3.1-Memo Verbetering verdeelsystematiek betalen en genieten vanaf 2021

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad

Van

College

Onderwerp

Verbetering verdeelsystematiek ‘betalen en genieten’ vanaf 2021

Datum

26 januari 2021

Zaak Green Valley

312502

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Bij de start van de ambtelijke fusie in 2016 hebben de ABG-gemeenten een vaste verdeelsleutel afgesproken waarmee de kosten voor de ABG-organisatie over de drie gemeenten werden verdeeld. Deze verdeelsleutel was gebaseerd op de historische kosten van de gemeenten. Daarbij is vooral gekeken naar wat iedere gemeente zou betalen, zonder hierbij een relatie te leggen met wat iedere gemeente ervoor terug kreeg én wat toen het niveau van de dienstverlening was. Ontwikkelingen in de afgelopen jaren (taakuitbreiding, formatie-uitbreiding, etc.) hebben regelmatig genoodzaakt om de kostenverdeling te herzien. Evaluatie In 2018 is gestart met het monitoren van de ambtelijke inzet per gemeente aan de hand van een zelfontwikkeld kostenverdeelmodel. Aan de hand van dit model werd in beeld gebracht hoe de balans lag tussen wat iedere gemeente betaalt en wat iedere gemeente aan diensten ontvangt; het zogenaamde ‘betalen en genieten’. In 2019 heeft onderzoeksbureau Berenschot zijn evaluatie gegeven over de ABG-samenwerking. Daarbij is ook een second en third opinion uitgevoerd op het kostenverdeelmodel. Hieruit kwam naar voren dat het verdeelmodel in basis goed is, maar dat het nog verder door ontwikkeld moest worden, zonder het ingewikkelder te maken.

In 2020 heeft de Directie, met ondersteuning van een extern deskundige, het kostenverdeelmodel nader beschouwd en is gekomen tot een aantal aanbevelingen om het model zuiverder, betrouwbaarder en eenvoudiger te krijgen. Systeem ‘betalen en genieten’ vanaf 2021 In december heeft het ABG-bestuur ingestemd met het doorvoeren van een aantal wijzigingen in het kostenverdeelmodel om het model te verbeteren. De lasten voor de drie gemeenten blijven ongewijzigd. Deze maatregelen zijn deels gericht op het doorvoeren van kleine verbeteringen aan het rekenmodel, zoals het op een andere manier toerekenen van overheadkosten via de algemene

verdeelsleutel. Dit om zo in lijn te komen met het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV). Ook het corrigeren van de algemene verdeelsleutel voor de budgetoverhevelingen is een maatregel die bijdraagt aan het verbeteren en vereenvoudigen van het rekenmodel. Verrekening en sturing op basis van uren Tot voor kort bracht de ABG-organisatie maatwerk in rekening bij de drie gemeenten. De definiëring van maatwerk was daarbij onduidelijk, in relatie tot de basisdienstverdeling van de ABG. Met ingang van 2021 ontvangen de gemeenten één factuur van de ABG, deze is zowel voor afname van de basis dienstverlening als voor de (voormalige) maatwerkuren. Wil een gemeente extra uren voor extra werkzaamheden, dan wordt die ingekocht als meerwerk. Nieuwe gemeentelijke taken worden in principe volgens de verdeelsleutel verdeeld, tenzij het een taak is waarvoor de gemeenten van het Rijk (nagenoeg) dezelfde middelen krijgen. De basis van deze nieuwe kostenverdeelsystematiek is dat urenplanningen worden opgesteld en worden afgestemd op de gemeentelijke bijdragen. Wanneer de werkelijkheid overeenkomt met de planning, is er sprake van evenwicht tussen betalen en genieten. De nieuwe systematiek houdt aldus in dat gemeenten gaan betalen wat ze krijgen en krijgen waarvoor ze betalen.

In werkwijze verandert er wel het een en ander, met name voor wat betreft de urenverantwoording en het sturen op de realisatie van de urenplanningen. Overigens, werden voor projecten de interne uren al bijgehouden om zo de juiste stuurinformatie te genereren. Dit alles past overigens in de optimalisatie van de bedrijfsvoering van de ABG-organisatie (professionalisering van de relatie tussen klant en dienstverlener). 2021 wordt in dit opzicht een pilot-jaar. Geen gevolgen voor gemeentelijke begrotingen Het vervallen van het onderscheid tussen reguliere dienstverlening en maatwerk heeft geen consequenties voor de gemeentelijke begrotingen (de totale bijdrage voor een gemeente blijft gelijk). De verrekeningsmarge is opgehoogd naar 3%. Indien in de kostenverdeling ten aanzien van een van de gemeenten een afwijking wordt geconstateerd van 3% zullen de andere gemeenten hiervoor worden gecompenseerd. Door de nieuwe kostenverdeelsystematiek, waarbij het principe geldt dat gemeenten gaan betalen wat ze krijgen en krijgen waarvoor ze betalen, zal naar verwachting de compensatie op basis van de verrekenmarge niet geeffectueerd worden. Sturing op meerwerk door colleges en raden Jaarlijks, bij het bepalen van de kaders voor het daarop volgende begrotingsjaar, kan elk college in zijn rol van dagelijks bestuur aangeven in welke richting de extra af te nemen uren zich bewegen.

De raad kan hier ook een zienswijze op indienen. Voor het eerst bij de kaders 2022. Op deze manier heeft de gemeente(raad) stuurmogelijkheden. Dit uiteraard binnen een redelijke marge, aangezien de ABG-organisatie haar vaste en flexibele capaciteit moet toesnijden op de verwachte uren-vraag van de gemeenten. Vanaf 2022 ontvangen de ABG-gemeenten jaarlijks een voorschotfactuur van de ABG-organisatie voor de te leveren dienstverlening. Tussentijds zal de uitvoering worden gemonitord door het ABGbestuur en de colleges. Indien afwijkingen groter zijn dan de verrekeningsmarge, vindt verrekening plaats bij de eindafrekening. De raden zullen via de vaste Planning en Control documenten worden geïnformeerd over de realisatie van de betreffende begrotingen.