3.1 - College B&W - Raadsinformatiebrief verlenging overeenkomst leerlingenvervoer per 31 juli 2025

RAADSINFORMATIEBRIEF ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van de Laak

Onderwerp

Verlenging overeenkomst leerlingenvervoer per 31 juli 2025

Datum collegevergadering

10 september 2024

Zaaknummer

1087809

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding Het huidige contract leerlingenvervoer met van Driel loopt per 31 juli 2025 af. In verband hiermee dient het leerlingenvervoer opnieuw georganiseerd te gaan worden. We hebben hierbij 4 opties: - Een eigen lokale Europese aanbesteding uitvoeren samen met Alphen-Chaam. - Het leerlingenvervoer organiseren via regiovervoer Midden-Brabant. - Het leerlingenvervoer organiseren via KCV West-Brabant. - Het huidige contract verlengen. Via een eerdere raadinformatiebrief bent u erover geïnformeerd dat het college heeft besloten om in 2024 een zorgvuldige afweging te maken hoe zij het leerlingenvervoer het best kan organiseren voor de inwoners van gemeente Baarle-Nassau. Door middel van deze raadsinformatiebrief informeren wij u erover dat er meer tijd nodig is om deze zorgvuldige afweging te maken. Om die reden zal het lopende contract leerlingenvervoer opnieuw met een jaar worden verlengd. We gaan hier nader op in. 2. Inhoudelijk Er zijn verschillende redenen waarom er meer tijd nodig is om een zorgvuldige afweging te maken waardoor we het lopende contract opnieuw met een jaar te verlengen. Daarbij hebben we adviesbureau Karel gevraagd om ons te adviseren. In de bijlage bij deze raadsinformatiebrief treft u het advies van Karel aan.

In dit advies is de optie “leerlingenvervoer organiseren via regio vervoer Midden-Brabant” buiten beschouwen gelaten, omdat Karel niet betrokken is geweest bij deze aanbesteding en geen directe relatie heeft met het regiovervoer Midden-Brabant. Inkoopbureau Karel heeft de gemeente Baarle-Nassau geadviseerd om het lopende contract opnieuw met een jaar te verlengen. Hieronder benoemen we de verschillende argumenten hiervoor.

•

Door de gerechtelijke procedure bij KCV West-Brabant was het niet eerder mogelijk om te onderzoeken of aansluiting bij KCV West-Brabant een goede optie is.

De afgelopen periode heeft er een gerechtelijke procedure plaatsgevonden tegen de uitkomsten van de Europese aanbesteding van het deeltaxivervoer. In deze aanbesteding is ook de optie opgenomen om leerlingenvervoer te organiseren. De Rechtbank heeft geoordeeld dat KCV West-Brabant de procedurele regels niet goed had gevolgd. Tegen deze uitspraak is hoger beroep ingesteld. Op 11 juni 2024 heeft het gerechtshof in Den Bosch bevestigd dat KCV West-Brabant wel juist heeft gehandeld. Op 13 juni 2024 heeft de bestuurscommissie KCV besloten om definitief te gunnen. Vanwege deze situatie kon en mocht er voor de definitieve uitspraak geen verdere uitwerking gedaan worden wat het zou betekenen als Baarle-Nassau voor leerlingenvervoer zou aansluiten bij KCV West-Brabant. KCV West-Brabant heeft een grote implementatieopdracht om het deeltaxivervoer en collectief vervoer per 1 januari 2025 te gaan organiseren. Vanuit KCV West-Brabant en het inkoopbureau is aangegeven dat de kans heel groot is dat er de komende tijd weinig capaciteit beschikbaar zal zijn om het leerlingenvervoer voor de gemeente Baarle-Nassau te gaan organiseren. De focus zal de komende tijd vooral liggen bij het organiseren en inregelen van het deeltaxivervoer en collectief vervoer per 1 januari 2025. Daarnaast is het zo dat het leerlingenvervoer in de aanbesteding van KCV West-Brabant niet nader is uitgewerkt.

Dat betekent dat de voorwaarden nu niet duidelijk zijn. Het kost meer tijd om dit uit te werken. Daarbij is in de aanbesteding opgenomen dat het nog niet zeker is of en wanneer integratie van leerlingenvervoer zal plaats zal vinden, maar in ieder geval niet vanaf de start van de overeenkomst. Vanwege het voorgaande is het zeer onzeker of wij per 1 augustus 2025 het leerlingenvervoer kunnen organiseren via KCV West-Brabant. Wij zijn en blijven in gesprek met het KCV West-Brabant om de mogelijkheden van het leerlingenvervoer in West-Brabant nader te onderzoeken. • Regiovervoer Midden-Brabant heeft sinds juni 2024 de aanbesteding afgerond. Regiovervoer Midden-Brabant heeft aan ons aangegeven dat vanwege de lopende aanbesteding en de uitwerking ervan, welke in juni 2024 is afgerond, er op voorhand niet uitgewerkt kan worden wat het betekent als Baarle-Nassau zou aansluiten voor het leerlingenvervoer. Zodoende kon ook bij regiovervoer Midden-Brabant niet eerder een uitwerking gedaan worden. Regiovervoer MiddenBrabant heeft daarbij aangegeven dat gemeente Baarle-Nassau ambtelijk en bestuurlijk op dit moment nog geen deel uitmaakt van de governance structuur van regiovervoer Midden-Brabant. Dit betekent dat voor eventuele deelname ook nader in kaart gebracht dient te worden op welke wijze en binnen welke termijn deelname aan de governance structuur georganiseerd kan worden.

Instappen in een nieuwe governance structuur kost vaak veel tijd om dit goed bestuurlijk te organiseren. Daarnaast dient ook bij regiovervoer Midden-Brabant nader uitgewerkt te worden binnen welke voorwaarden Baarle-Nassau zou kunnen deelnemen. Het is wellicht mogelijk om het contract uit te breiden, maar formeel is Baarle-Nassau niet opgenomen in de uitgevoerde aanbesteding van het regiovervoer Midden-Brabant. Regiovervoer Midden-Brabant heeft aangegeven dat dit zorgvuldig uitgezocht moet worden. Dit betekent dat de kans groot is dat dit ook procedureel en inhoudelijk meer tijd gaat kosten. Ook met regiovervoer Midden-Brabant zijn en blijven we in gesprek.

• Een eigen lokale Europese aanbesteding wordt door inkoopbureau Karel niet geadviseerd. Er kan gekozen worden om een eigen lokale Europese aanbesteding uit te voeren zodat per 1 augustus 2025 het leerlingenvervoer opnieuw wordt aanbesteed. In het bijgevoegde advies van Karel wordt geadviseerd om geen eigen lokale Europese aanbesteding uit te gaan voeren. De redenen hiervoor zijn als volgt: -

-

-

Een eigen lokale Europese aanbesteding gaat het personeelstekort bij vervoerders niet oplossen. Ervaring bij andere gemeenten leert dat het personeelstekort bij alle vervoerders een issue is. Met een nieuwe vervoerder wordt dit probleem niet opgelost. Het zou er in ons kleinschalige gebied zelfs voor kunnen gaan zorgen dat het personeelstekort groter wordt, omdat het huidige personeel het vaak niet ziet zitten om weer over te gaan stappen naar een andere vervoerder/werkgever. Een eigen lokale Europese aanbesteding gaat de gemeente waarschijnlijk 20% tot 25% meer geld kosten. Ervaring bij andere gemeenten leert dat in de huidige marktsituatie aanbieders voor een veel hoger bedrag gaan inschrijven. Daarnaast zijn de kosten door inflatie en hogere brandstofkosten toegenomen. Recente lokale Europese aanbestedingen laten zien dat het aantal inschrijvers afneemt, waardoor er weinig keuze beschikbaar is en de kans groot is dat we wederom uitkomen bij de huidige vervoerder. Een eigen lokale Europese aanbesteding kost veel ambtelijke tijd en inzet wat hoogstwaarschijnlijk niet gaat opwegen tegen het uiteindelijke resultaat.

• Het huidige contract verlengen is de beste optie. De huidige overeenkomst eindigt op 31 juli 2025. Hierna is er nog de mogelijkheid om de overeenkomst twee (2) keer één (1) jaar te verlengen, tot 31 juli 2026 of wanneer de maximale looptijd wordt benut, zal de overeenkomst van rechtswege eindigen op 31 juli 2027. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. Karel adviseert de gemeente Baarle-Nassau om de huidige overeenkomst te verlengen, zoals mogelijk is binnen de huidige overeenkomst. Daarbij adviseert Karel de gemeente Baarle-Nassau om middels het contractmanagement toezicht te houden op de kwaliteit van de dienstverlening. Het verlengen van de huidige overeenkomst betekent dat er geen nieuwe aanbestedingsprocedure doorlopen hoeft te worden en dat er geen sprake is van een kostenstijging, anders dan de indexatie. Door het verlengen van de huidige overeenkomst tot 31 juli 2026, geeft dit de gemeenten de tijd om te onderzoeken of het aansluiten bij Hart van Brabant of Regio West-Brabant in de toekomst een mogelijkheid is. Wanneer dit niet passend blijkt te zijn, is er nog voldoende tijd om een Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen. Door het lopende contract te verlengen hebben we de mogelijkheid om dit zorgvuldig te onderzoeken en uit te werken.

We lopen daarbij geen risico dat we vanwege tijdsdruk een plotselinge gedwongen keuze moeten maken. Formeel dient verlenging van het contract tenminste 12 maanden voor het aflopen van de overeenkomst schriftelijk bevestigd te worden of de overeenkomst wordt verlengd. Van Driel heeft aangegeven open te staan voor een verlenging en hebben daarbij aangegeven dat zij uiterlijk in oktober 2024 van de gemeente bevestiging wil ontvangen of we de overeenkomst opnieuw willen verlengen met een jaar, daarbij bereid om af te wijken van de formele 12 maanden termijn. Gelet op deze situatie zal het college tijdig aan Van Driel bevestigen dat we de overeenkomst opnieuw willen verlengen, omdat we bij geen verlenging anders toch genoodzaakt zijn om zelf te gaan aanbesteden, wat niet wordt geadviseerd door Karel.

• Aanpak van Driel betreffende het chauffeurstekort. De problemen waar de vervoerder op dit moment mee te maken heeft hebben vooral te maken met het aanhoudend chauffeurstekort. Dit is een situatie die bij veel vervoerders speelt, het is een landelijk probleem. In gesprekken met van Driel blijkt dat zij alles op alles zetten om voldoende chauffeurs te werven en te behouden. De afgelopen periode hebben we op allerlei manieren geprobeerd om meer chauffeurs te werven, maar het is en blijft op dit moment een zeer moeilijke markt. Op het moment dat een chauffeur uitvalt door ziekte, is het voor de vervoerder heel moeilijk om dit direct op te vangen. Er is geen buffer. Van Driel doet er alles aan om de problemen zo goed mogelijk op te lossen binnen deze bestaande situatie. We hebben dit de afgelopen periode ook gezien, doordat het Van Driel gelukt is om in het begin van het schooljaar 2023 tot en met april 2024 volgens de afgesproken routes te rijden. In april 2024 ontstond door uitval van meerdere chauffeurs opnieuw een chauffeurstekort. Van Driel heeft de situatie tijdig gecommuniceerd. Daarnaast wordt er steeds naarstig gezocht naar nieuwe medewerkers. Van Driel biedt een beloning van €250,- voor elke nieuwe chauffeur die wordt aangedragen en minimaal drie maanden in dienst blijft.

Van Driel probeert daarnaast via andere mogelijkheden om extra vervoerscapaciteit in te zetten, bijvoorbeeld via onderaanneming. Dit is echter niet altijd haalbaar. De krappe arbeidsmarkt is een landelijk erkend probleem en een voorlopig blijvende uitdaging. Dit komt vooral door de vergrijzing. In 2040 is een kwart van de bevolking 65 jaar of ouder; de samenstelling van de bevolking verandert en daar is niet veel aan te doen. We zullen hier mee om moeten leren gaan. We verwachten niet dat een ander bedrijf een betere prestatie voor de gemeente kan leveren op dit moment. Dit wordt ook bevestigd door inkoopbureau Karel. •

De uitgevoerde Enquête onder ouders in Baarle-Nassau bevestigt dat opnieuw verlenging van het contract op dit moment een verstandige optie is. Aan alle ouders in Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is twee keer een oproep gedaan om in een persoonlijk gesprek hun ervaringen over het leerlingenvervoer met de gemeente te delen. Op deze oproep hebben twee ouders uit de gemeente Alphen-Chaam gereageerd. Met hen is apart gesproken. Naast de oproep voor een persoonlijk gesprek is er een korte Enquête uitgezet onder ouders over het leerlingenvervoer in de periode juni/juli 2024. Er is tussentijds een herinnering gestuurd om de ouders te attenderen op het invullen van de enquête. In de bijlage bij deze raadsinformatiebrief treft u de uitkomsten aan. Samenvattend kan op basis van de gesprekken en uitgevoerde enquête het volgende worden gezegd: De respons is 29%. Dit is een lage respons. Dat betekent dat de uitkomsten niet representatief genoemd kunnen worden, maar slechts een klein beeld geven hoe ouders het leerlingenvervoer in Alphen-Chaam en Baarle-Nassau ervaren. • 57,7% is tevreden over de manier waarop het leerlingenvervoer is georganiseerd. • 88,5% is tevreden over de veiligheid van het vervoer. • Een kleine meerderheid geeft een voldoende voor het leerlingenvervoer, waarbij het cijfer 7 het hoogst scoort.

• 65,4 procent is tevreden hoe de vervoerder ouders op de hoogte brengt van aanpassingen en/of veranderingen in het leerlingenvervoer. • 69,2% ervaart een goed contact met de vervoerder.

De volgende punten worden het meest genoemd waar het gaat het gaat om zaken die niet goed lopen en waar ouders niet tevreden over zijn: - Voltijdelijk rijden (ritten na elkaar rijden), wijziging ritten en /of te laat rijden. - Niet genoeg chauffeurs, personeelstekort, veel chauffeurswisselingen. - Wijzigingen tijdig communiceren. - Betere telefonische bereikbaarheid en klachtenbehandeling. De belangrijkste punten die verbeter moeten worden: - Op tijd rijden c.q. minder wisseling van tijden. - Meer vaste chauffeurs - Tijdig communiceren bij wijzigingen. Zoals in deze raadsinformatiebrief al is aangegeven houden de belangrijkste verbeterpunten verband met het personeelstekort, een landelijk probleem wat voor elke partij moeilijk is op te lossen. We blijven wel inzetten om de communicatie vanuit Van Driel te verbeteren en in te zetten op een betere bereikbaarheid. Er zijn ouders die hebben aangegeven dat dit al verbeterd is. 3. Procedureel Het college gaat de overeenkomst met Van Driel opnieuw verlengen met een jaar. In 2024 en 2025 gaan we verder onderzoeken hoe het leerlingenvervoer per augustus 2026 het beste georganiseerd kan worden voor de inwoners van de gemeente Baarle-Nassau. Hierover blijven we in gesprek met KCV West-Brabant en regiovervoer Midden-Brabant. Tegelijkertijd blijven we in gesprek met Van Driel om de belasting zo klein mogelijk te houden.

Daarbij blijven we focussen op duidelijke communicatie en klachtafhandeling. Er wordt vanuit de consulenten gekeken naar een maatwerkoplossing op het moment dat er echt een knelpunt ontstaat bij de betreffende ouders/kind. We blijven samen met Van Driel kijken waar er efficiencyslagen gemaakt kunnen worden in de planning waarmee problemen beperkt kunnen worden. Bijlage(n):

Bijlage 1 Adviesmemo Karel leerlingenvervoer Alphen-Chaam en Baarle-Nassau Bijlage 2 Resultaten Enquête leerlingenvervoer Alphen-Chaam en Baarle-Nassau