BGTS Baarle - Enclaveraad 23 juni 2022 - Bibliotheek Baarle - goedkeuren rekening 2021

Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking

BGTS BAARLE

Enclaveraad Vergadering: 23 juni 2022 Agendapunt: X Onderwerp: Bibliotheek Baarle – goedkeuren jaarrekening 2021 Bijlagen:

Jaarrekening 2021 – Bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog

INLEIDING

Jaarlijks stellen de gemeenteraden van Baarle-Hertog en Baarle-Nassau de jaarrekening vast voor de bibliotheek Baarle-Hertog / Baarle-Nassau / Theek 5 in hun gemeenschappelijke vergadering. Aan de hand van dit voorstel wordt de jaarrekening 2021 ter goedkeuring voorgelegd aan de Enclaveraad. JAARREKENING 2021

In het onderstaande overzicht zijn de bedragen voor het jaar 2021 weergegeven en ter vergelijking de goedgekeurde begroting 2021 en de exploitatie 2020.

LASTEN 40 Organisatiekosten 41 Huisvestingskosten 42 Personeelskosten 43 Administratiekosten 45 Automatisering 46 Aanschaf / vervanging media 47 Specifieke kosten Diverse kosten 50 Projecten 90 Exploitatieresultaat Totaal lasten

BATEN 80 Inkomsten gebruikers 82 Inkomsten spec. dienstverlening 85 Diverse inkomsten 89 Projecten 88 Subsidies Totaal baten

EXPLOITATIE 2021

GOEDGEKEURDE BEGROTING 2021

EXPLOITATIE 2020

€ 4.276 € 49.267 € 206.598 € 3.570 € 26.511 € 45.409 € 11.195 0 € 18.794 € 389 € 366.010

€ 5.090 € 49.797 € 206.578 € 3.796 € 28.680 € 47.427 € 10.041 € 1.500 € 24.405 € 599 € 377.912

€ 5.216 € 47.186 € 191.793 € 4.388 € 28.211 € 43.833 € 6.223 € 1.500 € 10.142 € 24.656 € 363.147

EXPLOITATIE 2021

GOEDGEKEURDE BEGROTING 2021

EXPLOITATIE 2020

€ 14.611 € 5.672

€ 19.111 € 2.650

€ 15.715 € 14.484

€ 18.651 € 18.414 € 308.662 € 366.010

€ 16.016 € 21.975 € 300.047 € 359.799

€ 22.145 € 10.137 € 300.667 € 363.147

De jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van € 389.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

1/4

TOELICHTING OP DE JAARREKENING

-

Organisatiekosten: De organisatiekosten vallen lager uit door lagere uitgaven op promotie omdat er minder activiteiten georganiseerd konden worden door corona.

-

Huisvestingskosten: Eén keer in de drie jaar wordt de huur van het gebouw geïndexeerd met 6%. Deze driejaarlijkse indexering heeft in 2021 plaatsgevonden.

-

Personeelskosten:

-

▪

De salarissen van het Nederlands personeel zijn conform de begroting gestegen met 2% (cao-stijging). De Nederlandse premies sociale lasten zijn gedaald door een tijdelijke verlaging van de premie WW (Werkloosheidswet). De Nederlandse pensioenpremies zijn gelijk gebleven.

▪

Er is in december 2021 een nieuwe Belgische bibliothecaris aangesteld. Hierdoor zijn er lagere kosten aan inhuur/detachering, maar hogere loonkosten door de vervanging. De overige personeelskosten zijn de kosten voor werving en selectie van de Belgische bibliothecaris.

▪

Er is een nieuwe post “internetvergoeding” vanwege het thuiswerken. De reis- en verblijfkosten zijn met eenzelfde bedrag verlaagd.

Automatisering: ▪

De communicatiekosten vallen lager uit door een aanpassing van de telefonie (besparing op de lijnverbinding).

▪

Er zijn in 2021 geen reparaties gebeurd aan de zelfbediening, hierdoor vallen de werkelijke kosten lager uit.

-

Media: Er is minder leenrechtvergoeding betaald omdat er als gevolg van corona minder uitleningen waren in 2021.

-

Specifieke kosten:

-

-

▪

Er is een grotere doorbelasting van specifieke kosten door de online programmering (incl. heropeningsevent) die Theek 5 organiseerde voor het hele werkingsgebied.

▪

Het budget voor programmering en innovatie (3% van de totale subsidie) is volledig besteed. Omdat er minder uitgaven zijn geweest voor diverse activiteiten in de eerste helft van 2021, werd het overige budget besteed aan nieuwe zelfbedieningsapparaten voor klanten. Dit stond op de planning voor 2022, maar werd omwille van de financiële ruimte een jaar naar voren geschoven.

Inkomsten gebruikers: ▪

De inkomsten uit contributies zijn ten opzichte van vorig jaar gedaald met 4% door een daling van het aantal volwassen (betalende) leden. Gemiddeld is er binnen Theek 5 een daling van ruim 7% van het aantal betalende leden.

▪

De verkoop van afgeschreven materialen is medio 2021 opnieuw gestart. De opbrengsten waren lager dan ingeschat. Wellicht moet dit meer bekendheid krijgen.

Inkomsten specifieke dienstverlening: ▪

De nieuwe Taalcoördinator kon pas in september aan de slag. De extra subsidie was niet eerder rond. In 2020 gebeurde de detachering wel voor een heel jaar.

▪

De inkomsten uit het schoolbibliotheekwerk waren hoger dan begroot. Theek 5 lanceerde een nieuw aanbod voor de scholen (basisscholen, middelbare school en inzet van een leesconsulent).

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

2/4

Het resultaat 2021 bedraagt € 389 positief en wordt toegevoegd aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog. Het bestemmingsfonds bedraagt op 1 januari 2022 € 15.422. Hiermee hebben we voldoende calamiteitenreserve opgebouwd (5% van de subsidie = € 15.375). GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN

Bij de behandeling van de jaarrekening 2021 gaan we uit van de afspraken uit de grensoverschrijdende administratieve afspraak 2019-2022. In deze administratieve afspraak zijn de kaders voor subsidiëring (artikel 14 en 15) en de wijze van subsidievaststelling (artikel 17) bepaald. Artikel 14 Subsidiëring van de bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog geschiedt voor de jaren 20192022 als volgt: 1. De subsidie 2018 (inclusief bijdrage overname werkgeverschap) vormt de basis voor het toe te kennen subsidiebedrag vanaf 2019 2. Er vindt een compensatie plaats van de loonstijgingen voor het personeel werkzaam in de bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog, zoals die in het kader van het bibliotheekwerk worden afgesproken (loonstijgingen conform de cao-openbare bibliotheken, pensioenfonds openbare bibliotheken en wettelijke stijging sociale lasten voor het personeel in dienst van de stichting Theek 5 en volgens het sectoraal akkoord voor het personeel in dienst van de gemeente Baarle-Hertog). 3. Indien de bibliotheek gebouwen huurt van de gemeente dan zullen de huuraanpassingen volledig worden gecompenseerd door verhoging van de subsidie aan de stichting Theek 5. 4. Voor het resterende subsidiebedrag geldt dat gedurende de looptijd van deze periode compensatie zal plaatsvinden voor eventuele prijsstijgingen (conform de consumentenprijsindex CPI van het Centraal Planbureau).

Artikel 15 Als er bezuinigingen gerealiseerd moeten worden in de periode 2019-2022, dan gebeurt dit conform artikel 5 lid 3 “Bij een financiële bezuiniging, die buiten deze overeenkomst valt, zal in overleg de dienstverlening van de bibliotheek opnieuw worden bepaald.”. Artikel 17 1. Voor de financiering van de bibliotheek door de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog dient de goedgekeurde exploitatiebegroting, zoals bedoeld in artikel 13, lid 5, als basis. 2. De subsidie wordt door beide gemeenten door middel van voorschotten (100% voorschot) beschikbaar gesteld aan de stichting Theek 5. De voorschotten worden 4x per jaar, in de eerste maand van elk kwartaal, toegekend. 3. De gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog hanteren als uitgangspunten de artikelen 14, 15, 16 van deze overeenkomst. 4. De stichting Theek 5 kan, in overleg met de gemeenten, te allen tijde een begrotingswijziging indienen. 5. De subsidievoorschotten worden o.b.v. een prognose van het inwoneraantal op 1 januari van het begrotingsjaar verdeeld tussen de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog.

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

3/4

SUBSIDIEBEREKENING

Rekening 2021 Loonindex Nederlands personeel: 2% CPI: 2,7%

Personeelskosten

€ 187.761

Huur gebouw

€ 35.988

Overige

€ 76.151

Overdracht rijksmiddelen werkgeverschap

€ 7.590 € 307.490

Totaal GEMEENTELIJKE BIJDRAGE

De verdeling van de gemeentelijke bijdrage tussen Baarle-Hertog en Baarle-Nassau gebeurt op basis van het inwoneraantal op 1 januari 2021. 2021 bijdrage gemeenten

inwoneraantal 1-1-2021

Baarle-Nassau

€ 215.849,97

6.899

Baarle-Hertog

€ 91.640,03

2.929

€ 307.490

9.828

TOTAAL

Voorstel 1. De jaarrekening 2021 van bibliotheek Baarle-Hertog / Theek 5 goed te keuren; 2. De bijdragen van de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog over het jaar 2021 vast te stellen op € 307.490 waarvan € 215.849,97 ten laste van de gemeente BaarleNassau en € 91.640,03 ten laste van de gemeente Baarle-Hertog (verdeelsleutel op basis van inwoneraantal per 01.01.2021).

BGTS Baarle | Singel 1, 5111 CC Baarle-Nassau

4/4