3.13 - Raadsinformatiebrief - Toekomstverkenning Equalit

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Portefeuillehouder Hans van Tilborg

Onderwerp

Toekomstsverkenning Equalit

Datum collegevergadering

12 mei 2026

Zaaknummer

1143651

RIB-Nummer

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Beste raadsleden, Inleiding Vanuit het bestuurlijk overleg (BO) dat de wethouder ICT van de gemeente Oosterhout heeft met de bij Equalit aangesloten deelnemers, is de vraag aan de gemeente Oosterhout gesteld om een extern bureau onderzoek te laten doen naar de toekomstige scenario’s van Equalit. Via dit informatiebericht informeren we u over de aanleiding en uitkomsten van het onderzoek en de vervolgstappen die we zetten. Waarom is het onderzoek naar toekomstscenario’s gestart? Sinds 2005 ondersteunt de gemeente Oosterhout collega-gemeenten met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Dit doet zij door het leveren en in stand houden van een ICT-omgeving waar Oosterhout en de collegagemeenten gezamenlijk gebruik van maken en taakuitoefening op het gebied van informatisering en automatisering. Dit onderdeel van de gemeente Oosterhout heet Equalit. In onze samenleving heeft de digitalisering een grote vlucht genomen. Inwoners, bedrijven en instellingen verwachten dat de gemeentelijke dienstverlening hierin meegaat of zelfs voorop loopt. Ook hebben we te maken met steeds meer inbreuken op de veiligheid van de digitale samenleving.

Omdat we als Equalit-deelnemers met elkaar op een gezamenlijk digitaal platform werken, vraagt dit extra aandacht en een gezamenlijk afwegingskader. We moeten kijken naar hoe we Equalit kunnen ontwikkelen en blijven aanpassen wanneer toekomstige scenario’s daarom vragen. Naast de ABG-organisatie hebben ook de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Steenbergen, Woensdrecht, Zundert en het werk(ontwikkel)bedrijf MidZuid een bilaterale regeling met de gemeente Oosterhout. De vorm waarin we in Equalit-verband samenwerken is sinds 2005 niet veranderd. Met oog op de vlucht die digitalisering neemt en toekomstige ontwikkelingen is de huidige samenstelling en vorm van Equalit niet meer houdbaar. Daarom is vanuit het bestuurlijk overleg de vraag aan de gemeente Oosterhout gesteld om onderzoek te laten doen naar de toekomstige scenario’s van Equalit. Welk advies is gegeven? In overleg met de leden van het bestuurlijk overleg Equalit heeft de gemeente Oosterhout in het voorjaar van 2025 de onderzoeksopdracht opgesteld. Na verschillende selectiegesprekken is de opdracht aan TwynstraGudde (TG) gegund. In de zomer en het najaar 2025 heeft TG het onderzoek

uitgevoerd op basis van literatuurstudie en werksessies met bestuurders, gemeentesecretarissen/directeuren en de ambtelijke werkgroepen van de Equalit-samenwerking. Eind september heeft TG haar bevindingen, de scenario ’s en adviezen toegelicht aan het bestuurlijk overleg. Op basis van de onderzoeksopdracht en gevoerde gesprekken heeft TG de bestuurlijke uitgangspunten in beeld gebracht die de basis vormen voor de twee adviezen die ze hebben gegeven. Het eerste advies betreft het takenpakket voor de dienstverlening voor een toekomstbestendig Equalit. TG adviseert om op de IT-infrastructuur (servers en werkplekken) maximaal te standaardiseren en op vlak van informatievoorziening (IV) hybride samen te werken met een groeipad naar maximale standaardisatie. Het tweede advies is gericht op de governancevorm. Daarbij heeft TG de volgende vormen tegen elkaar afgewogen: de gastheerconstructie (huidig model), een bedrijfsvoeringsorganisatie (een lichte gemeenschappelijke regeling), een reguliere gemeenschappelijke regeling en een privaatrechtelijke vorm. TG adviseert te kiezen voor een reguliere gemeenschappelijke regeling als de toekomstige governancevorm. Welke stappen zijn gezet? In november 2025 is het bestuurlijk overleg weer bij elkaar gekomen.

Daar is geconstateerd dat we het met alle deelnemers op hoofdlijnen eens zijn, achter de bevindingen van het rapport kunnen staan en dat we met zijn allen wensen toe te werken naar een gemeenschappelijke regeling. De precieze vorm van een GR en de scope van de onder te brengen werkzaamheden vraagt nadere uitwerking. Daarbij dienen de volgende randvoorwaarden te worden uitgewerkt: 1. Kwaliteitsafspraken en actief servicelevelmanagement 2. Aanhaking van de business (beleid) en investeren in een cultuurverandering 3. Gelijkwaardigheid met oog voor verschillen (bijvoorbeeld in omvang en bijdragen) 4. Beleid blijft leidend, maar vormt geen blokkade 5. Investeren in verandervermogen van medewerkers 6. Investeren in het delen van kennis en experts 7. Financiële impact 8. Mate waarin de vorm ruimte kan bieden voor een verandering van het takenpakket en/of bredere samenwerking in de regio. In het vervolgproces zal op basis van de hiervoor genoemde randvoorwaarden een definitief advies worden opgesteld voor een te vormen gemeenschappelijk regeling. Daarnaast zal een proces worden opgestart om te komen tot een gezamenlijke IV-strategie om meer helderheid te krijgen in de mate van standaardisatie die wenselijk is en de mate waarin het wenselijk is ruimte te bieden voor maatwerk en hoe dit binnen de op te richten GR vorm te geven.

Door een aantal deelnemers is uitgesproken de IV-taken binnen de eigen organisatie te willen (blijven) vormgeven. Bij andere deelnemers staat deze vraag nog open. In het vervolgproces komt hier duidelijkheid in. Wat zijn de volgende stappen? Het Bestuurlijk Overleg Equalit heeft aangegeven dat men graag voortvarend verder wil met het proces. Het secretarissenoverleg zal de komende periode de regie voeren om tot uitvoering van de gevraagde acties te komen. Het mag duidelijk zijn dat dit proces zowel zorgvuldig als erg strak moet zijn om te kunnen slagen. Wij borgen in het proces dat de gemeenteraden voldoende tijd krijgen om tijdig hun eventuele zienswijzen kenbaar te maken. Daarbij zullen wij zoveel mogelijk rekening houden met de wensen die binnen uw raad leven.

Hoe informeren we u verder? Later dit jaar informeren wij u opnieuw over de status en voortgang van dit proces. Met dit informatiebericht gaan we er van uit u voldoende op de hoogte te hebben gebracht van het proces tot nu toe en de vervolgstappen.