Beantwoording technische vragen Fractie Ulicoten - commissies januari 2024

Commissie R&E 23 januari 8. Voorstel tot instemming van het Ondernemersfonds Baarle inclusief financiering In hoeverre is de uitvoeringsovereenkomst in lijn met het geldende subsidiebeleid van de gemeente Baarle-Nassau? Antwoord Op advies van onze juristen is besloten om in de uitvoeringsovereenkomst te spreken van een ‘subsidie’ omdat dit de meest passende vorm is bij deze uitwerking. De uitvoeringsovereenkomst is juridisch in lijn met de subsidieverordening maar wijkt op enkele punten af. Commissie B&M 24 januari 6. Boardletter 2023 De accountant heeft het college geadviseerd om in de financiële verordening formele afspraken vast te leggen tussen de colleges van de deelnemende gemeenten en het bestuur van de ABG over de informatieverstrekking, meer specifiek over het rapporteren over de geconstateerde onrechtmatigheden gedurende het jaar, ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording van de colleges van de deelnemende gemeenten. Hoe gaat het college hier invulling aan geven? Er liggen op dit moment negen actiepunten, waarvan drie geen prioriteit hebben (risicoafweging is te laag ingeschat door de organisatie). Over welke punten met geen prioriteit gaat het hier? Antwoord: Het betreft bedrijfvoeringsprocessen die in de management letter zijn opgenomen: 1. Wij adviseren om door een 2e financieel adviseur een zichtbare controle uit te voeren op de begrotingswijzigingen.

De organisatie kan op dit moment gezien de omvang van de organisatie niet borgen en in de risicoafweging schat de organisatie het risico op fouten op laag. Hierdoor is geen prioritering gegeven aan de bevinding rondom de begrotingswijzigingen. Reactie management: De organisatie kan op dit moment gezien de omvang van de organisatie niet borgen en in de risicoafweging schat de organisatie het risico op fouten op laag. 2. De organisatie heeft voor verschillende processen beschrijvingen gemaakt waar taken en verantwoordelijkheden in uiteen zijn gezet. Echter, nog niet voor alle processen is een procesbeschrijving aanwezig, zoals het proces van leerlingenvervoer. De organisatie heeft de focus gelegd op de hoofdprocessen. De procesbeschrijving van leerlingenvervoer heeft op dit moment geen prioriteit bij de organisatie. Reactie management: De organisatie heeft de focus gelegd op de hoofdprocessen. Deze worden in 2023 afgerond. 3. Er is sprake van een adequaat functionerend proces. Echter, er is geen automatische koppeling tussen AFAS en Key2Financiën. Deze bevinding heeft op dit moment geen prioriteit. Wij hebben vernomen dat maandelijks de aansluiting tussen AFAS en Key2Financiën wordt vastgesteld en dat het per kwartaal wordt aangesloten in Checkpoint. Reactie management: We onderzoeken de mogelijkheden voor een automatische koppeling.

8. Voorstel tot Hernieuwd voorstel locatiekeuze huisvesting ambtelijke organisatie ABG Zijn de gegevens op www.ep-online.nl/energielabel-search correct, te weten energielabel A+ gemeentehuis Baarle-Nassau (5111CC nr. 1), energielabel C gemeentehuis Alphen-Chaam (5131AV, nr. 1) en energielabel C gemeentehuis Gilze-Rijen (5121JX nr. 1). Zo ja, klopt het dan dat het op dit moment niet noodzakelijk is om omwille van de eisen die worden gesteld aan het energielabel van kantoorgebouwen te investeren in één of meer panden? Antwoord Dat klopt niet. Voor het kantoorpand in Alphen-Chaam is inderdaad een C-label afgegeven voor dat gedeelte wat nu nog gebruikt wordt. Niet voor de reeds niet meer in gebruik zijnde vleugels. Daarnaast is het zo dat op de locatie Alphen-Chaam de bestaande gasgestookte verwarmingsketels per direct vervangen moeten worden omdat deze versleten zijn en vervanging behoeven. Daarvoor zullen nieuwe warmtepompen worden aangeschaft. Verder zullen er voor de energieopwekking, ook voor de werking van deze warmtepompen, PV panelen worden aangeschaft en worden gemonteerd op de daken. Daarnaast zal de bestaande politiepost moeten worden verplaats uit de leeggeruimde vleugel van het pand en zullen er voorzieningen in de buitenkozijnen worden aangebracht om de aanlandplekken voor de ABG medewerkers te kunnen ventileren. 1.

In het taxatierapport staat op pagina 12 een kaartje met verschillende huisnummers (12, 12A, 12B) op perceelnr. 4824. In het Raadsvoorstel wordt expliciet Annefrankplein nummer 12 genoemd als aan te kopen pand. Hoe zit dat? Wordt voorgesteld om het gehele pand op perceelnr. 4824 aan te kopen, waar dus verschillende huisnummers op rusten, of enkel het gedeelte dat is toegeschreven aan nr. 12? Er wordt voorgesteld om het gehele kavel 4824 (vallend onder sectie B van de gemeente Gilze en Rijen) aan te kopen. Daar vallen ook de subnummers van huisnummer 12 onder.

2. Wat is het plan als er op het perceel te weinig parkeerplaatsen gerealiseerd kunnen worden, en is dat laatste niet verplicht volgens het bestemmingsplan? (paragraaf 11.2.4) Er zijn op de locatie mogelijkheden om het totaal aantal benodigde parkeerplaatsen te realiseren. Een en ander conform de laatst vastgestelde uitgangspunten van het parkeerbeleid van de gemeente Gilze en Rijen.

3. Gemeenten hoeven geen overdrachtsbelasting te betalen, maar de ABG-organisatie (Gemeenschappelijke Regeling) gaat de aankoop doen, en niet de gemeenten. Gaat de ABGorganisatie wel of geen overdrachtsbelasting moeten betalen? De ABG organisatie valt wat betreft de belastingen onder dezelfde regelingen als de betreffende gemeenten. Dit is al sinds de oprichting van de ABG organisatie het geval. Dus ook hier betaald de ABG organisatie geen overdrachtsbelasting. 4. Gelet op de bespreking van de centrale huisvesting van de ABG zou ik graag in plaats van het in de presentatie van 30 november opgenomen staatje over huidige en nieuwe situatie een geactualiseerd overzicht willen dat gebaseerd is op de begrotingscijfers voor 2024. (het gepresenteerde is gebaseerd op 2023)

Het aanpassen van de cijfers 2023 naar 2024 is op dit moment niet mogelijk. De verwachting, op dit moment, is dat de aanpassingen beperkt zullen zijn. 6. Uitgegaan wordt van een totaal investeringsbedrag van 17,8 miljoen. Heb ik goed begrepen dat dit opgebouwd is uit de actuele prijzen van september 2023 met een doorberekening van mogelijke kostenstijgingen in 2024 en volgende? In het investeringsbedrag van € 17,8 miljoen is een bedrag van € 1,8 miljoen (afgerond) opgenomen voor indexaties en voor de post onvoorzien. 7. Is het mogelijk de voor de huisvesting van toepassing zijnde kostenverdeelsleutel voor Baarle-Nassau inzichtelijk te maken met de concrete cijfers? Alle overheadkosten worden verdeeld via de verdeelsleutel. Dit geldt ook voor de huisvestingskosten. Dat is voor Baarle-Nassau de 21,6 % op basis van de afspraak “betalen en genieten”. 10. Voorstel tot instemmen met het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024 Het criterium ‘Beheersbaarheid kosten (de wijze waarop de opdrachtnemer verwacht de opdrachtgever niet met meerwerk te belasten)’ is ons niet geheel helder. Het klinkt een beetje als: als je ons maar vooral met rust laat, dan scoor je goed en krijg je misschien wel de opdracht van ons.

Of moeten we het zien als de vraag welke maatregelen de accountant neemt in het kader van 'voorkomen is beter dan genezen'? Antwoord: Je moet het zien als het laatste: welke maatregelen de accountant neemt in het kader van 'voorkomen is beter dan genezen'.