanagement VO fase 16-04-2024 (bijlagen bij beantwoording FU)
Tekst van het document
Project: Locatie: Opdrachtgever: Projectfase: Contractvorm:
Omschrijving (potentieel) incident/ risico Nr
Nieuw kantoor ABG gemeente Rijen ABG Gemeente Voorlopig Ontwerp Traditioneel Bouwproces
Door: Onderwerp:
HEVO Risicomanagement
Versie d.d.: Referentie:
dinsdag 22-03-2024 1665309-0019
Kans Gevolg bij optreden risico optreden
Globale omvang kosten
Risicopost € (=kans * omvang)
Beheersmaatregel
Risico eigenaar
Actiehouder beheersmaatregel
Status beheersing risico
Bestuurlijk & procedureel 1
Wijziging bestuurlijke inzichten
25%
Plannen dienen bijgesteld te worden, dan wel gaan van tafel. Dit kan leiden tot uitloop van planning en hoger kosten.
2
Onvoorzienen uitgaven als gevolg van wijziging van overheidseisen
15%
Tekort op budget en mogelijk stagnatie op planning
€
250.000
€
-
62.500,00 -
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
In vroegtijdig stadium in gesprek met bevoegd gezag
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
30%
Planning stagneert, kosten lopen op.
€
500.000
150.000,00
Om bezwaren te voorkomen is alles gelegen in goede communicatie met de omgeving. Vroeg in gesprek gaan met de buurt en informatie ophalen over welke bedreigingen men daar ziet. Gedurende de voorbereiding een gedegen communicatieplan opstellen en uitrollen. Er dienen veel onderzoeken te worden verricht alvorens een bestemmingsplan gewijzigd kan worden, zoals verkeer, flora en fauna, archeologie, waterhuishouding e.d. Als er vervolgonderzoeken moeten plaatsvinden, dan kan uitloop ontstaan. Maatregel is om zo vroeg mogelijk met de bevoegd gezag in gesprek te gaan en het proces rondom de benodigde onderzoeken procesmatig uit te werken en in een planning op te nemen, zodat er op gestuurd kan worden.
De vergunning voor de BOPA, aanbesteding of omgevingsvergunning stuit op zienswijzen of bezwaren. Of benodigde onderzoeken lopen uit.
3
Intern intensief toetsen en doornemen van de fasedocumenten en bestuurders goed meenemen in porces, tijdig definitieve besluiten laten nemen. Betrekken van de achterban bij de ontwikkeling van de plannen.
In verband met bestaande situatie en direct aanpalende woongebied, is dit risico verhoogd.
4
Acceptatie van ontwerp door toekomstig gebruikers van het pand
30%
Ontwerp wordt niet geaccepteerd en dat in volgende fase het ontwerp deels/geheel moet worden herzien
€
25.000
7.500,00
In DO fase wordt zo snel als mogelijk met de werkgroepen in gesprek gegaan om d eontwerpuitgangspunten toe te lichten en eventuele feedback te verwerken.
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
5
Procedurefouten en bezwaren bij de tender(s) ontwerpende en/of uitvoerende partijen
5%
Vertraging, extra urenbesteding en kosten juridische procedures
€
100.000
5.000,00
Zorgvuldige uitvoering selectieprocedure en (interne) toetsing door jurist
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Afgehandeld, voorkomen
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
6
Extra eisen brandweer nav behandeling vergunningaanvraag bouw
5%
Hogere kosten ontwerp en bouw, extra urenbesteding, vertraging planning
€
50.000
2.500,00
7
Overschrijding van het budget als gevolg van welstandseisen
15%
Planning stagneert en tekort op budget waardoor project niet haalbaar is.
€
50.000
7.500,00
8
Verandering of aanvullingen op gemaakt besluit college/raad over project
30%
Afwijkingen werkelijke kosten t.o.v. vastgesteld budget.
9
Verandering wetgeving of lokale/eigen ambitie op duurzaamheid
10%
Afwijkingen werkelijke kosten t.o.v. vastgesteld budget
10
Verwerving van beoogde gebouw blijkt moeizaam
0%
Planning loopt vertraging op of beoogde locatie niet beschikbaar
500.000 -
50.000 -
Plan intensief toetsen door ontwerpteam, zodat het voldoet aan alle brandweer eisen conform reguliere eisen. Geen gebruik maken van mogelijke bepalingen omtrent gelijkwaardigheid. Vroegtijdig overleg met de brandweer over wijze van beoordelen. vroeg betrekken van welstand . Een maatregel waar goede ervaringen mee op zijn gedaan is om de afdeling stedenbouw reeds te betrekken bij de architectenselectie. Procesafspraken maken: wanneer worden deze wijzigingen geaccepteerd en onder welke condities (duidelijke kaders/ randvoorwaarde wat onder onvoorzien kan worden opgenomen of leidt tot uitbreiding van de projectscope). Project aniticipeert reeds op klimaatakkoord. In 'circulair aanbesteden' meenemen als meerwaarde: welke punten verstaan we hieronder en hoe waarderen we deze (puntenbeoordeling)? Verder: duidelijke kaders met bestuurlijk opdrachtgever en raad afspreken. Vroegtijdig duidelijkheid over aan te schaffen gebouw
Omgevingsfactoren 11
Stagnatie vanwege aanwezige beschermde flora en fauna
Duidelijk in beeld brengen van flora en fauna op locatie, bijvoorbeeld een bomenanalyse en plan van aanpak voor beschermen en compensatie bij kap. Vroegtijdige emissie berekening opstellen, ook voor de bouwfase. Er is een deposito berekening gemaakt door AROM (febr 2023), echter nog gebaseerd op een woningbouw plan. Dit zal nog geactualiseerd moeten worden voor het ambtenarenkantoor. Archeologisch onderzoek vroegtijdig uitvoeren.
5%
Stagnatie op planning en mogelijk onvoorziene kosten
€
50.000
2.500,00
€
250.000
12.500,00
€
10.000
500,00
€
100.000
10.000,00
Geotechnisch en geohydrologisch grondonderzoek vroegtijdig uitvoeren
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Vroegtijdig milieutechnisch grondonderzoek uitvoeren
Opdrachtgever Opdrachtgever
Ontwerpteam Projectteam
Actueel, in behandeling Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
12
Stikstof emissie te hoog (bouwfase EN gebruiksfase)
5%
Stagnatie op planning en mogelijk onvoorziene kosten, tot mogelijk 'geen project'.
13
Archeologische vondsten op het kavel.
5%
Indien er historische vondsten worden aangetroffen heeft dit gevolgen voor de doorlooptijd (onderzoek, analyse en opruimwerkzaamheden) en derhalve ook voor de financiën.
14
De bodemgeschiktheid (draagkracht of grondwaterstand) is onvoldoende/ ongunstig voor de bouwplannen
10%
Het gevolg ligt met name op gebied van kostenverhogende factoren indien er zware bemaling moet plaatsvinden of zware fundering nodig is. Het heeft ook een effect op de doorlooptijd van de planning, die daarmee iets langer wordt.
15 16
Verontreinigde grond op locatie
15% 10%
Kosten voor schoonmaken locatie en vertraging planning
Asbest en/of andere verontreinigingen bij te slopen opstallen
Extra kosten en vertraging planning
€ €
100.000 50.000
15.000,00 5.000,00
17
geen/ onvoldoende rekening houden met projecten in de omgeving
5%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
100.000
5.000,00
18 19
aanwezigheid van obstakels of funderingsrestanten
5% 30%
Extra kosten en vertraging planning
€ €
25.000 50.000
1.250,00 15.000,00
radar onderzoek of proefsleuven maken
Hogere kosten bouw i.v.m. maatregelen, vertraging
Vroegtijdig contracten afsluiten voor aanleg energievoorziening en levering energie
Opdrachtgever Opdrachtgever
Projectteam Projectteam
Actueel, in behandeling Actueel, in behandeling
5%
Extra kosten en vertraging planning
€
100.000
5.000,00
Voorbereid zijn op mogelijke vorstperioden en ruimt ein de planning houden.
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
5%
Extra kosten en urenbesteding.
€
25.000
1.250,00
In vroeg stadium in gesprek gaan met gemeente en bevoegd gezag over bereikbaarheid en aanrijdroutes.
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
2.500,00
In eerste instantie directe belendingen opnemen en inventariseren door specialist. Met uitvoerende partijen bekijken of maatregelen mogelijk zijn.
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
20 21 22
Leverantie energie te laat (netcongestie) bijzonder klimatologische omstandigheden (langdurige vorst, schade a.g.v. storm) bereikbaarheid bouwlokatie of extra noodzakelijke hulpwerken en voorzieningen voor verkeer en veiligheid schade ten gevolge van werkzaamheden aan eigendommen van derden
5%
Hogere kosten
€
50.000
Vroegtijd laten uitvoeren van asbestonderzoek (type A en eventueel type B) In vroeg stadium invetariseren of er projecten in de omgeving zijn en vervolgens bij dergelijke projecten nagaan waar deze raakt met onderhavige project. Ten alle tijden contact leggen met de initiatiefnemer en bouwer van andere project.
Contractuele factoren 23
Onvoldoende marktwerking aanbesteding uitvoering door te weinig geinteresseerde partijen
30%
Hoge inschrijving aannemers/ budgetoverschrijdingen
€
250.000
75.000,00
Actief betrekken marktpartijen over aankomende aanbestedingen. Selectiecriteria afstemmen op marktsituatie.
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
€
250.000
50.000,00
Bij het opstellen van de kostenramingen reserveringen opnemen t.b.v. toekomstige loon- en prijsstijgingen. Actuele kostendatabases hanteren. De marktontwikkelingen maandelijks volgen en effecten verwerken.
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
€
250.000
37.500,00
Partijen goed screenen op hun financiele zekerheden.
Opdrachtgever
Opdrachtgever
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
24
Overschrijding van het budget als gevolg van stijging inkoopprijzen en beperkte marktwerking uitvoerende partijen
20%
Naarmate het project vordert in het proces is de financiële haalbaarheid lastiger bij te sturen. Zo kan de financiële haalbaarheid in het geding komen tijdens de uitvoeringsfase.
25
Faillissement van ontwerpende of uitvoerende partijen
15%
Uitloop van planning en hogere kosten
26
wegvallen sleutelfiguren bij samenwerking partners, ambtenaren en bestuur / discontinuiteit personeel
10%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
50.000
5.000,00
Zorgen voor backup binnen bedrijven en dit borgen, duidelijke afspraken en daar waar het alsnog voor komt zorgen voor goede overdracht. Tevens zorgen voor goed digitaal projectarchief.
27
stakingen tijdens uitvoering
5%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
100.000
5.000,00
niet te voorkomen
1665309-0029
1 van 2
Omschrijving (potentieel) incident/ risico Nr
Kans Gevolg bij optreden risico optreden
Globale omvang kosten
Risicopost € (=kans * omvang)
Beheersmaatregel
Risico eigenaar
Actiehouder beheersmaatregel
Status beheersing risico
Kwalitatieve factoren 28
Onvoldoene haalbaarheid projectkaders (kwaliteit & programma versus budget)
10%
Uitloop planning definitiefase en meerkosten aanpassing programma en eisen (PvE)
€
250.000
25.000,00
Op basis van het definitief PvE maken van een complete bouw en stichtingskostenraming
Opdrachtgever
Kostendeskundige
Actueel, in behandeling
Een duidelijk en compleet PvE, vervolgens sturen op compleetheid van stukken bij afronding van VO, DO en bestek, zodat duidelijk is wat wel en niet is opgenomen. Een 3D BIM model kan hierin ondersteunend zijn. Duidelijk vaststellen wanneer er geen wijzigingen meer mogelijkzijn --> bijvoorbeeld na vaststelling DO
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
29
Ontwerpwijzigingen agv keuzes of voortschrijdend inzicht opdrachtgever
15%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
250.000
37.500,00
30
Ontwerpfouten en afstemmingsfouten ontwerpende partijen
15%
Hogere kosten ontwerp en bouw, extra urenbesteding, vertraging planning
€
100.000
15.000,00
31
Fouten in bestek stukken
15%
Extra kosten uitvoering en urenbesteding.
€
250.000
37.500,00
32
Niet realiseren afspraken omtrent kwaliteit, budget & planning vanwege onvoldoende procesbeheersing en risicomanagement
15%
Hogere kosten ontwerp en bouw, extra urenbesteding, vertraging planning
€
100.000
15.000,00
33
Tijdige leveringen van bouwmateriaal
10%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
100.000
10.000,00
34
Schade gebouw en/of belendingen bij partiele of gehele sloop
10%
Uitloop van planning en hogere kosten
€
100.000
10.000,00
35
ongelukken tijdens bouwfase op/ rondom bouwlokatie
5%
Stilleggen werkzaamheden, vertraging, imagoschade, levensgevaar
€
50.000
2.500,00
36
ontwerpwijzigingen tijdens uitvoering
15%
Hogere kosten ontwerp en bouw, extra urenbesteding, vertraging planning
€
250.000
37.500,00
37
Bestaande situatie blijkt anders dan verwacht
15%
Extra kosten en urenbesteding, uitloop planning
€
250.000
37.500,00
Vroegtijdig uitgebreide scan van huidige situatie en nulmeting uitvoeren.
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
38
geluidsoverlast of trillingen tijdens uitvoering
10%
Hogere kosten
€
50.000
5.000,00
In geval van belendingen in VO fase onderzoeken welke maatregelen genomen kunnen worden. Bij twijfel trillingberekeningen laten uitvoeren.
Opdrachtgever
Bouwteam
Actueel, in behandeling
Integraal ontwerpteam samenstellen, intensieve afstemming tussen ontwerpteam leden. Toepassen integraal BIMmodel met clashcontrole in iedere ontwerpfase Intensieve afstemming binnen ontwerpteam over opzet installaties en gebouw. Nakomen afspraken door ontwerpteam voor aanleveren alle benodigde bestekdocumenten, compleet en gecontroleerd. Gedegen controle bestekdocumenten. Discipline in ontwerpteam voor informeren teamleden over wijzigingen en nakomen afspraken. Bij bestaande bouw is goede inventarisatie van bestaande nodig. Gedegen projectaanpak, conform beheersplan voorbereiding. Deugdelijke en complete overeenkomsten ontwerpende en uitvoerende partijen. Intensief gezamenlijk risicomanagement, Werken aan goede efficiente en effectieve samenwerking tussen betrokken partiejn
Uitvoering en realisatie factoren in planning rekening houden met langere levertijden van bouwmaterialen door een reeele bouwvoorbereidingstijd te hanteren + analyse van zogenaamde 'Specials' Duidelijke opname van belendingen en bestaande pand. Gedegen onderzoek en sloopplan door sloop/demontage/aannemer In iedere ontwerpfase veiligheidsplan verder uitwerken. Doorlopend aandacht voor veiligheid en mogelijke maatregelen om de veiligheid in de bouw en gebruiksfase te verbeteren. Opdrachtgever en gebruikers tijdens ontwerptraject meenemen in het proces en in deze fase reeds communiceren dat tijdens realisatie geen wijzigingen mogelijk zijn. Ontwerpwijzigingen tijdens bouw trachten te voorkomen.
Gebruiksfase factoren 39
Het onderhoud van het nieuwe gebouw valt tegen
15%
Extra kosten en urenbesteding.
€
50.000
7.500,00
Vroegtijdig MJOP maken en sturen op de effecten van het ontwerp op het toekomstige onderhoud. Toetsen of het ontwerp goed te onderhouden is, makkelijk bereikbaar en met voldoende beschikbare materialen en systemen.
Opdrachtgever
Kostendeskundige
Actueel, in behandeling
40
Het energieverbruik van het nieuwe gebouw valt tegen.
15%
Extra kosten en urenbesteding voor herstel.
€
100.000
15.000,00
Vroegtijdig energieberekeningen maken en sturen op de effecten van het ontwerp op het energieverbruik en de energiekosten. Energiemanagement organiseren
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
€
100.000
15.000,00
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
€
50.000
7.500,00
Opdrachtgever
Ontwerpteam
Actueel, in behandeling
Opdrachtgever
Projectteam
Actueel, in behandeling
41
Kwaliteit binnenklimaat (thermisch/ lucht) gebouw valt tegen
15%
42
Kwaliteit binnenklimaat (akoestisch) gebouw valt tegen
15%
43
De schoonmaak van het nieuwe gebouw valt tegen
5%
Extra kosten en urenbesteding voor herstel, lagere prestaties gebouw en gebruikers gebouw Extra kosten en urenbesteding voor herstel, lagere prestaties gebouw en gebruikers gebouw, overlast Extra kosten en urenbesteding. Mogelijk lagere gebouwprestaties.
€
25.000
1.250,00
Intensieve afstemming binnen ontwerpteam over opzet installaties en gebouw. Gedegen berekeningen maken door installatie-adviseur en integrale toetsing door bouwfysisch adviseur
Overige factoren 44 SUBTOTAAL
€
5.110.000
€
749.250
Mogelijke kansen (ntb) Subsidie voor duurzame maatregelen (DUMAVA) duurzame ontwikkeling maatschappelijk vastgoed (aanvraag 3 juni) Naast gelegen ontwikkeling: dubbel gebruik parkeerplaatsen woningen / kantoor Ruimtelijke kansen kelder voor (terrein) ontwerp ABH: programma in kelder onderbrengen, terrein grotendeels groen
1665309-0029
2 van 2