3.8 - Raadsinformatiebrief - Stopzetten aanbesteding nieuwbouw CCB

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

design & built aanbesteding nieuwbouw CCB

Datum collegevergadering

30 mei 2023

Zaaknummer

1031814

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In de Enclaveraad van 14 maart jl. heeft u kennis genomen van de gunningsdocumenten voor de nieuwbouw van cultuurcentrum Baarle en heeft u de samenwerkingsovereenkomst tussen SCCB, de gemeente Baarle-Hertog en de gemeente Baarle-Nassau vastgesteld. Op 15 maart 2023 heeft vervolgens het bestuur van SCCB de gunningsdocumenten en de samenwerkingsovereenkomst vastgesteld. Daarna zijn op 17 maart 2023 de gunningsdocumenten via Tenderned door het Inkoopbureau gepubliceerd zodat de drie geselecteerde bouwteams aan de slag konden gaan. Dit uitgaande van de navolgende streefdata: start bouwwerkzaamheden medio najaar 2024 en oplevering nieuwbouw medio voorjaar 2026. Conform de in de gunningsleidraad opgenomen planning hebben de bouwteams op 3 april 2023 de vragen in het kader van de 1e nota van inlichtingen gesteld. Alle drie de bouwteams hebben vragen gesteld over het in de gunningsleidraad opgenomen taakstellende budget. In deze raadsinformatiebrief willen wij u informeren welke conclusie wij hebben moeten verbinden aan de door de bouwteams over het budget gestelde vragen en het antwoord op de verduidelijkingsvraag welke wij daarover hebben gesteld. 2.

Inhoudelijk Conform het op 10 december 2020 gesloten bestuursakkoord tussen de gemeenten BaarleHertog en Baarle-Nassau en de daarbij afgesproken kostenverdeelsleutel is het maximale taakstellende investeringsbedrag gesteld op € 6.700.000. Op basis hiervan heeft uw raad op 30 juni 2021 het uitvoeringskrediet gevoteerd. Vanuit het taakstellende investeringsbedrag is met aftrek van de bijkomende kosten (grondaankoop, studiekosten, etc.) een taakstellende budget van € 5.940.000 opgenomen in de selectieleidraad welke in het voorjaar van 2022 is vastgesteld door het college. In het najaar van 2022 zijn drie bouwteams geselecteerd voor de gunningsfase. De gunningsdocumenten met daarin opgenomen het taakstellende budget vanuit de selectiedocumenten zijn op 17 maart 2023 gepubliceerd richting de drie geselecteerde bouwteams. Op 3 april 2023 sloot de termijn voor het stellen van vragen in het kader van de 1e nota van inlichtingen. Alle drie de bouwteams hebben in de vraagstelling daarbij aangegeven dat het taakstellende budget ontoereikend is. In nauw overleg met het Inkoopbureau West-Brabant

en trajectbegeleider Sweco hebben we vervolgens aan de drie bouwteams een verduidelijkingsvraag gesteld om aan te geven, op basis van de verstrekte gegevens, wat het minimaal passend taakstellend budget zou moeten zijn. Op 24 april 2023 hebben twee bouwteams aangegeven dat de geraamde kostprijs per m2 gebouw ca. 90 % hoger is dan waar het plafondbedrag in de uitvraag, gebaseerd op het programma van eisen met de daarbij horende ruimtestaat, van uit gaat. Het derde bouwteam heeft aangegeven op basis van de tot nu bekende gegevens geen m2 prijs te kunnen aangeven. 3. Procedureel In de selectieleidraad en in de gunningsleidraad is een plafondbedrag van € 5.940.000 exclusief BTW opgenomen. Voorgenoemd bedrag sluit aan bij het maximale taakstellende investeringsbedrag van € 6.700.000 wat is vastgesteld voor het project nieuwbouw cultuurcentrum Baarle. De totale investering voor de bouw van een nieuw cultuurcentrum, inclusief aankoop van het perceel en de kosten van de trajectbegeleiding en de opvolging van de uitvoering worden op basis van de opgaven van de bouwteams nu geraamd op € 12.500.000 (i.p.v. € 6.700.000). Hieruit hebben we de conclusie moeten trekken dat de omvang van het geplande nieuwe cultuurcentrum zoals is omschreven in de gunningsdocumenten, financieel niet haalbaar is voor beide gemeenten.

Beide gemeenten dienen zich met het bestuur en de directie van SCCB te beraden in welke vorm zij invulling kunnen en willen geven aan de toekomstige huisvesting van cultuurcentrum Baarle. De huidige aanbestedingsprocedure “Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle” wordt daarom stopgezet. Middels de tussen de gemeenten en SCCB gesloten samenwerkingsovereenkomst is omwille van de BTW recuperatie SCCB aangewezen als aanbestedende dienst. SCCB zal daarom in overleg met het inkoopbureau via TenderNed de aanbestedingsprocedure formeel stopzetten. 4. Hoe nu verder? Op 30 mei 2023 hebben zowel het college van Baarle-Hertog als het college van Baarle-Nassau besloten dat aan SCCB wordt gevraagd om de aanbestedingsprocedure stop te zetten. Op 31 mei 2023 hebben de portefeuillehouders van de beide gemeenten dit besluit besproken met de directeur en de voorzitter van SCCB. In voorgenoemd stuurgroep overleg is besproken dat de huidige aanbestedingsprocedure wordt stopgezet. SCCB zal als aanbestedende dienst via het Inkoopbureau de bouwteams formeel hierover informeren. Op 1 juni 2023 worden de bouwteams alvast geïnformeerd over de voorgenomen stopzetting van de aanbestedingsprocedure. De komende periode gaan de portefeuillehouders van beide gemeenten samen met het bestuur van SCCB intensief met elkaar in overleg over de toekomstige huisvesting op sociaal cultureel vlak in Baarle.

Voor het zomerreces komen wij bij u terug met een procesvoorstel.