3.5 - College B&W - Raadsinformatiebrief Verantwoording Archieven 2024

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Verantwoording Archieven 2024

Datum collegevergadering

18 juni 2024

Behandelend medewerker

Patrick Dekkers

Zaaknummer

1080499

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht geworden. Het toezicht van de Provincie op uitvoering van de Archiefwet 1995 is verschoven naar horizontale verantwoording. Het college van B&W verantwoordt zich in eerste instantie aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet ter uitvoering van deze wet jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de gemeentearchivaris is uitgebracht. In lijn met de verticale verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met het verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Noord-Brabant beoordeelde de ABG gemeenten en ABG organisatie voorgaande jaren met predicaat “voldoet”. Het IBT is positief gestemd over de integrale en planmatige manier waarop de ABG-gemeenten en ABG-organisatie de informatiehuishouding structureel optimaliseren. 2.

Inhoudelijk De bevindingen in het kort: Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij onze gemeente en de mate waarin onze gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. ABG-gemeenten zijn in beweging en er zijn veel verschillende projecten opgestart die bijdragen aan een geordende en betrouwbare informatieomgeving. Het Verbeterplan vertoont vooruitgang op punten die zijn opgenomen in KPI verslag 2023.

Voor komende jaren blijft het op orde houden van de formatie, metadatering, tijdige vernietiging van documenten en data in het versnipperd informatielandschap topprioriteit om te voldoen aan de AVG en Archiefwet en om grip te houden op de informatiehuishouding. Tevens vormt de implementatie van de Wet Open Overheid, waarbij vooral transparantie van overheidshandelen wordt beoogd, een grote uitdaging.

3. Procedureel Een afschrift van deze raadsinformatiebrief met onderstaande bijlage zal ter verantwoording naar het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant worden gezonden, zoals in Wet Revitalisering Generiek Toezicht is beschreven.

Bijlage(n): - Voortgangsrapportage 2024 Verantwoording Archieven ABG-gemeenten