3.7 - Bijlage KPI verslag ABG-gemeenten

KPI verslag 2023 ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en GR ABG-organisatie april 2023

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

1

Inhoudsopgave pagina

1.

Inleiding

1.1 1.2 1.3

Verantwoording college aan de Raad Beheer van de archiefbewaarplaatsen Informatiehuishouding moet op orde zijn

4 4 4 4

2.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding

5- 9

3.

Ontwikkelingen archief- en informatiebeheer

10-23

KPI-nr(s) Omschrijving 3.1 Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, lokale regelingen en informatiebeleid 3.1.1 Wat doen gemeente ABG-gemeenten al op het gebied van de Woo, Wep en Wmebv? 10 3.1.2 Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden 10 3.1.3 Informatiebeleid 11 3.1.4 Lokale regelingen 11 3.2 Middelen en mensen 11 3.2.1 Middelen 12 3.2.2 Mensen 12 3.3 Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen 13 3.3.1 Verankering en doorontwikkeling nieuw zaaksysteem Onegov Suite 14 3.3.2 Taak specifieke applicaties 14 3.3.2.1 WABO en Omgevingswet: CLO, Tercera-Go! en OMWB 14 3.3.2.2 Bestuurlijke besluitvorming 15 3.3.2.3 Overige taak specifieke applicaties 15 3.3.3 Ongestructureerde informatie: Capstone e-mailarchivering en netwerkschijven 16 3.3.4 e-Depot, archiefbewaarplaatsen en kantoorgebouw Kazernehof en archiefruimtes 16 3.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 17 3.4.1 Kwaliteitssysteem 17 3.4.2 Toezicht op de Archiefwet 18 3.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 18 3.5.1 Informatie vindbaar en doorzoekbaar? 18 3.5.2 Verwerkersregister en i-Navigator 19 3.5.3 Analoge semi statische archieven 19 3.5.4 Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) 19 3.5.5 Gegevensmanagement en data gedreven werken 19 3.5.6 Regionaal Archief Tilburg- feitelijk beheer 20 3.6 Vervanging,

conversie/migratie en selectie en vernietiging 20 3.6.1 Vervanging 20 3.6.2 Conversie/migratie 21 3.6.3 Selectie en vernietiging 22 3.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot 22 3.8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden 23

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

2

pagina

Bijlagen Bijlage bij paragraaf 3.1.1: Actueel overzicht van de informatie categorieën Wet open overheid Bijlage bij paragraaf 3.1.2: Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen Bijlage bij paragraaf 3.2.2: Formatieoverzicht cluster DIM 2023 Bijlage bij paragraaf 3.3.1: Overzicht van de kernapplicaties (Archiefregeling art. 18). Bijlage bij paragraaf 3.3.5 Gemeten waarden in de archiefruimten januari-december 2022 Bijlage bij paragraaf 3.5.3: Overzicht van gedigitaliseerde statische archieven, films en foto’s in 2022 Bijlage bij paragraaf 3.6.1: Overzicht van de beoordeelde V-lijsten 2022-2023 Bijlage bij paragraaf 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris 2022

Colofon

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

24-29 24 25 26 27 28 28 28 29 30

3

1. Inleiding 1.1 Verantwoording college aan de Raad Ons college kan zich met dit KPI verslag Archiefwet horizontaal verantwoorden aan de Raad over de wijze waarop aan de zorg voor de archieven is voldaan. Behalve voor horizontale verantwoording tussen het college en de Raad dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) te worden toegezonden aan de provincie Noord-Brabant. Naar aanleiding van voorgaande verslagen hebben ABG-gemeenten verbeteringen op archiefgebied in gang gezet. De indeling van deze rapportage is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).1 In dit verslag geeft de gemeentearchivaris een beeld op hoofdlijnen van haar bevindingen over de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie. Het onderzoek en de samenstelling van dit KPI verslag heeft vanaf maart tot mei 2023 plaatsgevonden. KPI-verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, voor 2024 wordt volstaan met een voortgangsrapportage.

1.2 Beheer van de archiefbewaarplaatsen Een archiefbewaarplaats is naast een ‘archiefruimte’ ook een begrip uit de Archiefwet. Een gemeente moet haar archieven binnen 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Overheidsinformatie wordt dan openbaar en is gratis in te zien door burgers en onderzoekers. De gemeentearchivaris is de beheerder van de archiefbewaarplaatsen. Met de Stichting Mommerskwartier heeft onze gemeente een tienjarig contract afgesloten over de uitvoer van archiefwerkzaamheden.2 Deze worden door het Regionaal Archief Tilburg uitgevoerd, inclusief een studiezaal en een website met informatie uit de archieven.

1.3 Informatiehuishouding moet op orde zijn De verschillende informatiewetten (zoals Archiefwet, AVG, Woo, Wep, Wmebv3 bepalen dat overheidsinformatie vindbaar, betrouwbaar, beschikbaar en openbaar toegankelijk moet zijn. Deze wetten kunnen niet uitgevoerd worden als ons informatiebeheer niet op orde is en niet bekend is waar en hoe bestanden worden beheerd. Door als overheid open en navolgbaar te zijn en informatie duurzaam beschikbaar te stellen wordt de informatiepositie van de burgers versterkt, wordt publiek/private samenwerking gefaciliteerd en neemt het vertrouwen in de overheid toe. De informatiewetten bevorderen de efficiency en de kwaliteit van dienstverlening en bieden kansen voor innovatie en data gedreven werken. Daarmee wordt bijgedragen aan de opgaven van onze gemeente. ABG-gemeenten pakken deze materie serieus op. Archiveren is geen bijzaak. De informatiehuishouding op orde hebben is een kritische succesfactor voor de werking van de overheid en een belangrijke randvoorwaarde voor openheid en transparantie. De informatie die je niet kunt vinden, kun je ook niet openbaar maken. De term ‘informatiehuishouding’ klinkt abstract, maar is datgene waar medewerkers iedere dag mee werken. Elke dag ontvangt een gemeente documenten per post, mail, formulieren, chats en sociale media.

Er wordt informatie verwerkt, er ontstaat nieuwe informatie en er wordt informatie gedeeld met anderen. Dit is nodig voor het kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is, wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de burgers, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de gemeente zich onvoldoende verantwoorden. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Een goede informatiehuishouding voorkomt dat informatie verloren gaat en vormt een randvoorwaarde voor duurzame toegankelijkheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. Yvonne Welings Gemeentearchivaris ABG-gemeenten en ABG-organisatie

1 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde

geactualiseerde versie april 2020. 2 Dit contract eindigt in december 2024. 3 Woo = Wet open overheid (2022), Wep = Wet elektronische publicaties (2023), Wmebv = Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (2024).

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

4

3.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding

Verbeterpunten KPI-verslag 2022 / 2021 / 2020

Stand van zaken 2022 /2023

Actiepunten / verbeterpunten

Tijdpad / planning

3.1 De nieuwe software om te anonimiseren is aangeschaft doch nog niet in gebruik.

ABG-gemeenten werken sinds april 2022 met de software Octobox voor het anonimiseren. Octobox is breed uitgerold, alle medewerkers hebben rechten.

Geen

gereed

- Verder inrichten governance informatiebeheer regio Hart van Brabant

2023

- Besluit Kring van Gemeentesecretarissen, opstellen actieplan

2023

- Afspraken en mandaten vastleggen

2023-2025

- Gereed

2026

Gereed: Software is in gebruik.

ABG-gemeenten hanteren een richtlijn voor het anonimiseren. Deze richtlijn is bedoeld als hulpmiddel voor medewerkers die, o.a. op grond van de Wet open overheid en de Wet elektronische publicaties, documenten moeten openbaren, (digitale) terinzageleggingen moeten verzorgen en dergelijke en daarbij invulling moeten geven aan enerzijds transparantie en anderzijds de noodzakelijke bescherming van de personen en bedrijven op wie de documenten betrekking hebben. I-bewustwording vormt een onderdeel van de implementatie van de Woo, Wep en Wmebv.

3.1.2 In de overeenkomsten en convenanten binnen regio Hart van Brabant verband worden niet altijd afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer. Risico’s: - Liggen op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en datamanagement. - Niet voldoen aan AVG en Archiefwet. - Niet terug kunnen vinden van informatie.

Ingevolge artikel 4.1A van de Woo wordt zowel het authentieke als het geanonimiseerde exemplaar van het document bewaard. Publicatie of ter inzage legging is een apart zaaktype. Deze zogenaamde sub zaak wordt gekoppeld aan de oorspronkelijke zaak. Alle originele documenten met namen worden opgeslagen bij de oorspronkelijke zaak; alle gepubliceerde en zo nodig geanonimiseerde documenten worden opgeslagen bij de desbetreffende sub zaak. Deels zijn in 2020 mandaten afgegeven aan de gemeente Tilburg voor zover het zaken betreft die in het Zaaksysteem Exxellence zijn ingericht. In recente dienstverleningsovereenkomsten zoals over de organisatie van kermissen zijn goede afspraken opgenomen over archivering en vernietiging). Er zijn meer processen waar een dergelijke governance nodig is. In 2023 wordt dit besproken binnen de Kring van Gemeentesecretarissen,

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

5

- Geen duidelijke mandaten met betrekking tot selectie en vernietiging. 3.1.10 Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding. Medewerkers van de gemeente Tilburg voeren werkzaamheden uit voor de ABG organisatie. Hierbij wordt informatie van de ABG organisatie geregistreerd in de applicatie van de gemeente Tilburg. In de overeenkomst moeten ook archiveringsafspraken worden opgenomen Risico’s: Niet compliant aan AVG en Archiefwet. Colleges van B&W van de ABG organisatie hebben besloten om handhavers van Team Fraudebestrijding van de gemeente Tilburg enkele bevoegdheden toe te kennen bij de handhaving in het kader van de Participatiewet. Archivering is geen onderdeel van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten. Er blijven gegevens van ABG organisatie achter in Tilburgse applicaties. Opslag en verwijdering van gegevens moeten nu dus achteraf geregeld worden. 3.3 De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. Risico’s: - Complexe bestanden, zoals audioen videotulen lopen sneller de kans in de toekomst niet meer raadpleegbaar te zijn. Daarom is het noodzakelijk ze opgeslagen te hebben in een betrouwbaar en archiefwaardig systeem. - Niet voldoen aan de bepalingen in de Gemeentewet om het meest complete exemplaar te bewaren.

3.3 Versnipperd informatiebeheer belemmert de vindbaarheid van informatie Risico’s:

waarna een actieplan wordt opgesteld. Met betrekking tot dit specifieke onderwerp van het proces handhaving fraudebestrijding is er contact met de gemeente Tilburg om de informatiebeheer goed te borgen. Bij toekomstige uitbesteding van taken moeten afspraken gemaakt worden omtrent informatiebeheer.

- Afronden bespreking met gemeente Tilburg

2024

Demonstratie RM Tool leverancier

gereed

Positief advies tot aanschaf cluster DIM

gereed

Besluit tot aanschaf RM tool. Go/no go

2023-2024

In gebruik name RM tool

2023-2024

De vorderingen verlopen zeer langzaam. Deze afspraken zijn onderdeel van het updaten/aanvullen van bestaande dienst-verleningsovereenkomsten van Tilburg met omliggende gemeenten.

Het contract met Notubiz is verlengd. Aan de griffie is geadviseerd om de RM tool aan te schaffen om de videotulen te kunnen archiveren.

Er wordt binnen Equalit verband gewerkt aan een actueel overzicht van alle applicaties (TSA’s). Daarna moet inzicht komen waarbij per applicatie is vermeld welke data deze bevatten. Voor het

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

Planning

6

1. Niet kunnen voldoen aan informatieplicht tegenover burger; 2. Verslechterde/Langzame dienstverlening (door lange zoektijd); 3. Niet kunnen voldoen aan Wooverzoeken; 4. Verminderde bedrijfsvoering.

Zaaksysteem is de i-Navigator leidend. De i-Navigator bevat een overzicht van alle zaaktypes. Dat is ook voor de AVG en informatiebeveiliging van belang. De nieuwste metadata standaard is direct ingevoerd in het Zaaksysteem Onegov Suite.

2023

Corsa, Alfresco, Green Valley worden gemigreerd naar Onegov en zijn vanaf 2023 benaderbaar met de zoekmachine My Lex.

3.3. ABG-gemeenten hebben geen escrow overeenkomst met de leverancier van het e-Depot. Risico: Geen garantie op terug levering van bestanden bij faillissement bijvoorbeeld. 3.4 Evaluatie kwaliteitsbeleid

3.5.3 De huidige metadataset is bestuurlijk niet vastgelegd mede in verband met de inrichting van het nieuwe Zaaksysteem.

3.5.4 Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data. Risico’s: De gemeenten en ABG-organisatie moeten grip en controle houden op de eigen data. De data moet betrouwbaar, volledig en juist zijn, zodat data ons helpt bij het maken van de juiste beleidskeuzes. Hierbij hoort een Governance structuur die helpt de juiste keuzes te maken voor inwoners en bedrijven. Als gemeenten zich niet organiseren rondom data, is maatwerk niet

2023

Inrichtingsplan Teamwork wordt in 2023 vastgesteld. Alleen de stichting Mommerskwartier heeft een escrow overeenkomst gesloten met de leverancier Picturae.

Het kwaliteitssysteem is nog niet uitgerold over de hele organisatie. Op dit moment zijn er vooral achterstanden op kwaliteitsbewaking. Het huidige kwaliteitsbeleid moet worden herzien. Met nieuwe zaaksysteem wordt een nieuwe opzet van kwaliteitsbewaking opgezet. Kwaliteitscontrole zal door cluster DIM worden opgezet en door key users worden uitgevoerd. MDTO is ingevoerd in het Zaaksysteem Onegov, doch wordt bestuurlijk nog niet vastgelegd omdat de landelijke vaststelling op zich laat wachten vanwege een mogelijke aanpassing. Op 8 april 2021 is aan het Tactisch Overleg van de deelnemende gemeenten van Equalit het projectplan gepresenteerd hoe Equalit de inrichting en het beheer van het datafundament, d.w.z. techniek en datakwaliteit, vorm gaat geven. De datagovernance moet nader vorm worden gegeven op grond van de ervaringen met dit pilotproject. Een advies hiertoe aan de ABG gemeenten, dat zich richt op rollen, verantwoordelijkheden en dashboards, is op 27 januari 2021 aangeboden aan de stuurgroep van het project. Dit advies bevat 3 te volgen scenario’s met een planning van 3, 5 of 7 jaar waaruit een keuze

Voor 31 december 2024 is er een escrow overeenkomst gesloten.

Kwaliteitszorg Onegov

2023/2024

Uitbreiding kwaliteitszorg TSA’s

2024-2026

Afhankelijk van het tijdstip van landelijke vaststelling. In ieder geval niet voor 2024.

Samen met Equalit en de andere gemeenten een nulmeting maken door een speciale Gemma Scorecard van de VNG in te vullen. Implementatie data governance inclusief besluitvormende algoritmes en vernietigingstermijnen Opstellen datastrategie

Gereed: Q2-Q4 2022

2023-2027

2023-2024

Verhogen datakwaliteit van primaire systemen en

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

7

mogelijk en loopt men het risico op basis van de verkeerde aannames keuzes te maken.

3.6.1 Het handboek vervanging wordt in 2023 geactualiseerd. Risico’s: Werkprocessen zijn niet meer actueel beschreven. Hierdoor kan kwaliteit niet gegarandeerd worden en kan informatieverlies optreden. 3.6.1 Om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken is het nodig een elektronische handtekening in te richten.

3.6.2 De gehele content van Green Valley wordt gemigreerd naar het Zaaksysteem OneGov. 3.6.3 Er is onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, taak specifieke applicaties, My-LEX, servers. Documenten op de netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is. Hierdoor wordt niet voldaan aan de AVG en Archiefwet en brengt ook onnodige kosten voor opslag met zich mee.

gemaakt moet worden. De ABGorganisatie heeft sinds 2020 een afdeling gegevensmanagement die zich richt op de vraag naar data gestuurd en data gedreven werken. Inmiddels zijn de eerste dashboards opgeleverd en wordt gezocht naar de invulling van ontbrekende rollen binnen de afdeling om gegevensmanagement verder te professionaliseren. In de Equalit samenwerking wordt gewerkt aan de Governance en het opzetten van een Datafundament als werkomgeving voor gegevensmanagement. In de meerjarenbegroting zijn jaarlijks middelen beschikbaar gemaakt voor het inzetten van consultancy. In verband met de migratie van Green Valley en Corsa naar OneGov Suite moet het handboek geactualiseerd worden.

processen (data & techniek.

Q3 2023

Met ingang van 2016 werken ABGgemeenten en ABG-organisatie met een digitale handtekening waarvoor de mandaten zijn aangepast. Alleen leden van het college van B. en W. en directieleden hebben de natte handtekening in gebruik. Alleen in de applicatie Notubiz wordt gebruik gemaakt van de elektronische handtekening. Zaaksysteem Onegov is in december 2022 in gebruik genomen. Medewerkers van het cluster DIM moeten vanaf het begin betrokken worden bij aanbestedingen van nieuwe TSA’s om adequaat informatiebeheer uit te kunnen voeren, zoals vernietiging.

Gereed: 2016/2022

Gereed: mei 2023 V-Lijsten 2022/2023 inclusief machtiging

Q2 2023

Nieuwe afspraken met leverancier AFAS

2023/2024

Capstone methode emailarchivering

2024/2025

Checklist functionaliteit vernietiging aanschaf nieuwe TSA’s

2024

Risico’s: Er ontstaat een grote hoeveelheid informatie, vaak met persoonsgegevens, die allang vernietigd hadden moeten zijn,

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

8

wat indruist tegen zowel de AVG als de Archiefwet. 3.6.3 ABG-gemeenten en ABGorganisatie sluiten zich aan bij de VNG-capstone methodiek emailarchivering. Zie ook 3.6 Risico’s: - Op dit moment zijn de sleutelfunctionarissen nog niet in kaart gebracht, waardoor de mailboxen nog niet op de juiste manier kunnen worden gearchiveerd. - Documenten in e-mailboxen van onttrekken zich (in sommige gevallen) aan archivering, omdat hier geen regie op is. - E-mailboxen worden niet verantwoord vernietigd. 3.6.3 ABG-gemeenten en ABGorganisatie hebben geen bewaartermijnen vastgesteld voor MS Office 365/ Teamwork.

E-mails worden zaakgericht gearchiveerd in het zaaksystem. Niet alle functionarissen houden zich aan de werkinstructies. Dossiers worden gecontroleerd op volledigheid, waarna medewerkers hierop worden aangesproken. Dit is een belangrijke stap voorwaarts om grip te krijgen op ongestructureerde informatie.

De landelijke gemeentelijke selectielijst voorziet niet in bewaartermijnen voor MS Office. ABG-gemeenten en ABG-organisatie zullen met een collegebesluit de bewaartermijnen gaan vaststellen.

- Technische inrichting emailarchivering door Equalit.

2023

- Aanwijzen sleutelfunctionarissen door college van B. en W.

2023

- Implementatie emailarchivering

2024

- Capstone-methode ingevoerd

2025

Voorbespreking SIO

Najaar 2023

Collegebesluiten bewaartermijnen MS Office 365/ teamwork.

2023/2024

3.7 Archiefbewerking en overbrenging analoge statische archieven tot het jaar 2016 naar de archiefbewaarplaats Risico: - Oudere overheidsinformatie is slecht toegankelijk en kan niet goed beschikbaar worden gesteld. - Niet tijdig vernietigen van overheidsinformatie 3.7. Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen van ABGgemeenten t/m het jaar 2015 worden in e-Depot opgenomen. 3.7. Archieven vertrouwenscommissies burgemeesters zijn nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

Gereed: 2022; Baarle-Nassau

Planning: 2023: Alphen-Chaam 2024: Gilze en Rijen

2024

2024

9

3.

Voortgang ontwikkelingen informatiehuishouding 2023

3.1 3.1.1

Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, lokale regelingen en informatiebeleid Wat doen gemeente ABG-gemeenten al op het gebied van de Woo , Wep en Wmebv?

Wet open overheid (Woo) Aansluiting op landelijke platform Coördinator Woo aangewezen

Stand van zaken 2023 PLOOI is stopgezet, vanaf Q2 2023 wordt een landelijk alternatief ontwikkeld

Planning onbekend

Aangewezen 1 mei 2022

ABG-gemeenten besteden structureel aandacht aan de Wet open overheid (Woo 2022), Wet elektronische publicaties (2023 Wep) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (2024 Wmebv). Drie projectopdrachten zijn samengevoegd en staan onder leiding van een projectorganisatie Open Overheid (stuurgroep en projectmanager) die verantwoordelijk is voor om de implementatie. De projectorganisatie is breed opgezet met experts vanuit verschillende disciplines, juridische zaken, dienstverlening en Informatieprofessionals. Daarbij is gekozen voor aan flexibele, agile4 benadering, vooral omdat de Wmebv en Wep zijn uitgesteld en het landelijke publicatieplatform PLOOI van de Woo naar alle waarschijnlijkheid niet doorgaat. In de analyse was voorzien om te publiceren via de omgevingen DROP en PLOOI. Door de veranderde functionaliteit van PLOOI en de beperkingen van DROP is gestart om in Equalit verband te bepalen wat de publicatie-omgeving voor de ABG gemeenten dient te gaan worden. Op grond van een globale analyse van de Woo, Wep en Wmebv is bepaald welke operationele processen in principe worden geraakt door deze drie wetten. In het tweede kwartaal 2022 hebben de eisen voor het passief openbaar maken centraal gestaan. Er is een nieuwe Woo-contactpersoon aangesteld en het digitaal kanaal voor Woo-verzoeken is opengesteld.

Daarnaast is een pilot uitgevoerd voor een aantal processen, met name focus op de Wep. Het vierde kwartaal 2022 was gericht op de tweede fase van de Wep, het digitaal ter inzageleggen en de kanaalinrichting ten behoeve van de Wmebv. De procestap voor het publiceren met de checks is ingericht. De verantwoordelijkheid is belegd bij het cluster DIM. Bijlage 3.1.1 bevat een actueel overzicht van de Woo informatie-categorieën.

3.1.2

Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden

Bijlage 3.1.2 bevat een overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen. De ABG-gemeenten vormen een verbond van de ambtelijke organisaties van Alphen-Chaam (AC), BaarleNassau (BN) en Gilze-Rijen (GR). Dat betekent dat alle drie de gemeenten zelfstandig zijn, maar hun ambtelijke organisaties zijn gekoppeld en worden uitgevoerd door de ‘ABG-organisatie’. ABG-gemeenten ontwikkelen zich tot een netwerkorganisatie en de grenzen tussen eigen informatie en die van anderen, tussen overheidsinformatie en private informatie, vervagen. We hebben daar niet altijd antwoord op. ABG-gemeenten nemen deel aan diverse samenwerkingen zoals met de gemeenten Breda en Tilburg. Het regelen van verantwoordelijkheden gebeurt wel voor de primaire taken, maar niet altijd voor de archiefhandelingen, terwijl dat bij digitaal werken steeds moeilijker te scheiden is. Welke afspraken moeten we maken over de verantwoordelijkheid voor (ieders deel van) de archiefinformatie en de gegevensuitwisseling in de keten en hoe kunnen we daarnaar handelen. Het is nu niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk en aanspreekbaar is op de kwaliteit van de informatiehuishouding; in netwerkverband met andere partijen wordt dit nog problematischer. Dan kan het complex zijn antwoord te geven op ogenschijnlijk eenvoudige vragen zoals bij welk overheidsorgaan informatie berust en bij wie een burger moet aankloppen.

Recent in januari 2023 is een dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen de gemeente Tilburg en de drie ABG-gemeenten over de organisatie van de kermissen. Hierin zijn duidelijke afspraken opgenomen over archivering en vernietiging en ieders verantwoordelijkheid. 4 Agile betekent letterlijk – behendigheid, wendbaar of lenigheid. Een organisatie dat een project uitvoert vanuit de Agile

methodiek is ervan bewust dat omstandigheden veranderen, en weet hier slim op in te spelen. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

10

Met ingang van 1 januari 2022 traden ook de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau toe tot de GR Hart van Brabant voor het sociaal domein en de daaraan nauw verbonden onderdelen van het veiligheidsdomein. De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau participeren in de bestuursperiode 2023 -2026 niet in de activiteiten in het fysiek domein. Over deze toe- en uittreding worden specifieke afspraken per onderdeel gemaakt. Alphen-Chaam en Baarle-Nassau sluiten aan bij de centrumgemeente Tilburg voor de taken Beschermd Wonen5, Maatschappelijk Opvang, OGGZ en Verslavingspreventie (MO) en Vrouwenopvang en huiselijk geweld (opdrachtgeverschap Veilig Thuis en Centrum Seksueel Geweld). Om de regiowijziging goed te laten verlopen, zijn er over deze onderwerpen afspraken gemaakt tussen de gemeenten Breda, Tilburg, Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Deze afspraken zijn bestuurlijk geaccordeerd in maart 2022. 6 In de overeenkomsten en convenanten binnen regio Hart van Brabant verband worden niet altijd afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer. Hier is een nieuwe strategie voor opgezet om ook met terugwerkende kracht verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet op een correcte manier te beleggen.

3.1.3 Informatiebeleid Samen met Equalit en andere deelnemende gemeenten is een gezamenlijk strategische agenda opgesteld. De gezamenlijkheid is noodzakelijk om focus aan te brengen en basis te creëren voor standaardisatie. In de strategische agenda staan drie thema’s centraal: Goede gemeentelijke dienstverlening die aansluit bij de behoefte en verwachting van de inwoners en bedrijven. Data gedreven werken waarbij op een integrale, gefundeerde en duurzame manier met data wordt omgegaan. Werken op een moderne betrouwbare infrastructuur en waar verantwoord mogelijk doorontwikkeling naar Common Ground. Op basis van de I-visie 2030 wordt het "ABG"-ICT landschap aangepast op landelijke ICT architectuur ontwikkeling, wetgeving en maatschappelijke trends. ICT vernieuwingen worden waar mogelijk gedaan in samenwerking met de Equalit gemeenten. Voor 2023/2024 zijn deze werkzaamheden gepland: ➢ Inrichting en processen open overheid op orde. ➢ Alle te bewaren analoge archieven tot 2016 in beheer overgedragen aan de gemeentearchivaris. ➢ Applicaties belastingapplicatie Level en Zaaksysteem Onegov geïmplementeerd. ➢ Kaders kwaliteitsmanagement op het applicatielandschap vastgesteld. ➢ Kaders digitaal samenwerken vastgesteld; Teamwork geïmplementeerd.

3.1.4

Lokale regelingen

Archief KPI 1. Lokale regelingen

2022 Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen?

Ja

De Archiefverordening, Beheerregeling informatiebeheer en aanwijzingsbesluiten zijn actueel.

3.2

Middelen en mensen

Archief KPI 2. Middelen en mensen

2022 Kunnen ABG-gemeenten beredeneerd aangeven, gelet op haar

ja

wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 5 Voor Beschermd Wonen waren deze afspraken alleen voor 2023 gemaakt. Dit kwam doordat de financiële

doordecentralisatie per 1 januari 2023 niet door ging en onduidelijk was hoe het verder zou gaan. Nu de invoering van het nieuwe verdeelmodel Beschermd Wonen doorgaat per 1 januari 2024, zijn er aanvullende afspraken gemaakt. 6 Specifiek voor de taken Beschermd Wonen (BW), Maatschappelijke Opvang (MO) en Vrouwenopvang (VO) moet de centrumgemeente Tilburg de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau expliciet toestemming te vragen om tot de regio toe te treden. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) verlangen een dergelijke toestemming om wijzigingen aan de financiële uitkeringen aan beider gemeenten en Tilburg als centrumgemeente te kunnen doorvoeren. Daarom zijn de ministeries van BZK en VWS bij brief van 6 april 2022 verzocht de regiowijziging door te voeren. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

11

3.2.1

Middelen

De kosten van ICT (10% van de totale ABG-kosten) bestaan voor het grootste deel uit de bijdrage die aan Equalit betaald wordt voor licentiekosten, hardware op de werkplekken, Verbindend Fundament, informatiebeveiliging e.d. De investeringen op het gebied van ICT zijn opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2022-2024 van de I-visie 2030. Ook hebben de drie gemeenten middelen beschikbaar voor onder andere de invoering van de Wet open overheid (Woo). Elke gemeente stelt haar eigen begroting samen. Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces worden gerekend tot de overhead, waaronder Informatievoorziening en automatisering (ICT) en digitaal informatie management (DIM). In de begrotingen 2023 en de meerjarenbegroting 2024-2026 zijn een aantal specifieke posten begroot, die verband houden met de Archiefwet. Deze posten betreffen het schonen en actualiseren archiefbestanden, nazorg archief en digitalisering van persoonskaarten. Archief en digitalisering

Rekening 2021

Rekening 2022

Begroting 2023

Alphen-Chaam

53.555

Baarle-Nassau

68.614

90.910

44.200

Gilze en Rijen

63.155

55.682

198.682

Deze bedragen zijn inclusief de bijdrage aan Stichting Mommerskwartier. Stichting Mommerskwartier/ Archief Tilburg

Factuur 2023

Alphen-Chaam

57.000

Baarle-Nassau

26.000

Gilze en Rijen

55.400

3.2.2

Mensen

Afbeelding Organisatiestructuur ABG-organisatie s

i c

R i

i

i

i

R i

ii

i

i

uimtelijke Beleid

eefomgeving

ergunningverlening

uimtelijke rdening

Buitendienst

eiligheid, toe icht en handhaving

Projecten

Gebouwenbeheer

oci

i

Sociaal Beleid

oci

i o i

o

o

i s

i

i

ci

o

o

s

i s i

ronto ce A B

Basisregistra e en belas ngen

Klant ontact entrum

inanci le Administra e

Personeel en rganisa e

ronto ce G

Digitaal Informa e anagement

Burger aken

Plannen en ontrol

Bestuurs en managementondersteuning

Sociaal Team

Gegevensmanagement

Klantcommunica e

Inkoopbureau

Bestuur Direc eadvisering

Backo ce

Algemeen uridische aken

Kwaliteit, Be waar en Beroep

acilitaire aken

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

12

Gelijk bij andere gemeenten is bij ABG-gemeenten is de werkdruk bij verschillende taakonderdelen hoog, mede veroorzaakt door krapte op de arbeidsmarkt. ICT en archief zijn ondersteunend aan de primaire processen. De afdeling Informatie, Innovatie en ICT zorgt voor integraal (her-)gebruik van eenduidige gegevens voor dienstverlening, beheer doeleinden, bedrijfsvoering en bestuurlijke advisering. De afdeling bestaat uit drie onderdelen, te weten basisregistraties en belastingen, digitaal informatie management (DIM) en gegevensmanagement voor het data gestuurd werken. De afdeling heeft een belangrijke taak bij het verbinden en verbeteren van informatiebeheer, informatieadvies en kwaliteitszorg om de informatiehuishouding van de organisatie op orde te hebben . De totale fte bedraagt 29,8, doch de bezettingsgraad is 26,09 fte. Een van de doelen voor 2023/2024 is het verhogen van vakmanschap op het gebied van data. De informatiearchitectuur is belegd bij de kerngroep Architectuur binnen Equalit-verband, waarin eigen informatiemanagers als afvaardiging van de deelnemers zitting hebben en worden bijgestaan worden door twee architecten van Equalit. Het functioneel beheer behoort nu tot het cluster gegevensmanagement èn Equalit. Vanaf 2023 is extra capaciteit nodig voor het functioneel beheer in het zaaksysteem Onegov en de koppelingen van taak specifieke applicaties (TSA’s).

Daarnaast vraagt nieuwe wetgeving oals de Woo en Wmebv meer van het cluster DIM. Daarom zal in 2023 herijking plaatsvinden. Tussen de clusters gegevensbeheer en DIM is veel contact mede om datakwaliteit in de taak specifieke applicaties te verbeteren. Er zijn op dit moment verschillende vacatures functioneel beheer. Cluster DIM richt zich in 2023 op de implementatie van Onegov zaaksysteem, Teamwork en koppeling met diverse Taak specifieke applicaties aan het zaaksysteem. Omdat de omvang van het cluster niet is vergroot, betekent dit dat andere trajecten pas vanaf het laatste kwartaal 2023 opgepakt gaan worden. Om de disciplines vanuit de rollen verbinden is er elke maand een Informatie, Privacy en AVG overleg waarin allerlei disciplines zijn vertegenwoordigd (CISO, PO, IM, DIM, Gegevenscoördinator en Functionaris Gegevensbescherming).

3.3

Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen

Archief KPI

2022

3. Kernapplicaties, e-mails,

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op

netwerkschijven, RMA en

orde?

deels

e-depot, archiefruimte en overgebrachte archieven

Bijlage 3.3.1 bevat een overzicht van de kernapplicaties zoals wordt voorgeschreven in artikel 18 van de Archiefregeling: ➢ De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. ➢ Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard. Binnen Equalit gemeenten wordt gekozen voor dezelfde informatiearchitectuur. Harmoniseren betekent zo veel mogelijk samenwerken in uitvoering met één applicatie en één inrichting. De variant dat software steeds meer via de cloud of als Software als een Service (SaaS), wordt aangeboden, ontwikkelt zich snel. Voor ABGgemeenten belangrijke leveranciers zoals Microsoft en Centric bieden hun softwareoplossingen (applicaties) steeds vaker op deze wijze aan. Leveranciers beheren in het geval van SaaS de applicatie dan zelf en garanderen de beschikbaarheid.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

13

De focus in 2022 was gericht op het nieuwe Zaaksysteem Onegov Suite, nieuwe software ten behoeve van de Omgevingswet (VTH/RO) en nieuwe systemen voor burgerzaken en personeel. Een aantal majeure projecten met een grote ICT component voor 2023 zijn: ➢ Verankering en doorontwikkeling nieuw zaaksysteem (3.3.1). ➢ Ingebruikneming software t.b.v. de Omgevingswet (VTH/RO) (3.3.2). ➢ Doorontwikkeling nieuw belastingpakket. ➢ Vervanging websites. ➢ Automatiseren inkoop en facturen; ➢ Implementatie privacy management systeem. Cluster DIM is verantwoordelijk voor de archivering van Onegov, Teamwork, Suite Sociaal, Domein, Centric Leefomgeving (CLO), MensCentraal, iBurgerzaken, NotuBiz en belastingapplicatie Level. De beleidskeu e voor wel of niet koppelen van de TSA’s wordt vastgelegd in enterprise architectuur. Gekozen is voor een generieke aanpak die domein overstijgend is, waarin het zaaksysteem Onegov een prominente rol speelt. De standaardkoppelvlakken STUF/API zijn herbruikbaar en verlopen via de broker van Equalit. De Haal Centraal API worden uitgevraagd en door de leveranciers opgenomen in de roadmap. De TSA’s Suite4SD, , MensCentraal, IBurgerzaken, NotuBiz, Level worden/ zijn in 2023 gekoppeld met Onegov. Sinds 2022 heeft de ABG een eigen i-Navigator waarin wordt gedocumenteerd, welke zaaktypen worden gebruikt en in welke applicatie.

3.3.1 Verankering en doorontwikkeling nieuw zaaksysteem Onegov Suite Door de (soms onvrijwillige) keuzes in het applicatielandschap binnen Equalit-verband is de informatieopslag versnipperd geraakt. We noemen in dezen de relatief snelle opeenvolging van DMS/zaaksystemen: Corsa (2010-2021), Green Valley/Alfresco (2016-2022) en vanaf december 2022 Onegov Suite.7 In 2019 werd bekend dat verdere ontwikkeling van Green Valley door de leverancier per 2020 is gestopt, maar dat het gebruik nog tot uiterlijk 31/12/2022 door de leverancier wordt ondersteund. In Equalit verband is het implementatietraject opgepakt voor de aanschaf en inrichting van een nieuw Zaaksysteem. Eind oktober 2022 is Onegov 365 Zaaksysteem ISO 16175 gecertificeerd. Het nieuwe zaaksysteem is in december 2022 geïmplementeerd. Het nieuwe Zaaksysteem is gebaseerd op Microsoft technologie (Teamwork). Het gebruik van meer Office365 (O365) toepassingen wordt in 2023 e.v. uitgebreid in combinatie met het beheer binnen het Zaaksysteem. Er is nog geen inrichtingsplan voor MS Office365. De registratie van de Whatsapp berichten van burgers en ondernemers is belegd bij het KCC. Er zijn richtlijnen voor het gebruik van sociale media. Zakelijke Whatsappberichten van bestuurders worden niet gearchiveerd.

3.3.2 Taak specifieke applicaties 3.3.2.1 WABO en Omgevingswet: CLO, Tercera-Go! En OMWB8 Omdat de Omgevingswet vraagt om andere werkprocessen is gekozen voor een nieuwe VTH-systeem Centric Leefomgeving (CLO). Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) koppelt met het CLO, die door meerdere afdelingen zullen worden gebruikt. De invoering DSO/Omgevingswet is wederom uitgesteld tot 1 januari 2024. Vanaf januari 2023 is de organisatie live gegaan met WABO naar de applicatie Centric Leefomgeving (CLO). Omdat CLO niet beschikt over een archiveringsfunctie, is de TSA gekoppeld aan Onegov. Tot die tijd was de VTH-workflow systeem GISVG in gebruik. De leverancier van GISVG had aangegeven de applicatie niet verder te willen ontwikkelen. In CLO wordt de workflow van de WABO-vergunningen en meldingen bewaakt. Het Zaaksysteem Onegov bevat de registratie aanvragen, aantallen, meldingen en informatieverzoeken met bijbehorende documenten.

7

De leverancier van Onegov Suite is Ilionx.

8 Zie ook Uitvoeringsprogramma Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2023.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

14

De software Tercera-Go! is sinds 2023 in gebruik voor het plaatsen van bestemmingsplannen op de landelijke website ruimtelijkeplannen.nl en in de nabije toekomst voor het publiceren van de omgevingsplannen op de Landelijke voorziening Bekendmaken en Besluiten (LVBB). Ruimtelijkeplannen.nl publiceert alle bestemmingsplannen van overheden en stelt dit beschikbaar aan eenieder die de plannen wil inzien. Daarbij worden (tot op zekere hoogte) de achterliggende stukken aangeboden, evenals de beschrijvende metadata (IMRO) en een GML-bestand voor geo-viewers. Een duidelijke meerwaarde van Ruimtelijkeplannen.nl is de interactieve geografische kaart waarop het plan geplot wordt. Een bestemmingsplan kent 5 “plan-statussen” (dit zijn attributen in IMRO). In de eigen organisatie zit het plan opgenomen in een GEO-applicatie. De pdf.versie van het bestemmingsplan worden beheerd in het Zaaksysteem. Aangezien ruimtelijkeplannen.nl geen archieffunctionaliteiten heeft, worden de originele IMRO bestanden ook op lokale netwerkschijven bewaard. Voor vergunningverlening zijn vanaf 2013 alle VTH-taken voor milieu inclusief toezicht en handhaving overgedragen aan de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB). De OMWB heeft met de gemeente ABG-gemeenten geen gedeeld inrichtingssysteem, de gegevens van de OMWB worden verwerkt in eigen systemen.

ABG-gemeenten is zelf verantwoordelijk is voor de archivering van documenten. De OMWB verstrekt ABG-gemeenten alle documenten om de dossiers compleet te maken. Aan de OMWB is in 2018 uitvoeringsmandaat verleend voor alle producten, met uitzondering van de meervoudige aanvragen. Dit houdt in dat de OMWB zelf brieven en besluiten verzendt en tevens contacten onderhoudt met aanvragers en adviseurs. ABG-gemeenten ontvangt hier afschriften van. Daar waar het gaat om meervoudige aanvragen zijn in 2022 nieuwe afspraken met de OMWB gemaakt. Of de OMWB beoordeelt het onderdeel milieu en adviseert. Of de OMWB beoordeelt de gehele aanvraag en vraagt voor activiteiten anders dan milieu advies aan ons. Intern bekijken we welke dossiers hiervoor in aanmerking komen. De (politiek) gevoelige dossiers houden ABG-gemeenten in eigen hand. Voor de besluitvorming van deze meervoudige aanvragen is geen mandaat verleend. Mogelijk wordt de mandaten aan de OMWB dit jaar uitgebreid.

3.3.2.2 Bestuurlijke besluitvorming De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. Het contract met Notubiz is verlengd en de verwerkersovereenkomst met de leverancier is aangepast. Notubiz is gekoppeld aan Onegov. De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt waar landelijk aandacht voor is.. Komende tijd wordt gekeken of de RM-tool van NotuBiz kan worden aangeschaft om de videotulen te kunnen archiveren.

3.3.2.3 Overige taak specifieke applicaties Het personeelssysteem AFAS, dat vanaf 2022 in gebruik is, is een van de weinige TSA’s die niet gekoppeld ijn aan Onegov. Alle documenten worden beheerd in AFAS en niet in het Zaaksysteem, dit om dubbele registratie te voorkomen. Toen AFAS in gebruik werd genomen, is de content vanuit Green Valley gemigreerd naar AFAS. Equalit-gemeenten implementeren de applicatie iBurgerzaken van Pink Roccade. Vanuit deze applicatie worden veel burger gerelateerde processen uitgevoerd. Met het nieuwe Zaaksysteem Onegov wordt in 2023 een koppeling gelegd. Tot 2021 was Key2Burgerzaken in gebruik. Belastingapplicatie is in 2023 in gebruik genomen, met de volgende functionaliteiten: ➢ e-ordering: aanvragen, goedkeuren, bestellen, bewaken en ontvangen van inkopen (leveringen, diensten en werken); ➢ e-facturatie: ontvangst, controle aan contractafspraken en aangegane/geregistreerde verplichtingen en betaling van facturen; ➢ e-contractmanagement: informatie benodigd voor beheer en management van contracten; en ➢ managementinformatie over inkoop (bijvoorbeeld financiële informatie, informatie over contracten, productgroepen etc.).

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

15

3.3.3 Ongestructureerde informatie: Capstone e-mailarchivering en netwerkschijven Wet open overheid (Woo) Beheer op e-mailarchivering

Stand van zaken 2022 2022: Aansluiting facultatieve VNG selectielijst e-mailarchivering

Planning 2023-2025

Sturing op de informatiehuishouding vindt onder meer plaats via vaststelling van beleid. Gemeenten zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een zogenoemde selectielijst op te stellen, die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In een selectielijst wordt aangegeven welke categorieën archief- bescheiden er zijn en hoelang deze stukken bewaard moeten blijven dan wel wanneer zij kunnen worden vernietigd. ABG-gemeenten en ABG-organisatie hebben zich aangesloten bij de facultatieve selectielijst van de VNG over het veilig stellen van e-mails. Het uitgangspunt van het nieuwe beleid is dat een organisatie de e-mail van alle functionarissen veiligstelt (met uitzondering van privé e-mails) en deze in goede, geordende en toegankelijke staat brengt en beheert. De organisatie stelt daarnaast een lijst van sleutelfunctionarissen vast. De e-mail van sleutelfunctionarissen wordt permanent bewaard en uiteindelijk overgebracht naar het Regionaal Archief Tilburg. E-mail van niet-sleutelfunctionarissen krijgt een bewaartermijn van tien jaar. Dat beleid wordt vanaf 2024 ingevoerd. 9 Om met name het bestuur en management te ontzorgen en makkelijker e-mailberichten te archiveren is de zogenoemde Capstone-methode ontwikkeld. Op grond van deze methode worden alle e-mailberichten van en aan sleutelfunctionarissen permanent bewaard.

Door in te stemmen met de selectielijst e-mailbewaring 2022 is de organisatie beter in staat e-mailberichten op een verantwoorde en meer efficiënte manier te beheren en te vernietigen. Binnen de rest van de organisatie geldt wel dat e-mailberichten zaakgericht dienen te worden gearchiveerd. Deze methodiek biedt een praktische oplossing voor de archivering van e-mails. De technische inrichting van de e-mailarchivering alsmede de archivering van digitale agenda’s van bestuurders wordt binnen Equalit verband ingericht. De functionaliteit van nesource, die in gebruik is voor digitale agenda’s, wordt vervangen door functionaliteiten van MS Office 365. De uitfasering van de netwerkschijven is nog ‘a work in progress’. Een traject was gestart om deze digitale bestanden geleidelijk te vervangen door inzet Alfresco Share. Met invoering van het nieuwe Zaaksysteem wordt dit punt betrokken in implementatietraject. Mogelijk worden de netwerkschijven op termijn vervangen door MS Office 365. Formeel is OneDrive niet open gesteld, in de praktijk al wel gebruikt. Er wordt op dit moment een governance strategie uitgewerkt in Equalit-verband samen met een extern bureau InSpark. Uiteindelijk is de werkgroep Office365 verantwoordelijk voor de inrichting.

3.3.4

e-Depot, archiefbewaarplaats en kantoorgebouw Kazernehof en archiefruimtes

Wet open overheid (Woo) E-depotvoorziening

Stand van zaken 2022 Overbrenging gestart in 2020

Planning 2024

e-Depot Bouwvergunningen worden vervroegd overgebracht. In 2020 is gestart met de ingest van de digitale bouwvergunningen Alphen en Riel over de periode 1997-2011 in het e-Depot. De stand van zaken is dat de scans zijn opgenomen in het e-Depot. Dit traject is tweede helft 2022 afgerond. Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen van ABG-gemeenten t/m het jaar 2015 worden in e-Depot opgenomen. Dit traject moet in 2024 zijn afgerond. Het meest arbeidsintensieve aspect is de metadatering van de scans (TMLO), dat een medewerker van gemeente ABG-gemeenten voor zijn rekening heeft genomen. De analoge papieren dossiers zijn na het vervangingsbesluit op de monumentendossiers vernietigd. Het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg is in 2021 gecertificeerd voor de Core Trust Seal. De leverancier van het e-Depot is Picturae. Een specifieke escrow-overeenkomst is voor het e-Depot (nog) niet afgesloten. Er is wel een escrow-overeenkomst tussen Stichting Mommerskwartier en de leverancier Picturae, maar niet rechtstreeks tussen ABG-gemeenten en de leverancier. In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Mommerskwartier, die doorloopt tot december 2024, is alleen een bepaling opgenomen dat na beëindiging van de overeenkomst de aan de wederpartij ter beschikking gestelde informatie op verzoek wordt geretourneerd.

9 Zie ook paragraaf 3.3.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

16

Archiefbewaarplaats en kantoorgebouw Kazernehof In opdracht van de gemeente Tilburg is in oktober 2022 de defecte koelmachine van de archiefbewaarplaats Kazernehof vervangen. Tot die tijd waren noodmaatregelen getroffen zodat de temperatuur en luchtvochtigheid constant bleven. De daken van het kantoorgebouw zijn vanaf januari tot oktober 2022 hersteld.

Archiefruimten van de gemeentehuizen Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen Bijlage 3.3.4 bevat een samenvatting van de gemeten waarden vanaf januari tot en met december 2022. De ABG-organisatie wenst een moderne huisvesting waar medewerkers zich prettig en thuis voelen. In 2022 is daarom een ‘Ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen’ opgesteld. De plannen voor de herhuisvesting van de ambtelijke organisatie met de mogelijke afstoting van de gebouwen hebben gevolgen hebben voor de huidige archiefruimten. De archiefruimte in de nieuwe visie wordt beschouwd als één centrale voorziening. 10 ABG-gemeenten zijn al in een vroeg stadium gestart met het ordenen van de semi statische archieven om deze vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaatsen tot het jaar 2016. Hierdoor is minder capaciteit nodig voor de opslag van de analoge semi statische archieven voor de vier organisatieonderdelen. Er is nog voorzien in een kleinere archiefruimte voor de bewaring van de analoge archieven zoals de registers Burgerlijke Stand.

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Archief KPI

2022

4. Interne kwaliteitszorg en

Werkt de gemeente structureel aan de

Toezicht overgebrachte archieven

kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

Ja

Voldoet het kwaliteitssysteem aan de wettelijke eisen en heeft het toetsbare eisen? (Archiefregeling, artikel 16)?

Deels

Wet open overheid (Woo)

Stand van zaken 2022

Planning

Informatiebeheerplan

ABG-gemeenten stellen geen informatiebeheersplannen op.

n.v.t.

Ingevoerd Zaaksysteem Onegov, andere applicaties niet

mei-2027

elke applicatie Kwaliteitssysteem

3.4.1

Kwaliteitssysteem

Een aantal Equalit-gemeenten heeft samen een kwaliteitshandboek ontwikkeld ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit in Green Valley. Het betreft een samenwerking tussen de ABG-gemeenten, Goirle, ABG-gemeenten en Oisterwijk. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in het Zaaksysteem. De steekproefsgewijze controles worden schriftelijk gelogd door medewerkers informatiemanagement en zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen. Hiermee voldoen ABG-gemeenten deels aan de wettelijke verplichting vanuit de Archiefregeling, artikel 16: 'De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Het woord ‘deels’ is toegevoegd omdat het cluster niet over alle applicaties, netwerkschijven en e-mailboxen het informatiebeheer voert. Kwaliteitscontroles zijn ingericht voor het DMS en Zaaksysteem. Het huidige kwaliteitsbeleid richt zich nl. alleen op zaaksysteem. Op dit moment zijn er achterstanden op kwaliteitsbewaking. Het huidige kwaliteitsbeleid moet worden herzien. Binnen Equalit-verband wordt dit vraagstuk opgepakt, ook de manier hoe de logging wordt vastgelegd. Met het nieuwe zaaksysteem wordt een nieuwe opzet van kwaliteitsbewaking door het cluster DIM opgezet en door key users uitgevoerd.

Er zijn immers ook kwaliteitscontroles nodig bij de taak specifieke applicaties zoals CLO, Suite4Sociaaldomein, iBurgerzaken, MensCentraal en Level. 10

Zie paragraaf 5.3. Centrale voorzieningen, 5.3.6 Berging en archiefruimte in het Ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen ABG-organisatie d.d. juni 2022. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

17

De kwaliteit van de scans van de bouwvergunningen, die zijn/ worden opgenomen in het e-Depot , zijn extern gecontroleerd.

3.4.2

Toezicht op de Archiefwet

Het KPI-verslag ABG-gemeenten en ABG-organisatie is bestuurlijk vastgesteld met bijbehorende verbeterplannen.11 KPI-verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, mede bepaald in de Archiefverordening. In alle rapportages komt het informatie- en archiefbeheer zowel bij de gemeente als die bij de archiefinstelling uitgebreid aan bod. De verbeterpunten en aanbevelingen uit de KPI verslagen worden uitgezet in acties en waar nodig opgenomen in beheersplannen. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd. Het IBT Noord-Brabant beoordeelde het informatiebeheer als voldoende voor het jaar 2022.

3.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Archief KPI

2022

5. Ordening, authenticiteit,

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het

context, toegankelijkheid en

systeem en de materialen de authenticiteit, context,

duurzaamheid archieven

toegankelijkheid en duurzaamheid?

Wet open overheid (Woo)

Stand van zaken 2022

Metadataschema

Deels ingevoerd Onegov Suite

3.5.1

deels

Planning mei-2027

Informatie vindbaar en doorzoekbaar?

Informatieopslag binnen de gemeente ABG-gemeenten is de laatste vijf jaar meer versnipperd geraakt. De versnipperde informatieopslag maakt dat informatie ook moeilijker vindbaar is voor medewerkers. Digitaal werken is iets anders dan digitaal archiveren. Die versnippering heeft een aantal oorzaken: ➢ Er is sprake van een informatie-explosie, door de grote hoeveelheid informatie lukt het niet altijd het juiste document te vinden. Het is niet altijd duidelijk waar het document is opgeslagen en in welk systeem. ➢ Medewerkers werken thuis en zijn daardoor moeilijker te coachen om te archiveren dan wanneer ze op kantoor zouden werken. ➢ Door de (soms onvrijwillige) keuzes in het applicatielandschap binnen Equalit-verband is de informatieopslag nog meer versnipperd geraakt. We noemen in dezen de relatief snelle opeenvolging van DMS/zaaksystemen: Corsa (2010-2021), Green Valley/Alfresco (2016-2022) en vanaf 2023 Ilionx/MS Office. Het risico dat de continuïteit in de processen in gevaar komt door problemen bij leverancier wordt erkend. Er wordt meer ingezet op contractmanagement. ➢ Formeel is er nu één Zaaksysteem (Onegov), maar tegelijkertijd is er sprake van een veelvoud van applicaties waarin de informatie zich bevindt. Deze informatie uit deze systemen dient in het kader van de Woo vaak ook openbaar te worden gemaakt.

➢ Verantwoordelijkheden van het cluster DIM beperken zich tot de applicaties Alfresco Enterprise, Green Valley, Ilionx vanaf 2023 en enkele TSA’s. ➢ Vaak niet gestructureerde informatie wordt niet opgeslagen in systemen, maar is te vinden op netwerkschijven en e-mails. ➢ Een grote hoeveelheid informatie in beheer bij derde partijen ofwel externen (denk aan de gemeenten Breda en Tilburg). Deze informatie is voor de gemeente ABG-gemeenten niet altijd inzichtelijk en daardoor niet beschikbaar voor de organisatie. ➢ Cluster DIM is niet altijd betrokken bij de aanschaf van systemen, waardoor eisen voor adequate archivering en vernietiging niet bij de aanbesteding worden meegenomen. ➢ Leveranciers van deze systemen komen beloftes op functionaliteiten niet altijd na.

3.5.2 Verwerkersregister en I-navigator Tot op zekere hoogte hebben ABG-gemeenten zicht op de archiefwaardige informatie die integraal is opgeslagen, in Zaaksysteem, BackOffice applicaties en op netwerkschijven. De privacy officer beheert het 11 Raadinformatiebrief Gilze en Rijen d.d. 6 september 2022.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

18

verwerkersregister. Het verwerkersregister bevat informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt. Aan persoonsgegevens hangen bewaartermijnen, beveiligingsvoorschriften, toegangseisen, processen, procesgegevens en systemen.12 Een van de andere registers zijn het Documentair Structuur Plan (DSP) en de iNavigator. De i-Navigator is ingericht in negov en enkele TSA’s. de overige taak specifieke applicaties die hun neerslag buiten het Zaaksysteem opslaan en niet gekoppeld zijn, beschikken niet altijd over de benodigde governance.

3.5.3 Analoge semi statische archieven De ordening van de archieven voor het jaar 2016 is analoog. Deze papieren dossiers worden, voor over de documenten nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, beheerd in archiefruimtes bij de drie gemeentes. ABG-gemeenten zetten actief in op het in goede en geordende staat brengen van de analoge semi statische archieven tot 2016. Dit houdt mede verband met de plannen voor de toekomstige huisvesting van de ABG-organisatie en bestuurlijke organisatie. In 2026 wil het bestuur van de ABG-organisatie, het samenwerkingsverband van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen, een nieuw kantoor betrekken. Daar moeten alle medewerkers over enkele jaren onder één dak werken.

3.5.4

Metagegevens

z

o

i

i si o

i ’ (M

)

In 2019 is gestart met de ontwikkeling van ‘ etagegevens Duur aam Toegankelijke verheidsinformatie’ ( DT ) als opvolger van het ‘Toepassingsprofiel etagegevens okale verheden’ (T ) en (beoogd) het Toepassingsprofiel Metadata Rijk (TMR), en met de ambitie dat alle overheidsorganisaties dezelfde metadateringsstandaard gebruiken voor het waarborgen van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Parallel aan de ontwikkeling van MDTO werd bij KOOP (Kennis en Exploitatiecentrum ffici le verheidspublicaties) gewerkt aan T I (‘Thesaurus en ntologie verheidsinformatie’). T I vervangt onder andere de eveneens door K P beheerde W S (‘ verheid.nl Web etadata Standaard’) en wordt gebruikt bij de ontwikkeling van API-specificaties die voorschrijven hoe openbare overheidsinformatie aan P I (‘Platform pen verheidsinformatie’) al worden aangeleverd. Met in het gebruik nemen van het nieuwe Zaaksysteem en de landelijke vaststelling van het MDTO zal het MDTO vanaf december 2022 in gebruik worden genomen. Hoewel bij veel gemeenten de adoptie van het MDTO achterblijft, is dat bij Equalit gemeenten zeker niet het geval. MDTO wordt ingevoerd in Onegov. Gekoppelde TSA 's, die gekoppeld zijn met Onegov, hebben een mapping document, waarin zaak- en documentgegevens worden bepaald.

Ten behoeve van de ingest van de scans van de bouwvergunningen in het e-Depot wordt de TMLO standaard direct doorgevoerd in de metadatering.

3.5.5

Gegevensmanagement en data gedreven werken

Het lijkt misschien een open deur dat administraties op orde moeten zijn. Maar in de drukke praktijk van alledag lukt het soms niet het belang van goede registraties bij alle medewerkers op het netvlies te houden. Wie en waar worden de datasets beheerd en worden ze wel beheerd? Er is aandacht voor het invoeren van data gedreven werken en samenwerken op het gebied van gegevensmanagement. Het nader inrichten van Data Governance is een aandachtspunt. Met Data Governance wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheden rond datagebruik helder worden belegd en beschreven. Betrouwbare, actuele administraties zijn de basis van Data Governance. Daarnaast is de kwaliteit van de data en analyses van belang. De data moeten vindbaar en toegankelijk zijn, mede door het gebruik van dezelfde datamodellen, metadatering en een gemeentelijke datacatalogus. ABG-gemeenten en ABG-organisatie moeten grip en controle houden op de eigen data. De data moeten betrouwbaar, volledig en juist zijn, zodat data helpen bij het maken van de juiste beleidskeuzes. Als datagovernance niet is ingericht, bestaat het risico op basis van de verkeerde aannames keuzes te maken.

12 De VNG positioneert het verwerkersregister als een van onderdelen van het Bedrijfsregister. Deze heeft als doel een

overzicht van verschillende interne en externe registers en informatiebronnen die gevuld zijn met datasets en de informatiehuishouding in kaart te brengen. Andere onderdelen zijn governance (roltoewijzing, mandaatregister), Business Intelligence (BI)-doeleinden, toegangsbeveiliging, satéprikker functie ‘door processen heen’ (de organisatie, de organisatieonderdelen, de medewerkers, de werkprocessen, de zaaktypen, de werkinstructies, de mandaten, de gebruikte software, verwerkingen van persoonsinformatie en met name de relaties tussen de informatiebronnen) bron "Handreiking Informatiebeheerplan" op VNG realisatie. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

19

De huidige stand van zaken is dat vanuit de Werkgroep DataGovernance in 2022 een zogenaamde nulmeting is uitgevoerd met de GEMMA Scorecard. De 0-meting geeft een beeld over de stand van zaken van de ontwikkeling van het ‘gegevensmanagement’ in iedere Equalit- gemeente. Daarnaast is in 2022 de Dienstbeschrijving Technisch platform Datafundament vastgesteld. Dashboards worden met name gebruikt door: Planning & control, Sociaal domein, Veiligheid, HR, Management & directie, Sociaal team en Dienstverlening. Vanaf 1 januari 2020 zijn gemeenten verplicht om de algoritmes te bewaren. Algoritmes die een organisatie gebruikt, dienen bewaard te worden, omdat daarin is vastgelegd waar de geautomatiseerde besluitvorming van de organisatie op gebaseerd is. Van belang is dat algoritmes worden gedocumenteerd en bij de aanbesteding aanvullende voorwaarden worden gesteld om het beheer te kunnen uitvoeren. Daarmee kan transparantie worden gegeven aan burgers en bestuur.13 ABG-gemeenten hebben geen algoritmeregister. 2023/2024 staat in het teken van het verhogen van de datakwaliteit van de primaire systemen en processen.

3.5.6

Regionaal Archief Tilburg - feitelijk beheer

Het Regionaal Archief Tilburg is geen rechtspersoon, maar onderdeel van de stichting Mommerskwartier. De gemeente heeft in 2015 een contract met deze stichting gesloten over de uitvoer van bepaalde archiefwerkzaamheden zoals het toegankelijk maken, materiële zorg, het fysiek en digitaal beschikbaar stellen. De archieven de dorpsbesturen van Alphen 1600-1810, Baarle-Nassau 1550-1811 en Chaam 1580-1810 zijn sinds 2022 digitaal te raadplegen via de website. Daarnaast zijn de bouwvergunningen van Baarle-Nassau en Alphen-Chaam 1996-2011 sinds januari 2023 te raadplegen via een nieuwe online raadpleegfunctie van het Regionaal Archief Tilburg. Een volledig overzicht van de gedigitaliseerde statische archieven, films en foto’s in het jaar 2022 is opgenomen in bijlage 3.5.3.