3.1-Raadsinformatiebrief Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van Burgemeester en Wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle

Datum collegevergadering

25 oktober 2022

Zaaknummer

412960

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding Op 9 mei 2022 zijn de selectiedocumenten voor de nieuwbouw van Cultuurcentrum Baarle gepubliceerd op TenderNed om partijen te kunnen selecteren voor het ontwerp en de bouw van Cultuurcentrum Baarle. Met deze RIB willen wij u informeren over de afloop van de selectiefase, vooruitkijken naar de volgende fase “de gunningsfase” en u in het algemeen informeren over de stand van zaken van het project nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle. 2. Inhoudelijk Op basis van het op 10 december 2020 vastgestelde bestuursakkoord tussen Baarle-Nassau en Baarle-Hertog wordt gewerkt aan de voorbereiding van de nieuwbouw van Cultuurcentrum Baarle aan de Loswal. Op 30 juni 2021 heeft uw Raad het hiervoor benodigde uitvoeringskrediet gevoteerd. Onderleggers voor de selectie van partijen voor het ontwerp en bouw, zijn de door het college op 2 mei jl. vastgestelde projectdefinitie en selectieleidraad. 3. Procedureel Drie marktpartijen hebben zich aangemeld als gegadigde voor het ontwerp en de bouw van Cultuurcentrum Baarle. We hebben aan alle drie de partijen verduidelijkingsvragen gesteld over de aanmeldingen. Deze vragen gingen met name over de opgevoerde referentieprojecten en de samenstelling van de voorgestelde projectteams. Op 14 september jl.

hebben we de beantwoording van de drie partijen ontvangen. De gegeven antwoorden gaven de gewenste duidelijkheid. Op 27 september 2022 heeft het college daarom besloten de drie geselecteerde partijen uit te nodigen om deel te nemen aan de gunningsfase op voorwaarde dat de definitieve bewijsstukken (gedragsverklaring, verklaring belastingdienst, uittreksel KvK, Vca-certificaat en inschrijving Orde van Architecten) worden overlegd. Op 13 oktober 2022 zijn deze bewijsstukken ontvangen en dus zijn de drie kandidaten definitief geselecteerd voor de volgende fase, de gunningsfase. De definitieve selectiebrieven zijn op 19 oktober 2022 verstuurd naar de drie

geselecteerde partijen. Met deze partijen gaan we de volgende fase, de gunningsfase, in. In deze gunningsfase stellen de gegadigden een offerte op met een schetsontwerp. De gunningsdocumenten die in deze fase moeten worden opgesteld en afgerond zijn de gunningsleidraad met de daarbij horende bijlagen Programma van Eisen (technisch), de modelovereenkomsten, de ruimtestaat, het vlekkenplan, het onderhoudsbestek (het onderhoud van de technische installaties wordt als optie uitgevraagd) en de inmiddels uitgevoerde onderzoeken (verkennend bodemonderzoek, sonderingen, verloop ondergrondse leidingen en opmetingsplan). 4. Planning Het op juiste en zorgvuldige wijze afronden van de gunningsdocumenten vergt de nodige tijd. We hebben navolgende planning opgesteld voor de bestuurlijke behandeling van deze documenten: • Besluitvorming college van B&W: 24 januari 2023 • Besluitvorming Enclavecollege: 30 januari 2023 • Behandeling Enclavecommissie: 14 februari 2023 • Besluitvorming Enclaveraad: 2 maart 2023 • Besluitvorming gemeenteraad Baarle-Hertog: 2 maart 2023 (aansluitend aan de enclaveraad) • Besluitvorming College Baarle-Nassau: 8 maart 2023 De te nemen besluiten door de gemeenteraad van de gemeente Baarle-Hertog en de gemeente Baarle-Nassau wijken af.

In Baarle-Hertog besluit de raad over alle gunningsdocumenten terwijl de raad van Baarle-Nassau alleen besluit over de samenwerkingsovereenkomst (SOK) tussen SCCB en de gemeenten. In de SOK wordt vastgelegd dat SCCB opdrachtgever is van het ontwerp en de bouw maar dat de zeggenschap en de verantwoordelijkheden volledig bij de gemeenten blijven. Zoals verderop bij punt 6 wordt toegelicht hangt dit samen met het recht op aftrek van de BTW. We willen de beide gemeenteraden gelijktijdig en op dezelfde manier informeren over alle gunningsdocumenten. Vandaar dat is gekozen voor gelijktijdige behandeling van de stukken in de Enclavecommissie. In de Enclaveraad wordt besloten over de samenwerkingsovereenkomst en direct na de Enclaveraad besluit de gemeenteraad van de gemeente Baarle-Hertog over de gunningsdocumenten. In Baarle-Nassau besluit het college daarover op 8 maart 2023. Vanuit de hiervoor genoemde planning van de bestuurlijke behandeling van de gunningsdocumenten komen we tot de navolgende streefdata voor de uitvoering van het nieuwe Cultuurcentrum: start bouw in het najaar van 2024 en oplevering begin 2026. 5. Toelichting op de gunningsdocumenten Het moederdocument is de gunningsleidraad.

In deze leidraad staat het aanbestedingskader, een omschrijving van de opdracht, het taakstellende budget, de aan te vragen vergunningen, het aan te bieden optionele onderhoud van de technische installaties, de contractuele bepalingen, de inschrijvingsprocedure, de gunningscriteria en de gunning van de opdracht. Aan de gunningsleiddraad wordt momenteel nog volop gewerkt. Hieronder vernoemen we de bijlagen behorende bij de gunningsleiddraad met daarbij een korte inhoudelijke toelichting:

➔ Programma van Eisen: dit is het technische document waarin omschreven wordt aan welke technische eisen het ontwerp moet gaan voldoen. Ook is in dit document opgenomen in welk land, België of Nederland, bepaalde ruimten moeten komen te liggen. Op basis van een preadvies van Price Waterhouse Coopers (PwC) is namelijk de btw-optimalisatie per land bekeken. Namens SCCB en de gemeenten gaat PwC een zogenaamde rulingsbrief sturen naar de beide belastingdiensten om zekerheid te kunnen krijgen over de btw-compensatie. Omwille van de benodigde ontwerpvrijheid kunnen bepaalde ruimten (algemene ruimten, kantoorruimten en dienstruimten) zowel in België als in Nederland komen te liggen.

De andere ruimten moeten omwille van de btw-recuperatie of in België of in Nederland komen te liggen; ➔ Modelovereenkomsten: dit zijn de onderleggers van de straks met de opdrachtnemer te sluiten overeenkomsten voor het ontwerp, de bouw en het optionele onderhoud van de technische installaties; ➔ Ruimtestaat: dit is een overzicht van de verschillende in het ontwerp op te ruimten in het nieuwe cultuurcentrum met vermelding van de minimale afmetingen; ➔ Vlekkenplan: dit is een schematisch overzicht van alle in het ontwerp op te nemen ruimten inclusief de vereiste verbindingen tussen deze verschillende ruimten; ➔ Onderhoudsbestek: optioneel wordt uitgevraagd een offerte voor het onderhouden van de technische installaties gedurende een periode van 25 jaar na oplevering van de nieuwbouw. Gezien de garantieperiode van 2 jaar komt dit neer op een effectieve onderhoudsperiode van 23 jaar. 6. Overige documenten Naast de gunningsdocumenten wordt er volop gewerkt aan overige documenten. Hieronder vermelden we een toelichting op de documenten en de status daarvan: • Samenwerkingsovereenkomst: in het gevoteerde uitvoeringskrediet is een btw-recuperatie van 80 % opgenomen. Dit op basis van het door PwC uitgebrachte preadvies. Om deze compensatie te kunnen bereiken moet het opdrachtgeverschap bij SCCB worden neergelegd.

Echter de zeggenschap, de verantwoordelijkheid en de risico’s moeten bij de gemeenten blijven. Om dit vast te kunnen leggen is er een samenwerkingsovereenkomst in de maak tussen SCCB, Baarle-Hertog en Baarle-Nassau. • Erfpachtovereenkomsten: tussen SCCB en de gemeenten moeten erfpachtovereenkomsten worden afgesloten om de grond straks te kunnen gebruiken. Met de gemeente BaarleHertog is afgesproken dat het Nederlandse deel (is ca. 61 % van het perceeloppervlak) van het aangekochte perceel nog dit jaar wordt doorverkocht aan Baarle-Nassau. Dit voor dezelfde m2-prijs die Baarle-Hertog in 2020 heeft betaald aan de verkopende partij. De eigendomsverhouding van de grond wijkt hiermee wel iets af van de voor het project afgesproken kostenverdeelsleutel (29,3 % voor Baarle-Hertog en 70,7 % voor BaarleNassau). Het is echter voor Nederlandse gemeenten niet zonder meer toegestaan om grond buiten de gemeentegrenzen te verwerven. • Bestemmingplan/ RUP: om straks een vergunning in zowel Nederland als België te kunnen verkrijgen is resp. een nieuw bestemmingsplan en ruimtelijk uitvoeringsplan in de maak. Beide plannen zijn in concept gereed en gaan dit jaar nog in procedure. De voor het bestemmingsplan benodigde onderzoeken (Flora & Fauna, verkennend bodemonderzoek, onderzoek niet gesprongen explosieven, archeologisch onderzoek) zijn inmiddels uitgevoerd. T.a.v.

Flora & Fauna en Niet Gesprongen Explosieven is vervolgonderzoek noodzakelijk. Deze vervolgonderzoeken zijn inmiddels in gang gezet.

•

•

We vermelden in het Programma van Eisen dat op het bouwperceel twee waardevolle bomen staan en dat we het als een meerwaarde zien als deze behouden kunnen blijven. Echter indien het bouwprogramma het niet toelaat om deze bomen te behouden, dit zal blijken uit de eerste ontwerpen van de kandidaten, dan aanvaarden we dat. In dat geval engageren de gemeenten zich om indien noodzakelijk de kapvergunningen aan te vragen. Communicatieplan: voor het project is een communicatieplan opgesteld. Afgesproken daarbij is dat door de SCCB en de gemeenten zoveel mogelijk gezamenlijk wordt gecommuniceerd over de te zetten en bereikte stappen in het project. De selectie van de drie partijen voor de gunningsfase is zo’n stap. In week 43 – 2022 wordt een persbericht verstuurd over deze belangrijke stap. Ook wordt in dezelfde week de eerste nieuwsbrief verspreid om eenieder te informeren over de voortgang van het project. Vanaf dat moment worden er periodiek nieuwsbrieven verstuurd over de voortgang van het project.

7. Het vervolgproces Aansluitend op de hiervoor genoemde bestuurlijke planning gaan wij de genoemde gunningsdocumenten met u bespreken in de Enclavecommissie van 14 februari 2023. Vervolgens wordt de samenwerkingsovereenkomst ter besluitvorming geagendeerd in de Enclaveraad van 2 maart 2023. Ook over de toekomstige exploitatie van het nieuwe Cultuurcentrum wordt de komende periode nagedacht. Zodra de te zetten stappen hierin bekend zijn informeren wij u hierover.