BGTS Baarle - enclaveraad - BGTS Baarle - reglement van orde

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking

BGTS BAARLE

Enclaveraad Vergadering: 14 december 2021 Agendapunt: Onderwerp:

BGTS Baarle – vaststellen reglement van orde Enclaveraad

Bijlagen:

-

WERKING ENCLAVERAAD – STATUTEN VERSUS REGLEMENT VAN ORDE

De statuten van de BGTS Baarle bevatten in tegenstelling tot statuten van het vroegere Gemeenschappelijk Orgaan Baarle (GOB) diverse bepalingen over de concrete werking van haar organen onder meer over bevoegdheden, samenstelling, wijze van oproeping, inhoud van de agenda, wijze van besluitvorming, openbare versus besloten vergadering. Het is geenszins de bedoeling deze bepalingen op te nemen in het reglement van orde. Bepalingen over de werking van de Enclaveraad die zijn opgenomen in de statuten van de BGTS Baarle kunnen slechts gewijzigd worden met inachtneming van artikel 31 van de statuten. Voor een beslissing tot wijziging van de statuten is een beslissing van de Enclaveraad vereist, met een meerderheid van tenminste drie vierden der geldig uitgebrachte stemmen op voorwaarde dat ten minste drie vierden van de leden van elke deelnemer aanwezig is en dat de meerderheid bereikt is onder elke deelnemer. Daarenboven bepaalt het Benelux-verdrag dat elke wijziging van de statuten moet worden goedgekeurd door de overheden die toestemming hebben gegeven voor de oprichting van de BGTS Baarle, onder de voorwaarden vastgelegd in de artikelen 2 en 6 van het Verdrag.

Bepalingen over de werking van de Enclaveraad die worden opgenomen in onderhavig reglement van orde van de Enclaveraad kunnen gewijzigd worden volgens de besluitvormingsregels opgenomen in artikel 19 van de statuten van de BGTS Baarle (volstrekte meerderheid van de aanwezigen per gemeentelijke vertegenwoordiging). STATUTAIRE BEPALINGEN MET BETREKKING TOT HET REGLEMENT VAN ORDE

In de statuten van de BGTS Baarle zijn drie bepalingen opgenomen met betrekking tot het reglement van orde van de Enclaveraad: Artikel 13,3 : “De Enclaveraad stelt, met inachtneming van het interne recht van betrokken landen, een reglement van orde voor haar vergaderingen vast”. Artikel 13,5 : “De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het Enclaveraad. De notulen van de vorige vergadering worden uiterlijk acht dagen voor de vergadering van de Enclaveraad ter beschikking gesteld van de leden van de Enclaveraad, op de wijze die bepaald is in het reglement van orde”. Artikel 16,2 : “Het reglement van orde bepaalt de wijze waarop de oproeping van de raadsleden wordt verzonden en de wijze waarop het dossier dat op de agenda betrekking heeft, ter

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

1/5

beschikking wordt gesteld”. ENCLAVERAADSCOMMISSIE

Aan de Enclaveraad zal op een later tijdstip gevraagd worden om een Enclaveraadscommissie op te richten. Deze commissie zal, naar analogie van de GOB-commissie, als taak hebben: het voorbereiden van de besprekingen in de Enclaveraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over onderwerpen van gemeenschappelijk belang. Deze commissie kan door de Enclaveraad of door het Enclavecollege om advies worden gevraagd. INSPREEKRECHT

Het niet voorzien van een inspreekrecht bij de vergaderingen van de Enclaveraad is een bewuste keuze. Wel zal worden voorgesteld dat de Enclaveraadscommissie ook burgers kan horen, door middel van een inspreekrecht over onderwerpen die voor de desbetreffende vergadering zijn geagendeerd.

Voorstel 1. Hiernavolgend reglement van orde voor de Enclaveraad van de BGTS Baarle, goed te keuren.

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ENCLAVERAAD

OPROEPING EN AGENDA ARTIKEL 1

De oproeping van de Enclaveraad wordt verzonden via e-mail of via het intranet voor de raadsleden van de afzonderlijke gemeenten. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota’s, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het intranet van de afzonderlijke gemeenten ter beschikking gehouden van de raadsleden. Tevens kunnen deze stukken worden ingezien op het secretariaat van de gemeenten.

QUORUM ARTIKEL 2

§1. Vooraleer aan de Enclaveraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst getekend hebben, worden in de notulen vermeld. §2. De vergadering kan niet worden geopend dan nadat, blijkens de aanwezigheidslijst, meer dan de helft van het aantal zittinghebbende leden uit elke gemeente aanwezig is. Is op het in de uitnodiging vermelde tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig dan kan de Voorzitter de opening ten hoogste 15 minuten uitstellen. §3. Wordt bij de eerste oproeping het vereiste quorum niet gehaald, dan moet binnen de

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

2/5

twee weken een tweede oproeping plaatsvinden.

WIJZE VAN VERGADEREN ARTIKEL 3

§1. Nadat het agendapunt aan de orde werd gesteld vraagt de Voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. §2. De Voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, in geval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de leden zoals bepaald in artikel 11 § 1 van dit reglement. §3. De Voorzitter kan niet-leden van de Enclaveraad toelaten een toelichting te geven m.b.t. een bepaald agendapunt. ARTIKEL 4

De volgorde van de spreekbeurten kan worden verbroken wanneer een lid het woord vraagt voor het indienen van een voorstel: − − − − −

Om te vragen dat men niet zal besluiten Om de verdaging te vragen Om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden Om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou worden omschreven Om naar het reglement te verwijzen

ARTIKEL 5

De leden hebben het recht amendementen en subamendementen in te dienen m.b.t. het in bespreking zijnde agendapunt. De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. ARTIKEL 6

De leden hebben het recht een motie in te dienen m.b.t. het in bespreking zijnde agendapunt. Eerst wordt het geagendeerde voorstel ter stemming gelegd, vervolgens de ingediende motie. Moties die geen betrekking hebben op punten die op de agenda staan, kunnen enkel worden ingediend en besproken overeenkomstig artikel 16 van de statuten van de BGTS Baarle. De behandeling ervan vindt plaats na alle op de agenda voorkomende onderwerpen. ARTIKEL 7

§1. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of een terugroeping tot de orde of interrupties toegelaten door de Voorzitter. §2. Als een lid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de Voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de Voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de Voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. §3. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de Voorzitter.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

3/5

§4. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. ARTIKEL 8

Geen enkel lid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de Voorzitter er anders over beslist. ARTIKEL 9

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de Voorzitter de bespreking. ARTIKEL 10

§1. Voor elke stemming omschrijft de Voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. §2. Na sluiting van de beraadslaging gaat de Enclaveraad tot stemming over indien een lid zulks vraagt. Vraagt geen der leden de stemming dan wordt de Enclaveraad geacht met algemene stemmen overeenkomstig het in behandeling zijnde voorstel te hebben besloten. §3. Indien de stemming bij hoofdelijke oproeping geschiedt brengt elk lid zijn stem uit met de woorden "voor" of "tegen" zonder enige bijvoeging. §4. Bij staking van stemmen in één der gemeentelijke afvaardigingen is het voorstel verworpen. §5 Bij het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen of schorsingen en bij het toepassen van tuchtstraffen wordt er een geheime en schriftelijke stemming gehouden. ARTIKEL 11

§1 Bij aanvang van elke vergadering loot de Voorzitter de naam uit van het lid dat eerst zal stemmen. Vervolgens stemmen de leden kloksgewijs volgens zitplaats, te beginnen bij het lid dat links van de voorstemmer zit. De voorzitter, voor zover deze stemgerechtigd is, brengt als laatste zijn stem uit. §2 Bij aanvang van de rondvraag vraagt de Voorzitter welk lid het woord wenst. De Voorzitter verleent vervolgens het woord naar de volgorde zoals bepaald in artikel 11 § 1. ARTIKEL 12

§1. De Voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd wanneer die orde op enigerlei door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. §2. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. §3. Hij kan de Enclaveraad voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de Voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

4/5

NOTULEN ARTIKEL 13

De notulen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waaromtrent de Enclaveraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Als er een mondelinge stemming plaats had, vermelden de notulen voor elk lid of hij voor of tegen heeft gestemd. De notulen van de vorige vergadering van de Enclaveraad zijn ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld via het intranet voor de gemeenteraadsleden van de afzonderlijke gemeenten.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

5/5