3.4 - Raadsinformatiebrief - Proces nieuwbouw CCB

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraden van Baarle-Hertog en Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders c.q. schepenen

Portefeuillehouders

Burgemeester Loots en Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Proces nieuwbouw CCB

Datum collegevergadering

4 februari 2025

Zaaknummer

1099379

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Op 1 juli 2024 besloot de Enclaveraad van de BGTS Baarle om een exclusieve samenwerking aan te gaan met Bruheze Beheer B.V. voor het ontwerpen en bouwen van een nieuw cultuurcentrum. Met deze raadsinformatiebrief willen wij u informeren over de voortgang van het project, het proces op hoofdlijnen en de daarbij horende projectstructuur. Wat is er toe nu toe gebeurd? Na de beslissing van de Enclaveraad is de exclusieve samenwerking met Bruheze Beheer B.V. gepubliceerd. In verband met de van toepassing zijnde publicatie- en bezwaartermijnen kan de formele ondertekening van de overeenkomst met Bruheze Beheer B.V. niet voor februari 2025 plaatsvinden. Parallel daaraan is Bruheze Beheer B.V. al wel aan de slag gegaan met de selectie van een architectenteam. Op 9 september 2024 zijn de ontwerpen van de verschillende architecten toegelicht aan het Enclavecollege en het SCCB (directeur + voorzitter). In oktober jl. is een architectenbureau geselecteerd. Dit bureau is vervolgens op basis van de door de gemeenten vastgestelde ruimtestaat aan de slag gegaan met een schetsontwerp. Op 18 november 2024 heeft het Enclavecollege kennisgenomen van het voorontwerp.

Vervolgens is het architectenbureau aan de slag gegaan om het voorlopig ontwerp af te ronden. Op 10 december 2024 is het voorlopig ontwerp (situatie, gevels en plattegronden) door Bruheze Beheer B.V. toegelicht aan de beide gemeenteraden. Op 9, 10 en 13 januari 2025 is het voorlopig ontwerp door de gemeenten toegelicht aan de professionele gebruikers van het CCB (Theek 5, AMWN, Toerisme Baarle en SCCB zelf). Deze tussenstap was nodig om te verifiëren of het ontwerp tegemoet komt aan het functioneren en de werking van deze professionele instellingen Daarbij is waardevolle input opgehaald. De gemeenten zijn aan de slag met deze input en met Bruheze Beheer B.V. is afgesproken dat op 4 februari a.s. deze input wordt besproken met Bruheze en het architectenteam. Afstemming met SCCB Een goede samenwerking tussen de gemeenten en het bestuur en directie van SCCB is heel belangrijk om het project nieuwbouw CCB te doen slagen. Op 15 januari jl. heeft er een

afstemoverleg plaatsgevonden tussen de portefeuillehouders van de beide colleges, het (bijna) voltallige bestuur van het SCCB en de directeur van het SCCB. In dit overleg heeft het SCCB bevestigd een positieve grondhouding te hebben over het voorlopig ontwerp en de daarin opgenomen vierkante meters. Voor het creëren van draagvlak bij de verenigingen / gebruikers is het goed en nodig dat er nadere procesafspraken worden gemaakt. Concreet is met het SCCB afgesproken en vastgelegd dat: - De vierkante meters van de overeengekomen ruimtestaat en dus het ontwerp ongewijzigd blijven; - De tussen Bruheze en de gemeenten vastgelegde projectplanning ongewijzigd blijft; - SCCB een bezettingsschema uitwerkt welke is gebaseerd op het voorlopig ontwerp; - De periodieke overleggen tussen de gemeenten en SCCB weer worden opgepakt; - SCCB een nota projectgroep gebruik uitwerkt; - Voor de exploitatie van het nieuwe gebouw een apart proces in gang wordt gezet. Op maandagavond 17 februari 2025 wordt door SCCB, Bruheze Beheer B.V. en de gemeenten een bijeenkomst georganiseerd om het ontwerp te presenteren aan een afvaardiging van alle gebruikers van het CCB. Ook wordt tijdens deze bijeenkomst door de gemeenten het proces toegelicht met de daarbij horende structuur. Persbericht In de week van 17 februari a.s.

willen we een persbericht versturen om eenieder te informeren over het gekozen ontwerp en de voortgang van het project. Proces project nieuwbouw CCB Naast het proces “over de stenen” c.q. de bouw moeten er de komende periode tot aan de oplevering van het gebouw eind 2026 nog veel zaken worden uitgezocht. Daarom is er een projectstructuur van toepassing met drie pijlers: bouw, exploitatie en gebruik: - Proces bouw met Bruheze, de gemeentes en SCCB; - Proces exploitatie waarin ook de diverse juridische zaken zitten zoals samenwerkingsovereenkomsten met gemeentes, Bruheze en SCCB. Daarnaast omvat deze pijler ook de structuur met SCCB in de nieuwe werking, de uitbating horeca, de wijze van verhuur aan gebruikers, etc.; - Proces gebruik waarbij vooral de werking van het SCCB met de medewerkers van de andere drie hoofdgebruikers Theek 5, AMWN + Toerisme Baarle en uiteraard de werking van het SCCB met alle verenigingen en gebruikers over de programmering, de samenwerking bij praktische zaken zoals planning, multifunctionele inrichting, etc. wordt uitgewerkt en vastgelegd. BTW-aftrek In het Enclaveraadvoorstel van 1 juli 2024 over de samenwerking met Bruheze Beheer B.V. werd in principe uitgegaan van een BTW-recuperatie van 17,22 %. In het raadsvoorstel is tevens opgenomen dat het een optie kan zijn om uit te gaan van 0 % BTW recuperatie.

De jaarlijkse (huur)kosten zijn dan wel iets hoger ten opzichte van de kosten bij 17,22 % BTW-recuperatie maar de administratieve last in de exploitatie is fors minder. Immers hoeft voor de daartoe aangewezen ruimtes geen aparte

administratie worden gevoerd. Daarnaast vervalt ook de restrictie dat bepaalde ruimtes juist in Nederland en bepaalde ruimtes juist in België moeten worden gesitueerd. Als gevolg hiervan heeft (had) de architect de volle vrijheid van ontwerp, hetgeen zich vertaalde in een ontwerp met méér nuttige ruimte. Bijkomend voordeel is dat er geen extra kosten hoeven te worden gemaakt voor een aanvullend fiscaal advies van BDO. Zoals opgenomen voorgenoemd Enclaveraadsvoorstel is deze optie de afgelopen periode onderzocht. Als geopteerd wordt voor 0 % BTW aftrek dan stijgen de huurlasten met 17,22 % van het BTW bestanddeel (zijnde 21 %) van deze huurlasten. Dit betekent dat de huur in het eerste jaar (2026) geen € 269.988 voor beide gemeenten bedraagt maar € 279.761. Dit betekent voor Baarle-Nassau € 6.910 meerkosten per jaar en voor Baarle-Hertog € 2.863. De meerkosten van 0 % BTW-recuperatie willen we meenemen in de begroting van 2026. Hierover kunt u tijdig een raadsvoorstel tegemoet zien. Wat gaat er de komende tijd gebeuren? Eind januari 2025 heeft Bruheze Beheer B.V. teruggekoppeld aan de gemeenten dat de bouwkosten van het voorlopig ontwerp gecontroleerd zijn en dat het ernaar uitziet dat deze kosten binnen het gestelde budget op basis van de per 1 juli 2024 overeengekomen stichtingskosten vallen.

De toetsing van de technische installaties aan het ontwerp is Bruheze nog aan het afronden. De bij de hoofdgebruikers opgehaalde input wordt op 4 februari a.s. door de gemeenten ingebracht bij Bruheze. Op basis van deze input gaat het architectenteam van Bruheze aan de slag met het definitief ontwerp. Op 10 december jl. heeft Bruheze Beheer B.V. het voorlopig ontwerp gepresenteerd aan de beide gemeenteraden. De in deze presentatie opgenomen planning van de verschillende projectstappen wordt aangehouden. Dit houdt het navolgende in: -

Januari 2025: Februari 2025: Maart 2025: 2e kwartaal 2025: 3e kwartaal 2025: 3e – 4e kwartaal 2026:

uitkomsten bouwkostenanalyse; definitief ontwerp gereed; aanvraag omgevingsvergunning; technisch ontwerp / bouwvoorbereiding / aannemersselectie; start bouw; oplevering bouw.