3.2 - Bijlage 1 - Verantwoording Informatiebeheer 2026 voortgangsverslag

Voortgangsverslag Verantwoording Informatiebeheer 2026

Inhoud Voortgangsverslag Verantwoording Informatiebeheer 2026 ........................................................... 1 Inleiding .............................................................................................................................................. 3 Verantwoording Informatiebeheer gemeenten en gemeenschappelijke Regeling ABG ............ 4 1.

2.

3.

4.

5.

Lokale regelingen ..................................................................................................................... 6 1.1

Nieuwe archiefwet ........................................................................................................... 6

1.2

Wet Open Overheid ......................................................................................................... 6

1.3

verantwoordelijkheid bij samenwerkingsverbanden ................................................... 6

Mensen en middelen ................................................................................................................ 7 2.1

ABG organisatie ............................................................................................................... 7

2.2

Equalit ............................................................................................................................... 7

2.3

Stichting Mommerskwartier en gemeentearchivaris ................................................... 7

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................................... 8 3.1

Applicaties ........................................................................................................................ 8

3.2

Archiefruimten .................................................................................................................. 8

3.3

Archiefbewaarplaats en E-depot ................................................................................... 8

Interne kwaliteitszorg en toezicht .......................................................................................... 9 4.1

Handboek Kwaliteit ......................................................................................................... 9

4.2

Toezicht ............................................................................................................................. 9

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden .................................................................................................................................................. 10 5.1

Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) ................. 10

5.2

Data Governance ........................................................................................................... 10

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ............................................................................................................................ 11 6.1

Selectie en vernietiging ................................................................................................. 11

6.2

Bewaartermijnen Teams / Teamwork ......................................................................... 11

6.3

Overbrenging analoge archieven ................................................................................. 11

6.4

Overbrenging archieven vertrouwenscommissie burgemeesters ............................. 11

2

Inleiding Een goed functionerende overheid is afhankelijk van een betrouwbare, toegankelijke en duurzame informatievoorziening. In Nederland is het beheer van overheidsinformatie wettelijk geregeld via onder andere de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit. Binnen dit kader speelt het bestuurlijk toezicht een cruciale rol. Dit toezicht — uitgevoerd door de gemeentearchivaris en de provincie — richt zich op de wijze waarop gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hun informatiebeheer organiseren en uitvoeren. Het doel is te waarborgen dat overheidsinformatie zorgvuldig wordt vastgelegd, verantwoord wordt bewaard en blijvend toegankelijk blijft voor zowel interne processen als publieke verantwoording. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is het interbestuurlijk toezicht vereenvoudigd en gestroomlijnd. De nadruk ligt daarbij op vertrouwen in het functioneren van bestuurslagen, met een grotere rol voor horizontale verantwoording. Desondanks blijft toezicht op informatiebeheer essentieel, omdat gebrekkige archivering kan leiden tot verlies van belangrijke documenten, verminderde transparantie en risico’s voor de rechtszekerheid van burgers. Provincies hanteren beleidskaders en toezichtinstrumenten om de kwaliteit van het informatiebeheer te beoordelen.

Gemeenten zijn verplicht periodiek toezichtinformatie aan te leveren waarin zij verantwoording afleggen over de staat van hun informatiebeheer. De verantwoording gebeurt op basis van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Deze KPI’s geven inzicht in de mate waarin gemeenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De KPI’s voor informatie- en archiefbeheer zijn:

1. Lokale regelingen • Zijn er actuele en vastgestelde regelingen, zoals een informatiebeheerplan, archiefverordening en mandaatregeling? 2. Mensen en middelen • Zijn er voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikbaar voor informatiebeheer? • Is er structureel budget voor archivering en digitalisering? 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot • Voldoen fysieke archiefruimten en digitale systemen (zoals e-depots) aan de wettelijke eisen? 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht • Wordt er periodiek intern toezicht gehouden op het informatiebeheer? • Is er een verbetercyclus (plan-do-check-act) ingericht? 5. Toegankelijkheid en duurzaamheid • Zijn archiefbescheiden goed geordend, authentiek en duurzaam opgeslagen? • Is metadata op orde voor goede vindbaarheid? 6. Selectie, vernietiging en vervanging van archiefbescheiden

3

• Worden archieven tijdig en correct geselecteerd, bewaard, vernietigd of vervangen volgens de selectielijst?

Verantwoording Informatiebeheer gemeenten en gemeenschappelijke Regeling ABG De verantwoording Informatiebeheer vindt jaarlijks plaats op basis van de genoemde KPI’s. Tweejaarlijks stelt de gemeentearchivaris een Verslag Verantwoording Informatiebeheer op; in het tussenliggende jaar wordt volstaan met een voortgangsrapportage. De indeling van deze rapportage is gebaseerd op het door de VNG ontwikkelde raamwerk van KPI’s. Met deze voortgangsrapportage Verantwoording informatiebeheer 2026 kunnen onze colleges zich horizontaal verantwoorden aan de raad over de wijze waarop invulling is gegeven aan de zorg voor informatiebeheer. Datzelfde geldt voor de Gemeenschappelijke Regeling ABG organisatie, waar de Directie zich verantwoordt aan het Bestuur. Daarnaast dient, na bestuurlijke vaststelling, een afschrift van dit voortgangsverslag aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant toegezonden te worden. Op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant verticaal toezicht uit. De afgelopen jaren is ons toezichtoordeel op informatiebeheer door het IBT Noord-Brabant steeds als ‘voldoet’ gekwalificeerd. Ook uit het meest recente toezichtverslag van de gemeentearchivaris blijkt dat de kwaliteit van de informatiehuishouding als voldoende wordt beoordeeld.

In dit voortgangsverslag worden uitsluitend de verbeterpunten uit het Verslag Verantwoording Informatiebeheer 2025 behandeld. In onderstaande tabel wordt volledigheidshalve de samenvatting van KPI’s uit Verslag Verantwoording Informatiebeheer 2025 weergegeven.

Samenvatting Kritische Prestatie Indicatoren Informatiebeheer 2024/2025 Archief KPI

Vraag

2024/25

3.1. Lokale regelingen

Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen?

Ja

3.2. Middelen en mensen

Kunnen de gemeenten beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het Ja archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

3.3. Kernapplicaties, e-mails, netwerkschijven, e-Depot, archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen 3.4. Interne kwaliteitszorg en toezicht overgebrachte archieven

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Deels

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteits(verbetering) van de informatiehuishouding?

Ja

Voldoet het kwaliteitssysteem aan de wettelijke eisen en eisen (Archiefregeling art. 16)?

Deels

4

3.5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archieven

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?

Deels

3.6. Vervanging, conversie en migratie, vernietiging en vervreemding van archieven

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archieven niet meer van belang is voor bedrijfsvoering.

Deels

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet archieven na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' in de praktijk?

Ja

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de eisen van de openbaarheid volgens de Archiefwet

Ja

3.7. Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaatsen of eDepot? 3.8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaatsen van overgebrachte archieven naar de archiefbewaarplaatsen

5

1. Lokale regelingen 1.1

Nieuwe archiefwet

1.2

Wet Open Overheid

De ABG-organisatie en haar gemeenten bereiden zich voor op de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2027 in werking treedt. Een belangrijk onderdeel hiervan is het vervroegd overbrengen van analoge archieven tot en met het jaar 2016. Met deze overbrenging voldoet onze organisatie al aan deze nieuwe wettelijke vereiste.

De Wet open overheid (Woo) geldt voor alle overheidsorganisaties en heeft als doel de overheid transparanter, toegankelijker en beter controleerbaar te maken voor burgers, journalisten en bedrijven. De Woo verplicht bestuursorganen om 17 categorieën informatie actief openbaar te maken. Dit gebeurt gefaseerd in vier tranches, zodat organisaties de tijd krijgen hun processen, systemen en informatiehuishouding hierop aan te passen. De ABG-organisatie en haar gemeenten voldoen aan de eerste verplichte tranche, waarin vijf informatiecategorieën zijn opgenomen. In samenwerking met andere gemeenten binnen het ICT-samenwerkingsverband Equalit zal de ABG-organisatie gebruik gaan maken van het eData Portaal voor de uitvoering van de Woo.

1.3

verantwoordelijkheid bij samenwerkingsverbanden

Gemeenten hebben wettelijke taken uit te voeren. Wanneer taken worden uitbesteed, moet ook de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer worden vastgelegd. Gemeenschappelijke regelingen waarbij de ABG-organisatie en haar gemeenten zijn aangesloten, dienen daarom een archiefparagraaf te bevatten. Binnen de regio Hart van Brabant en andere samenwerkingsverbanden moeten in overeenkomsten en convenanten expliciete afspraken gemaakt over informatiebeheer. Het proces handhaving fraudebestrijding wordt uitgevoerd door de gemeente Tilburg. In de oude dienstverleningsovereenkomst ontbrak echter een informatieparagraaf. De beide Functionarissen Gegevensbeheer zijn hierover in overleg en in de nieuwe dienstverleningsovereenkomst is het onderdeel informatiebeheer wel volledig opgenomen.

6

2. Mensen en middelen 2.1

ABG organisatie

De ABG-organisatie groeit en ontwikkelt zich. In 2025 zijn binnen verschillende afdelingen aanpassingen doorgevoerd om samenwerking en efficiëntie te verbeteren. Meer aandacht voor medewerkers heeft geleid tot een structuurwijziging binnen de afdeling Informatie, Innovatie en ICT. Het nieuwe inrichtingsmodel bestaat uit één afdelingsmanager met daaronder twee clusters, elk onder leiding van een teamleider. Beide clusters starten met 22 medewerkers, inclusief de teamleider. De indeling van taken en rollen per cluster is als volgt: • Cluster Informatiebeheer Dit cluster houdt zich bezig met basisregistraties, belastingen, archiveren, de Wet open overheid, postintake en administratieve en secretariële ondersteuning. • Cluster Innovatie en ICT Dit cluster richt zich op advies en beleid, projectleiding, functioneel- en gegevensbeheer, datagedreven werken en het servicepunt (uitgifte van devices). Met deze structuurwijziging verwacht de organisatie beter in te kunnen spelen op de voortdurende digitalisering, zodat de dienstverlening optimaal wordt ondersteund.

2.2

Equalit

Het technisch systeembeheer is uitbesteed aan het ICT-samenwerkingsverband Equalit. Equalit verzorgt de ICT-techniek voor twaalf deelnemers en maakt organisatorisch deel uit van de gemeente Oosterhout. Door technologische ontwikkelingen — zoals verdere SaaS-transities — wordt de dienstverlening van Equalit herzien, evenals de dienstverleningsovereenkomsten met de deelnemers. Dit traject wordt in 2026 afgerond.

2.3

Stichting Mommerskwartier en gemeentearchivaris

De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen zijn sinds 2004 aangesloten bij het Regionaal Archief Tilburg. In 2025 is de dienstverleningsovereenkomst met Stichting Mommerskwartier, waarvan het Regionaal Archief Tilburg onderdeel is, verlengd tot en met 2028. Het Regionaal Archief voert het feitelijk archiefbeheer uit; de gemeentearchivaris (in dienst van de gemeente Tilburg) vervult de formele taken. Volgens artikel 32 van de Archiefwet 1995 moet het college van burgemeester en wethouders een gemeentearchivaris benoemen. Sinds 2004 wordt deze functie door de gemeente Tilburg ingevuld. Door de pensionering van de gemeentearchivaris beschikt de ABG-organisatie sinds 1 september 2025 niet meer over een gemeentearchivaris. Met de gemeente Tilburg wordt gewerkt aan een structurele oplossing. In de tussentijd zijn de taken van de gemeentearchivaris — conform de archiefwetgeving — geattribueerd aan de gemeentesecretarissen en de Algemeen Directeur van de ABG-organisatie. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant is, in haar toezichthoudende rol, over deze situatie geïnformeerd.

7

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en edepot 3.1

Applicaties

In het najaar van 2024 is, als onderdeel van Basis op orde, het Intern Beleidskader Bedrijfsvoering en Informatiehuishouding (IBBI) vastgesteld door de ABG-directie. Als vervolg daarop is in 2025 het eigenaarschap van processen en systemen beschreven in zogenoemde SPOT’s (Single Point of Truth). Hiermee wordt praktisch invulling gegeven aan het toekennen en beheren van eigenaarschap binnen de informatievoorziening van de ABG-organisatie. Dit sluit tevens aan bij artikel 18 van de Archiefregeling, dat voorschrijft dat organisaties een actueel en volledig overzicht van hun informatievoorziening moeten bijhouden. Het eigenaarschap is in 2026 door de directie vastgesteld. De overheid heeft vaak meer ambities dan beschikbare middelen, en onze organisatie vormt daarop geen uitzondering. Om hier beter op te sturen is ook een SPOT ‘Veranderingen’ ingericht. Hiermee krijgen we via ICT-portfoliomanagement strategische sturing op ICT-projecten. Hierdoor zijn financiën, capaciteit en impact op de informatiehuishouding integraal inzichtelijk, wat zorgt voor transparantie en betere verantwoording richting bestuurders.

3.2

Archiefruimten

De gemeenten binnen de ABG-organisatie beschikken alle over een eigen archiefruimte. In 2025 is de vervroegde overbrenging van permanent te bewaren analoge archiefbescheiden afgerond. Daardoor bevinden zich in de archiefruimten nu alleen nog stukken die op termijn worden vernietigd. De registratie van analoge dossiers vond voorheen plaats in Corsa. Bij de uitfasering hiervan zijn de gegevens van blijvend te bewaren dossiers opgenomen in het e-depot of gemigreerd naar zaaksysteem OneGov. De registratie van de op termijn te vernietigen dossiers is overgezet naar MyLex Legacy. In 2027 staat de centrale huisvesting van de ABG-organisatie gepland. Hierdoor is de beschikbaarheid van de huidige archiefruimten nog onzeker. In 2026 wordt duidelijk waar de analoge archiefbescheiden in de toekomst zullen worden ondergebracht.

3.3

Archiefbewaarplaats en E-depot

De gemeenten van de ABG-organisatie hebben het Regionaal Archief Tilburg aangewezen als archiefbewaarplaats. Onlangs is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Regionaal Archief verlengd tot en met 2028. Bij deze verlenging zijn de producten en diensten binnen de DVO geactualiseerd. Daarnaast beheert het Regionaal Archief Tilburg het e-depot voor digitale informatie. In 2026 schakelt het archief over op een e-depot van de leverancier DiVault. De nieuwe leverancier DiVault heeft de rechten van haar gegevens ondergebracht in een onafhankelijke Stichting waar soevereiniteit van gegevens geborgd is. Voor de duurzame bewaring van videotulen beschikt DiVault over een bewezen oplossing, die vanaf 2027 binnen de ABG-organisatie zal worden toegepast.

8

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.1

Handboek Kwaliteit

De ABG-organisatie en haar gemeenten beschikken over een Handboek Kwaliteit. Hiermee wordt deels voldaan aan de wettelijke verplichting uit artikel 16 van de Archiefregeling: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.” Het predicaat deels is van toepassing omdat het Handboek Kwaliteit nog niet alle applicaties en onderdelen van de informatiehuishouding omvat. In 2025 is het handboek geactualiseerd vanwege wijzigingen in koppelingen met zaaksysteem OneGov. Binnen de organisatie is breed het besef aanwezig dat verdere uitbreiding noodzakelijk is. Met de start van het opstellen van beheerplannen per applicatie worden hierin al stappen gezet. In 2026 wordt het Handboek Kwaliteit uitgebreid met aanvullende kwaliteitseisen die in deze beheerplannen worden opgenomen.

4.2

Toezicht

De verslagen Verantwoording Informatiebeheer 2025 van de drie gemeenten zijn bestuurlijk vastgesteld, inclusief bijbehorende verbeterplannen. Deze verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, conform de Archiefverordening. In alle rapportages wordt het informatiebeheer — zowel binnen de gemeenten als bij de archiefinstelling — uitgebreid behandeld. De aanbevelingen en verbeterpunten uit de KPI-verslagen zijn vertaald naar concrete acties ter verdere behandeling. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd, waarna ook het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) is geïnformeerd. Het IBT Noord-Brabant heeft de ABG-organisatie en haar gemeenten over 2025 beoordeeld als “voldoet”.

9

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5.1 Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO)

De Archiefregeling (artikelen 17 en 19) verplicht overheidsorganisaties om een schema met metadata-elementen vast te stellen en toe te passen. Metadata zijn te vergelijken met labels: ze helpen bij het snel terugvinden van documenten en gegevens. Wanneer alle overheidsorganisaties in Nederland dezelfde metadata gebruiken, ontstaat een uniforme en herkenbare manier van ordenen en terugvinden. Een metagegevensschema is de gestructureerde weergave van deze labels. Bij de handmatige overbrenging van digitale vergunningen naar het e-depot is een dergelijk schema toegepast op basis van TMLO, de voorganger van het huidige MDTO dat nu landelijk van kracht is. Met de komst van een nieuw e-depot wordt deze exercitie opnieuw uitgevoerd. Bij de koppeling van systemen aan deze voorziening zal het MDTO-schema volledig worden toegepast, zodat duurzame toegankelijkheid volgens de wettelijke eisen wordt geborgd.

5.2

Data Governance

In 2025 is een algemeen AI-beleid ontwikkeld en vastgesteld voor de ABG-organisatie. De verdere implementatie hiervan volgt in 2026. Een belangrijk aandachtspunt binnen dit beleid is het vergroten van de bewustwording rondom het gebruik van AI-technologie, met specifieke aandacht voor betrouwbaarheid, privacy en dataveiligheid. In het kader van Data Governance hebben alle Functioneel Beheerders de DMBOK-training gevolgd. Tijdens deze training kwamen onderwerpen aan bod zoals datakwaliteit, metadata en data-architectuur. Het doel hiervan is om het datamanagement binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Gemeenten zijn verplicht bepaalde algoritmes te registreren. De Nederlandse overheid faciliteert dit via het centrale Algoritmeregister. Vanuit de ABG-gemeenten zijn inmiddels diverse algoritmes in dit register opgenomen.

10

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.1

Selectie en vernietiging

In de afgelopen jaren lag de focus van de beschikbare personele capaciteit op de implementatie van zaaksysteem OneGov, de koppeling van diverse taakapplicaties aan OneGov en de migratie van de oude zaaksystemen (GreenValley en Corsa). Hierdoor kwam de vernietiging van archiefbescheiden tijdelijk minder aan bod. In 2025 is de vernietigingscyclus weer opgepakt. In 2026 ligt de nadruk op het inlopen van achterstanden in vernietiging binnen OneGov en de daarop aangesloten taakapplicaties. Daarnaast wordt in 2026 de periodieke vernietiging structureel ingericht, bijvoorbeeld voor bestanden met een bewaartermijn van minder dan één jaar.

6.2

Bewaartermijnen Teams / Teamwork

6.3

Overbrenging analoge archieven

In 2025 is de organisatie overgestapt naar Teamwork, geleverd door Ilionx. Teamwork beschikt over functionaliteit voor geautomatiseerde vernietiging. De oude Teams-omgevingen zijn daarbij óf overgezet naar Teamwork óf volledig afgehandeld en vernietigd.

Op 4 juli 2025 is het project ‘Overbrenging analoge archieven en digitaliseren vergunningen’ afgerond met het ondertekenen van de verklaringen van overbrenging door de wethouders van de drie gemeenten. Hiermee zijn alle analoge archieven tot en met 2015 overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vergunningendossiers zijn daarnaast gedigitaliseerd met vervanging en opgeslagen in het e-depot. Conform de gebruikelijke beperkingen van openbaarheid zijn deze archieven nu toegankelijk.

6.4

Overbrenging archieven vertrouwenscommissie burgemeesters

In het najaar van 2025 zijn, in samenwerking met de griffiers van de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen, de dossiers van de vertrouwenscommissies inzake burgemeestersbenoemingen verzegeld overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

11