3.1 - Raadsinformatiebrief - Plan van aanpak bestuurszetel Baarle-Nassau

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder H. van Tilborg

Onderwerp

Bestuurszetel Baarle-Nassau

Datum collegevergadering

24 juni 2025

Zaaknummer

1111692

1. Inleiding Door de ambtelijke fusie tussen de gemeente Baarle-Nassau, Alphen-Chaam en Gilze en Rijen, verhuist het ambtelijke apparaat begin 2027 naar een nieuwe, centrale locatie en zoeken we naar passende invulling van de vrij gekomen ruimte in het huidige complex. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de vaststelling van het plan van aanpak en de volgende stap in het proces. 2. Stand van zaken De afgelopen jaren is gewerkt aan het project “bestuurszetel Baarle-Nassau”. Dit stond in directe verbinding met nieuwe huisvesting voor de ABG-organisatie. Nu dit laatste concreet is geworden met de aankoop van een nieuw kantoorpand en een verhuisdatum begin 2027 is het noodzakelijk de plannen voor het huidige complex in Baarle-Nassau te concretiseren. We hebben als college het plan van aanpak vastgesteld voor de bestuurszetel BaarleNassau. Dit plan van aanpak geeft randvoorwaarden, uitgangspunten en richting voor de volgende stap in het proces. Dit plan van aanpak is verder uitgewerkt en afgerond mede met de input van de gemeenteraad tijdens de thema-avond op 30 april. 3. Plan van aanpak bestuurszetel Baarle-Nassau Het plan van aanpak hebben wij als college vastgesteld. Dit plan is een bundeling van alle beschikbare informatie en een voorstel voor de vervolgaanpak.

Met het vertrek van de ambtenaren uit de huidige huisvesting, zoekt de gemeente naast de bestuurszetel een passende invulling voor de ruimten in het gemeentehuis die vanaf 2027 niet meer door de ABG-organisatie worden gebruikt. Het uitgangspunt is dat de herontwikkeling voor eigen rekening en risico is van de gemeente Baarle-Nassau, dus los van de ABG-organisatie. Het gebouw is 2.800 m2 bruto vloeroppervlak en deels een gemeentelijk monument. De buitengevels vormen als het ware de fysieke afbakening van het project. Het gebouw heeft een footprint van 1.440 m2. Van de huidige 2.800 m2 is op dit moment 950 m2 in gebruik als bestuurszetel en baliefunctie. De gemeente wil graag invloed uitoefenen op de invulling van de bestuurszetel in het gebouw. De invulling van de overige ruimte laat Baarle-Nassau graag over aan een marktpartij.

Om te komen tot een uitvraag naar de markt geeft dit plan van aanpak inzicht in de randvoorwaarden en uitgangspunten. Enerzijds op procesmatig gebied aan de hand van de beheersaspecten van projectmatig werken (GROKIT). De aspecten Geld, Risico, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en communicatie en Tijd moeten op orde en georganiseerd zijn om het project daadwerkelijk te starten en uit te voeren. Anderzijds geeft het plan van aanpak inzicht in de inhoudelijke randvoorwaarden en uitgangspunten. Vanuit verschillende beleidsdocumenten zijn er op hoofdlijnen zaken waar rekening mee moet worden gehouden. De studie door BBN adviseurs en de marktverkenning geven inzichten in de mogelijkheden van een nieuwe ontwikkelingen. Deze zijn ter inspiratie en richtinggevend en zeker niet kaderstellend. Met betrekking tot de invulling van de bestuurszetel is het plan van aanpak al een stuk concreter met een ruimtestaat die per functie/ruimte een indicatie geeft van de hoeveelheid vierkante meters. De aanbeveling is om de input uit dit plan van aanpak te vertalen in een concrete Nota van Uitgangspunten waarbij de nadruk ligt op de invulling van de bestuurszetel. De invulling van het overige vrijkomende deel van het gebouw is vooral een invulling door de marktpartij en hiervoor zijn vooral wensen geformuleerd. 4.

Tijdspad Na vaststelling van het plan van aanpak, willen we de volgende stap in het proces zetten. De komende periode werken we aan het opstellen van een Nota van uitgangspunten (NvU). De basis voor die NvU is het vastgestelde plan van aanpak. De randvoorwaarden en uitgangspunten maken we concreter en er is afstemming met de diverse vakdisciplines. Daarnaast is er afstemming met de trekkers van de centrale huisvesting en de afzonderlijke bestuurszetels. Het streven is eind oktober een volledige Nota van uitgangspunten te hebben. De Nota van uitgangspunten leggen we ter besluitvorming voor aan de gemeenteraad. De planning is om de Nota van uitgangspunten ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor te leggen op 17 december 2025. Na besluitvorming over de Nota van uitgangspunten starten we een prijsvraagprocedure. Uit de eerder gehouden marktoriëntatie is gebleken dat de ideeën over de nieuwe invulling erg uiteenlopen en breed georiënteerd zijn. Om de creativiteit van de markt optimaal te benutten, is de prijsvraagprocedure het meest passend. Na vaststelling van het plan van aanpak starten we de selectieprocedure begin 2026. Het streven is deze procedure voor de zomer van 2026 af te ronden.

Bijlage: Plan van aanpak bestuurszetel Baarle-Nassau