3.7 - Raadsinformatiebrief Verantwoording Archieven 2023

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Verantwoording archieven 2023

Datum collegevergadering

30 mei 2023

Zaaknummer

1030545

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht geworden. Het toezicht van de Provincie op uitvoering van de Archiefwet 1995 is verschoven naar horizontale verantwoording. Het college van B&W verantwoordt zich in eerste instantie aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet ter uitvoering van deze wet jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de gemeentearchivaris is uitgebracht. In lijn met de verticale verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met hierin het verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. 2. Inhoudelijk Onze gemeentearchivaris heeft de jaarlijkse audit op onze informatievoorziening verwoordt in het KPI verslag Verantwoording Archieven 2023. In lijn met de verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met hierin dit verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Op basis van de criteria voor toezicht op het informatie- en archiefbeheer zijn we de afgelopen jaren als gemeente beoordeeld als “voldoet”. Opvallende punten van dit jaar zijn de vervanging van het zaaksysteem, de migraties van voormalige systemen en de implementatie van MS Teams. Verder zijn we in afrondende fase met overbrenging van analoge archieven en digitalisering van bouw-, milieu- en omgevingsvergunningen.

3. Procedureel Een afschrift van deze raadsinformatiebrief met onderstaande bijlagen zal ter verantwoording naar het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant worden gezonden, zoals in Wet Revitalisering Generiek Toezicht is beschreven.

Bijlage(n): - KPI verslag 2023 ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en GR ABG-organisatie.