3.5 - Bijlage 1 - Voortgangsrapportage 2024 Verantwoording Archieven ABG-gemeenten

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN DE HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s Voortgangsrapportage mei 2024 Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

1

Inhoudsopgave

Pagina

1. 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Verantwoording college aan de Raad Beheer van de archiefbewaarplaatsen Informatiehuishouding moet op orde zijn Voortgang en effect van de maatregelen

3 3 3 3

2.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding

4- 7

3.

Ontwikkelingen archief- en informatiebeheer sinds KPI-verslag 2024

8-15

KPI-nr(s) Omschrijving 3.1 Archiefwet20xx, Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, informatiebeleid en lokale regelingen 3.1.1 Archiefwet 20xx 3.1.2 Wet open overheid (Woo) 3.1.3 Samenwerkingsverbanden 3.1.4 Informatiebeleid 3.3 Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen 3.3.1 Kernapplicaties 3.3.2 Ongestructureerde informatie 3.3.2.1 Capstone, e-mailarchivering 3.3.2.2 Netwerkschijven en M365 3.3.2.3 Tekstberichten 3.3.3 e-Depot en archiefbewaarplaatsen 3.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3.4.1 Kwaliteitssysteem 3.4.2 Toezicht op de Archiefwet 3.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 3.5.1 Voor het jaar 2016 papieren dossiers 3.5.2 Informatiebeheersplannen 3.5.3 Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) 3.5.4 Regionaal Archief Tilburg- feitelijk beheer 3.6 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van documenten 3.6.1 Vervanging 3.6.2 Conversie/migratie 3.6.3 Vernietiging 3.6.4 Vervreemding 3.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot 3.8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

8-9 8 8 8 9 9-11 9 10 10 10 10 11 11-12 11 12 12-13 12 12 12 13 13-14 13 13 14 14 14 15

Bijlagen

16-19

Bijlage bij paragraaf 3.1.3: Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen Bijlage bij paragraaf 3.3.1: Overzicht van de kernapplicaties (Archiefregeling art. 18) Bijlage bij paragraaf 3.4.2: Beoordelingscriteria van het Interbestuurlijk Noord-Brabant Bijlage bij paragraaf 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris ABG-gemeenten 2023

16 17-18 19 20

Colofon

21

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

2

1. Inleiding 1.1 Verantwoording college aan de Raad Onze colleges kunnen zich met deze voortgangsrapportage Archiefwet horizontaal verantwoorden aan de Raad over de wijze waarop aan de zorg voor de archieven is voldaan. Behalve voor horizontale verantwoording tussen het college en de Raad dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) te worden toegezonden aan de provincie Noord-Brabant. Naar aanleiding van voorgaande verslagen hebben onze gemeenten verbeteringen op archiefgebied in gang gezet. De indeling van deze rapportage is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).1 In dit verslag geeft de gemeentearchivaris een beeld op hoofdlijnen van haar bevindingen over de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie. Het onderzoek en de samenstelling van dit KPI-verslag heeft in april 2024 plaatsgevonden. KPI-verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, voor 2024 wordt volstaan met een voortgangsrapportage.

1.2 Beheer van de archiefbewaarplaatsen Een archiefbewaarplaats is naast een ‘archiefruimte’ ook een begrip uit de Archiefwet. Een gemeente moet haar permanent te bewaren archieven binnen 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Overheidsinformatie wordt dan openbaar en is gratis in te zien door burgers en onderzoekers. De gemeentearchivaris is de beheerder van de archiefbewaarplaatsen. Met de Stichting Mommerskwartier hebben de gemeenten een contract afgesloten over de uitvoer van archiefwerkzaamheden, dat recent met twee jaar is verlengd tot 2027. Deze worden door het Regionaal Archief Tilburg uitgevoerd, inclusief een studiezaal en een website met informatie uit de archieven.

1.3 Informatiehuishouding moet op orde zijn De overheid worstelt al decennia met het op orde brengen van haar digitale informatiehuishouding. Dit terwijl een goed functionerende informatiehuishouding onmisbaar is voor een goed functionerende overheid. Vanwege de dynamiek en snelheid van technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden en nieuwe wetten zijn in het informatiebeheer aanpassing en verbetering continue processen geworden. De verschillende informatiewetten (zoals Archiefwet, AVG, Woo, Wep, Wmebv)2 bepalen dat overheidsinformatie vindbaar, betrouwbaar, beschikbaar en openbaar toegankelijk moet zijn. Deze wetten kunnen niet uitgevoerd worden als ons informatiebeheer niet op orde is en niet bekend is waar en hoe bestanden worden beheerd. Voldoen aan de Archiefwet is alleen mogelijk als de algehele informatiehuishouding in alle opzichten in orde is. Wetgeving en uitvoering in de praktijk kunnen schuren. Door als overheid open en navolgbaar te zijn en informatie duurzaam beschikbaar te stellen wordt de informatiepositie van de burgers versterkt, wordt publiek/private samenwerking gefaciliteerd en neemt het vertrouwen in de overheid toe. Een goede uitvoering van de informatiewetten bevordert de efficiency en de kwaliteit van dienstverlening en bieden kansen voor innovatie en data gedreven werken.

Goed kunnen archiveren vraagt om vóóraf goed ingericht informatiebeheer, archiveren is geen bijzaak. De informatiehuishouding op orde hebben is een kritische succesfactor voor de werking van de overheid en een belangrijke randvoorwaarde voor besluitvorming, openheid en transparantie. De informatie die je niet kunt vinden, kun je ook niet openbaar maken. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt mogelijk voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Een goede informatiehuishouding voorkomt dat informatie niet beschikbaar is en vormt een randvoorwaarde voor duurzame toegankelijkheid, privacybescherming en informatiebeveiliging.

1.4

Voortgang en effect van de maatregelen

In dit verslag rapporteert de gemeentearchivaris over de voortgang en het effect van de maatregelen voor zover dat nu toetsbaar is. Voor komende jaren blijft het op orde houden van de formatie, metadatering, tijdige vernietiging van documenten en data in het versnipperd informatielandschap topprioriteit om te voldoen aan de AVG en Archiefwet en om grip te houden op de informatiehuishouding. Yvonne Welings, Gemeentearchivaris Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 1 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde

geactualiseerde versie april 2020. 2 Woo = Wet open overheid (2022), Wep = Wet elektronische publicaties (2023), Wmebv = Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (2025).

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

3

2.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding 2024

Verbeterpunten KPI-verslag 2023 Samenwerkingsverbanden

Stand van zaken 2023/2024

3.1.3 In de overeenkomsten en convenanten binnen regio Hart van Brabant verband worden niet altijd afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer.

Deels zijn in 2020 mandaten afgegeven aan de gemeente Tilburg voor zover het zaken betreft die in het Zaaksysteem Exxellence (gemeente Tilburg) zijn ingericht. In recente dienstverleningsovereenkomsten zoals over de organisatie van Beschermd Wonen en Kermis zijn goede afspraken opgenomen over archivering en vernietiging. Dat is eerder niet gebeurd zoals met jeugdhulp. Tilburg is weliswaar vaak gastgemeente, doch het informatieen archiefbeheer is formeel niet bij de gemeente Tilburg belegd. Er zijn meer processen waar een dergelijke governance nodig is.

Risico’s: - Liggen op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en datamanagement. - Niet voldoen aan AVG en Archiefwet. - Niet terug kunnen vinden van informatie. - Geen duidelijke mandaten met betrekking tot selectie en vernietiging. Planning - Verder inrichten governance informatiebeheer regio Hart van Brabant - 2023: Besluit Kring van Gemeentesecretarissen - 2023-2025: Afspraken en mandaten Gereed: 2028

3.1.3 Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding. Medewerkers van de gemeente Tilburg voeren werkzaamheden uit voor de ABG-organisatie. Hierbij wordt informatie van de ABG-organisatie geregistreerd in de applicatie van de gemeente Tilburg. In de overeenkomst moeten ook archiveringsafspraken worden opgenomen Risico’s: Niet compliant aan AVG en Archiefwet. Colleges van B&W van de ABG-organisatie hebben besloten om handhavers van Team Fraudebestrijding van de gemeente Tilburg enkele bevoegdheden toe te kennen bij de handhaving in het kader van de Participatiewet. Archivering is nu geen onderdeel van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten. Er blijven gegevens van ABG-organisatie achter in Tilburgse applicaties. Opslag en verwijdering van gegevens moeten nu dus achteraf geregeld worden.

Acties verbeterpunten: - 2023: Het vraagstuk over de governance is bespreekbaar gemaakt bij de Kring van Gemeentesecretarissen, doch alleen voor kennisgeving aangenomen. - 2023-2024: Verder inrichten governance informatiebeheer regio Hart van Brabant zoals het Inrichten van een aparte teams site M365 voor Regio Hart van Brabant. - 2023-2027: Afspraken en mandaten vastleggen; - 2025 Nieuwe DVO jeugdhulp met afspraken over archief- en informatiebeheer. - 2028 Gereed. Met betrekking tot dit specifieke onderwerp van het proces handhaving fraudebestrijding is er contact met de gemeente Tilburg om de informatiebeheer goed te borgen. Bij toekomstige uitbesteding van taken moeten afspraken gemaakt worden omtrent informatiebeheer. De vorderingen verlopen zeer langzaam. Deze afspraken zijn onderdeel van het updaten/aanvullen van bestaande dienst-verleningsovereenkomsten van Tilburg met omliggende gemeenten. De huidige overeenkomsten, afgesloten in 2007, worden in 2024 geactualiseerd. Daarin worden passages over de verantwoordelijkheden van het informatiebeheer opgenomen. Hierbij ook kijken hoe met terugwerkende kracht te handelen, zodat de systemen van gemeente Tilburg geen registraties van onze gemeente bevatten.

Planning: Afronden bespreking met gemeente Tilburg 2024.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

4

Mensen 3.2.2 Er is waarschijnlijk extra fte nodig voor de invoering van nieuwe wet- en regelgeving zoals de 13 nieuwe Europese digitale wetten.

‘Digital Decade’ beschrijft de Europese plannen voor de digitale transformatie van de EU in 2030. Daar komt veel wet- en regelgeving uit voort. Een impactanalyse van de VNG geeft op hoofdlijnen de impact op gemeenten weer. Tussen nu en 2026 krijgen gemeenten te maken met 13 nieuwe wetten die de digitale toekomst van Europa vormgegeven. De wetten hebben ook impact op de digitaliseringsopgave van gemeenten. Medio 2024/2025 wordt duidelijk of structurele inzet nodig is.

Kernapplicaties, datagovernance, e-depot 3.3 De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. Risico: - risico dat audio- en videotulen niet raadpleegbaar zijn als contract met leverancier eindigt. - Wanneer het budget niet wordt gehonoreerd, kan de aanschaf niet doorgaan. Planning: 2025 3.3 Versnipperd informatiebeheer belemmert de vindbaarheid van informatie Risico’s: 1. Niet kunnen voldoen aan informatieplicht tegenover burger; 2. Verslechterde/Langzame dienstverlening (door lange zoektijd); 3. Niet kunnen voldoen aan Woo-verzoeken; 4. Verminderde bedrijfsvoering. Planning: - Actueel overzicht van alle applicaties: Q2-4 2023; Gereed -Koppeling van zaaksysteem en TSA Mens Centraal Q1 2023; Gereed -Koppeling zaaksysteem en TSA Level (belastingen) Q3-Q4 2023; Gereed - Koppeling zaaksysteem en TSA IBurgerzaken Q4 2024 - Capstone methodiek E-mail: Q3 2024

3.3. ABG-gemeenten hebben geen rechtstreekse escrow overeenkomst met de leverancier van het eDepot.

Complexe bestanden, zoals audio- en videotulen lopen sneller de kans in de toekomst niet meer raadpleegbaar te zijn. Daarom is het noodzakelijk ze opgeslagen te hebben in een betrouwbaar en archiefwaardig systeem. Het besluit om Politiek Portaal aan te schaffen ligt op dit moment bij de drie griffies. Met dit systeem is het mogelijk videotulen te archiveren

Er is gewerkt aan een actueel overzicht van werkprocessen met bijbehorende applicaties. Binnen ABG is de I-Navigator leidend voor procesmanagement. Verschillende taak specifieke applicaties (TSA’s) zijn gekoppeld aan het Zaaksysteem (Suite voor Sociaal Domein, MensCentraal, Level en CLO). De nieuwste metadata standaard is direct ingevoerd in het Zaaksysteem OneGov. - Netwerkschijven: wel audits op AVG en informatiebeveiliging - E-mails: reguliere steekproeven in zaakdossiers op compleetheid. E-mails van medewerkers die weinig met het zaaksysteem werken, mis je hiermee. Hiervoor sluiten ABG-gemeenten en ABG-organisatie aan op de Capstone methodiek. Equalit-gemeenten voeren de business case uit, die in Q3 2023 opnieuw is uitgezet, met als wens om ook andere ongestructureerde data mee te nemen. Nieuwe business case loopt, demonstraties van mogelijke technische oplossingen. Nog geen definitieve keuze c.q. aanschaf. Inrichting en implementatie op zijn vroegst Q3-Q4 2024. Alleen de stichting Mommerskwartier heeft een escrow overeenkomst gesloten met de leverancier Picturae.

Planning Voor 31 december 2024 is er een escrow overeenkomst gesloten.

Interne kwaliteitszorg

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

5

3.4 Kwaliteitssysteem is nog niet uitgerold over de gehele organisatie. Risico’s 1. Verslechterde dienstverlening door lange zoektijd naar informatie 2. Niet of te laat kunnen voldoen aan Wooverzoeken 3. Verminderde bedrijfsvoering. Planning: 2024: Kwaliteitshandboek OneGov en TSA's Q2 2025: gereed

De kwaliteitscontroles van de document- en dossierregistraties in het zaaksysteem zijn nog steeds lopende zoals gedocumenteerd in het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek bevat instructies over te nemen acties bij ernstige of vaak voorkomende fouten. Op onderdelen zal het handboek worden geactualiseerd. - Ook leidend voor de kwaliteit van document- en dossierregistraties in het zaaksysteem is de INavigator van de SDU. Deze tool vermeldt welke soorten documenten in welke soorten zaakdossiers thuishoren. De i-Navigator is in eigen beheer genomen voor betere kwaliteitszorg. In 2024 wordt bekeken of robotisering (RPAtechnologie) kan bijdragen aan kwaliteitsverbetering. - Er worden externe audits gedaan op de naleving van de AVG en de informatiebeveiliging (BIO).

Ordening 3.5 De huidige metadataset is bestuurlijk nog niet vastgelegd mede in verband met de inrichting van het nieuwe Zaaksysteem.

MDTO is ingevoerd in het Zaaksysteem OneGov, doch wordt bestuurlijk nog niet vastgelegd omdat de landelijke vaststelling op zich laat wachten vanwege een aanpassing.

Risico: Zolang MDTO als standaard schema wordt geïmplementeerd en het vaststellen ervan in afwachting is van de landelijke vaststelling, is het risico beperkt. Planning: - 2023-2024: inventarisatie - 2025- 2027 Invoering metadataset in alle TSA’s 3.5 Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data. 1. Werven van personeel voor het databeheer Gereed: Q2-Q4 2022 2. Samen met Equalit en de andere gemeenten een nulmeting maken door een speciale Gemma Scorecard van de VNG in te vullen Gereed: Q4 2022 3. Implementatie data governance inclusief besluitvormende algoritmes. Planning: 2023-2027 4. Opstellen datastrategie

De eerste fase voor het opstellen van de datastrategie wordt in Q2 2024 afgerond. De eerste fase betreft deskresearch. De datastrategie wordt eind 2024 aangeboden aan het Management.

Vervanging en vernietiging van documenten 3.6 Het handboek vervanging wordt in 2024 geactualiseerd.

3.6 Er is sprake van een vernietigingsachterstand in Onegov en taak specifieke applicaties. Risico’s:

Door de ontwikkeling van M365 en de Capstonemethodiek zetten ABG- gemeenten zich in om de komende jaren in op het beter beheren en vernietigen van de informatie. En daarmee de

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

6

1. Niet voldoen aan AVG en daarmee risico op privacy schending. 2. Risico bij datalekken 3. Verslechterde bedrijfsvoering door onvindbaarheid van informatie in bulk aan data. 4. Hoge kosten voor opslag. Gereed Vernietigingsfunctionaliteit realiseren in OneGov Q4 2022- Q2 2023 Planning - Regie voeren over netwerkschijven en e-mailboxen en taak specifieke applicaties. 2024-2025 - Starten vernietiging Onegov Q3 2024 - Starten van vernietiging per TSA. 2024-2026 3.6 ABG-gemeenten en ABG-organisatie hebben geen bewaartermijnen vastgesteld voor MS Office 365/ Teamwork. Gereed Gekoppeld aan de gemeentelijke selectielijst

informatie op de netwerkschijven beduidend te verminderen (informatie wordt opgenomen in OneGov). Eind 2023 is de functionaliteit vernietiging en overbrenging in Onegov opgeleverd. Om daadwerkelijk te kunnen vernietigen en overbrengen moeten eerst nog herstelacties op de metadata uitgevoerd worden. Het plan hiervoor is al opgesteld, maar deze is echter afhankelijk van het project voor de eigen I-navigator. Voor het einde van 2024 wordt verwacht dat dit opgelost is.

De landelijke gemeentelijke selectielijst voorziet niet in bewaartermijnen voor MS Office. Teamwork is nu gekoppeld aan de gemeentelijke selectielijst. ABGgemeenten en ABG-organisatie oriënteren zich of ze met een collegebesluit de vaste bewaartermijnen kunnen vaststellen in Teamwork.

Overbrenging naar het e-depot en archiefbewaarplaats 3.6 3.7 Alle analoge archieven van ABG-gemeenten worden tot het jaar 2016 in de archiefbewaarplaats opgenomen Gereed: 2022: Baarle-Nassau Planning: 2024/2025: Alphen-Chaam 2025 Gilze en Rijen 3.7 Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen tot 2016 van ABG-gemeenten worden in e-Depot opgenomen Risico: - Oudere overheidsinformatie is slecht toegankelijk en kan niet goed beschikbaar worden gesteld. Gereed: Bouwvergunningen Alphen-Chaam. Baarle-Nassau en Gilze en Rijen gereed evenals milieuvergunningen Alphen-Chaam Planning: 2024/2025, inclusief vervangingsbesluiten, uitsluitingenlijsten, verklaringen van overbrenging. 3.7 Overbrenging van de archieven van de vertrouwenscommissies burgemeesters. Planning: 2025: Overbrenging van analoge archieven archiefbewaarplaats.

Dit archiefdeel bevindt zich in de archiefkluis van de gemeente en zijn niet openbaar. Bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats wordt een tijdelijke restrictie op openbaarheid vastgelegd conform de landelijke richtlijnen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

7

3.

Voortgang ontwikkelingen informatiehuishouding

3.1

Archiefwet20xx, Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, informatiebeleid en lokale regelingen

3.1.1

Nieuwe Archiefwet 20xx

Op 17 november 2021 is het wetsvoorstel tot intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 20xx ingediend De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd zodat deze voldoet aan het huidige digitale tijdperk en informatie duurzaam digitaal toegankelijk blijft. Het bekendste en misschien wel grootste verschil is dat het Kabinet wil dat archieven na 10 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats Onder de Archiefwet 1995 is dat 20 jaar. Door de informatie na 10 jaar over te brengen naar de archiefdienst is deze eerder toegankelijk voor gebruikers en actueler van aard. De verantwoordelijkheid voor de Archiefwet 20xx is belegd bij cluster DIM, doch op dit moment niet verder uitgewerkt in beleidsplannen en niet vertaald naar financiële gevolgen. De Archiefwet treedt waarschijnlijk op 1 januari 2026 in werking.

3.1.2

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo regelt het recht van inwoners, bedrijven en onderzoekers op informatie van de overheid. De Woo is in werking getreden per 1 mei 2022, met uitzondering van de wettelijke verplichting om de voorgeschreven informatiecategorieën actief openbaar te maken. Woo art. 3.3 verplicht bestuursorganen om documenten die vallen onder zeventien in de wet genoemde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Equalit-gemeenten streven naar een gezamenlijk platform om Woo documenten actief ter beschikking te stellen. De invulling van de Woo beperkt zich tot de publicatie van de informatiecategorieën. De drie gemeenten hebben geen gegevens aangeleverd voor de dashboard Woo op de website waarstaatjegemeente. ABG-gemeenten3 zijn actief aan de slag met de Woo op het gebied van de informatie categorieën. Ten aanzien van het actief openbaar maken zal overeenkomstig het stappenplan van de Rijksoverheid gehandeld worden. Naar verwachting zullen eind dit jaar de eerste 4 informatiecategorieën per Koninklijk Besluit verplicht worden om actief openbaar te maken. Hiervoor zijn we voorbereid.

Bij ABG-gemeenten zijn geen concrete plannen om invulling te geven aan hoofdstuk 6 van de Woo: ‘ Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid.’ Z Er is een inventarisatie gedaan in overleg met het WOO-bureau om de werkvoorraad in kaart te brengen. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen backlog, veelplegers en nieuwe Woo verzoeken. Deze laatste categorie gaat cluster DIM oppakken. Cluster DIM gaat vanaf 2024 de reguliere Woo-verzoeken afhandelen, vooral omdat de expertise van zoeken en vinden bij dit cluster is belegd. Deze taak zal van Juridische Zaken naar cluster DIM gaan. Het Woo-bureau (externe partij) zal de huidige werkvoorraad met meer gecompliceerde juridische componenten afhandelen.

3.1.3

Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden

Bijlage 3.1.3 bevat een overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen. Met ingang van 1 januari 2022 traden ook de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau toe tot de GR Hart van Brabant voor het sociaal domein en de daaraan nauw verbonden onderdelen van het veiligheidsdomein. De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau participeren in de bestuursperiode 2023 -2026 niet in de activiteiten in het fysiek domein. Over deze toe- en uittreding worden specifieke afspraken per onderdeel gemaakt. Alphen-Chaam en Baarle-Nassau sluiten aan bij de centrumgemeente Tilburg voor de taken Beschermd Wonen, Maatschappelijk Opvang, OGGZ en Verslavingspreventie (MO) en Vrouwenopvang en huiselijk geweld (opdrachtgeverschap Veilig Thuis en Centrum Seksueel Geweld). Om de regiowijziging goed te 3 ABG is de afkorting van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

8

laten verlopen, zijn er over deze onderwerpen afspraken gemaakt tussen de gemeenten Breda, Tilburg, AlphenChaam en Baarle-Nassau. Deze afspraken zijn bestuurlijk geaccordeerd in maart 2022. 4 Er zijn nog steeds geen goede afspraken gemaakt tussen de gemeente Tilburg en ABG-gemeenten over de tijdige vernietiging van de cliëntendossiers fraudebestrijding en meldingen over de afvalverzameling. 5 In januari 2023 is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de drie gemeenten over de organisatie van kermissen in Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Hierin zijn duidelijke afspraken opgenomen over archivering, vernietiging en ieders verantwoordelijkheid.

3.1.4

Informatiebeleid

In 2024 wordt op de I-visie een addendum toegevoegd, zodat de huidige I-visie is aangevuld met de huidige technische mogelijkheden. De I-visie voldoet nog aan de tijd en heeft een geldigheid tot 2030. Het uitvoeringsprogramma wordt in 2024 opnieuw vastgesteld. In het UP 2025-2028 staan de IV-projecten en ontwikkelingen voor de komende jaren in grote lijnen beschreven en weggezet in een tijdlijn t/m het jaar 2028.

3.3

Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen

Bijlage 3.3.1 bevat een overzicht van de kernapplicaties zoals wordt voorgeschreven in artikel 18 van de Archiefregeling: ➢ De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. ➢ Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.

3.3.1

Kernapplicaties

De gemeentelijke organisatie is groot en gevarieerd. Het is een utopie om te denken dat met grip op archiveren alle documenten beheerd gaan worden in een Zaaksysteem. Met het digitaal werken raakt archiveren geïntegreerd in het werkproces. Dat vraagt soms om andere archiefoplossingen en in ieder geval inrichting aan de voorkant (archivering by design). Er is een verschuiving naar het beheren en bewaren van informatie in samenwerkingsvormen zoals M365 en in procesapplicaties met een archieffunctionaliteit (Onegov). De informatie die beheerd wordt raakt daardoor steeds meer versnipperd over een breed landschap en dezelfde gegevens worden vaak in verschillende versies op meer plekken bewaard. Binnen Equalit gemeenten wordt gekozen voor dezelfde informatiearchitectuur. Harmoniseren betekent zo veel mogelijk samenwerken in uitvoering met één applicatie en één inrichting. De variant dat software steeds meer via de cloud of als Software als een Service (SaaS), wordt aangeboden, ontwikkelt zich snel. Voor gemeenten belangrijke leveranciers zoals Microsoft, Vicrea en Centric bieden hun softwareoplossingen (applicaties) steeds vaker op deze wijze aan. Leveranciers beheren in het geval van SaaS de applicatie dan zelf en garanderen de beschikbaarheid. Gemeenten voeren zelf het beheer over de applicaties en daarnaast de SaaS-leveranciers.

De focus afgelopen twee jaar was gericht op het nieuwe Zaaksysteem Onegov 365, nieuwe software ten behoeve van de Omgevingswet (VTH/RO) en nieuwe systemen voor burgerzaken, belastingen en personeel. De beleidskeuze voor wel of niet koppelen van de TSA’s wordt vastgelegd in enterprise architectuur. Gekozen is voor een generieke aanpak die domein overstijgend is, waarin het zaaksysteem Onegov een prominente rol speelt. De standaardkoppelvlakken Stuf/API zijn herbruikbaar en verlopen via de broker van Equalit. De Haal Centraal API worden uitgevraagd en door de leveranciers opgenomen in de roadmap. De TSA’s Suite4SD, CLO, NotuBiz, Level, Mens Centraal en Kodision zijn gekoppeld met Onegov. De TSA’s Mylex, iBurgerzaken en Proactis Contract Management staan op de planning. Het personeelssysteem AFAS wordt niet gekoppeld. Blijvend te bewaren digitale documenten bevinden zich in het Zaaksysteem Onegov 365, MyLex,, Notubiz en iBurgerzaken (niet gekoppeld) en netwerkschijven (bestemmingsplannen). Het gebruik van meer Office365

4 Besluitenlijst college week 12 2023: 9 Collegenota Concretiseringsafspraken Beschermd Wonen- regiowijziging Alphen-

Chaam en Baarle-Nassau. 5 BAT verzorgt de afvalverzorging voor ABG-gemeenten, Goirle en de inwoners melden in de applicatie Fixi. Er zijn geen afspraken over archivering.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

9

(O365) toepassingen wordt in 2024 e.v. uitgebreid in combinatie met het beheer binnen het Zaaksysteem OneGov. De planning is dat de zoekmachine van MyLex Pro in mei 2024 in gebruik wordt genomen.

3.3.2 Ongestructureerde informatie: Capstone e-mailarchivering, netwerkschijven, tekstberichten 3.3.2.1 Capstone e-mailarchivering Sturing op de informatiehuishouding vindt onder meer plaats via vaststelling van beleid. Gemeenten zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een zogenoemde selectielijst op te stellen, die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In een selectielijst wordt aangegeven welke categorieën archief- bescheiden er zijn en hoelang deze stukken bewaard moeten blijven dan wel wanneer zij kunnen worden vernietigd. Colleges van B. en W. van ABG-gemeenten en het Dagelijks bestuur van ABG-organisatie hebben besloten tot aansluiting bij het VNG-initiatief ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022’ volgens Capstone-methodiek en machtigde de VNG deze Selectielijst te laten vaststellen door Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Deze methodiek biedt een praktische oplossing voor de archivering van e-mails. De huidige bewaartermijn is standaard drie jaar wanneer een medewerker de organisatie verlaat. De technische inrichting van de e-mailarchivering wordt binnen Equalit verband ingericht.

Bij het oriënteren naar de reikwijdte van de opdracht voor het opstellen van de businesscase werd duidelijk dat het uitwerken van de opdracht archivering e-mails volgens de Capstone methodiek moet aansluiten bij de M365 gerelateerde producten Equalit voert de business case uit, die in Q3 2023 opnieuw is uitgezet, met als wens om ook andere ongestructureerde data mee te nemen. Nieuwe business case loopt, demonstraties van mogelijke technische oplossingen. Er is nu dus nog geen sprake van een definitieve keuze c.q. aanschaf, die wordt zijn vroegst in Q3 2024 verwacht. Met bewaarbeleid e-mails wordt een belangrijke stap gezet om grip te krijgen op ongestructureerde informatie. E-mailboxen worden nu drie jaar na vertrek van een medewerker verwijderd. Het uitgangspunt van het nieuwe beleid is dat een organisatie de e-mail van alle functionarissen veiligstelt (met uitzondering van privé e-mails) en deze in goede, geordende en toegankelijke staat brengt en beheert. De organisatie stelt daarnaast een lijst van sleutelfunctionarissen vast. De e-mail van sleutelfunctionarissen wordt permanent bewaard en uiteindelijk overgebracht naar de archiefdienst. E-mail van niet-sleutelfunctionarissen krijgt een bewaartermijn van zeven jaar. Dat beleid wordt vanaf 2024 gezamenlijk ingevoerd voor die gemeenten, die zich hebben geconfirmeerd aan de selectielijst e-mailarchivering.

De stand van zaken is dat er een business case wordt samengesteld over het gebruik van M365. Deze business case is leidend voor de werkgroep van Equalit om een besluit te nemen.

3.3.2.2 Netwerkschijven en M365 Er wordt op dit moment een governance strategie uitgewerkt in Equalit-verband samen met een extern bureau InSpark. Uiteindelijk is de werkgroep Office365 verantwoordelijk voor de inrichting. De uitfasering van de netwerkschijven is ‘a work in progress’. Teamwork i.c.m. adoptie werken in Teams is in 2023 uitgerold. In ABG verband wordt komende jaren flink ingezet op implementatie Teamwork. Met extra hulp van een extern bureau 3Punt0 wordt Teamwork uitgezet bij de afdelingen. Het inrichtingsplan “Way of Working ABG” zal samen met afdelingen in de uitrol worden opgesteld. Met Equalit en de andere deelnemende gemeenten wordt de uiteindelijke inrichting van Teamwork bepaald. Binnen Teamwork zijn de bewaartermijnen ingericht op grond van de selectielijst. OneDrive is in gebruik, Download-bestanden van medewerkers worden niet dagelijks geleegd. De verantwoordelijkheid is bij de medewerkers zelf belegd. 3.3.2.3 Tekstberichten Het beleid is om niet te Whatsappen voor zakelijk gebruik. Het KCC heeft de TSA Spotler Engage in gebruik om WhatsApp berichten van burgers en sociale media te beheren. Deze applicatie heette tot voor kort OBI4wan.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

10

3.3.3

e-Depot en archiefbewaarplaatsen

3.3.3.1 e-Depot Het e-Depot is een cloudapplicatie die het Regionaal Archief Tilburg afneemt van de firma Picturae. Dit e-Depot wordt na de overbrenging aangemerkt als archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet. Een specifieke escrow-overeenkomst is voor het e-Depot (nog) niet afgesloten. Er is wel een escrow-overeenkomst tussen Stichting Mommerskwartier en de leverancier Picturae. In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Mommerskwartier, die doorloopt tot december 2026, is een bepaling opgenomen dat na beëindiging van de overeenkomst de aan de wederpartij ter beschikking gestelde informatie op verzoek wordt geretourneerd. Het verdient aanbeveling dat de beheeromgeving ook voldoet aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het Forum Standaardisatie heeft deze normen opgenomen in de ‘pas toe-of-leg uit’- lijst met verplichte standaarden voor de publieke sector, volgens het comply or explain principe. Dit betekent dat de overheid deze normen toepast tenzij er expliciet geformuleerde redenen zijn om dat niet te doen. Vanaf de inwerkingtreding van de Archiefwet 20xx is de BIO verplicht.

3.3.3.2 Archiefbewaarplaatsen De drie archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg en Heemstraweg in Zaltbommel zijn aangewezen als archiefbewaarplaatsen van de gemeente Tilburg. De archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof zijn eigendom van de gemeente Tilburg. De huur van archiefbewaarplaats in Zaltbommel, die de stichting Mommerskwartier huurt via het Streekarchief Langstraat Heusden Altena, wordt met ingang van 1 april 2026 beëindigd. Verlenging is geen optie, aangezien het gebouw wordt afgebroken. Zowel de luchtvochtigheid als temperatuur zijn gemeten in de drie archiefbewaarplaatsen tijdens de maanden september t/m december 2023. Uit de metingen bleek dat: ➢ De temperatuur in de archiefbewaarplaats Kazernehof is vrij constant, doch de luchtvochtigheid was te hoog, vaak meer dan 60 %. ➢ De temperatuur en luchtvochtigheid in de koelcel onderdeel van de archiefbewaarplaats in de Goirkestraat bleven constant. Doch ook de archiefbewaarplaats zelf gaf hetzelfde beeld als in Kazernehof, de luchtvochtigheid schommelde rond de 60%. De temperatuur en luchtvochtigheid in de koelcel onderdeel van de archiefbewaarplaats in de Goirkestraat bleven constant. Doch ook de archiefbewaarplaats zelf gaf hetzelfde beeld als in Kazernehof, de luchtvochtigheid schommelde rond de 60%.

In de derde week van januari 2024 is een lekkage ontstaan via het dak van de archiefbewaarplaats aan de Goirkestraat. Er is water uit het plafond naar beneden gekomen, waardoor acht stellingen waterschade hebben opgelopen. Het dak wordt hersteld en de getroffen archiefdelen worden gevriesdroogd via Documentenwacht. Bestanden van Alphen-Chaam, BaarleNassau en Gilze en Rijen hebben geen waterschade. ➢ In de maand september 2023 was de temperatuur de archiefbewaarplaats Zaltbommel vaak hoger dan 20 graden Celsius. Nadat eind augustus de koelinstallatie werd vervangen, bleven de maanden oktober tot en met december bleef beneden die waarde. De luchtvochtigheid was vaak tegen de 60% in alle vier de maanden.

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

3.4.1

Kwaliteitssysteem

Om als gemeente te controleren of je de wet volgt kun je de kwaliteit meten. Daarbij gaat het niet om de inhoud, maar of geregeld is of documenten/ data worden gevonden, vernietigd of bewaard. Om dat goed bij te houden gebruiken gemeenten een kwaliteitssysteem. Kwaliteitsbeleid is nog niet aangepast op Onegov. Voor de logging van Onegov is er in 2024 een afspraak tussen Equalit, gemeenten en ilionx. Er is heel veel logging mogelijk, maar logging vergt ook opslagcapaciteit. Er moet een afweging gemaakt worden welke logging aangezet wordt en hoe lang dit bewaard wordt. Het nieuwe plan voor een kwaliteitssysteem bevindt zich in de afrondende fase. In februari 2024 wordt het voorgelegd aan het management. Een aantal Equalit-gemeenten heeft samen een kwaliteitshandboek ontwikkeld ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit in het vorige zaaksysteem Green Valley. Het betreft een samenwerking tussen de

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

11

ABG-gemeenten, Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in het Zaaksysteem. De steekproefsgewijze controles worden schriftelijk gelogd door medewerkers informatiemanagement en zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen. Hiermee voldoen gemeenten deels aan de wettelijke verplichting vanuit de Archiefregeling, artikel 16: 'De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Het woord ‘deels’ is toegevoegd omdat het cluster niet over alle applicaties, netwerkschijven en e-mailboxen het informatiebeheer voert. Kwaliteitscontroles zijn ingericht voor het Zaaksysteem. Daarbij zijn met de overgang naar Onegov, de processen rondom het goed borgen van het kwaliteitssysteem en het archief veranderd. Deze processen zijn nog niet volledig uitgewerkt. Op dit moment vinden geen externe audits plaats op het informatiebeheer, alleen op informatiebeveiliging.

3.4.2

Toezicht op de Archiefwet

De KPI-verslagen van beide gemeenten zijn bestuurlijk vastgesteld met bijbehorende verbeterplannen. KPIverslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, mede bepaald in de Archiefverordening. In alle rapportages komt het informatie- en archiefbeheer zowel bij de gemeente als die bij de archiefinstelling uitgebreid aan bod. De verbeterpunten en aanbevelingen uit de KPI verslagen worden uitgezet in acties en waar nodig opgenomen in beheersplannen. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Noord-Brabant beoordeelt ABG-gemeenten en ABG-organisatie als voldoet. De criteria van het IBT Noord-Brabant zijn opgenomen in bijlage 3.4.2. Het IBT is positief gestemd over de integrale en planmatige manier waarop ABG-gemeenten en ABG-organisatie de informatiehuishouding structureel optimaliseren.

3.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

3.5.1

Voor het jaar 2016 papieren dossiers

De ordening van de archieven voor het jaar 2015 is grotendeels analoog. Deze papieren dossiers worden deels, voor zover de documenten nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, beheerd in archiefruimtes bij de gemeenten.

3.5.2

Informatiebeheersplannen

Een informatiebeheerplan geeft een organisatie overzicht welke documenten/ data je in welke software vindt. Ook kunnen organisaties met een informatiebeheerplan een plan maken voor onderhoud op software. De organisatie kan ook keuzes maken over welke informatie in welke software hoort. Met een informatiebeheerplan kan een organisatie beter sturen. Ten tijde van deze rapportage worden beheerplannen opgesteld door functioneel beheerders; verwacht wordt dat deze einde van 2024 gereed zijn.

3.5.3

Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO)

Metadata zijn te vergelijken met labels. Zo kun je documenten/ data sneller vinden. Als iedereen in Nederland dezelfde labels gebruikt is het overal gelijk en dus herkenbaar. Een metagegegevensschema is een overzicht van de labels. In 2019 is gestart met de ontwikkeling van ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) als opvolger van het ‘Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden’ (TMLO) en (beoogd) het Toepassingsprofiel Metadata Rijk (TMR), en met de ambitie dat alle overheidsorganisaties dezelfde metadateringsstandaard gebruiken voor het waarborgen van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Met in het gebruik nemen van het zaaksysteem OneGov en de landelijke vaststelling is het MDTO vanaf december 2022 in gebruik genomen. Hoewel bij veel gemeenten de adoptie van het MDTO achterblijft, is dat bij Equalit gemeenten zeker niet het geval. MDTO wordt ingevoerd in Onegov. Gekoppelde TSA's, die gekoppeld zijn met Onegov, hebben een mapping document, waarin zaak- en documentgegevens worden bepaald. Ten behoeve van de ingest van de scans van de bouwvergunningen in het e-Depot wordt de TMLO standaard direct doorgevoerd in de metadatering. Met het Regionaal Archief Tilburg is een overleg gestart om middels MDTO mapping Zaaksysteem en e-Depot een automatische koppeling te maken.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

12

3.5.4 Regionaal Archief Tilburg- feitelijk beheer Het Regionaal Archief Tilburg is geen rechtspersoon, maar onderdeel van de stichting Mommerskwartier. De gemeente heeft in 2015 een contract met deze stichting gesloten over de uitvoer van bepaalde archiefwerkzaamheden zoals het toegankelijk maken, materiële zorg, het fysiek en digitaal beschikbaar stellen. Het contract is verlengd tot december 2026. 2023 stond in het teken van de digitalisering van de weekbladen Baarl’s Nieuws en Advertentieblad 1906-1951 en haar opvolger Ons Weekblad 1952-2021, die dankzij afspraken met uitgeverij De Jong in 2024 online beschikbaar zijn gekomen. In 2024 is een vervolgtraject gestart met de huis-aan-huisbladen van Gilze en Rijen. De 18e-eeuwse notariële archieven van Baarle-Nassau zijn getranscribeerd met hulp van software Transkribus

3.6 3.6.1 ➢ ➢

3.6.2

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten en vervreemding Vervanging Het handboek vervanging zal in 2024 worden geactualiseerd in verband met de ingebruikname van OneGov. Voor het vervangingstraject bouw- en milieuvergunningen zijn aparte handboeken opgesteld.

Conversie/migratie

Het bedrijf Xillio begeleidt de gemeenten bij de migraties, Van alle migraties worden verklaringen opgesteld. Hierbij een overzicht van de laatste stand van zaken: ➢ De content van Green Valley is geheel gemigreerd naar Zaaksysteem OneGov. Gelijktijdig vond de migratie dan plaats van Alfresco Share naar OneGov/Teamwork. ➢ De ABG-organisatie werkt sinds 2016 digitaal en een groot deel van deze bestanden worden beheerd in Corsa. Daarom zijn de permanent te bewaren documenten uit het oude systeem Corsa eveneens gemigreerd naar OneGov en de te vernietigen documenten staan op de nominatie om te worden gemigreerd naar My Lex Legacy (Q4 2024). Laatstgenoemd systeem beheert alleen de op te termijn te vernietigen documenten. ➢ Omdat de Omgevingswet vraagt om andere werkprocessen en de applicatie Key2vergunningen niet meer ondersteund werd, is gekozen voor een nieuw VTH-systeem Centric Leefomgeving (CLO). Het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) koppelt met het CLO, die door meerdere afdelingen zullen worden gebruikt. De TSA Centric Leefomgeving (CLO) is gestart met nieuwe zaken, GISVG is nog in gebruik. ➢ Voorts is de content van Key2Burgerzaken eind 2021 gemigreerd naar iBurgerzaken en de belastingapplicatie Vris naar Level. ➢ AFAS is wel gemigreerd vanuit Green Valley, maar de kwaliteitscontroles hebben nog niet plaats gevonden.

AFAS is een van de weinige TSA nog niet gekoppeld aan OneGov. ➢ Bij de overgang van de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau naar Tilburg is geen sprake van migratie, ook niet van lopende zaken. De afspraak is dat gestart wordt met nieuwe zaken. De gemeente Breda, die voorheen deze taken verrichtte, is gemandateerd om de oude afgehandelde zaken op vernietiging af te stellen. 6

3.6.3 ➢

➢ ➢

Vernietiging De applicatie Suites Sociaal Domein beschikt niet over de functionaliteit om digitaal te kunnen vernietigen. ABG-organisatie participeert actief in een pilot bij leverancier Centric om de vernietigingsfunctionaliteit ontwikkeld te krijgen. Werkprocessen Suite4SociaalDomein worden nu vernietigd op basis van lijstwerk met werkprocesnummers uit Zaaksysteem Personeelssysteem AFAS beschikt over een vernietigingsfunctionaliteit. Maar omdat de kwaliteit van de migratie nog moet worden gecontroleerd, is er nog niet vernietigd. De vernietigingsfunctionaliteit in OneGov is te laat opgeleverd door de leverancier ilionx. Dat is de reden dat de V-lijsten later dan normaal worden vastgesteld.

6

Concretiseringsafspraken Beschermd Wonen i.h.k.v. regiowijziging Alphen-Chaam en Baarle-Nassau definitieve versie 20 februari 2023: De gemeente Breda blijft de centrumgemeente voor de cliënten uit AC en BN die tot en met 31 december 2022 worden aangemeld voor Beschermd Wonen; Deze cliënten blijven ook na 1 januari 2023 onder de gemeente Breda vallen zolang zij Beschermd Wonen nodig hebben, dus ook voor de herindicaties Beschermd Wonen; Inwoners uit AC en BN die zich per 1 januari 2023 e.v. melden voor BW gaan naar AC,BN/Regio HvB. Zij ontvangen dienstverlening van de door regio HvB gecontracteerde partijen.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

13

➢ ➢

3.6.4

De archiefbewerkingstrajecten van de semi statische archieven Alphen-Chaam en Baarle-Nassau bevatten ook te vernietigen dossiers. Hier worden ook V-lijsten van samengesteld. Teamwork is ingericht op grond van de selectielijst, maar werkt in de praktijk niet goed. Mogelijk wordt het voorbeeld van de gemeente Tilburg gevolgd om Teamwork in te richten met vast bewaartermijnen.

Vervreemding

Het begrip vervreemding uit de Archiefwet bestaat uit de volgende handeling: Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden.7 Na invoering van de Omgevingswet is, behoudens uitzonderingen, het college van B&W van Gilze en Rijen het bevoegd gezag voor de aanvragen Omgevingsvergunning en meldingen en het toezicht daarop met betrekking tot de BRIKS onderdelen bij het aangewezen Defensie object (BRIKS: bouwen, reclame, inrit, kap, sloop). Binnen de gemeente Gilze en Rijen liggen (geheel of gedeeltelijk) Defensie objecten waar in het huidige systeem van de Wabo de minister I&W het bevoegd gezag is voor zowel de BRIKS onderdelen als de milieubelastende activiteiten. Aanvankelijk wilde de minister I&W (of haar voorgangers) afgegeven beschikkingen en toezichtdossiers, op grond van de Archiefwet, in de eerste helft van 2024 overgedragen aan de gemeente Gilze en Rijen. Echter omdat dit onderdeel van vervreemding niet in de Omgevingswet is opgenomen, blijven de documenten onder beheer van het Ministerie. 8

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot

De overbrenging van overheidsarchieven naar de archiefbewaarplaatsen en het e-Depot vindt tijdig plaats. Feitelijk is sprake van vervroegde overbrenging. Streven is om alle analoge overheidsarchieven tot het jaar 2016 over te brengen naar de archiefbewaarplaatsen. Het traject Baarle-Nassau is in 2022 afgerond. Het bewerkingsbureau AoB heeft in Q1 de inventarisatie van het gemeentebestuur Alphen-Chaam over de periode 1997-2015 afgerond. De planning is dat dit archiefblok 2024/2025 wordt overgedragen. Op dit moment is de bewerking en overbrenging van het archiefblok Gilze en Rijen 2001-2015 aan de gang. Planning is afronding in Q4. Alle digitale bouwvergunningen van Alphen-Chaam (1997-2022), Baarle-Nassau (1981-2010) en Gilze en Rijen (1905-2010) zijn in het e-Depot opgenomen. De digitale milieuvergunningen gemeente Alphen-Chaam, (1995)1997-2014 zijn in 2024 opgenomen. Ten tijde van deze rapportage loopt het traject opname digitale milieuvergunningen Baarle-Nassau. Persoonskaarten zijn gedigitaliseerd in 2023 en raadpleegbaar in MyLex. De analoge kaarten zullen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats gelijktijdig met de archieven van de gemeentebesturen.

In de verordeningen van de vertrouwenscommissies bij de (her) benoemingen van de burgemeesters AlphenChaam9 en Gilze en Rijen is bepaald dat de commissie de bijbehorende documenten verzegeld overbrengt naar de archiefbewaarplaatsen.10 Deze archieven worden ook opgenomen in de archiefbewaarplaats.

Gemeentearchivaris Bijlage 3.7.1 bevat de aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris over het jaar 2023. De gemeentearchivaris is door de colleges van B. en W. gemandateerd om archieven van particulieren op te nemen. In 2022 is de samenwerking gestart met Uitgeverij Em. de Jong om de ontbrekende krantenleggers op te nemen en de digitaliseren.

7 Dit is omschreven in de Archiefwet 1995 art. 8. 8 Brief van ILT Vergunningverlening Leefomgeving en Scheepvaart Leefomgeving Bedrijven, Infra en Stoffen d.d. 7 december

2023. 9 Gemeenteraad Alphen-Chaam d.d. 4 november 2021. 10 Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot de (her)benoeming van de burgemeester voorbereidt april 2019, artikel 9 lid 2.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

14

3.8 Jaar 2021 2022 2023

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Bezoek studiezaal 226 220 503

Bezoek website 361.000 335.747 431.000

Individuele bezoekers website 159.061 152.487 200.000

De studiezaal van het Regionaal Archief Tilburg was voor het grootste deel in 2020, 2021 en 2022 gesloten voor publiek, aanvankelijk vanwege de coronacrisis en hierna wegens een renovatie van een dak van het Regionaal Archief Tilburg. Het aantal fysieke bezoekers in 2023 bedroeg 503 personen. Het aantal website bezoekers steeg van 335.747 in 2022 naar 431.000 in 2023. Het Archief is actief op sociale media zoals X (voorheen Twitter), Mastodon, Facebook, Instagram en Pinterest. De huidige openingsdagen vormen een onderdeel van de lopende contractuele afspraken met de twaalf gemeenten, met wie het Regionaal Archief Tilburg een contract heeft afgesloten. Vanaf januari 2024 is het Archief gestopt met de zaterdagdiensten, in totaal werden er in 2023 slechts 18 bezoeken geteld. Het Regionaal Archief Tilburg werkt samen met het Brabants Historisch Informatie Centrum om de chatdiensten te verlenen. Het scannen van archiefstukken, mits openbaar en vrij van auteursrechten, is gratis voor ambtenaren en burgers. Voor de raadpleging van niet-openbare documenten is een procedure ingericht. In de meeste gevallen kan de gemeentearchivaris ontheffing verlenen De resultaten van de landelijke benchmark Archieven was ten tijde van deze rapportage niet bekend.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

15

Bijlage 3.1.3: Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen

Onderdeel

Verbonden partij

Toezicht AW

ABG-organisatie

Stichting Inkoopbureau West-Brabant

Niet van toepassing

Service Centrum Equalit

Geen

GR ABG-Organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

Archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch

Alphen-Chaam

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV)

Baarle-Nassau

GR GGD West-Brabant

Archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten (RBL West-Brabant)

Archivaris Breda

GR Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

Archivaris Breda

GR Regio West-Brabant

Archivaris WBA

GR Geweld in Afhankelijkheidssituaties (GIA) en Meldpunt crisiszorg West-Brabant

Archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: GR Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein

Archivaris HvB

GR ABG-organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord

Gilze en Rijen

GR GGD West-Brabant

Archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten (RBL West-Brabant)

Archivaris Breda

Gr Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

Archivaris Breda

GR Regio West-Brabant

Archivaris WBA

GR Geweld in Afhankelijkheidssituaties (GIA) en Meldpunt crisiszorg West-Brabant

Archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein

Archivaris HvB

GR ABG-organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

Archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch Archivaris ‘sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV) GR GGD Hart voor Brabant GR Regio Hart voor Brabant (breder dan voor Alphen-Chaam en Baarle-Nassau)

Archivaris HvB

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

16

Bijlage 3.3.1: Overzicht van de kernapplicaties TSA = Afkorting voor taak specifieke applicaties Naam applicatie

Functionaliteit

Vernietiging

Metadata

Koppelingen

Corsa 2017 van BCT

Archiefbeheer-, documentregistratie, archiefregistratie Wordt Q4 2024 uit gefaseerd, zie toelichting bij migratie.

ja

ja

n.v.t.

Tot 2023

Documentbeheer- en contractbeheer 1 juli 2016-2022

My Lex Pro

In 2024 zal de Corsa database gemigreerd naar MyLex Legacy en wordt informatiebeheer (selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking) vanuit MyLex Legacy gedaan. Zoekmachine voor documenten Corsa, Green Valley en OneGov. Word in mei 2024 in gebruik genomen

MY-LEX Legacy

Te vernietigen documenten Corsa 2016-2022 en Alfresco

Ja

Green Valley/

Zaaksysteem 1 juli 2015-2022/ Vervanger van Corsa 2016-2021 Postregistratie/ Documentenbeheer en Zaaksysteem. Zowel schriftelijke als digitale post:gemeente@ABG-gemeenten.nl en

ja

ja

ja met Suite sociaal,

?

persoonlijke e-mail Content is in 2023 gemigreerd naar Onegov.

Ja, in principe met Suite Sociaal CLO, Mens Centraal, IBurgerzaken, etc.

Onegov Suite Ilionx Teamwork

Documentregistratie- en documentbeheer vanaf december 2022

i-Navigator

Zaaktypecatalogus sinds 2019

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kodision

Software voor digitale formulieren

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Ilionx/MS Office 365

Nieuw Zaaksysteem vanaf 2023

ja

Vervanger van Green Valley/Alfresco, nog niet in gebruik Notubiz

TSA voor Raadsinformatie.

EMC SourceOne

Digitale agenda’s bestuurders Niet meer in gebruik

GISVG

TSA voor VTH-vergunningen tot 2023. Is deels vervangen door Centric Leefomgeving 2023.

Centric Leefomgeving (CLO) januari 2023-

TSA voor VTH-vergunningen vanaf 2023. Opvolger van GISVG

Tercera-GO!

TSA voor bestemmingsplannen voor website Ruimtelijke Plannen IMRO bestanden op netwerkschijf bewaard; PDF bestemmingsplan in Zaaksysteem

Ja met Onegov vanaf 2023 ja

nee n.v.t. voorheen gekoppeld met Corsa

nee

n.v.t.

Ja met Onegov vanaf 2023

Software voor ruimtelijke plannen, opvolger van Crotec. Obsurv

Integraal beheerpakket Beheer openbare ruimte Geen documentenopslag

Level vanaf 2023

TSA voor belastingen vanaf 2023 Vastgoed en belastingen. Bevat de applicatie procesinformatie of/en ook documentregistraties. (dubbel) Opvolger van GISVG

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

Suite4SociaalDomein

TSA klantprocessen Sociale Zaken Opvolger vanaf september 2021 van GWS4-all

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

Mens Centraal

TSA Sociaal Domein Jeugd Vanaf mei 2023 in gebruik genomen.

Ja

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

AFAS

TSA Personeelssysteem (personeelsdossier, IKB, verlof, verzuim, declaraties salaris) sinds januari 2022. Opvolger van PIMS

Nee

Ja

Nee, niet gekoppeld met Onegov

Software as a Service (SAAS). Key2Burgerzaken Centric

GBA-administratie, burgerzaken en verkiezingen tot december 2021

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

nee

17

Is vervangen door iBurgerzaken 2022, content is gemigreerd. iBurgerzaken Pink Roccade 2022-

TSA voor Burgerzaken vanaf 2022. Wordt t.z.t. gekoppeld aan nieuw Zaaksysteem.

Key2Financiën

TSA financiële administratie vanaf eind 2019

Proactis

TSA voor Contract Management Vanaf Q4 2024

e-Depot

TSA van Picturae voor de duurzame bewaring van digitale bestanden Software as a Service (SAAS).

Staat op de planning vanaf 2024 ja

ja

nee Staat op de planning vanaf 2024

n.v.t.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

ja

n.v.t.

18

Bijlage bij paragraaf 3.4.2: Beoordelingscriteria van het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant Beoordeling IBT 2023 Voldoet

Criteria Het college brengt voor 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad. Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. Het verslag gaat met een SMART uitgewerkt op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten. De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet overwegend aan de uitgangspunten van de goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet gedeeltelijk

Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van verslaglegging aan de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding en/of de kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet op onderdelen niet aan de uitgangspunten van een goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: Geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; en/of Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het informatie-arrangement, niet heeft ontvangen. en/of De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert niet de goede, geordende en toegankelijke staat.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

19

Bijlage bij paragraaf 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris ABG-gemeenten 2023. Alphen-Chaam Niet-overheidsarchieven Aanvullingen op al overgedragen archieven (2117, 2912) 2117.840117-840118. Foto’s van Alphen tijdens de Eerste Wereldoorlog, 1914. 2912. Festival Mars voor Harmonie en Fanfare van J.E. Herman Drohm, opgedragen aan de Harmonie Crescendo te Chaam. Gedrukt.

Baarle-Nassau Overheidsarchieven Aanvullingen op al overgedragen archieven (2201, 2211, 2236, 2247-2248. 2252, 2255): 2201.866-899, 903-909. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1811-1938, 1,375 meter; 2211.103-104. Burgerlijk Armbestuur Baarle-Nassau, 1854-1967, 0 meter. 2236.1067-1090. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1939-1980, 0,375 meter; 2247.11, 18-19. Hinderwetvergunningen Baarle-Nassau, 1937-1980. 2248. 512-524, 901-902, 1091-1093. Bouwvergunningen Baarle-Nassau, 1906-1980, 0,25 meter. 2252. 1503-1504. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1981-2000, 0 meter. 2255. 1518-1520. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 2001-2015. 0 meter. In totaal 2 meter In beheer overgenomen. Niet-overheidsarchieven Aanvullingen op bestaande collecties (2125, 2241) 2125.50-53. Krantenleggers Baarls Nieuws, 1948-1951. 2125.54-78. Krantenleggers Ons Weekblad, 1952-1953, 1997-2021. 2241.F224.004 Drie films over Ulicoten, 1976. In totaal 5 meter.

Gilze en Rijen Niet-overheidsarchieven (2853) 2853.2853001-28530128. Foto’s van de collectie Uijtendaal, 0,38 Gb. 2853.F2853001-28530021. Films van de collectie Uijtendaal, 32,9 Gb.

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

20

Versiebeheer Versie 0.1 0.2

Datum 5-04-2024 09-04-2024

Wijzigingen Eerste concept voortgangsrapportage Tweede concept opzet

1.0

06-05-2024

Definitieve versie ter aanbieding aan de college en de Raad

Auteur(s) Yvonne Welings Maarten van Drongelen, Patrick Dekkers, Yvonne Welings Yvonne Welings

Colofon Opdrachtgever: Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen Informatie: gemeentearchivaris@tilburg.nl, telefoon 013-5429474 Datum: 06-05-2024 Status: definitief Versienummer 2024.1.0 Voortgangsrapportage Archiefwet 2024 gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en ABG-organisatie

Voortgangsrapportage horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

21