Beantwoording technische vragen Fractie Ulicoten m.b.t. reglement van orde

Technische vragen Fractie Ulicoten m.b.t. de komende commissievergadering B&M 29-11-2022 zoals in verleden procesmatig afgesproken is in “Good to great”. Betreft agendapunt 12: Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad

Betreffende intrekken van raadsvoorstellen: Naast het college kunnen anderen raadsvoorstellen indienen zoals burgers (burgerinitiatief), griffie, raadslid (initiatiefvoorstel art 35), voorzitter van de raad (art 9.2) In artikel 36.1 staat dat de raad toestemming moet geven om collegevoorstellen in te trekken Opmerkingen vooraf: a. Raadsvoorstellen die door de griffie worden ingediend vallen onder de verantwoordelijkheid van het presidium. b. In artikel 9.2 wordt bepaald dat de voorzitter van de raad in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda kan opstellen. Hier wordt niet mee bedoeld dat de voorzitter van de raad raadvoorstellen kan indienen. Vragen: 1. Begrijp ik dat indieners van raadsvoorstellen, niet zijnde ingebracht vanuit het college, , ingetrokken kunnen worden door de indiener tot voor de vaststelling van de agenda in de raad. Is dit correct? Antwoord: Een initiatiefnemer kan inderdaad zijn voorstel intrekken. In het geval dat de voorlopige agenda van de raadsvergadering al aan de raadsleden is verzonden, kan de initiatiefnemer de raad verzoeken het agendapunt van de agenda af te voeren. Bij het vaststellen van de agenda beslist de raad over dit verzoek (zie ook artikel 9.4). 2.

Wat is het moment dat een collegevoorstel op de agenda van de raad staat? a. Na besluit presidium over de “voorlopige” agenda (art 4.3) b. Nadat de voorzitter de “voorlopige” agenda verzonden heeft aan de raad. (art 8.4)

Antwoord: b. Nadat de voorzitter de voorlopige agenda aan de raadsleden heeft verzonden. Bijzondere situaties: Vraag: 3. Begrijp ik goed uit art 4.7 dat het presidium (waar een raadsminderheid de meerderheid heeft) collegevoorstellen op procedurele gronden voor zich uit kan blijven schuiven. Antwoord: In het presidium wordt altijd gestreefd naar consensus. Mocht men er echt niet uitkomt dan zal er bij een belangrijke beslissing moeten worden gestemd. Elke fractie heeft één stem in het presidium. Als de stemmen staken dan geldt de zetelverdeling in de raad. Procedurele rol van presidium In artikel 4.3 wordt deze rol genoemd maar er wordt niet op ingezoomd. Vraag: 4. Is er een nader beschrijving van “de procedurele rol” wat hier wel en niet onder verstaan wordt? Bijvoorbeeld:

a. b. c. d.

Raadsformat kloppend Kwaliteit onvoldoende of niet op niveau Niet compleet bijvoorbeeld ontbrekende stukken Andere zaken die procesmatig eerder behandeld moeten worden dan het ingebracht voorstel. Waardoor er grote gegronde twijfels zijn aan het proces optimaal verlopen van het proces. e. Niet rijp voor besluitvorming omdat er procesmatig ander zaken parallel lopen. (Bijvoorbeeld ander keuzes in andere zaken die ook een groot beslagleggen op de structurele ruimte kunnen leggen.) f. Besluiten uit het verleden die genomen zijn, zijn van uit nieuwe inzichten niet meer juist. Waardoor het voorliggende besluit veel minder doeltreffend is en veel risico’s heeft. Waardoor er een gegronde rede is voor een heroverweging of een pauze. g. Niet passend in een groter geheel. h. Controversioneel omdat er bijvoorbeeld verkiezingen aankomen i. Niet passend in de eerder door de raad vastgestelde agendering Antwoord: Met de procedurele rol van het presidium wordt o.a. de coördinerende rol bedoeld bij de agendering van zaken in de commissies en de raad. Het presidium heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. Daarnaast stelt het presidium de voorlopige agenda’s vast. De door het college aan de raad aangeboden raadsvoorstellen komen in principe allemaal op de agenda.

Er vindt een marginale toets plaats waarbij de genoemde zaken bij de punten a t/m i betrokken kunnen worden. Inkomende stukken Vraag betreffende art 18.1: 5. Is er een format waaraan de griffie beoordeeld en bewaakt waaraan een inkomend stuk moet voldoen alvorens deze op de lijst van ingekomen stukken gezet wordt? Antwoord: Nee, er is geen format, maar wel een werkwijze in de praktijk. In principe komen alle aan de raad gerichte brieven op de lijst ingekomen stukken. Behalve - Uitnodigingen en nieuwbrieven van organisatie en vergelijkbare stukken. Die worden geplaatst in het wekelijkse griffiebericht. - Stukken die eerst door de ambtelijke organisatie worden verwerkt, zoals bijvoorbeeld zienswijzen in het kader van een bestemmingsplanprocedure. Deze komen later naar de raad samen met de nota van zienswijzen - Reclame van commerciële aanbieders en vergelijkbare stukken 6. Zijn er richtlijnen wanneer inkomende brieven niet openbaar gemaakt worden of geanonimiseerd worden? Antwoord: Conform de Woo is een overheidsorganisaties verplicht om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken. In het kader van de privacywetgeving (AVG) mogen geen persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Brieven die persoonsgegevens bevatten worden door de griffie in het raadsinformatiesysteem (Notubiz) achter een slotje geplaatst of geanonimiseerd.

Achter een slotje plaatsen betekent dat de informatie na inloggen uitsluitend voor raads- en commissieleden is te raadplegen. Inspreken Inkomende stukken komen op de agenda van de raad (art 18.2) En burgers kunnen op onderwerpen op de agenda inspreken (art 16.1)

Het is in artikel 16.6 niet toegestaan om in één jaar meer dan 1x eenmaal in te spreken over hetzelfde onderwerp bij een inkomende brief. In artikel 16.8 kan het met de behandeling van de inspreker diverse kanten op gaan. Vragen: 7. Heb ik het goed begrepen dat de voorzitter toetst als een inspreker zich meldt aan de hand van de inkomende brief, of hij/zij als persoon al eerder het lopende jaar ingesproken heeft en vervolgens toetst of dat de inkomende brief inhoudelijk over hetzelfde onderwerp gaat. Antwoord: Dat klopt, met dien verstande dat de toets (onder verantwoordelijkheid van de voorzitter) door de griffier wordt uitgevoerd. 8. Klopt het dat in art 16.8 m.b.t. de behandeling van de inbreng van de inspreker bedoeld wordt hoe met de inbreng in de vergadering zelf mee om gegaan wordt? (van aanhoren tot in debat gaan.) Is het dan ook de niet wenselijk dat de voorzitter via de griffier aanmeldingen onmiddellijk doorgeeft aan de raadsleden? Antwoord: Er mag alleen worden ingesproken over onderwerpen die op de agenda staan. De inspraak kan door de raad worden betrokken bij de behandeling van desbetreffend onderwerp. In het geval er sprake is van inspreken over een ingekomen stuk, kan een raadslis bijvoorbeeld bij behandeling van de lijst ingekomen stukken voorstellen het betreffende stuk ter bespreking doorte verwijzen naar de commissie.

In de praktijk ontvangen de raadsleden op de dag van de raadsvergadering een mail met daarin bijzonderheden over de vergadering van die avond. Indien zich een inspreker heeft gemeld wordt dit vermeld in de mail. Interpellatie In art. 37.2 De voorzitter brengt de inhoud ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Vraag: 9. Begrijp ik, als de voorzitter van de raad de vervanger is, dat het kan zijn dat de burgemeester als collegelid niet op de hoogte gesteld wordt. Antwoord: Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt het voorzitterschap van de raad waargenomen door de vicevoorzitter van de raad (gemeentewet artikel 77). Als er dus sprake is van vervanging, is de burgemeester niet aanwezig bij de raadsvergadering waarin de interpellatie plaats vindt. Indien de burgemeester portefeuillehouder is van het onderwerp van interpellatie, wordt de inhoudelijke portefeuille van de burgemeester waargenomen door een wethouder. Inhoudelijke wijziging van raadsvoorstellen. Stel er zitten storende onbedoelde inhoudelijk fouten of tegenstrijdigheden in een raadsvoorstel. Vragen: 10.

Zou daar in voorzien moeten worden dat deze door indiener aangepast kunnen worden gedurende het proces naar de raadsvergadering? Antwoord: Als er inhoudelijk fouten of tegenstrijdigheden in een raadsvoorstel zitten is de kans groot dat het presidium dit constateert en zal het presidium het voorstel niet agenderen. (zie antwoord op vraag 5).

Als het presidium de inhoudelijk fouten of tegenstrijdigheden over het hoofd ziet, zal dit tijdens de commissiebehandeling naar voren komen. De commissie kan adviseren de portefeuillehouder te verzoek het voorstel aan te passen. Als het voorstel geplaatst is op de voorlopige raadsagenda en er zitten inhoudelijk fouten of tegenstrijdigheden in, kan de raad bij het vaststellen van de agenda besluiten het voorstel van de agenda af te voeren en kan de portefeuillehouder verzocht worden met een aangepast voorstel te komen. (zie artikel 36 en het antwoord op vraag 1). 11. Of volstaat een benoeming van de correctie door de voorzitter van de raad voor het stemmen tijdens de besluitvorming in de raad? Antwoord: Het is van belang dat het voor de raad volstrekt duidelijk is wat er wordt voorgesteld. Pas dan kan er een weloverwogen besluit worden genomen. Als er een ondergeschikte onjuistheid in het raadsvoorstel staat kan wellicht worden volstaan met het benoemen van de correctie door de voorzitter. In het ontwerp raadsbesluit mogen geen fouten zitten. 12. Of dient het voorstel regulier geamendeerd te worden? Antwoord: Het recht op amendement is een politiek instrument en niet bedoeld om fouten te corrigeren. Bovendien kan wel het voorgestelde raadsbesluit worden geamendeerd, maar niet het raadsvoorstel zelf.

Amendementen Een amendement is een wijziging op een raadsvoorstel. Een raadsvoorstel kent een lange voorbereiding. Een complex amendement of diverse amendementen die interfereren, zouden strikt genomen volgens het regelement nog tijdens de raadsvergadering ingediend kunnen worden. Dit terwijl een initiatiefvoorstel (ook is het een simpele) al snel een doorlooptijd kent van 10 weken. Vraag: 13. Is het een overweging om bij steekhoudende amendementen bij belangrijke complexe onderwerpen het agenda punt te verdagen en het besluitvormingsproces zoals in artikel 36.2 op nieuw te agenderen. Antwoord: Een amendement komt aan de orde aan het eind van het besluitvormingsproces, het vormt min of meer het sluitstuk van een inhoudelijk debat. Een amendement is niet bedoeld om een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing geheel te veranderen. Als het voorstel niet strookt met je politieke opvattingen moet je tegen het voorstel te stemmen.