3.6 - Bijlage 1 - Boardletter 2025 - Baarle-Nassau

CONCEPT – 14 NOVEMBER 2025

BOARDLETTER 2025

Gemeente Baarle-Nassau

BDO Audit & Assurance B.V., Philitelaan 73, 5617 AM Eindhoven, www.bdo.nl

Aan:

Geachte leden van de raad,

Gemeente Baarle-Nassau T.a.v. de heer J.J.M. Nuijen, griffier Postbus 105 5110 AC BAARLE-NASSAU

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2025 van gemeente Baarle-Nassau brengen wij met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging 2025.

Eindhoven, 14 november 2025 Kenmerk: 1050146/StH/IBi/250709

Deze boardletter bevat onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de processen binnen gemeente Baarle-Nassau en de daarin opgenomen beheersingssystemen. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen binnen uw organisatie. Tijdens de interim-controle komen wij ook in aanraking met andere ontwikkelingen van uw organisatie en bedrijfsvoering. We bespreken graag een aantal van die andere ontwikkelingen met u. In deze boardletter besteden we daarom ook aandacht aan ontwikkelingen op andere gebieden dan de processen. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en extern accountant gemeente Baarle-Nassau

3

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

01

02

03

Dashboard interim-controle

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Observaties en bevindingen interim-controle

4

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

1. Dashboard interim-controle

1.1 Dashboard interim-controle

5

5

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

SAMENWERKINGSVERBAND ABG

Wijziging van de materialiteit en verantwoordingsgrens Naar aanleiding van de wijzigingen in de BADO en het BBV wijzigen de materialiteit en verantwoordingsgrens. Fouten en onzekerheden voor de getrouwheid worden bij elkaar opgeteld. Het is noodzakelijk dat de verordeningen en het controleprotocol hierop worden aangepast.

De primaire processen zijn belegd bij de uitvoeringsorganisatie ABG-Organisatie De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de primaire bedrijfsprocessen ligt bij het bestuur van de ABG-Organisatie, aan wie eventuele (significante) tekortkomingen in de primaire processen wordt gerapporteerd. Het ambtelijk personeel staat bij de ABG-Organisatie op de loonlijst. Diverse (beleids)kaders voor de personele organisatie zijn opgesteld op het niveau van ABG-Organisatie, maar zijn ook van toepassing op de ABG-gemeenten.

NIS2-wetgeving (cybersecurity) is van toepassing De NIS2-wetgeving is van toepassing. De automatiseringsomgeving van gemeente Baarle-Nassau is belegd bij de ABG-Organisatie en de verplichtingen uit NIS2 en BIO2 worden door ABGOrganisatie geïmplementeerd. Voorziening voor pensioenaanspraken van politieke ambtsdrager In het kader van het nieuwe pensioenstelsel heeft gemeente Baarle-Nassau meegedaan aan het onderzoek van het ministerie van Binnenlandse zaken of de huidige pensioenvoorzieningen toereikend zijn voor de overdracht per 1 januari 2028. Over de verwerking van de uitkomsten zijn nog onduidelijkheden. De commissie BBV komt in november 2025 met een standpunt omtrent deze onduidelijkheden.

INTERNE BEHEERSING PRIMAIRE PROCESSEN EN IT-BEHEER De interne beheersing is van voldoende niveau. Er zijn geen significante tekortkomingen De interne beheersing en controleomgeving is, voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole, van voldoende niveau. Er kan echter (nog) niet volledig gesteund worden op een aantal processen. De actiepunten rondom interne beheersing is grotendeels gelijk gebleven aan vorig jaar en zijn nog onderhanden. Bevindingen rondom beleidskaders De belangrijkste bevindingen rondom de beleidskaders  Van belang is dat de uitgangspunten voor de actualisatie van de grondexploitaties en de nieuwe notitie grondprijzen voorafgaand aan de actualisatie worden vastgesteld;  De nota grondbeleid dateert uit 2020 en komt voor actualisatie in aanmerking;  De gemeente beschikt niet over een geformaliseerd overkoepelend M&O-beleid, welke voldoet aan de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. Zichtbare verbeteringen in de IT General Controls De belangrijkste aanbevelingen zijn grotendeels gelijk aan vorig jaar en betreffen:  Het tijdig blokkeren van gebruikersaccounts van uit dienst getreden medewerkers;  Expliciet aandacht besteden aan functiescheiding in rollen en rechten bij de periodieke controle op de juistheid van ingerichte autorisaties.

Geen (aanwijzingen of signalen van) fraude geïdentificeerd  We hebben geen (aanwijzingen of signalen van) fraude of non-compliance geïdentificeerd.  Een overkoepelende frauderisicoanalyse ontbreekt. Wij adviseren om, in samenwerkingsverband met ABG-Organisatie, een overkoepelende frauderisicoanalyse op te stellen, waarin onder andere de invloed van soft controls wordt meegenomen. De positionering van de functies die onderdeel uitmaken van control is in ontwikkeling Op dit moment worden de formatie, positionering, het takenpakket en de instelling van de functie concerncontroller bij ABG-Organisatie geanalyseerd. In het verlengde hiervan wordt ook de functie van de VIC-medewerkers betrokken. Afronding hiervan staat gepland in het vierde kwartaal 2025.

6

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2. Ontwikkelingen en aandachtspunten

2.1 Aandachtspunten jaarrekening 2025

7

2.2 Relevante wijzigingen in het BBV

9

2.3 NIS2 - digitale weerbaarheid verankerd in wet- en regelgeving vanuit de EU

10

7

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.1 Aandachtspunten jaarrekening 2025

Aanpassing materialiteit naar 2% voor 2025 Vanaf boekjaar 2025 is de wettelijke controlegrens voor de accountant verhoogd van 1% naar 2%. Deze wijziging betreft tevens de samenvoeging van de controlegrens van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden tot één norm van 2%. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves. Wij adviseren u uw financiële verordening en het controleprotocol hierop aan te passen. Rechtmatigheidsverantwoording Het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording is voor gemeenten afgerond op 21 maart 2025. Naar aanleiding van de afgeronde wijzigingen in het BBV wijzigt vanaf boekjaar 2025 het maximum van de door de raad vastgestelde verantwoordingen naar 2% van de lasten exclusief dotaties aan reserves (was 3%). Dit is gelijk aan de wettelijke materialiteit die in het kader van de jaarrekeningcontrole over 2025 door ons wordt gehanteerd. De rapportagegrens in 2024 is door de raad vastgesteld op € 100.000. De gemeenteraad dient in 2025 opnieuw de financiële verordening vast te stellen. Om een ander dan goedkeurende verklaring bij de jaarrekening te voorkomen, wijzen wij u op het belang van interne processen bij ABG-Organisatie om de prestatielevering van de zorg vast te stellen bij zorgaanbieders waarvan geen productieverantwoording met controleverklaring wordt ontvangen.

Aanvullend merken wij op dat gemeente Baarle-Nassau niet beschikt over een geformaliseerd overkoepelend M&O-beleid, welke voldoet aan de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. Wij adviseren om een overkoepelend M&O beleid op te stellen.

Methode ontwikkelt voor bepalen restwaarde bij circulaire bouw Invest NL heeft een model ontwikkeld waarmee de restwaarde van een actief bepaald kan worden bij circulaire bouw. Dit model/ deze berekening kan onder andere in de transitie van de onderwijshuisvesting een goed uitgangspunt zijn voor bepaling van de restwaarde van de betreffende gebouwen. Het doel van dit model is een transparante, herleidbare en breed toepasbare methodiek voor bepaling van restwaardes. Verschillende organisaties waaronder een aantal gemeenten passen dit al toe. Hoewel nog geen specifieke initiatieven voor circulair bouwen wordt benadrukt voor de gemeente Baarle-Nassau, zijn er wel regionale ontwikkelingen rondom circulair bouwen. De gemeente Baarle-Nassau heeft in oktober 2025 een convenant met zestien andere West-Brabantse gemeenten ondertekend om biobased bouwen en het gebruik van plantaardige materialen te stimuleren. Aangezien circulair bouwen in de toekomst kan spelen bij de gemeente geven wij de toepassing van dit model in de toekomst graag als aandachtspunt mee.

8

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.1 Aandachtspunten jaarrekening 2025 Ontwikkeling in informatietechnologie en AI Datagedreven werken en digitaal transformeren is een voortdurende processen binnen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. In IT geldt dat stilstaan achteruitgang is. Daarom zullen gemeenten de komende jaren moeten blijven investeren in informatietechnologie, enerzijds om efficiënter en effectiever te werken en de informatievoorziening aan directie en college te verbeteren en anderzijds voor bewustwording over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van cybersecurity ter borging van de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De toepassing van kunstmatige intelligentie (Artificial Intelligence (AI)) is in toenemende mate zichtbaar in de dagelijkse praktijk binnen de overheid. Overheidsinstellingen zetten AI in voor de dienstverlening aan burgers, maar ook om de werkdruk van kantoorpersoneel te verlagen. Tegelijkertijd brengt de toepassing van AI ook risico’s met zich mee. Denk hierbij aan ethische vraagstukken, privacy- en cyberbeveiligingsrisico’s en mogelijke financiële consequenties. Het is belangrijk te benadrukken dat deze risico’s beheersbaar zijn, mits ze tijdig worden geïdentificeerd en adequaat worden gemanaged. Wij adviseren daarom om een AI-beleid op te stellen.

Hierin dient vastgelegd te worden hoe de organisatie omgaat met AIgerelateerde risico’s, hoe monitoring en incidentafhandeling worden ingericht (inclusief meldingen vanuit burgers), hoe kennis over AI binnen de organisatie wordt beheerd en welke rollen en verantwoordelijkheden hiervoor gelden. Op deze manier kan de organisatie de kansen van AI optimaal benutten en tegelijkertijd de risico’s beheersen.

9

BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.2 Relevante wijzigingen in het BBV

Notitie Rente De belangrijkste wijziging uit de notitie rente betreft een aanpassing in de toerekening van de rentelasten aan de grondexploitaties. Met ingang van boekjaar 2025 is voor grondexploitaties geen onderscheid meer gemaakt in het BBV, waardoor de rentetoerekening plaatsvindt op basis van de reguliere omslagrente. Wij adviseren om op basis van de omvang van de grondexploitaties in uw jaarrekening te bepalen of en hoe groot de impact is van deze wijzigingen. Notitie overhead De commissie BBV heeft in de notitie overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De notitie is van toepassing vanaf begroting 2025. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt:  Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead.  Stellige uitspraak: De definitie van overhead is aangescherpt waardoor alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak geen onderdeel zijn van de overhead.

 Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een notitie overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Wij hebben tijdens de interim-controle gesproken met uw financieel adviseur, waaruit blijkt dat de wijzigingen naar aanleiding van de notitie overhead zijn uitgewerkt in de begroting 2025. De wijziging is echter nog niet doorgevoerd in de financiële verordening. Wij adviseren deze uitspraken en aanbevelingen op te nemen in het artikel ‘kostprijsberekening’ in de financiële verordening.

Voorziening voor pensioenaanspraken van politieke ambtsdragers Met de invoering van het nieuwe pensioenstelsel is besloten dat ook de APPApensioenaanspraken van politieke ambtsdragers in een pensioenfonds ondergebracht moeten worden per 1 januari 2028. Het ministerie van Binnenlandse zaken heeft een onderzoek gedaan of de huidige pensioenvoorzieningen toereikend zijn voor de overdracht per 1 januari 2028. De gemeenten die hieraan mee hebben gewerkt, hebben een individuele brief ontvangen waarin verschillende bedragen worden genoemd, zoals het benodigd vermogen per 1 januari 2025 en een herberekening van de voorziening 2024. Gemeente Baarle-Nassau heeft ook meegedaan aan dit onderzoek. De brief kan tot vragen leiden op welke manier de gemeente hier in de jaarrekening 2025 mee om moet gaan. Wij hebben van de commissie BBV begrepen dat zij hierover in november 2025 met een standpunt komen.

10 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

2.3 NIS2 - digitale weerbaarheid verankerd in wet- en regelgeving vanuit de EU NIS2 & Cyberbeveiligingswet - digitale weerbaarheid verankerd in wet- en regelgeving vanuit de EU De NIS2 (Network and Information Security 2) richtlijn is een update van de NIS-richtlijn en is bedoeld om de cyberveiligheid en de cyberweerbaarheid van essentiële diensten in EU-lidstaten te verhogen. In de tweede helft van 2026 wordt NIS2 naar Nederlandse wetgeving vertaald en nadien van kracht onder de noemer ‘Cyberbeveiligingswet’. Organisaties vallen direct onder de Cyberbeveiligingswet, als zij actief zijn in aangewezen sectoren en gekenmerkt worden als ‘essentiële’ of ‘belangrijke’ entiteit. Direct wil zeggen dat bovengenoemde verplichtingen voor deze organisaties direct gaan gelden zodra de wet in werking treedt. Belangrijk is dat NIS2 aanvullende eisen stelt, die niet volledig door de huidige Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (BIO2) worden afgedekt. Dit betekent dat in de komende periode additionele maatregelen moeten worden getroffen teneinde aan NIS2 te voldoen. Bestuurders kunnen aansprakelijk worden gesteld voor inbreuken op de beveiliging. Onafhankelijke toezichthouders zullen toezien op de naleving van de verplichtingen. Het betreffen de volgende verplichtingen: 





Zorgplicht: organisaties dienen een risicobeoordeling uit te voeren en op basis daarvan passende maatregelen te nemen om hun diensten te beveiligen. Er dient specifiek beleid te zijn voor o.a. cyberhygiëne, bedrijfscontinuïteit, incident management, leveranciersmanagement (incl. de toeleveringsketen). Opleidingsplicht: bestuursorganen dienen opgeleid te zijn, evenals werknemers, om cyberrisico’s te identificeren, impact te bepalen en beveiligingsmaatregelen te selecteren. Meldplicht: cyberincidenten dienen binnen 24 uur bij de toezichthouder te worden gemeld. Tevens dient een cyberincident ook bij een sectorspecifiek Computer Security Incident Response Team (CSIRT) te worden gemeld, wat eventueel hulp en bijstand kan verlenen.

Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat ten tijde van de audit de nieuwe Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2) is gelanceerd. Volgens de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) geeft de BIO2 invulling aan de zorgplicht uit de NIS2-wetgeving. ABG-Organisatie heeft besloten deze nieuwe BIO te implementeren. Aangezien gemeenten als organisaties van essentieel belang zijn aangemerkt, ligt de eindverantwoordelijkheid, ondanks dat de bedrijfsvoering is belegd bij ABG-Organisatie, bij de gemeente zelf.

11 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3. Observaties en bevindingen interimcontrole 3.1 Controleaanpak en aandacht voor fraude, corruptie en non-compliance

12

3.2 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de primaire processen

14

3.3 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de IT en cybersecurity

15

12 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.1 Controleaanpak en aandacht voor fraude, corruptie en noncompliance Controleaanpak en doel van de interim-controle Het doel van de jaarrekeningcontrole is om een oordeel tot uitdrukking te brengen over de getrouwheid van de jaarrekening van gemeente Baarle-Nassau. De controle heeft onder meer betrekking op het overwegen van de interne beheersing die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening, teneinde controlewerkzaamheden op te zetten die in de gegeven omstandigheden passend zijn, maar niet met het doel om een oordeel te geven over de effectiviteit van de interne beheersing. Zoals bekend, ligt de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de primaire bedrijfsprocessen bij het bestuur van de ABGOrganisatie. In de managementletter van GR ABG-Organisatie wordt gerapporteerd over eventuele (significante) tekortkomingen binnen de primaire processen die mogelijk van invloed kunnen zijn op onze risico-inschatting ten behoeve van de jaarrekeningcontrole van gemeente Baarle-Nassau. Over eventueel aanwezige significante tekortkomingen binnen de primaire processen waarbij wij van mening zijn dat deze voldoende belangrijk zijn om verslag van te doen rapporteren wij aan u als toezichthoudend orgaan.

Onze inschatting van de aandachtspunten In het kader van de controle van de jaarrekening 2025 en onze aanpak hebben wij een zogenaamde initiële risico-inschatting gemaakt. Wij zien de volgende aandachtspunten bij de controle van de jaarrekening van gemeente BaarleNassau:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door het bestuur, de directie of het management van de jaarcijfers) als een belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Wij zijn van mening dat de mogelijkheden om buiten de getroffen interne beheersmaatregelen invloed uit te oefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten, beperkt zijn. Om het resterende risico te beperken, beoordelen wij bijzondere journaalposten in detail; Rapportering in onze controleverklaring Wij zullen onder andere in onze controleverklaring rapporteren over wat de belangrijkste frauderisico’s zijn, over de inschatting van het college om de risico’s vanuit de bedrijfsvoering financieel op te vangen en hoe op beide thema’s in de controle is ingespeeld.

13 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.1 Controleaanpak en aandacht voor fraude, corruptie en noncompliance Onze bevindingen ten aanzien van fraude(risicobeheersing) en corruptie Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie of een risico omtrent het nietnaleven van wet- en regelgeving. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en fraudesituaties met verschillende personen binnen de ABGOrganisatie. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en – situaties, mede aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de compliancevragenlijst, besproken. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen indicaties voor fraude opgeleverd. ONZE BEVINDINGEN IN HET KADER VAN FRAUDE(RISICOBEHEERSING) EN CORRUPTIE Aandachtsgebieden

2025

2024

Evaluatie

Frauderisicoanalyse uitgevoerd





De huidige frauderisicoanalyse dateert uit 2023 en is opgenomen in het Basisdocument (fraude)risicomanagement. Deze is integraal onderdeel van de interne controlewerkzaamheden die bij de uitvoeringsorganisatie worden uitgevoerd en is in de online applicatie van de VIC opgenomen. Wij hebben vernomen dat de concerncontroller a.i. diverse sessies heeft georganiseerd met de budgethouders ten behoeve van het actualiseren van de risicoanalyse. De actualisatie van de risicoanalyse is nog onderhanden. Tijdens onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat het Intern Controleplan 2024 – 2025 ook in 2025 van toepassing is en dat de adviezen uit onze managementletter 2023 respectievelijk 2024 nog geen opvolging hebben gekregen in het Intern Controleplan. Wij hebben wel vernomen dat de organisatie voornemens is de adviezen uit onze management letter 2023 respectievelijk 2024 te verwerken in de actualisatie van het Intern Controleplan 2026 – 2027. De adviezen uit onze vorige managementletter blijven daarmee onverminderd van kracht.

Gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie





U beschikt over diverse interne kaders die voor zowel de ABG-gemeenten als ABG-Organisatie van toepassing zijn, zoals het integriteitsbeleid, de gedragscode ABG-Organisatie en een personeelshandboek inclusief klokkenluidersregeling en regeling melding vermoeden misstanden. Wij zien nog verbetermogelijkheden op het gebied van incidentenregistratie.

Frauderesponsplan





Gemeente Baarle-Nassau beschikt sinds 2023 over een frauderesponseplan, waarin staat opgenomen hoe moet worden gehandeld wanneer een incident zich voordoet. Het frauderesponsplan is opgenomen in het Basisdocument (fraude)risicomanagement. Ook is een flyer opgesteld die gedeeld is met medewerkers van de GR ABG-Organisatie.

Incidenten





Gemeente Baarle-Nassau beschikt onder andere over een informatiebeveiligingsbeleid en een protocol melding datalekken en beveiligingsincidenten.

Corruptie





Gemeente Baarle-Nassau beschikt niet over een geformaliseerd overkoepelend M&O-beleid dat voldoet aan de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. Wij adviseren om een overkoepelend M&O beleid op te stellen.

N.B. Aangezien de primaire bedrijfsvoering bij GR ABG-Organisatie is belegd en het personeel op de loonlijst staat bij ABG-organisatie, zijn bovenstaande documenten opgesteld op het niveau van GR ABG-Organisatie. Deze documenten zijn zowel voor GR ABG-organisatie als de ABG-gemeenten van toepassing. ― geen waarneming

nieuwe bevinding

 eerder gerapporteerd – geen progressie

 eerder gerapporteerd – enigszins progressie

 eerder gerapporteerd – veel progressie

 toereikend opgevolgd

14 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.2 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de primaire processen

Uitkomsten belangrijkste processen Uit de managementletter 2025 van GR ABG-Organisatie blijkt dat (nog) niet volledig gesteund kan worden op een aantal processen. De meeste actiepunten uit de managementletter 2024 zijn nog onderhanden bij de organisatie en opvolging van de aanbevelingen uit de managementletter 2024 is nog in beperkte mate afgerond. Er zijn geen significante tekortkomingen geconstateerd bij de primaire processen. De belangrijkste aanbevelingen uit de managementletter GR ABG-Organisatie die ook relevant zijn voor de gemeente Baarle-Nassau hebben betrekking op de beleidskaders rondom de grondexploitaties. De uitgangspunten voor de actualisatie van de grondexploitatie maken onderdeel uit van het MPG. Zowel het MPG als de notitie grondprijzen worden pas vastgesteld door de raad respectievelijk het college nadat de exploitatieopzetten zijn geactualiseerd en in de jaarrekeningen zijn verwerkt en vlak voordat de jaarrekening wordt vastgesteld. Het risico bestaat dat u als raad niet akkoord gaat met deze uitgangspunten en de grondexploitaties niet volgens de door u vastgestelde uitgangspunten in de jaarrekening zijn verantwoord. In de managementletter ABG-Organisatie is de directie geadviseerd om de uitgangspunten voor de actualisatie van de grondexploitatie separaat van het MPG op te stellen.

Tevens is geadviseerd om de uitgangspunten in de laatste raadsvergadering van het begrotingsjaar of hooguit in de eerste twee maanden van het nieuwe jaar vast te stellen alvorens de exploitatieopzetten worden geactualiseerd. Ditzelfde geldt voor de notitie grondprijzen om deze in dezelfde periode te laten vaststellen door het college (en ter info aan de raad te sturen) voordat de exploitatieopzetten worden geactualiseerd. Aanvullend merken wij op dat de nota grondbeleid van de gemeente dateert uit 2020 en voor actualisatie in aanmerking komen.

Tot slot hebben wij reeds in paragraaf 2.1 vermeld dat gemeente Baarle-Nassau niet beschikt over een geformaliseerd overkoepelend M&O-beleid, welke voldoet aan de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. De positionering van concerncontrol bij ABG-Organisatie is in ontwikkeling Op dit moment worden de formatie, positionering, het takenpakket en de instelling van de functie concerncontroller bij ABG-Organisatie geanalyseerd. In het verlengde hiervan wordt ook de functie van de VIC-medewerkers betrokken. Afronding hiervan staat gepland in het vierde kwartaal 2025.

15 BOARDLETTER 2025 - GEMEENTE BAARLE-NASSAU

3.3 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de IT en cybersecurity

Geautomatiseerde gegevensverwerking beoordeeld in het kader van de jaarrekeningcontrole De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De IT-audit is om deze reden primair gericht op de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking ten behoeve van de totstandkoming van de jaarrekening en de automatiseringsorganisatie is uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. Dit betekent dat de IT-audit zich niet primair richt op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De financiële administratie van gemeente Baarle-Nassau is een bedrijf binnen de financiële applicatie die door GR ABG-Organisatie en de ABG-gemeenten in Key2Financiën wordt gebruikt. Doordat de primaire processen en de bedrijfsvoering zijn ondergebracht bij GR ABG-Organisatie, wordt over de bevindingen en tekortkomingen binnen de relevante applicaties in de managementletter van GR ABG-Organisatie gerapporteerd. Belangrijkste bevindingen IT General Controls De belangrijkste bevindingen en aandachtspunten zijn grotendeels gelijk aan vorig jaar. Wel zijn zichtbare verbeteringen in de IT General Controls doorgevoerd.

De belangrijkste bevindingen blijven het tijdig blokkeren van gebruikersaccounts van uit dienst getreden medewerkers en bij de periodieke controle op de juistheid van ingerichte autorisaties expliciet een controle uit te voeren op de juistheid van de functiescheiding tussen rollen en rechten.