BGTS Baarle - Enclaveraad - Voorstel Gunningsdocumenten en Samenwerkingsovereenkomst nieuwbouw CCB

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking

BGTS BAARLE

Enclaveraad Vergadering: Enclaveraad van 14 maart 2023 Agendapunt: Onderwerp: Bijlagen:

Gunningsdocumenten en Samenwerkingsovereenkomst nieuwbouw CCB Gunningsleidraad, annexen en samenwerkingsovereenkomst

Voorstel 1. Kennisname gunningsdocumenten nieuwbouw cultuurcentrum Baarle 2. Goedkeuren samenwerkingsovereenkomst SCCB, gemeente Baarle-Hertog en gemeente Baarle-Nassau t.b.v. realisatie nieuwbouw cultuurcentrum Baarle 1. Voorgestelde besluiten 1. Kennisname van de gunningsdocumenten voor de nieuwbouw van cultuurcentrum Baarle. 2. Goedkeuren van de samenwerkingsovereenkomst tussen SCCB, de gemeente Baarle-Hertog en de gemeente Baarle-Nassau voor de nieuwbouw van cultuurcentrum Baarle 2. Eerdere besluitvorming Bestuursakkoord van 10 december 2020 van het GOB-plenair over de nieuwbouw van het CCB. Voorlopige vaststelling gunningsdocumenten en samenwerkingsovereenkomst nieuwbouw CCB door het Enclavecollege op 30 januari 2023. 3. Samenvatting De gunningsdocumenten waarmee de drie geselecteerde bouwteams aan de slag kunnen gaan met het uitwerken van de schetsontwerpen en de daarbij horende offerte zijn gereed. Met het voorliggende voorstel willen wij u informeren over de gunningsdocumenten en vragen wij u om de samenwerkingsovereenkomst tussen SCCB, Baarle-Hertog en Baarle-Nassau goed te keuren. Met deze overeenkomst kan het SCCB gaan optreden als opdrachtgever voor de bouw zodat de beoogde BTW-recuperatie behaald kan worden.

Voorstel 4. Inleiding Op 10 december 2020 heeft het Gemeenschappelijk Orgaan Baarle in plenaire samenstelling het bestuursakkoord tussen de gemeenten Baarle-Hertog en Baarle-Nassau goedgekeurd. De beide gemeenten hebben besloten om gezamenlijk een nieuw cultuurcentrum te willen laten ontwerpen en bouwen op het daarvoor verworven perceel aan de Loswal. Het maximale taakstellende investeringsbedrag is € 6.700.000. In dit bedrag is rekening gehouden met een BTW-recuperatie van 80 %.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

1/4

Op basis van dit akkoord zijn de selectiedocumenten uitgewerkt voor de nieuwbouw van Cultuurcentrum Baarle. De selectieleidraad “Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle” is opgemaakt door het Inkoopbureau West-Brabant in nauw overleg met de gemeente Baarle-Nassau, de gemeente Baarle-Hertog en Stichting Cultureel Centrum Baarle. De bij deze leidraad behorende projectdefinitie is opgemaakt door Sweco Belgium NV in nauwe samenwerking met de voorgenoemde partijen. In deze eerste fase waren alle geïnteresseerde partijen in de gelegenheid om zich aan te melden als gegadigde. Het doel van deze fase was om drie gegadigden te selecteren mits er voldoende aanmeldingen waren. Op verzoek van beide colleges heeft het bestuur van Stichting Cultureel Centrum Baarle drie kandidaten, die een aanvraag tot deelneming in de overheidsopdrachtenprocedure inzake de publiek-private samenwerking hebben ingediend, uitgenodigd voor deelname aan de gunningsfase voor het ontwerp, de bouw en optioneel het onderhoud van de technische installaties. Met de ter kennisname voorliggende gunningsdocumenten kunnen de drie kandidaten straks aan de slag gaan met het maken van het schetsontwerp en de daarbij horende offerte. Kandidaten dienen zich daarbij te houden aan het taakstellende maximale investeringsbedrag. 5.

Argumenten Op basis van de vastgestelde selectiedocumenten “Projectdefinitie” en “Selectieleidraad” is de afgelopen periode gewerkt aan de gunningsdocumenten. Het basisdocument is de door het Inkoopbureau West-Brabant in nauwe samenwerking met de gemeente Baarle-Hertog, de gemeente Baarle-Nassau, Sweco Belgium en SCCB opgestelde gunningsleidraad. In deze leidraad wordt het verloop van het verdere aanbestedingsproces beschreven. Belangrijkste bijlage bij de gunningsleidraad is het Programma van Eisen (PvE) oftewel de vraagspecificatie. In dit laatste uitgebreide document (255 pagina’s) wordt nauwkeurig omschreven aan welke technische eisen het nieuwe gebouw moet gaan voldoen. De vraagspecificatie is door trajectbegeleider Sweco Belgium NV in nauwe samenwerking met de gemeente Baarle-Hertog, de gemeente Baarle-Nassau en SCCB opgesteld. De noden en wensen van de vaste gebruikers van het CCB (Theek 5, Academie voor Muziek en Woord De Noorderkempen, Muziekvereniging Sint-Remi/Harmonie, EHBO Sint-Damiaan, Stichting jeugdwerk Baarle, Stichting Plus, Seniorenvereniging Baarle-Nassau, Lokale Omroep Baarle, W-groep en het CCB zelf) en toekomstig gebruiker Toerisme Baarle zijn verwerkt in voorgenoemde specificatie.

De overige bijlagen die aan de drie kandidaten als bijlage van de gunningsleiddraad worden verstrekt zijn: - Offerteformulier; - Rekenblad energieverbruik; - Modelovereenkomst; - Verificatie (met ruimtestaat en verificatietabel); - Vraagspecificatie (met annexen o.a. vlekkenplan); - Onderhoudsbestek (met demarcatielijst); - Verstrekte gegevens (bestemmingsplan + bijbehorend beeldkwaliteitsplan, Ruimtelijk Uitvoeringsplan, gegevens nutsleidingen); - Verzekeringen; - Procesbeheer. Het onderhoud van de technische installaties wordt als optie uitgevraagd. Op deze manier wordt geborgd dat de installaties van goede kwaliteit zijn en kan, omdat de technische installaties steeds ingewikkelder worden en daarom moeilijker om zelf te onderhouden, een goede afweging worden gemaakt om het onderhoud van de technische installaties wel of niet uit te besteden.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

2/4

Om het nieuwe CCB te kunnen bouwen met een BTW-recuperatie van 80 % is het, naast het positioneren van bepaalde ruimtes juist in België of juist in Nederland, noodzakelijk dat SCCB optreedt als aanbestedende dienst (opdrachtgever). De door de gemeenten ingeschakelde fiscaal adviseur, Price Waterhouse Coopers Belgium en Nederland, heeft dit nauwkeurig uitgezocht. Om ervoor te zorgen dat de risico’s, verantwoordelijkheden maar ook de beslissingsbevoegdheden bij de gemeenten blijven is een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Deze samenwerkingsovereenkomst is opgesteld door de juristen van het IOK (Intercommunicale van de Ontwikkeling van de Kempen) in nauwgezette afstemming met een jurist van de ABG organisatie. De overeenkomst is daarnaast nadrukkelijk afgestemd met het bestuur van SCCB. Het bijgevoegde document is een door alle partijen gedragen stuk. De samenwerkingsovereenkomst wordt alleen aangegaan voor de bouwfase en vervalt bij de ingebruikname van de nieuwbouw. 6. Risico’s en kanttekeningen In de samenwerkingsovereenkomst is opgenomen dat de directeur van SCCB de leidend ambtenaar is van de werken. Echter duidelijk is tevens opgenomen dat hij steeds gehouden is aan de beslissingen van de gemeente Baarle-Hertog en Baarle-Nassau. De beslissingen en/of goedkeuringen van de gemeenten zijn daarbij bindend.

Hier kan niet van afgeweken worden noch een bezwaar tegen worden geuit of een veto worden gesteld. Verder is opgenomen dat de looptijd van de overeenkomst eindigt bij het definitief opleveren van het gebouw. 7. Alternatieven Volgens de door de gemeenten ingeschakelde fiscale adviseur, PwC Belgium en Nederland, is er geen alternatief dan het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst om de in het maximale investeringsbedrag opgenomen BTW - recuperatie van 80 % te behalen. 8. Lasten, baten en dekking Investering: Aan het opstellen en sluiten van de samenwerkingsovereenkomst zijn geen extra kosten verbonden. Eenmalige kosten: De inzet van het IOK en de inzet van de jurist van de ABG brengen geen extra kosten met zich mee. Structurele kosten: De structurele kosten wijken door het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst niet af van hetgeen is vastgelegd in het bestuursakkoord over de nieuwbouw van het CCB. Verderop in het proces wordt er ruim voor de ingebruikname van het nieuwe gebouw een exploitieovereenkomst gesloten tussen de gemeenten Baarle-Hertog, Baarle-Nassau en SCCB. Deze laatste overeenkomst gaat inzicht geven in de structurele kosten. Dekking: De kosten vallen binnen de scope van het in het bestuursakkoord opgenomen maximale taakstellende investeringsbedrag voor de nieuwbouw van het CCB. 9.

Communicatie en vorm van participatie Voor het project nieuwbouw cultuurcentrum Baarle wordt momenteel samen met SCCB gewerkt aan het afronden van het communicatieplan. 10. Vervolg Het bevoegd gezag voor de goedkeuring van de gunningsdocumenten is het college van BaarleNassau, de gemeenteraad van Baarle-Hertog en het bestuur van SCCB. Het bevoegd gezag voor de

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

3/4

goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst is de gemeenteraad van Baarle-Hertog, de gemeenteraad van Baarle-Nassau en het bestuur van SCCB. Het Enclavecollege heeft op 30 januari 2023 de gunningsdocumenten voorlopig vastgesteld. In de Enclaveraad van 14 maart 2023 worden de gunningsdocumenten ter kennisname voorgelegd en wordt er een besluit genomen over de samenwerkingsovereenkomst. De gemeenteraad van BaarleHertog zal aansluitend op de enclaveraadsvergadering van 14 maart voorgesteld worden de gunningsdocumenten goed te keuren. Eenzelfde goedkeuringsbeslissing wordt genomen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau. Vervolgens neemt het bestuur van SCCB op 15 maart 2023 een besluit over de gunningsdocumenten en de samenwerkingsovereenkomst. Met dit laatste besluit kunnen op 17 maart 2023 de gunningsdocumenten via TenderNed door het Inkoopbureau gepubliceerd worden zodat de drie geselecteerde Design- and Build partijen aan de slag kunnen gaan met het opstellen van de offertes inclusief de daarbij horende schetsontwerpen.

De streefdata voor de verdere aanbestedingsprocedure zijn: 1e inschrijving medio juni 2023, afronden onderhandelingsfase medio november 2023, bekendmaking voorgenomen gunning medio februari 2024, ondertekening overeenkomst medio maart 2024, start bouwwerkzaamheden medio najaar 2024 en oplevering nieuwbouw medio voorjaar 2026.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

4/4