3.14 - Bijlage 5 - Verslag van het archieftoezicht GR schoolverzuim en VSV regio West-Brabant

Stadsarchief en Archeologie Breda www.stadsarchief.breda.nl Postadres Postbus 90156, 4800 RH Breda Bezoekadres Stadsarchief & Archeologie Parade 10, Breda

Het gemeenschappelijk orgaan van de gemeenschappelijke regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant T.a.v. C. Christiani Postbus 90156 4800 RH Breda Nederland

Uw brief -

Datum 5 se 2025

Ons kenmerk -

Onderwerp Toezicht over 2024

Behandeld door Jantine Frantzen-Ploeg

Bijlagen Voortgangsrapportage 2025

Geacht gemeenschappelijk orgaan, Hierbij stuur ik u het verslag over het toezicht op het beheer op de niet-overgebrachte informatie en gegevens van het jaar 2024. In 2025 verwacht de Provincie Noord-Brabant in het kader van het verticale toezicht niets van u. In het kader van de functie die ik uitvoer, verwacht de gemeenschappelijke regeling van de archivaris jaarlijks een verslag over toezicht op het beheer op de niet-overgebrachte informatie. Dit jaar heb ik de voortgang gemonitord op het door u opgestelde actie- en verbeterplan, dat u naar aanleiding van mijn aanbevelingen in het verslag over 2023 heeft vastgesteld. Als archivaris van de gemeenschappelijke regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant heb ik u in 2024 het verslag volgens de gemeenschappelijke regeling over 2023 gestuurd. De besluitvorming, inclusief het vastgestelde verslag en het bij behorend verbeterplan heeft u gedeeld met het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant. In de brief van 19 november 2024 met het kenmerk C2329773/6004434, heeft de provincie haar beoordeling met u gedeeld. De gemeenschappelijke regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant wordt bij het systematische toezicht op het informatie- en archiefbeheer als voldoende beoordeeld. De kwaliteit van uw informatiehuishouding wordt als voldoende beschouwd.

Voorliggend verslag kunt u ter informatie aanbieden aan uw algemeen bestuur. Ik verzoek u om mij volledig te informeren over de voortgang van informatiehuishouding in uw organisatie en mij kopieën van alle daarbij behorende documenten toe te sturen.

Met vriendelijke groet,

Jantine Frantzen-Ploeg Archivaris

Algemene punten uit het toezichtsoordeel van het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant in 2024: • De gemeenschappelijke regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant voldeed in 2024 volgens het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant aan het systematisch toezicht. Dit betekent dat er tijdig een verslag van de archivaris en een actie- en verbeterplan van de organisatie is aangeleverd. • De kwaliteit van de informatiehuishouding is door de interbestuurlijk toezichthouder als voldoende beoordeeld. • De door de archivaris gedane aanbevelingen zijn omgezet in acties in het actie- en verbeterplan. De interbestuurlijk toezichthouder heeft er vertrouwen in dat het informatie- en archiefbeheer binnen redelijke termijn door u wordt verbeterd.

Algemene punten van de gemeentearchivaris naar aanleiding van het actie- en verbeterplan 2024, het gevoerde gesprek en het geactualiseerde actie- en verbeterplan in 2025: Wat gaat er goed? • Er is aandacht voor het beheer van de informatie van de gemeenschappelijke regeling. Zo worden er acties ondernomen bij wijzigingen van de regeling, waarbij ook het onderdeel informatiebeheer niet wordt vergeten. • Er worden stappen gezet in het vernietigen van informatie en gegevens in het jeugdvolgsysteem. Er is een doorlopende machtiging aangevraagd bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling, en de bewaartermijnen zijn in het systeem ingericht. Wat kan er beter? • Voor de uitvoering van een aantal acties is de gemeenschappelijke regeling schoolverzuim en VSV regio WestBrabant afhankelijk van het team Documentmanagement van de Gemeente Breda. Dit betreft onder andere het verplaatsen van informatie vanaf netwerkschijven en uit e-mailboxen naar Corsa, het inrichten van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een metagegevensschema. Maak hierover tijdig heldere afspraken, aangezien de eindverantwoordelijkheid voor deze acties bij de gemeenschappelijke regeling ligt.

KPI 1: Lokale regelingen

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris

Stand van zaken 1-4-2025

Stel jaarlijks een strategisch informatieoverleg in waarin afstemming plaatsvindt tussen de secretaris van het dagelijks bestuur, de ketenmanager, de kwaliteitsmedewerker en de archivaris. Maak met de deelnemende organisatie afspraken op het gebied van de uitvoering van de Woo. Voor de gemandateerde taken blijft de deelnemende organisaties zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de openbaarmaking in het kader van de Woo

Actie is opgepakt maar nog niet afgerond. Er is onderlinge afstemming is nodig over wie er deelneemt.

Rond de uitwerkingsafspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij de dienstverleningsovereenkomst af met het team Documentmanagement en laat deze vaststellen. Evalueer of de archiefverordening van de gemeente Breda geschikt is voor de gemeenschappelijke regeling. Stel een eigen beheerregeling op waarin de taken en bevoegdheden van het beheer van informatie, het strategisch informatieoverleg en de archivaris worden vastgelegd.

Er is een concept-dienstverleningsovereenkomst opgesteld. In 2025 wordt de overeenkomst verder vastgesteld.

Onderneem actie om de huidige website te duurzaam te archiveren.

De aanbeveling is in 2024 opgepakt, maar nog niet afgerond. De gemeenschappelijke regeling kan zelf ook informatie creëren die mogelijk binnen één van de informatiecategorieën van de Woo valt. In het geval van gemandateerde taken is de moederorganisatie zelf verantwoordelijk voor het actief openbaar maken van informatie die binnen de informatiecategorieën valt. In samenwerking met de GR vraagt dit om goede afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is per processtap.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt. Zorg dat voor het informatie- en archiefbeheer wordt minimaal vastgelegd welke archiefbeheerregels worden gevolgd en wat dit betekent voor: 1. Zorgdrager en beheerder, 2. Terbeschikkingstelling van archiefbescheiden, 3. Toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden, 4. Vernietiging en overbrenging, 5. Verantwoording over de uitvoering van het beheer. De aanbeveling is in 2024 opgepakt, maar nog niet afgerond. Ga in overleg met de gemeente Breda over de mogelijkheden om op de website te archiveren.

KPI 2: Mensen & Middelen KPI 3: Applicaties, Archiefbewaarplaats en edepot

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris In het bijwerken van de richtlijnen moet ook worden opgenomen welke stappen medewerkers van de verschillende gemeenten moeten volgen met betrekking tot informatiebeheer.

Stand van zaken 1-4-2025

Controleer of de taken op het gebied van informatiebeheer voor de beleids-, bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken goed zijn beschreven in de conceptuitwerkingsafspraken van de dienstverleningsovereenkomst. Zorg ervoor dat de afspraken zo SMART mogelijk zijn.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris Actualiseer het overzicht van digitale en fysieke opslagomgevingen (informatiesystemen) van de GR en lever deze voor 15 juli 2024 aan bij de interbestuurlijk toezichthouder. Neem zowel de digitale als de fysieke informatieobjecten op in het overzicht. Denk ook aan applicaties die voor specifieke processen gebruikt worden en aan social media, e-mailboxen en het gebruik van Whatsapp. Rond de invoering van documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor de informatie uit de beleidstaken kan worden uitgevoerd. Rond de implementatie van de functionaliteiten op het gebied van informatiebeheer in de applicatie Jeugdvolgsysteem in 2024 af.

Stand van zaken 1-4-2025

Zorg ervoor dat de blijvend te bewaren informatie, inclusief de metadata, op termijn over te zetten is naar het e-depot.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt. .

Deze aanbeveling is opgepakt. Zorg ervoor dat het overzicht van digitale en fysieke opslagomgevingen actueel blijft.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

In 2024 zijn voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. Begin 2025 is de archiveringsmodule getest en bevindingen zijn gedeeld met de archivaris. Deze actie wordt in 2025 verder opgepakt. Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

KPI 4: Kwaliteitszorg en toezicht KPI 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris Stel normen vast waaraan het informatiebeheer dat uitgevoerd wordt voor de uitvoeringstaken van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen en neem daarmee de eisen van de verschillende deelnemers mee. Evalueer periodiek of gemaakte afspraken actueel zijn en pas ze waar nodig aan.

Stand van zaken 1-4-2025

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris

Stand van zaken 1-4-2025

Rond de implementatie van het documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor informatie uit de beleidstaken opgepakt kan worden. Zorg dat de metadata die worden vastgelegd in het documentmanagementsysteem en het jeugdvolgsysteem voldoen aan het Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO). Leg in de uitwerkingsafspraken van de dienstverleningsovereenkomst met de Gemeente Breda vast dat er gebruikgemaakt wordt van de handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Controleer periodiek of er hier in de dagelijkse praktijk ook naar gehandeld wordt en leg vast wanneer er van de handreiking wordt afgeweken en andere voorkeursformaten worden gebruikt. Stem voor de uitvoeringstaken met de verschillende deelnemers af welke voorkeursformaten er gebruikt worden in het Jeugdvolgsysteem en leg dit vast.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

Deze aanbeveling is verder nog niet opgepakt.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding KPI 7: Overbrenging

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris Toets of de generieke beschrijving van de Gemeente Breda voor het vervangingsproces bij de gemeenschappelijke regeling afdoende is. Zorg dat bewaartermijnen en selectiegrondslagen uit de van toepassing zijnde selectielijsten zijn opgenomen in de systemen en gekoppeld zijn aan de werkprocessen en resultaten.

Regel de vernietigingsprocedure in voor de informatie uit de beleidstaken die niet blijvend te bewaren is. Regel de vernietigingsprocedure in voor de informatie uit de uitvoeringstaken die niet blijvend te bewaren is. Werk in 2024 eventuele achterstanden in de vernietiging volgens de gestelde procedure weg.

Stand van zaken 1-4-2025 De actie naar aanleiding van deze aanbeveling is nog niet opgepakt. In 2024 zijn de voorbereidende werkzaamheden gestart. Zo is er een doorlopende volmacht opgesteld voor alle deelnemende gemeenten, waarmee het mogelijk wordt gemaakt om informatie in het Jeugdvolgsysteem te vernietigen volgens de bewaartermijnen van de selectielijsten. De actie naar aanleiding van deze aanbeveling is nog niet opgepakt. De procedure is opgesteld en voorgelegd aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. De actie naar aanleiding van deze aanbeveling is nog niet opgepakt. In 2025 treden de gemeente Baarle-Nassau en de gemeente Alphen-Chaam uit de gemeenschappelijke regeling, maakt met hen afzonderlijke afspraken over de eventuele vernietiging van informatie.

Aanbeveling uit het toezichtsverslag van de archivaris De gemeenschappelijke regeling dient zich voor te bereiden op aansluiting op de e-depotvoorziening van Stadsarchief Breda. Het gaat dan in de eerste plaats om het op orde brengen van de metadata, zodat er in de toekomst kan worden voldaan aan de verplichting tot overbrenging.

Stand van zaken 1-4-2025 Deze aanbeveling is nog niet opgepakt.