BGTS Baarle - Enclaveraad 23 juni 2022- goedkeuren regeling Enclavecommissie

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking

BGTS BAARLE

Enclaveraad Vergadering: 23 juni 2022 Agendapunt: X Onderwerp: BGTS Baarle – instellen Enclavecommissie Bijlagen:

-

Op 14 december 2021 besloot de Enclaveraad om een reglement van orde vast te stellen. In het bijbehorende voorstel heeft het Enclavecollege aangegeven te komen met een voorstel om een “Enclavecommissie” in te stellen, waarin ook de mogelijkheid is opgenomen voor inwoners om in te spreken. Na instelling van de Enclavecommissie is de formele vergaderstructuur van de BGTS Baarle ingericht. Daarnaast handhaven we de bestaande praktijk om beide voltallige gemeenteraden te informeren over majeure dossiers tijdens informele bijeenkomsten. Het Enclavecollege stelt de Enclaveraad voor:

Voorstel 1. De Enclaveraad van BGTS Baarle stelt een gemeenschappelijke commissie van advies “de Enclavecommissie” in. 2. Hiernavolgende regeling Enclavecommissie, goed te keuren.

REGELING ENCLAVECOMMISSIE

SAMENSTELLING ARTIKEL 1

§1. De Enclavecommissie bestaat uit de fractieleiders van de politieke partijen zoals vertegenwoordigd in de gemeenteraden van Baarle-Nassau en Baarle-Hertog, en uit de leden van het Enclavecollege. §2. Bij afwezigheid van een fractieleider kan een partij een vervangend raadslid afvaardigen.

VOORZITTER ARTIKEL 2

De Enclavecommissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de Enclaveraad.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

1/4

SECRETARIAAT ARTIKEL 3

§1. De secretaris van de BGTS Baarle draagt zorg voor het secretariaat van de Enclavecommissie. §2. De secretaris staat de Enclavecommissie in de uitvoering van zijn taken bij.

OPDRACHT ARTIKEL 4

De Enclavecommissie heeft als taak het voorbereiden van de besprekingen in de Enclaveraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over onderwerpen van gemeenschappelijk belang. Deze commissie kan door de Enclaveraad en/of het Enclavecollege om advies worden gevraagd. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.

OPENBAARHEID ARTIKEL 5

De vergaderingen van de Enclavecommissie zijn openbaar, behalve als: 1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2° de Enclavecommissie op voorstel van de voorzitter op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid. De vergaderingen over de jaarrekening en begroting zijn in elk geval openbaar.

BIJEENROEPING ARTIKEL 6

§1. De voorzitter roept de vergadering bijeen. Deze bijeenroeping geschiedt schriftelijk, onder vermelding van de agendapunten en bijhorende voorstellen, tenminste zeven kalenderdagen vóór de vergadering, dag van bijeenroeping en vergadering niet inbegrepen. §2. Bij de bijeenroeping worden plaats, dag en aanvangstijdstip der vergadering vermeld. §3. Indien de voorzitter van oordeel is dat de te behandelen punten van die aard zijn dat het houden van een vergadering niet nodig is, deelt hij dit aan de leden mede en verzoekt hen tevens om schriftelijk of mondeling hun mening over de voorstellen kenbaar te maken. Indien ten minste drie leden van mening zijn dat over deze voorstellen wel een vergadering moet plaatsvinden, wordt deze alsnog op last van de voorzitter uitgeschreven. §4. Op initiatief van één of meer leden van de commissie kunnen punten aan de agenda worden toegevoegd. Hiertoe richt het betreffende lid voorafgaand aan de vergadering een schriftelijk verzoek aan de voorzitter onder vermelding van de gewenste toevoeging. Het Enclavecollege beslist of deze punten al dan niet op de agenda worden geplaatst en geeft dienaangaande de nodige uitleg.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

2/4

VERGADERORDE ARTIKEL 7

De voorzitter kan eigenmachtig, of op verzoek van de Enclavecommissie, één of meer ambtelijke adviseurs, alsook externe deskundigen of belanghebbenden uitnodigen een vergadering bij te wonen, teneinde desverlangd toe- of voorlichting te verstrekken. ARTIKEL 8

§1. Na de opening van de vergadering kunnen andere aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal 30 minuten het woord voeren over onderwerpen die voor die avond zijn geagendeerd. §2. Het woord kan niet gevoerd worden: - over een besluit van de BGTS Baarle of één van de deelnemende gemeenten waartegen bezwaar, beroep of een klacht openstaat of heeft opengestaan; - over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; - over een onderwerp waarover de inspreker eerder heeft ingesproken, tenzij de voorzitter anders oordeelt. §3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de secretaris van de BGTS Baarle. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. §4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. §5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. §6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

ADVIESVORMING ARTIKEL 9

In de uit te brengen adviezen wordt het standpunt, waar nodig, vermeld van de in de commissie vertegenwoordigde partijen.

NOTULEN ARTIKEL 10

§1. De notulen vermelden de besproken onderwerpen in chronologische volgorde, waarbij per onderwerp, voor zover van toepassing, het uitgebrachte advies wordt vermeld. §2. De notulen worden overgemaakt aan de leden van de Enclaveraad.

INWERKINGTREDING ARTIKEL 11

§1. Deze regeling treedt onmiddellijk in werking nadat ze door de Enclaveraad is goedgekeurd en vastgesteld.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

3/4

§2. Zij kan worden aangehaald als “Regeling Enclavecommissie”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Enclaveraad van BGTS Baarle van 23 juni 2022.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

4/4