Aanvullende beantwoording vragen in de Commissie Middelen van Gilze en Rijen van 30 januari 2023 -2.2.2023

Aanvullende beantwoording vragen Commissie Middelen Gilze en Rijen 30 januari 2023. Onderwerp: huisvesting ABG-organisatie. Gilze en Rijen, 2 februari 2022. Inleiding In de vergadering van de commissie Middelen van 30 januari 2023 is een aantal (aanvullende) technische vragen gesteld over het voorstel huisvesting ABG-organisatie. Alvorens daarop in te gaan willen wij het volgende onder uw aandacht brengen, te weten: 1 Het raadsvoorstel betreft een voorbereidingskrediet, dat nodig is om een voorlopig en definitief ontwerp voor de toekomstige huisvesting te maken. Niet meer en niet minder. Een aantal vragen dat gesteld is maakt onderdeel uit van de nadere uitwerking en zal concreet worden in de uitwerkingsfase. 2 Bij het raadsvoorstel zijn twee bijlagen gevoegd, de huisvestingsvisie en het ruimtelijk en functioneel programma van eisen. Het antwoord op een aantal gestelde vragen vindt u in beide, voornoemde documenten. Bijvoorbeeld over de berekening van werkplekken etc. Graag verwijzen wij u met name naar het ruimtelijk en functioneel programma, waarin de vertaling van de huisvestingsvisie per onderdeel voor opzet en de inrichting van het nieuwe kantoor op hoofdlijnen is uitgewerkt. 3 Op 17 januari 2023 is er voor de leden van de drie gemeenteraden een informatieavond georganiseerd.

Naar aanleiding van deze avond is er door het ABG-bestuur een schriftelijke reactie aan de drie gemeenteraden toegezonden, waarin alle op 17 januari nog openstaande vragen zijn beantwoord. Onder meer over de personele formatie, de motivatie voor de locatiekeuze, investeringskosten etc. Wij verzoeken u met nadruk kennis te nemen van de beantwoording van 23 januari en die bij uw beoordeling van het raadsvoorstel te betrekken. In de commissievergadering van 30 januari 2023 zijn enkele vragen gesteld die eerder ook al zijn gesteld en die in de reactie van 23 januari zijn beantwoord. 4 Op vrijdag 27 januari heeft het college de technische vragen van de raadsfracties zo goed en zo veel mogelijk beantwoord. Met de kennis van nu. Een aantal gestelde vragen kan nu nog niet beantwoord worden omdat die eerst in de volgende fase, waarvoor het voorbereidingskrediet wordt gevraagd, nader moeten worden uitgewerkt. Niettemin geven de antwoorden een goed beeld over de stand van zaken nu en wat in de volgende fase aan de orde komt. Graag verzoeken wij u de reactiedocumenten van 23 en 27 januari 2023 actief te betrekken bij uw standpuntbepaling, waardoor u tot een integrale afweging kunt komen. De wethouder heeft op 30 januari 2023 een aantal gestelde vragen direct, rechtstreeks beantwoord.

Die vragen worden hier nu niet herhaald en/of van een reactie voorzien, omdat dit in de commissievergadering al gedaan is door de wethouder. Tot zo ver onze inleidende opmerkingen.

Kort reactie op de technische, aanvullende vragen 1 Locatie Het is een bewuste keuze van zowel het ABG-bestuur als de drie colleges van B en W om geen nader locatie-onderzoek in te stellen. Er is een geschikte locatie voorhanden, die voldoet aan de eerder door de door het bestuur en de colleges aangegeven randvoorwaarden. Voor de motivatie van de keuze voor de locatie wordt verwezen naar de beantwoording van de vragen van 23 januari 2023. Daarin worden de 10 argumenten die pleiten voor deze locatie opgesomd. Het (alsnog) instellen van een locatie-onderzoek kost tijd en geld, en dat is niet nodig omdat een geschikte locatie voorhanden is. Een andere gestelde vraag betreft de oppervlakte van de locatie. De totale locatie heeft een oppervlakte van 39.000 m2; voor de huisvesting ABG is ruim 6.300 m2 nodig. Het gebouw zal zodanig worden gesitueerd dat overige invulling / bebouwing door derden fysiek tot de mogelijkheden behoort. Dit wordt in de nadere uitwerking concreet gemaakt. 2 Concentratie De fractie van D’66 merkt op dat deze fractie voorstander is van duurzame concentratie in twee kantoorgebouwen, in Gilze en Rijen en Baarle-Nassau. Dit is echter in strijd met de door de drie gemeenteraden vastgestelde uitgangspunten in september/oktober 2021.

De gemeenteraden hebben de zogenoemde packagedeal aanvaard, tijdelijke concentratie in twee kantoorgebouwen en zo spoedig mogelijk centralisatie in één kantoor. 3 Reisuren en reiskosten In de beantwoording van de technische vragen van 27 januari 2023 is inzicht gegeven in de naar schatting te ramen vermindering van reiskosten. Wat betreft het aantal uren productieverlies door het reizen van medewerkers tussen de drie kantoren het volgende. Uitgaande van 15 a 20 reisuren per dag, gedurende 200 werkdagen per jaar, gaat het om 3000 tot 4000 uren per jaar. In geld uitgedrukt gaat het dan om een bedrag van 200.000 tot 300.000 euro per jaar (uitgaande van een gemiddelde van 70 euro per werkuur). (In deze berekening is de buitendienst buiten beschouwing gelaten). Let wel, het gaat niet om een te realiseren efficiëntiewinst, maar om productieverlies. Daardoor ontstaan of achterstanden in het werk of extra kosten in verband met noodzakelijke aanvullende inhuur om het werk dat gedaan moet worden ook te kunnen doen. 4 Eigenaarschap gebouw Over het eigenaarschap van het nieuwe gebouw is nog geen definitief besluit genomen. Formeel-juridisch kan en mag het ABG-bestuur de rol van opdrachtgever en eigenaar vervullen. Hiervoor verwijzen wij u naar de artikelen 4, 8 en 10 van de gemeenschappelijke regeling ABG.

In een situatie dat onverhoopt de ABG-organisatie ophoudt te bestaan dan geldt artikel 26 van de gemeenschappelijke regeling (liquidatie). De vraag of het ABG-bestuur daadwerkelijk eigenaar wordt is onderwerp van nader beraad. Dit zal in de uitwerkingsfase nader worden uitgewerkt, in pro- en contra-argumenten. In het raadsvoorstel over het definitief ontwerp zal het punt van opdrachtgeverschap en eigenaarschap zijn uitgewerkt, zodat daarover ook een keuze kan worden gemaakt. Een andere vraag die gesteld is betreft de volgende: is het ook denkbaar dat niet de ABG maar een private onderneming het kantoorgebouw realiseert waarbij de ABG optreedt als huurder (in plaats van eigenaar). Ook deze vraag zal expliciet meegenomen worden in het uitwerkingsproces en bij het raadsvoorstel over het definitief ontwerp worden beantwoord. 5 Onderdeel interne (project)kosten ad 200.000 euro Het voorbereidingskrediet dat gevraagd wordt is 1.000.000 euro, waarvan 200.000 euro betrekking heeft op interne kosten. Die kosten hebben betrekking op de fase tot aan de aanbesteding.

Enerzijds gaat het om het aantrekken van een deskundige medewerker die met betrekking tot het gemeentelijke aandeel in het gehele proces van de nadere uitwerking voor zijn/haar rekening en anderzijds om tijdelijke inhuur van personele capaciteit waardoor het reguliere werk kan doorgaan, en het oplopen van achterstanden daardoor wordt voorkomen. 6 Aantal werkplekken ca Graag verwijzen wij u naar de toelichting in het ruimtelijke en functionele programma van eisen. Het gaat om het realiseren van 238 werkplekken in het nieuwe kantoorgebouw. Dit aantal is gebaseerd op een flexnorm van 0.6. Deze norm is in het post-coronatijdperk inmiddels gangbaar in ons land. 7 Energiekosten Het nieuwe kantoor zal energieneutraal zijn. Maar dit betekent niet dat het gebouw helemaal geen externe energietoevoer meer nodig heeft, want naast gebouw gebonden energie heb je ook nog gebruikers gebonden energie nodig, bijvoorbeeld voor alle apparatuur die in het gebouw aanwezig is. We spreken dan van ‘hulpenergie’. 8 Kosten per m2 en/of werkplek Deze kosten zullen nader uitgewerkt worden in het voorlopig en definitief ontwerp. In het investeringsbedrag van 17.2 miljoen euro (excl btw) is nu gerekend met marktconforme prijzen en tarieven, rekening houdend met de huidige situatie op de bouwmarkt.

De vraag of de ABG met het toekomstige gebouw in termen van kwaliteit en kosten in de pas loopt met vergelijkbare kantoorgebouwen in ons land kan bevestigend worden beantwoord. In een verkennende benchmark met andere recentelijk (nieuw) gebouwde gemeentehuizen/ kantoorgebouwen voor gemeenten is de situatie als volgt: ABG 2084 euro per m2 excl. btw; de prijzen per m2 excl. btw in vergelijking met 3 andere, soortgelijk gerealiseerde gemeentehuizen/kantoorgebouwen: 2131 euro, 2141 euro en 2549 euro. ABG realiseert een sober en doelmatig kantoorgebouw, dat voldoet aan alle thans geldende normen van duurzaamheid.

9 Vragen over stikstof, energieaansluiting, Didam-arrest etc Deze vragen kunnen eerst concreet worden beantwoord in de fase van uitwerking van het voorlopig en definitief ontwerp. Daarom ook is het nu al doen van een concrete uitspraak over de locatie belangrijk, omdat in het proces van de ruimtelijke procedures de gestelde vragen relevant zijn om (concreet) te onderzoeken en beantwoorden. 10 Vervolgproces Zoals in het raadsvoorstel aangegeven worden nu twee uitspraken van de gemeenteraden gevraagd, te weten: het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet en het instemmen met de voorgenomen, beoogde locatie. Bij een positief besluit van de gemeenteraden kan het proces om tot een voorlopig en definitief ontwerp te komen in gang worden gezet, evenals het proces van ruimtelijke procedures en grondverwerving. Een aantal van de op 30 januari 2023 gestelde vragen krijgt expliciet aandacht en uitwerking in bovengenoemde processen. Bij het raadsvoorstel over het definitief ontwerp zal niet alleen worden ingegaan op de noodzakelijke investeringen maar ook meer in detail op de exploitatielasten. Beide zullen dan gespecificeerd worden, op basis van harde feiten en cijfers. De gemeenteraden zullen nadrukkelijk betrokken zijn en blijven in het proces. Zodra het voorlopig ontwerp gereed is zullen de raden opnieuw geconsulteerd worden via een raadsinformatie-avond.

De input die dan daarop verkregen wordt van raden en ambtelijke organisatie zal benut worden voor het opstellen van het definitieve ontwerp. In het vertrouwen u voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd, naar aanleiding van de commissievergadering van 30 januari 2023. Wij verzoeken u deze reactie in samenhang met de eerdere beantwoording van vragen (zie onze reacties van 23 en 27 januari) te beschouwen. Daardoor kunt u het raadsvoorstel integraal wegen en beoordelen. Met vriendelijke groet, Het college van B en W van Gilze en Rijen De secretaris, de burgemeester, Jose van Aken Derk Alssema