BDO - Controleplan 2025

16 DECEMBER 2025

Controleplan 2025

Gemeente Baarle-Nassau

BDO Audit & Assurance B.V., Philitelaan 73, 5617 AM Eindhoven, www.bdo.nl

Aan: Gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassau T.a.v. de heer J.J.M. Nuijen, griffier Postbus 105 5110 AC, BAARLE-NASSAU Eindhoven, 16 december 2025 Kenmerk: 1050146/StH/SP/250783

Geachte leden van de gemeenteraad,

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Baarle-Nassau ontvangt u ons controleplan. Dit controleplan bevat onze uitgangspunten en plan van aanpak voor de controle 2025. Met dit controleplan informeren wij u over de wijze waarop de controle 2025 vormgegeven en u ondersteunen in de uitoefening van uw opdrachtgeversrol richting de accountant. Dit controleplan bevat de afspraken en verwachtingen ten aanzien van de controle. De afspraken zoals opgenomen in de overeenkomst, de aanbestedingsstukken, de overeengekomen algemene inkoopvoorwaarden en onze inschrijving blijven onverminderd van toepassing en hebben voorrang boven het controleplan. De onderwerpen die in dit plan aan de orde komen maken onderdeel uit van onze overwegingen bij het bepalen van de aard, het tijdstip van de uitvoering en de diepgang van de controlewerkzaamheden die wij toepassen bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening en andere controle opdrachten. Op basis van Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten’ (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen.

Graag geven wij u de mogelijkheid om in het verlengde van de controleopdracht ons specifieke aandachtspunten mee te geven. In onze rapportages koppelen wij vervolgens de resultaten ten aanzien van uw aandachtspunten expliciet terug. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en extern accountant gemeente Baarle-Nassau

3

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

Inhoudsopgave Gemeente Baarle-Nassau

01

02

03

Uw BDO-team

Aandachtspunten vanuit 2024

Natuurlijke adviesfunctie

04

05

06

Planning en aanpak

Top aandachtspunten voor 2025

4

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

1. Uw BDO-team

5

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

1. Uw BDO-team controle 2025

Dennis Meeuwissen

Sven ter Heijden

AUDIT PARTNER

MANAGER

Eindverantwoordelijk voor de controle en aanspreekpunt voor de raad

Verantwoordelijk voor het controleteam, 1e aanspreekpunt

6

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2. Aandachtspunten vanuit 2024

7

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2. Aandachtspunten vanuit afgelopen jaarrekeningcontrole 2024 Een goede samenwerking is en blijft ook voor het jaar 2025 van belang voor het behalen van alle deadlines en een goed eindresultaat in de vorm van een bij voorkeur goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. 

Wij hebben de samenwerking met de ambtelijke organisatie als constructief en plezierig ervaren. Op 11 september 2025 heeft een evaluatie met de ambtelijke organisatie plaatsgevonden en is vooruitgeblikt op de jaarrekeningcontrole 2025, waarbij tevens afspraken zijn gemaakt om de samenwerking verder te verbeteren.



Op 16 april 2025 zijn de wetswijzigingen gepubliceerd waarmee de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is geworden van de wet en ook de materialiteitswijziging per 1 januari 2025 is doorgevoerd. De materialiteitswijziging houdt in dat de wettelijke materialiteit van de accountantscontrole wijzigt naar 2% voor fouten en onzekerheden gecumuleerd. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat de verantwoordingsgrens tussen de 0% en 2% dient te liggen. De grondslag is gewijzigd naar totale lasten exclusief dotaties reserves. De financiële vordering en het controleprotocol zijn nog niet hierop aangepast.



Zorgdragen voor een gestructureerde en diepgaande vastlegging van de gemaakte overwegingen bij de beoordeling of opdrachten rechtmatig zijn (spendanalyse).



In 2024 zijn, als gevolg van capaciteitsproblemen, in zeer beperkte mate onderhoudswerkzaamheden inzake achterstallig onderhoud wegen uitgevoerd en zijn werkzaamheden doorgeschoven naar de komende jaren. De verwachting is dat dit ook in 2025 het geval zal zijn. Een belangrijk aandachtspunt is dat uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden niet meer in de voorziening ultimo boekjaar zijn opgenomen en dat verschillen tussen realisatie en de in de voorziening opgenomen bedragen in de baten en lasten worden verantwoord.



De controleaanpak is een mix van organisatiegerichte werkzaamheden en gegevensgerichte werkzaamheden. We werken samen met de financieel beleidsmedewerkers en medewerkers van de interne controle van ABG-Organisatie om te komen tot de meest efficiënte controleaanpak. De huidige aanpak gaat uit van een uitgebreide risicoanalyse.

8

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3. Natuurlijke adviesfunctie

9

DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3. Natuurlijke adviesfunctie

Rapportages Naar aanleiding van onze controle brengen wij een managementletter en een accountantsverslag uit. Deze rapportages kenmerken zich door een heldere structuur, leesbaarheid, duidelijke taal en voor de belangrijkste bevindingen, visuele ondersteuning. Wij scheiden hoofdzaken van bijzaken en wij leggen de focus op de relevante structurele zaken en minder op de incidentele, minder belangrijke zaken. Gemeenteraadsverkiezingen 2026 In maart 2026 zijn de gemeenteraadsverkiezingen en kan de samenstelling van de auditcommissie wijzigen. Graag bespreken wij met u in hoeverre u werkt aan een overdrachtsdocument en wat uw verwachtingen zijn van ons hierbij en in het inwerkprogramma van de nieuwe raad/auditcommissie. NIS2 - digitale weerbaarheid verankerd in wet- en regelgeving vanuit de EU Als onderdeel van de IT-audit bespreken wij ook welke stappen ABGOrganisatie heeft gezet met betrekking tot de invoering van de implementatie van de NIS2-maatregelen. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2025 beoordelen wij eveneens de voortgang van de implementatie van deze maatregelen.

10 DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

4. Planning en aanpak

11 DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

4. Planning en aanpak 1/2

Contactmomenten  Opdrachtbevestiging (juli 2025);  Dienstverleningsplan (oktober 2025);  Toelichting managementletter 2025 (januari 2025);  Toelichting accountantsverslag (juni 2026 (nog te plannen)). Controleaanpak en risico’s op hoofdlijnen Naast een actieve samenwerking met de organisatie, streven we naar een dynamische proces met korte communicatielijnen. Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals inkopen van goederen en diensten, subsidieverstrekkingen, inkomensoverdrachten, etc. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. Wij onderkennen de volgende potentiële risico’s waaraan wij extra aandacht zullen geven:  Het risico van management override of internal controls; dit is het ook op grond van de controlestandaarden te onderkennen risico dat het management buiten de getroffen interne beheersingsmaatregelen om invloed zou kunnen of willen uitoefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten.

Controleverklaring en accountantsverslag

Controleplan

Update risicoinventarisatie

Jaarrekeningcontrole

Controledossier actualiseren

Managementletter

Interim-controle

12 DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

4. Planning en aanpak 2/2

Materialiteit  Op basis van de begroting 2025 zal de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2025 circa EUR 500.000 bedragen (fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld).  De rapporteringstolerantie 2025 voor fouten en onzekerheden bedraagt EUR 25.000.

Verantwoordelijkheden accountant  Bespreken mogelijke fraudeen corruptierisico’s tijdens de controle met organisatie, het bestuur en de directie van ABG-Organisatie, college van B&W, raad/ auditcommissie 

Rapportering in accountantsverslag

managementletter

en



In de controleverklaring aandacht voor de controleaanpak en verrichte werkzaamheden plus conclusie wel/niet aanwezig zijn van materiële frauderisico’s

13 DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

5. Top aandachtspunten voor 2025

14 DIENSTVERLENINGSPLAN 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

5. Top aandachtspunten voor 2025

Materiële processen Vanuit onze bevindingen vanuit de interim-controle 2024 zullen wij tijdens de interim-controle 2025 van ABG-Organisatie specifiek aandacht hebben voor:  Toetsing en documentatie van de prestatielevering in de lijn (inkoopfacturen).  Naleving en gebruik van het contractenregister.  IT: • Opvolging van de implementatie van NIS2-maatregelen. • Uitvoeren van periodieke controle op juistheid en actualiteit van toegekende autorisaties. • Cyberrisico’s. Overheidsorganisaties zijn aangemerkt als essentiële sector. Dit wil zeggen dat ze door de wetgevers worden gezien als sector met een verhoogd cyberrisico i.v.m. de essentiële functie die zij vervullen voor de maatschappij. Verbijzonderde Interne Controle (VIC) In het kader van de doorontwikkeling van de VIC binnen ABG-Organisatie zien wij de volgende aandachtspunten:  Tijdig uitvoeren en afronden van de interne controles. Hierover zijn reeds onderling afspraken gemaakt.  Het concreet (en zichtbaar) vertalen van het (volledige) normenkader naar het toetsingskader, zodat zichtbaar is geëvalueerd dat alle elementen uit het normenkader zijn ondervangen in de interne controle als input voor de rechtmatigheidscontrole.

Overig Andere aandachtspunten voor de komende periode zijn:  Toepassing notities Overhead, Rente en Grondbeleid 2023 in de lokale verordening.  Landelijke besluitvorming in het kader van de voorziening voor pensioenaanspraken van politieke ambtsdragers.  Vanaf boekjaar 2025 wordt de wettelijke controlegrens voor de accountant verhoogd van 1% naar 2%. Fouten en onzekerheden moeten bij elkaar opgeteld (gaan) worden. Risico op een niet-goedkeurende controleverklaring neemt toe, met name door onzekerheden binnen het sociaal domein.  Beheersing specifieke uitkeringen: • De SiSa-regelingen gaan gepaard met aanvullende administratieve vereisten en een uitgebreide instructie (invulwijzer van 439 pagina’s). • Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen de gemeente en leidt ook tot een enorme piek in de controle van de jaarrekening. Op basis van gesprekken met de ambtelijke organisatie en eerste observaties constateren wij dat de gemeente Baarle-Nassau op een aantal van de bovenstaande aandachtspunten reeds acties heeft uitgevoerd danwel gepland. In onze management letter 2025 zullen wij hierop expliciet evalueren.