Bijlage 1 - Financieel Verslag 2020 Bibliotheek Baarle

Financieel verslag 2020 Bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog 18 maart 2021

2

Toelichting financieel verslag Baarle-Nassau/Baarle-Hertog 2020 Aansluiting bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog bij Theek 5 Per 1 januari 2007 heeft Theek 5 een overeenkomst gesloten met de gemeente BaarleNassau en is er een grensoverschrijdende administratieve afspraak (zogenaamde ‘Beneluxovereenkomst’) gemaakt tussen de gemeenten Baarle-Nassau, Baarle-Hertog en Theek 5. De actuele grensoverschrijdende administratieve afspraak, getekend op 21 december 2018, is voor de periode 2019-2022. Onderdeel van de administratieve afspraak is de visie op de bibliotheek. De Nederlandse medewerkers van de bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog zijn in dienst van de stichting Theek 5. De Belgische medewerker is in dienst gebleven van de gemeente Baarle-Hertog.

Begroting 2020 Ter vergelijking zijn de cijfers opgenomen van de herziene begroting 2020, d.d. 3 oktober 2019. De begroting had een positief saldo van € 862.

Vergelijkende cijfers 2019 De vergelijkende cijfers 2019 zijn ontleend aan het Financieel verslag. Het negatieve resultaat van Baarle-Nassau / Baarle-Hertog over 2019 ad € 3.666 is conform afspraken onttrokken aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog.

Resultaat 2020 Het resultaat 2020 bedraagt € 24.656 positief en is als zodanig opgenomen op de balans en exploitatie. Dit resultaat is hoofdzakelijk het gevolg van het niet kunnen invullen van de vacature van de Belgische bibliothecaris en het niet kunnen organiseren van diverse activiteiten door corona. Het resultaat wordt in eerste instantie toegevoegd aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog. Het bestemmingsfonds bedraagt daarmee op 1 januari 2020 € 35.065. 5 % van de subsidie zou als calamiteitenreserve (€ 15.033) altijd aanwezig moeten zijn. Het is aan beide gemeenten in overleg met Theek 5 wat daadwerkelijke te doen met deze middelen: inzetten voor een specifiek doel, terugbetalen aan beide gemeenten of deels toch in het bestemmingsfonds te laten om daarmee minimaal te blijven voldoen aan het calamiteitenniveau.

Doorbelasting gemeenschappelijke kosten De algemene kosten die voorvloeien uit de uitvoering van de centrale taken door Theek 5 worden doorberekend aan de bibliotheken van de aangesloten gemeenten op basis van de inwoneraantallen per gemeente. Voor de automatiseringskosten, overige personeelskosten en kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen wordt een andere verdeelsleutel toegepast. De automatiseringskosten worden toegerekend op basis van het aantal geautomatiseerde werkplekken, de overige personeelskosten op basis van het aantal FTE’s en de kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen op basis van het mediabudget per gemeente.

3

Personeelskosten De personeelskosten zijn inclusief de opgenomen verplichtingen uit hoofde van niet opgenomen vakantiedagen en jubileumuitkeringen conform de Richtlijn Jaarverslaglegging ‘Personeelsbeloningen’ RJ 271. Oosterhout, 18 maart 2021

P. Adels directeur/bestuurder Bibliotheek Theek 5

4

BALANS PER ACTIVA

Omschrijving

31-12-2020

31-12-2019

VASTE ACTIVA Grond en gebouwen Inrichting/Inventaris Automatiseringssysteem Kantoorautomatisering Kantoormachines

52 2.717

176 493

VORDERINGEN OP KORTE TERMIJN Rekening-courant* Subsidies voorgaande jaren* Overlopende activa Debiteuren

14.335 28.328 810

LIQUIDE MIDDELEN Kassen Kruisposten

2.769

669

8.300 -1.148 5.417 43.473

12.570

29

0

46.271

13.239

29 0

* Rekening-courant Deze balansrekening wordt gezien als een sluitpost, aangezien er eigenlijk geen volledige balans is op te stellen voor alleen de bibliotheekvestiging Baarle-Nassau/Hertog door de integratie met Theek 5. * Subsidies voorgaande jaren Theek 5 heeft op 31 december 2020 nog een vordering op de subsidie 2020 van Baarle-Nassau en Baarle-Hertog van € 28.328.

5

31 DECEMBER 2020 VOOR RESULTAATBESTEMMING PASSIVA

Omschrijving EIGEN VERMOGEN Bestemmingsfonds Bestemmingsreserves Resultaat

31-12-2020

31-12-2019

10.409 24.656

12.575 35.065

-3.666

8.909

VOORZIENINGEN Voorziening onderhoud

SCHULDEN OP LANGE TERMIJN Leningen op lange termijn

SCHULDEN OP KORTE TERMIJN Crediteuren Nog te betalen boeken Overlopende passiva*

3.633 7.573

11.206

46.271

2.841 1.489

4.330

13.239

* Overlopende passiva Het bedrag van € 7.573 is binnen de middelen van Theek 5 gereserveerd voor de voortzetting van de pilot Taalkracht in de ABG-gemeenten.

6

STAAT VAN BATEN EN LASTEN REKENING 2020 LASTEN Rekening 2020 Organisatiekosten Huisvestingskosten Personeelskosten Administratiekosten Automatisering Aanschaf / vervanging media Specifieke kosten Diverse kosten Projecten Exploitatieresultaat

7

Begroting 2020

Rekening 2019

5.216 47.186 191.793 4.388 28.211 43.833 6.223 1.500 10.142 24.656

5.543 47.132 194.947 5.238 26.986 45.492 11.624 0 21.975 862

5.192 48.342 196.708 4.791 29.569 49.261 6.790 0 10.548 -3.666

363.147

359.799

347.535

HET JAAR 2020 BAARLE-NASSAU/BAARLE-HERTOG BATEN Rekening 2020 Inkomsten gebruikers Inkomsten Specifieke dienstverlening Diverse inkomsten Projecten Subsidies

8

Begroting 2020

Rekening 2019

15.715 14.484 22.145 10.137 300.667

19.111 2.650 16.016 21.975 300.047

18.445 6.315 17.812 10.563 294.400

363.147

359.799

347.535

KOSTENREKENINGEN Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

ORGANISATIEKOSTEN KP Doorbelasting organisatiekosten Promotie Representatie Presentatiekosten Contributie Interne documentatie Overige kosten

3.409 750 117 0 165 186 590

3.962 1.000 150 75 167 188

3.800 797 178 66 165 186 0

5.216

5.543

5.192

Toelichting De jaarrekening is nagenoeg conform begroting. De overige kosten hebben te maken met de benodigde maatregelen vanwege corona.

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

HUISVESTINGSKOSTEN KP Doorbelasting Huisvestingskosten Huur gebouwen Afschrijving inrichting/inventaris Schoonmaakkosten/huish. artikelen Verzekeringen Klein inventaris Overige kosten

2.902 33.996 124 9.670 313 147 34

2.704 33.948 124 9.407 300 500 150

2.705 33.995 180 9.159 304 1.958 42

47.186

47.132

48.342

Toelichting 1 keer in de 3 jaar wordt de huur geïndexeerd met 6%. Dit zal plaatsvinden in 2021. In 2019 zijn er éénmalig extra kosten gemaakt voor de aanschaf van inventaris (boekenkasten voor frontaal presenteren en voor de taalhuiscollectie).

9

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

PERSONEELSKOSTEN HKP Doorbelasting overige personeelskosten KP Doorbelasting salariskosten Salarissen (Inval)uren Sociale lasten Pensioenpremie Detachering (Belgisch personeel) Subtotaal Reiskosten woonwerk Reis- en verblijfkosten Kosten vrijwilligers Overige kosten

9.157 68.429 67.081 8.590 12.933 10.706 8.739 185.635 2.084 331 124 3.618

8.683 67.005 61.726 1.000 10.568 8.185 34.031 191.197 1.800 1.100 100 750

15.539 61.898 59.256 0 11.307 9.131 34.687 191.818 2.723 1.301 54 812

191.793 194.947 196.708 Toelichting De salarissen zijn conform de begroting gestegen met 3% (cao-stijging). Voor het Belgische personeel geldt een cao-stijging van 2% per 1 april 2020. De Nederlandse premies sociale lasten en pensioenpremies zijn gelijk gebleven. Door de uitdiensttreding van de Belgische medewerker per 1 maart 2020 en het niet kunnen invullen van de vacature zijn er lagere kosten aan inhuur/detachering geweest. De hogere kosten aan salaris, sociale lasten en pensioen zijn met name het gevolg van de inzet van een taalcoördinator voor de ABG-gemeenten. Hier tegenover staan ook inkomsten detachering. De overige personeelskosten zijn met name de kosten voor de werving en selectie van een nieuwe biblitohecaris.

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

ADMINISTRATIEKOSTEN KP Doorbelasting administratie Reproductie Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Overige administratiekosten

1.624 655 798 39 844

1.906 1.676 650 75 750

1.931 1.017 1.009 113 720

4.388

5.238

4.791

Toelichting De lagere administratiekosten zijn het gevolg van de verschuiving van periodieke kosten reproductie naar afschrijvingskosten (zie automatisering) door de aanschaf van een nieuwe copiër in het voorjaar van 2020.

10

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

AUTOMATISERING KP Doorbelasting automatisering Systeemmaterialen bibliotheekautomatisering Afschrijving bibliotheekautomatisering Onderhoud en reparatie bibliotheekautomatisering Onderhoud zelfbediening Kosten catalogiseren Communicatiekosten Systeemmaterialen kantoorautomatisering

21.381 0 688 665 1.300 1.980 2.163 33

20.974 100 422 574 682 2.000 2.134 100

24.131 0 348 83 682 1.870 2.165 247

28.211

26.986

29.569

Toelichting De extra kosten voor onderhoud zelfbediening zijn het gevolg van de noodzakelijke vervanging van een beeldscherm.

Rekening 2020 AANSCHAF/VERVANGING MEDIA KP Doorbelasting media Aanschaf media Huur media Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Plak- en bindmaterialen Uitbesteed werk (plakken/binden) Overige materialen

Begroting 2020

Rekening 2019

189 34.444 5 3.518 5.252 96 0 66

232 35.412 50 3.623 6.000 100 75

314 37.510 15 3.579 7.404 118 60 0

43.833

45.492

49.261

Toelichting Er zijn lagere kosten voor met name de aanschaf van kranten en tijdschriften. Deze zijn in 2019 kritisch bekeken. Er zijn abonnementen opgezegd en nieuwe abonnementen aangeschaft. Dit heeft in 2019 geleid tot tijdelijk dubbele kosten.

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

SPECIFIEKE KOSTEN KP Doorbelasting specifieke kosten Inlichtingendienst Ontwikkeling producten en diensten Innovatie en programmering

514 39 294 5.376

1.797 75 750 9.001

1.121 46 800 4.823

6.223

11.624

6.790

Toelichting Vanwege een taakstelling in de begroting voor de specialisten is er bijna € 15.000 bezuinigd, waardoor de doorbelasting van specifieke kosten is verminderd. 3% van de subsidie is begroot voor innovatie en programmering om daarmee lokaal invulling te geven aan de drie programmalijnen. Dit budget is dit jaar deels besteed aan noodzakelijke coronamaatregelen (€ 1.027) en verder vanwege corona niet geheel besteed. € 832 is terug te vinden op andere posten in de jaarrekening. 11

Rekening 2020

Rekening 2019

Begroting

2020

DIVERSE KOSTEN Toevoeging reserve

1.500 1.500

0

0

Toelichting Er is € 1.500 toegevoegd aan het bestemmingsfonds om daarmee dit fonds in 4 jaar minimaal op het calamiteitenniveau te krijgen.

OPBRENGSTREKENINGEN Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

INKOMSTEN GEBRUIKERS Contributies Leengelden Telaatgelden Reserveringsgelden Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven materialen Verkoop materialen (BTW hoog tarief)

15.511 8 30 66 77 9 14

18.836

50

17.739 14 506 83 89 0 14

15.715

19.111

18.445

100 125

Toelichting De inkomsten uit contributies zijn ten opzichte van vorig jaar gedaald terwijl het aantal betalende leden nagenoeg stabiel is gebleven (1.087 in 2019 t.o.v. 1.097 in 2020). Er zijn met name extra leden voor de 'goedkopere' Baarle-abonnementen en daarnaast juist een afname van leden voor de Theek 5abonnementen door leden vanuit Alphen-Chaam. Per 1 januari 2019 zijn de telaatgelden voor de inwoners van Baarle afgeschaft en de abonnementen aangepast en iets verhoogd. Er zijn met name in 2019 nog wat achterstallige telaat- en leengelden ontvangen.

Rekening 2.020

Begroting 2020

Rekening 2019

INKOMSTEN SPECIFIEKE DIENSTVERLENING Opbrengst kopieën Schoolbibliotheekwerk

176 1.481

400 2.000

544 1.736

Lezingen Cursussen Detachering

0 103 12.723

250

-4 529 3.510

14.484

2.650

6.315

Toelichting De hogere inkomsten zijn het gevolg van de detachering van een medewerker als Taalcoördinator voor het Taalnetwerk Midden-Brabant.

12

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

DIVERSE INKOMSTEN KP Diverse baten Diverse baten

19.340 2.805

16.016

17.595 216

22.145

16.016

17.812

Toelichting Het betreft met name Theek 5 brede extra inkomsten door dienstverlening aan andere organisaties en inzet voor projecten.

Rekening 2020

Begroting 2020

Rekening 2019

SUBSIDIES Subsidie gemeente

300.667

300.047

294.400

300.667

300.047

294.400

2020 184.981 33.948 74.149 7.590 300.667

2020 185.239 33.948 73.270 7.590 300.047

2019 180.249 33.948 72.612 7.590 294.400

Toelichting Personeelskosten Huur gebouw Overige Rijksmiddelen werkgeverschap Totaal subsidie

€ € € €

Conform de grensoverschrijdende administratieve afspraak 2019-2022 is de subsidiebijdrage voor de personeelskosten conform de werkelijke loonstijgingen (3% voor medewerkers in dienst van Theek 5 en 2% voor de medewerker in dienst van Baarle-Hertog per 1 april), de overige kosten conform de werkelijke prijsstijgingen (1,2%) en de bijdrage voor de huur van het gebouw conform de werkelijke kosten 2020.

13