3.14 - Bijlage 3 - Voortgangsbericht informatie- en archiefbeheer 2024

Voortgangsbericht Informatie- en Archiefbeheer 2024

Mei 2025

Aan: De bestuurders van de Gemeenschappelijke Regeling Schoolverzuim en VSV regio West-Brabant Onderwerp: Voortgangsbericht Informatie- en Archiefbeheer 2024 Bijlagen: 1. Oordeel IBT 2024 2. Verslag van het archieftoezicht Gemeenschappelijke Regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant 3. Verbeterplan Archiefbeheer RBL West-Brabant Inleiding Het bestuur van de GR moet op basis van wet- en regelgeving minstens tweejaarlijks verslag doen aan de besturen van de deelnemende gemeenten van de GR over het informatie- en archiefbeheer. Over 2023 is een bestuurlijk Jaarverslag op dit onderwerp opgesteld. Daarom volstaat over 2024 dit voortgangsbericht. In dit voortgangsbericht leest u de belangrijkste conclusies een aanbevelingen van zowel het oordeel van de archivaris als van het interbestuurlijk toezicht (provincie). Daarnaast wordt u op de hoogte gebracht van het actuele Verbeterplan en de belangrijkste acties die in 2024 zijn uitgevoerd op gebied van Informatie- en Archiefbeheer. Toezichtsoordeel Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) (bijlage 1.) In de afgelopen jaren heeft het RBL veel inspanningen verricht om de uitvoering van Informatie- en Archiefbeheer te verbeteren. Er is daarbij intensief samengewerkt en afstemming gezocht met het IBT. Ook in 2024 heeft het RBL deze inspanningen voortgezet.

Zo heeft het RBL, in samenwerking met de afdeling DocumentManagement van gemeente Breda, het IBT op verzoek een overzicht van archiefbescheiden toegezonden. Met dit overzicht heeft het IBT vast kunnen stellen dat het RBL conform artikel 18 van de Archiefregeling beschikt over een instrument om overzicht te hebben van de beheerde archiefbescheiden. Tevens beschouwt het IBT op basis van de beoordeling van de archivaris de kwaliteit van de informatiehuishouding van het RBL als voldoende. Het IBT spreekt het vertrouwen uit dat de informatiehuishouding van het RBL binnen een redelijke termijn compliant zal zijn aan de archiefwet en regelgeving. Het oordeel van het IBT komt dan ook uit op voldoet. Het uitgesproken vertrouwen vertaalt zich naar een vrijstelling voor het toesturen van de voortgangsrapportage over 2025 aan het IBT. Dit betekent dat het dit jaar volstaat om dit voortgangsbericht ter informatie te delen met colleges en raden van de aangesloten gemeenten. Verslag archieftoezicht archivaris 2024 In het verslag van de archivaris over 2024 wordt in de eerste plaats het positieve oordeel van het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant aangehaald. Daarnaast wordt ook ingegaan op de voortgang van actie- en verbeterplan informatie- en archiefbeheer van het RBL.

Als positieve punten wordt benoemd de aandacht voor het beheer van informatie in de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling. Evenals de stappen die worden gezet in het vernietigen van informatie en gegevens in JVS en de doorlopende machtiging die hiervoor gevraagd is aan de deelnemende gemeenten. Als

aandachtspunt worden de acties aangehaald die het RBL moet oppakken in samenwerking met het team Documentmanagement van de gemeente Breda. Zoals het verplaatsen van informatie naar het zaaksysteem van gemeente Breda, het inrichten van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een metagegevensschema. Het volledige verslag van de archivaris is de raadplegen in bijlage 2. De aanbevelingen van de archivaris zijn verwerkt in het actie- en verbeterplan. Actie- en verbeterplan en belangrijkste acties Het actie- en verbeterplan Archiefbeheer RBL West-Brabant wordt periodiek bijgewerkt. Zo wordt zicht gehouden op de voortgang van de eerder geformuleerde actie- en verbeterpunten. Uit het toezichtsverslag 2024 van de archivaris van gemeente Breda zijn nieuwe actie- en verbeterpunten gekomen. Deze punten zijn geïntegreerd in het Verbeterplan. Het actuele Verbeterplan archieftoezicht vindt u in bijlage 3. In 2024 zijn de voorbereidingen in gang gezet voor de in gebruik name van de archiefmodule binnen het klantregistratiesysteem (JVS) van het RBL. De module is halverwege het jaar daadwerkelijk aan het RBL beschikbaar gesteld. In overleg met de leverancier van JVS, de archivaris van gemeente Breda, team DCM van gemeente Breda en de Kwaliteitsmedewerker RBL zijn de te hanteren bewaartermijnen voor de verschillende processen bepaald.

De selectielijst 2020 van VNG is hierbij het uitgangspunt geweest. Daarnaast is eind 2024 een voorstel voor Doorlopende machtiging archiefbescheiden aan iedere deelnemende gemeente toegestuurd. Met deze machtiging geven de gemeenten toestemming aan het RBL om in samenspraak met de archivaris van gemeente Breda de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden uit te voeren. Dit zorgt voor een stuk ontzorging van de betreffende gemeenten, maar vooral ook voor waarborging van tijdige afhandeling van de archiefbescheiden. Als bijlage van deze machtiging is een overzicht opgesteld van de kaders waarbinnen de vernietiging plaats zal vinden, ofwel de bewaartermijnen die gehanteerd worden. Hiermee zijn deze bewaartermijnen afgestemd met de deelnemende gemeenten. De verwachting is dat de getekende machtigingen vanuit de verschillende gemeenten in de eerste helft van 2025 weer terug bij het RBL aangeleverd worden. Die tijd zal het RBL gebruiken om de inrichting en werking van de archiefmodule te checken en de vernietigingslijst die dit oplevert te controleren. Ervan uitgaande dat hier geen grote bijzonderheden uit volgen, zal vóór de zomervakantie 2025 voor het eerst vernietiging van archiefbescheiden gaan plaatsvinden Naast archivering van klantdossiers dienen ook beleidsstukken gearchiveerd te worden.

Binnen gemeente Breda was hiervoor een centrale opslagplaats, Corsa Document Management Systeem beschikbaar die ook voor het RBL uitgerold zou worden. Gedurende 2024 bleek dat dit systeem onvoldoende aan de (toekomstige) behoeftes voldeed. Binnen gemeente Breda wordt een aanbesteding uitgezet voor een alternatief systeem. In de tussentijd heeft team DCM van gemeente Breda ervoor gekozen om de beleidsstukken van het RBL niet op te nemen in het systeem dat uitgefaseerd wordt. Dit betekent dat digitale archivering van deze stukken vooralsnog binnen de Teams-omgeving van het RBL blijft.

Naar aanleiding van de nieuwe wet GR is in 2024 de GR-tekst aangepast. Dit moment is aangegrepen om de bestaande archiefparagraaf aangepast op basis van de handreiking inrichting Informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. Nadat het RBL-bestuur akkoord is gegaan met de inzet van een Secretaris binnen het RBL, is in Q3 2024 de werving voor deze functie gestart. Deze rol krijgt onder andere de verantwoordelijkheid voor Informatie- en Archiefbeheer van het RBL. Hiermee is het RBL overtuigd nog beter en tijdiger invulling te kunnen geven aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet. Begin 2025 zal deze functie daadwerkelijk ingevuld worden.