BGTS Baarle - Enclaveraad 23 juni 2022 - Bibliotheek Baarle - bijlage 1 - financieel verslag 2021

Financieel verslag 2021 Bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog 24 maart 2022

2

Toelichting financieel verslag Baarle-Nassau/Baarle-Hertog 2021 Aansluiting bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog bij Theek 5 Per 1 januari 2007 heeft Theek 5 een overeenkomst gesloten met de gemeente BaarleNassau en is er een grensoverschrijdende administratieve afspraak (zogenaamde ‘Beneluxovereenkomst’) gemaakt tussen de gemeenten Baarle-Nassau, Baarle-Hertog en Theek 5. De actuele grensoverschrijdende administratieve afspraak, getekend op 21 december 2018, is voor de periode 2019-2022. Onderdeel van de administratieve afspraak is de visie op de bibliotheek. De Nederlandse medewerkers van de bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog zijn in dienst van de stichting Theek 5. De Belgische medewerker is in dienst gebleven van de gemeente Baarle-Hertog.

Begroting 2021 Ter vergelijking zijn de cijfers opgenomen van de herziene begroting 2021, d.d. 5 oktober 2020. De begroting had een positief saldo van € 599.

Vergelijkende cijfers 2020 De vergelijkende cijfers 2020 zijn ontleend aan het Financieel verslag. Het positieve resultaat van Baarle-Nassau / Baarle-Hertog over 2020 ad € 24.656 is conform afspraken in eerste instantie toegevoegd aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek BaarleNassau/Hertog. Vanwege de vacature van de Belgische bibliothecaris in 2020 en de beperkte vervanging hiervan vanwege corona hebben de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog in overleg € 20.032 van dit positieve resultaat over 2020 teruggevorderd.

Resultaat 2021 Het resultaat 2021 bedraagt € 389 positief en is als zodanig opgenomen op de balans en exploitatie. Het resultaat wordt toegevoegd aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek BaarleNassau/Hertog. Het bestemmingsfonds bedraagt daarmee op 1 januari 2022 € 15.422. 5 % van de subsidie zou als calamiteitenreserve (€ 15.375) altijd aanwezig moeten zijn.

Doorbelasting gemeenschappelijke kosten De algemene kosten die voorvloeien uit de uitvoering van de centrale taken door Theek 5 worden doorberekend aan de bibliotheken van de aangesloten gemeenten op basis van de inwoneraantallen per gemeente. Voor de automatiseringskosten, overige personeelskosten en kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen wordt een andere verdeelsleutel toegepast. De automatiseringskosten worden toegerekend op basis van het aantal geautomatiseerde werkplekken, de overige personeelskosten op basis van het aantal FTE’s en de kosten voor centraal collectioneren, inwerken en koppelen op basis van het mediabudget per gemeente.

Personeelskosten De personeelskosten zijn inclusief de opgenomen verplichtingen uit hoofde van niet opgenomen vakantiedagen en jubileumuitkeringen conform de Richtlijn Jaarverslaglegging ‘Personeelsbeloningen’ RJ 271. Oosterhout, 24 maart 2022

P. Adels directeur/bestuurder Bibliotheek Theek 5 3

BALANS PER ACTIVA

Omschrijving VASTE ACTIVA Grond en gebouwen Inrichting/Inventaris Automatiseringssysteem Kantoorautomatisering Kantoormachines

VORDERINGEN OP KORTE TERMIJN Rekening-courant* Subsidies voorgaande jaren Overlopende activa Debiteuren

31-12-2021

31-12-2020

1.989

52 2.717 1.989

32.223

2.769

14.335 28.328 810

1.482 33.705

LIQUIDE MIDDELEN Kassen Kruisposten

43.473

29 0

29

35.694

46.271

* Rekening-courant Deze balansrekening wordt gezien als een sluitpost, aangezien er eigenlijk geen volledige balans is op te stellen voor alleen de bibliotheekvestiging Baarle-Nassau/Hertog door de integratie met Theek 5.

4

31 DECEMBER 2021 VOOR RESULTAATBESTEMMING PASSIVA

Omschrijving EIGEN VERMOGEN Bestemmingsfonds Bestemmingsreserves Resultaat

31-12-2021

31-12-2020

15.033 389

10.409 15.422

24.656

35.065

VOORZIENINGEN Voorziening onderhoud

SCHULDEN OP LANGE TERMIJN Leningen op lange termijn

SCHULDEN OP KORTE TERMIJN Crediteuren Subsidies voorgaande jaren* Nog te betalen boeken Overlopende passiva

7.743 4.956 7.573

20.272

35.694

3.633 7.573

11.206

46.271

* Subsidies voorgaande jaren Theek 5 heeft te veel subsidie ontvangen en heeft op 31 december 2021 nog een schuld op de subsidie 2021 van Baarle-Nassau en Baarle-Hertog.

5

STAAT VAN BATEN EN LASTEN BAARLE-NASSAU/HERTOG REKENING 2021

LASTEN Rekening 2021 Organisatiekosten Huisvestingskosten Personeelskosten Administratiekosten Automatisering Aanschaf / vervanging media Specifieke kosten Diverse kosten Projecten* Exploitatieresultaat

4.276 49.267 206.598 3.570 26.511 45.409 11.195 0

Begroting 2021

Rekening 2020

389

5.090 49.797 206.578 3.796 28.680 47.427 10.041 1.500 24.405 599

5.216 47.186 191.793 4.388 28.211 43.833 6.223 1.500 10.142 24.656

366.010

377.912

363.147

18.794

* Doorberekening van Theek 5 brede projecten. Hier staan ook opbrengsten tegenover (zie baten).

BATEN Rekening 2021 Inkomsten gebruikers Inkomsten Specifieke dienstverlening Diverse inkomsten Projecten Subsidies

14.611 5.672 18.651

Rekening 2020

308.662

19.089 9.853 17.802 24.405 306.764

15.715 14.484 22.145 10.137 300.667

366.010

377.912

363.147

18.414

6

Begroting 2021

KOSTENREKENINGEN Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

ORGANISATIEKOSTEN KP Doorbelasting organisatiekosten Promotie Representatie Presentatiekosten Contributie Interne documentatie Overige kosten

3.415 422 46 30 168 195 0

3.508 1.000 175 50 167 189

3.409 750 117 0 165 186 590

4.276

5.090

5.216

Toelichting Er zijn lagere organisatiekosten door met name minder promotie van activiteiten vanwege corona.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

HUISVESTINGSKOSTEN KP Doorbelasting Huisvestingskosten Huur gebouwen Afschrijving inrichting/inventaris Schoonmaakkosten/huish. artikelen Verzekeringen Klein inventaris Overige kosten

2.877 35.988 52 9.798 113 412 28

2.762 35.985 52 10.031 318 500 150

2.902 33.996 124 9.670 313 147 34

49.267

49.797

47.186

Toelichting 1 keer in de 3 jaar wordt de huur geïndexeerd met 6%. Dit heeft plaatsgevonden in 2021.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

PERSONEELSKOSTEN HKP Doorbelasting overige personeelskosten KP Doorbelasting salariskosten Salarissen (Inval)uren Sociale lasten Pensioenpremie Detachering (Belgisch personeel) Subtotaal Reiskosten woonwerk Reis- en verblijfkosten Internetvergoeding Kosten vrijwilligers Overige kosten

7

10.562 73.198 75.430 9.625 14.971 12.547 2.335 198.668 612 307 795 241 5.975

10.616 70.814 59.217 3.500 10.946 7.848 39.211 202.153 1.800 1.100

9.157 68.429 67.081 8.590 12.933 10.706 8.739 185.635 2.084 331

764 761

124 3.618

206.598

206.578

191.793

Toelichting De salarissen zijn conform begroting gestegen met 2% (cao-stijging). De Nederlandse premies sociale lasten zijn gedaald vanwege een tijdelijke verlaging van de premie WW. De pensioenpremies zijn gelijk gebleven. Er is in december 2021 een nieuwe bibliothecaris aangesteld voor de bibliotheek in Baarle. Hierdoor zijn er lagere kosten aan inhuur/detachering, maar hogere kosten salarissen e.d. vanwege de vervanging hiervan. De overige personeelskosten zijn met name de kosten voor de werving en selectie van de nieuwe bibliothecaris. Een nieuwe post is de internetvergoeding vanwege het thuiswerken. De reis- en verblijfskosten zijn met eenzelfde bedrag verlaagd.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

ADMINISTRATIEKOSTEN KP Doorbelasting administratie Reproductie Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Overige administratiekosten

1.670 303 159 70 966

1.748 723 500 75 750

1.624 655 798 39 844

3.570

3.796

4.388

Toelichting Geen bijzonderheden

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

AUTOMATISERING KP Doorbelasting automatisering Afschrijving bibliotheekautomatisering Onderhoud en reparatie bibliotheekautomatisering Onderhoud zelfbediening Kosten catalogiseren Communicatiekosten Systeemmaterialen kantoorautomatisering

21.892 727 294 504 1.795 1.298 0

21.744 892 576 1.233 2.000 2.134 100

21.381 688 665 1.300 1.980 2.163 33

26.511

28.680

28.211

Toelichting Door de aanpassing van de telefonie is een besparing op de lijnverbinding (communicatiekosten) gerealiseerd. Er zijn in 2021 geen reparaties aan de zelfbediening nodig geweest.

Rekening 2021 AANSCHAF/VERVANGING MEDIA KP Doorbelasting media Aanschaf media Digitale media netwerk Huur media Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Plak- en bindmaterialen Uitbesteed werk (plakken/binden)

8

Begroting 2021

Rekening 2020

251 35.546 264 11 2.396 6.837 66 0

288 35.943 50 3.571 7.400 100 75

189 34.444 263 5 3.518 5.252 96 0

45.409

47.427

43.833

Toelichting Er is minder leenrechtvergoeding betaald vanwege minder uitleningen als gevolg van corona in 2020.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

SPECIFIEKE KOSTEN KP Doorbelasting specifieke kosten Inlichtingendienst Ontwikkeling producten en diensten Innovatie en programmering

1.336 -2 0 9.862

788 50 9.203

514 39 294 5.376

11.195

10.041

6.223

Toelichting Er is een grotere doorbelasting van specifieke kosten vanwege Theek 5 brede online programmering en het heropeningsevent in juli. 3% van de subsidie is begroot voor innovatie en programmering om daarmee lokaal invulling te geven aan de drie programmalijnen. Dit budget is dit jaar deels besteed aan de inzet van nieuwe zelfservice-apparaten voor de klanten. Dit stond op de planning voor 2022, maar is vanwege minder benodigd budget voor de programmering door corona naar voren geschoven.

Rekening 2021

Begroting

2021

Rekening 2020

DIVERSE KOSTEN Toevoeging reserve 0

1.500

1.500

1.500

1.500

Toelichting Het bestemmingsfonds bevindt zich op het calamiteitennniveau. Er is dit jaar geen toevoeging aan het bestemmingsfonds gedaan.

OPBRENGSTREKENINGEN Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

INKOMSTEN GEBRUIKERS Contributies Leengelden Telaatgelden Reserveringsgelden Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven materialen Verkoop materialen (BTW hoog tarief)

14.344 0 2 103 23 117 22

17.739

100 100 1.125 25

15.511 8 30 66 77 9 14

14.611

19.089

15.715

Toelichting De inkomsten uit contributies zijn ten opzichte van vorig jaar gedaald door een daling van 4% van het aantal volwassen leden van 1.097 naar 1.054. Theek 5 kent gemiddeld een daling van ruim 7%. De begroting was te hoog ingeschat. De verkoop van afgeschreven materialen is medio 2021 gestart en moet nog wat meer bekendheid krijgen.

9

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

INKOMSTEN SPECIFIEKE DIENSTVERLENING Opbrengst kopieën Schoolbibliotheekwerk Lezingen Cursussen Detachering

161 3.138 -5 65 2.304

653 1736 250 750 6.464

176 1.481 0 103 12.723

5.672

9.853

14.484

Toelichting De lagere inkomsten zijn het gevolg van het pas per september kunnen detacheren van een medewerker als Taalcoördinator voor het Taalnetwerk Midden-Brabant. De extra subsidie was niet eerder rond. In 2020 betrof dit een heel jaar. Er zijn aan de andere kant meer inkomsten schoolbibliotheekwerk door nieuw aanbod aan de basisscholen, dientverlening aan de middelbare school de La Salle en inzet van een leesconsulent op basisschool de Uilenpoort.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

DIVERSE INKOMSTEN KP Diverse baten Diverse baten

18.267 384

16.940 862

19.340 2.805

18.651

17.802

22.145

Toelichting Het betreft met name Theek 5 brede inkomsten door dienstverlening aan andere organisaties en inzet voor projecten.

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020

SUBSIDIES Subsidie gemeente Doelsubsidie

307.490 1.172

306.764

300.667 0

308.662

306.764

300.667

Toelichting

€ € € €

Personeelskosten Huur gebouw Overige Rijksmiddelen werkgeverschap Totaal subsidie

2021

187.761 35.988 76.151 7.590 307.490

€ € € €

2021

187.779 35.985 75.410 7.590 306.764

€ € € €

2020 184.981 33.948 74.149 7.590 300.667

Conform de grensoverschrijdende administratieve afspraak 2019-2022 is de subsidiebijdrage voor de personeelskosten conform de werkelijke loonstijgingen (2% voor de medewerkers in dienst van Theek 5), de overige kosten conform de werkelijke prijsstijgingen (2,7%) en de bijdrage voor de huur van het gebouw conform de werkelijke kosten 2021. Van de gemeente Baarle-Nassau is een extra subsidie ontvangen voor de inzet van taalcoördinator voor de ABG-gemeenten.

10