3.7 - Raadsinformatiebrief -Onderzoek toekomst Equalit

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

onderzoek toekomst Equalit

Datum collegevergadering

8 juli 2025

Zaaknummer

1114653

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sinds 2005 ondersteunt de gemeente Oosterhout collega-gemeenten met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Dit doet zij door het leveren en in stand houden van een ICT-omgeving waar Oosterhout en de collegagemeenten gezamenlijk gebruik van maken en taakuitoefening op het gebied van informatisering en automatisering. Dit doet de gemeente Oosterhout onder de naam Equalit. Ook onze gemeente is onderdeel van de Equalit-samenwerking. Waarom een onderzoek naar de toekomst van Equalit? In de afgelopen twintig jaar heeft de digitalisering een grote vlucht genomen. Zowel in de dienstverlening richting de samenleving als in de onderliggende techniek. Inwoners, bedrijven en instellingen verwachten dat de gemeentelijke dienstverlening hierin meegaat of zelfs voorop loopt. Ook binnen het gemeentehuis heeft de Informatie- (en Communicatie) Technologie I(C)T en informatievoorziening (IV) een andere plek en rol gekregen: in het hart van de hele organisatie. IV en IT zijn verweven in alle processen en werkzaamheden van de gemeente.

Gevolg is een andere manier van werken en organiseren: inhoudelijk samenwerken tussen ‘de business’ en I(C)T is noodzakelijk om de samenleving de excellente dienstverlening aan te kunnen blijven bieden. Daarbij zijn de juridische vorm waarin de Equalit-samenwerking is vastgelegd en de governance waarlangs wordt gewerkt in de afgelopen twintig jaar onveranderd. De wens om te harmoniseren in uitvoering, applicatielandschap, toekomstbestendigheid, inrichting en beheer in diverse uitvoeringsdomeinen wordt nu onvoldoende gerealiseerd. We zien duidelijk kansen in het slimmer benutten van IV/I(C)T voor excellente dienstverlening aan de samenleving. Wat is de vraag van de bestuurders aan Equalit? Om deze kansen te benutten, verwachten bestuurders dat dit een andere manier van samenwerken in Equalit-verband vraagt. Daarom is een bestuurlijk overleg gestart met de bij Equalit aangesloten deelnemers. In dit overleg is geconstateerd dat we Equalit en de dienstverlening toekomstbestendig willen maken. Daarom willen we de organisatiestructuur tegen het licht houden zodat we de Equalit-samenwerking kunnen ontwikkelen en toekomstbestendig blijven aanpassen. De gemeente Oosterhout heeft het initiatief genomen om in samenwerking met het bestuurlijk overleg een extern bureau onderzoek te laten doen naar de mogelijke toekomstige scenario’s van Equalit.

Wat is het resultaat van de bestuurlijke adviesopdracht ‘Toekomstverkenning Equalit”? Opbrengst van de adviesopdracht is een aantal toekomstscenario’s met bijbehorend inrichtingsvoorstel voor de juridische vorm, governance en financiën van Equalit en de deelnemende gemeenten met bijbehorende voor- en nadelen, en eventueel transitiepad en mijlpalen waaruit het bestuurlijk overleg een voorkeursvariant aangeeft. In april 2025 is in het bestuurlijk overleg de definitieve onderzoeksopdracht geformuleerd en zijn onderzoeksbureaus benaderd. In mei hebben de selectiegesprekken plaatsgevonden en is de opdracht aan TwynstraGudde gegund. Het onderzoek is in juni opgestart. In samenwerking met de bestuurlijke regiegroep en de deelnemersraad wordt onder begeleiding van het bureau gewerkt naar oplevering van de mogelijke scenario’s. De verwachting is deze in de 2e helft van 2025 te presenteren. Wie draagt zorg voor de kosten van het onderzoek? De kosten voor het onderzoek worden gedragen door de gemeente Oosterhout. Met voorgaande toelichting gaan wij er van uit u voldoende geïnformeerd te hebben over het onderzoek naar de toekomst van Equalit.