3.2 - Bijlage 2 - Verbeterplan verantwoording informatiebeheer 2026

Verbeterplan behorende bij voortgangsverslag Informatiebeheer 2026 KPI

NR

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

Prioriteit

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in %

25 1.

50

Eventueel korte toelichting of status voortgang

75

100

Lokale regelingen

1 1.3

In de overeenkomsten en convenanten binnen regio Hart van Brabant worden niet altijd afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer.

Middel

2

Alle overeenkomsten en convenanten met samenwerkingsverbanden bevatten paragrafen over informatiebeheer.

• inventarisatie en bewustwording Q1 2023 • gezamenlijke aanpak en signalering met eigenaren, FG-er, POer en Juristen.

Q4 2028

Met alle disciplines op informatiegebied gezamenlijk aandacht hiervoor.

1 1.3

Afspraken met gemeente Tilburg met betrekking tot uitbesteding Middel proces handhaving fraudebestrijding.

1

Met gemeente Tilburg is een dienstverleningsovereenkomst waarbij Informatiebeheer is geborgd.

• in kaart brengen problematiek. • overleg met gemeente Tilburg. • nieuwe dienstverleningsovereenkomst.

Q2 2021

Q1 2027

De beide Functionarissen Gegevensbeheer zijn in gesprek waarbij resultaten worden verwacht.

2.

Mensen en middelen

2 2.1 3.1

Er is waarschijnlijk extra fte nodig voor de invoering van nieuwe wet- en regelgeving zoals de 13 nieuwe Europese digitale wetten.

Middel

3

Komende jaren zal digitalisering dienstverlening veel inzet en middelen vragen. Organisatie zal hierop continu moeten kunnen anticiperen.

• in kaart brengen veranderingen • omschrijven en prioriteren veranderingen • uitvoeren veranderingen

Q1 2025

Q4 2026

Er is gestart met een ABG portfiliotafel, waarbij veranderingen op een gestructureerde en transparante wijze wordt opgepakt. Inzichtelijk voor managament en Directie worden veranderingen geprioriteerd en uitgevoerd.

2 2.3

Vertrek van de gemeentearchivaris vraagt om nieuwe afspraken met de gemeente Tilburg.

Hoog

1

De ABG organisatie en haar gemeente beschikken vóór intreding nieuwe Archiefwet over een gemeentearchivaris.

• intrekkingsbesluit oude gemeentearchivaris • gesprekken met gemeente Tilburg over nieuwe invulling en opzet verantwoorden Informtiebeheer. • informeren IBT • benoemen nieuwe gemeentearchivaris

Q4 2025

Q1 2027

Met gemeente Tilburg zijn gesprekken gepland omtrent nieuwe opzet van opstellen Verantwooding Informatiebeheer. Gesprekken omtrent invulling gemeentearchivaris moeten nog worden gepland.

• Migratie te bewaren data naar e-depot • Restant naar MyLex Legacy database

In 2025 is uitfasering van Corsa afgerond. Te bewaren gevens zijn analoge dossiers zijn opgenomen in e-dpot; die van digtale gevens gemigreerd naar Zaaksysteem OneGov. De overige data is gemigreerd naar MyLex Legacy. De nieuwe leverancier DiVault heeft de rechten van haar gegevens ondergebracht in een onafhankelijke Stichting waar soevereiniteit van gegevens geborgd is.

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

3 3.2

MY-LEX Legacy biedt geen toekomstbestendige oplossing voor de nog te bewaren informatie.

Laag

3

Bij uitfaseren van Corsa de data van bewaren gegevens veilig stellen in e-depot.

Q1 2023

Q4 2025

3 3.3

ABG organisatie en haar gemeenten hebben geen rechtstreekse escrow overeenkomst met de leverancier van het e-Depot.

Laag

3

De ABG organisatie en haar gemeente zijn soeverein over digitale • overeenkomst met DiVault aangaan Q4 2023 informatie die openbaar beschikbaar is in e-depot. • migratie van data van Vitec (oude leverancier) naar DiVault e-depot. • afstemming inrchting duurzame opslag digitale informatie

Q1 2026

3 3.3

Duurzame toegankelijkheid audio- en videotulen blijft een aandachtspunt.

Middel

2

Videotulen zijn openbaar toegankelijk in een e-dpot voorziening voor duurzame bewaring.

Q1 2023

Q4 2027

Record Management (RM) module van NotBiz is ingericht. Griffies zijn videotulen aan het overzetten naar RM module.

Middel

1

Archiefregeling, artikel 16: 'De zorgdrager zorgt ervoor dat het • Vanuit huidige Handboek Kwaliteit generieke kwaliteitseisen Q1 2025 beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van opstellen een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ • Deze kwaliteitseisen opnemen in beheerplannen per applicatie • Hierop Handboek Kwaliteit actualiseren.

Q4 2027

In 2026 wordt Handboek Kwaliteit vertaald naar acties die in beheerplannen van de Functioneel Beheerders worden opgenomen. Kwaliteit wordt dan meer organisatie breed opgepakt.

4.

4 4.1

5.

• Inventarisatie bij griffies. • RM module Notubiz aanschaffen en inrichten. • e-depotvoorzienging inrichten. • videotulen beschibaar in e-depot.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

3.4 Kwaliteitssysteem is nog niet uitgerold over de gehele organisatie.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

5 5.1

De huidige metadataset is bestuurlijk nog niet vastgelegd mede in verband met de inrichting van het nieuwe Zaaksysteem.

Hoog

1

Alle processen binnen onze organisatie bevatten verplichte velden • implementatie nieuw e-depot. die uit een vastgesteld metadataschema komen. • vaststellen metadata schema op basis van MDTO. • implementatie van deze metadata op processen.

Q1 2025

Q4 2027

Bij implementatie van nieuw e-depot worden via beheerplannen de MDTO metadata elementen vastgelegd per proces in beheerplannen.

5 5.2

Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data.

Middel

2

Alle aspecten van Data Governace zijn beschreven en er is bewustwording ervan onder medewerkers.

• AI beleid ontwikkeld en bewustwording van gebruik bij medewerkers • Vullen Algoritmeregister.

Q1 2025

Q4 2027

Verhogen kennis AI gebruik en Data Governance zijn prioriteit, waarbij vooral wordt ingezet op bewustwordng bij medewerkers.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

6 6.1

Er is sprake van een vernietigingsachterstand in Onegov en taak Hoog specifieke applicaties.

1

Jaarlijks wordt de selectie en vernietiging van, voor vernietiging in • inrichten applicaties op vernietiging. aanmerking komende, informatie uitgevoerd en middels • inrichten periodieke vernietiging. vernietigingslijsten verantwoord. • selectie en vernietiging opnemen in beheerplannen per applicatie. • Jaarlijkse vernietiging uitvoeren.

Q1 2024

Q4 2026

In 2026 zijn achterstanden op vernietiging ingelopen.

6 6.2

ABG organisatie en haar gemeenten hebben geen bewaartermijnen vastgesteld voor MS Teams Office 365.

2

Alle teams in MS Office 365 kunnen worden vernietigd na afhandeling.

Q1 2023

Q4 2025

Alle oude teamsites zijn afgehandeld en vernietigd of overgezet naar Teamwork.

6 6.3

Alle analoge archieven van ABG organisatie en haar gemeenten Middel worden tot het jaar 2016 in de archiefbewaarplaats opgenomen.

2

Q1 2020

Q2 2025

Met het tekenen van verklaringen van overbrenging is dit project voltooid.

6 6.4

Overbrenging van de archieven van de vertrouwenscommissies gemeenten Alphen en Chaam en Gilze en Rijen.

2

Alle te bewaren analoge archivalia moeten zijn overgebracht • bewerken archieven gemeentebestuur. voordat de centrale huisvesting van de ABG organisatie een feit is. • digitaliseren en vervangen vergunningen. • Overbrengen analoge archieven. • digitale vergunningen in e-depot. • formaliseren overbrenging. Overbrenging van dossiers met beperking openbaarheid naar • verklaring van overbrenging opstellen archiefbewaarplaats • overbrengen dossiers

Q4 2025

Q4 2025

In 2025 zijn deze dossiers naar archiefbewaarplaats overgebracht.

Laag

Middel

• Inventarisatie van teamsites. • implementatie Teamwork • Migratie naar Temwork of afhandelen en vernietigen oude Teams M365.