3.1 - Bijlage 1 - Adviesmemo Karel leerlingenvervoer Alphen-Chaam en Baarle-Nassau

Adviesmemo van Karel.

Adviesmemo Datum

Bestemd voor Opgesteld door Betreft

: 05-08-2024 : ABG-organisatie (gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau) : Nathalie de Raaff : Leerlingenvervoer Alphen-Chaam en Baarle-Nassau

1. Vraagstelling

Inleiding De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau hebben een overeenkomst met van Driel voor de dienstverlening van het leerlingenvervoer. De huidige overeenkomst voor het leerlingenvervoer met van Driel loopt per 31 juli 2025 af. Het aflopen van de huidige overeenkomst is de aanleiding om opnieuw te kijken naar het leerlingenvervoer en hoe het leerlingenvervoer georganiseerd kan worden. Er zijn 4 mogelijkheden: 1. Een lokale Europese aanbestedingsprocedure doorlopen, gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau samen; 2. Het leerlingenvervoer te organiseren via regiovervoer Midden-Brabant; 3. Het leerlingenvervoer te organiseren via KCV West-Brabant; 4. De huidige overeenkomst met van Driel verlengen. Vraagstelling Aan Karel is gevraagd om advies uit te brengen over de verschillende opties 1, 3 en 4. Optie 2 wordt voor deze adviesnota buiten beschouwen gelaten, omdat Karel niet betrokken is geweest bij deze aanbesteding en geen directe relatie heeft met het regiovervoer MiddenBrabant. De ABG-organisatie heeft hierover contact gehad met het regiovervoer MiddenBrabant. Om tot beantwoording van dit vraagstuk te komen zullen wij in dit advies beschrijven welk opties en juridisch kader er van toepassing is, welke mogelijkheden dit biedt, en welke risico’s hieraan eventueel verbonden zijn. Tot slot worden de bevindingen samengevat en worden deze gevolgd door ons advies. 2.

Opties en juridisch kader

Optie 1. Een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen Wanneer er gekozen zal worden voor de optie zelf een aanbestedingsprocedure doorlopen, betekent dit dat gezien de opdrachtwaarde een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure doorlopen dient te worden. De totale opdrachtwaarde voor het leerlingenvervoer voor de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is namelijk hoger dan het Europese aanbestedingsdrempel van € 221.000,-. Disclaimer: Dit advies is bedoeld voor intern gebruik. Het bevat een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 5.2 van de Wet open overheid (Woo). Op grond van artikel 5.2 van de Woo wordt uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Dit advies wordt daarom in principe niet aan derden verstrekt. Neem voor meer informatie contact op met de steller.

Optie 3. Aansluiten bij regio West-Brabant Regio West-Brabant heeft een aanbestedingsprocedure doorlopen voor het deeltaxivervoer. Wegens een kortgeding en hoger beroep in deze aanbestedingsprocedure is de startdatum van deze overeenkomst vertraagd. Op dit moment staan het KCV West-Brabant en de nieuwe vervoerder voor een grote implementatieopdracht om het deeltaxivervoer en collectiefvervoer per 1 januari 2025 georganiseerd te krijgen. In de aanbesteding welke Regio West-Brabant heeft doorlopen, is de mogelijkheid opgenomen dat Alphen-Chaam en Baarle-Nassau het leerlingenvervoer kunnen onderbrengen onder deze overeenkomst: “Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om het leerlingenvervoer van één of meer deelnemende Gemeenten onderdeel uit te laten maken van de Overeenkomst gedurende de (resterende) contractperiode daarvan. Deze herzieningsclausule is van toepassing voor het leerlingenvervoer van de Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Oosterhout en Roosendaal. Bijlage C bevat informatie over het aantal leerlingen dat -op dit momentgebruik maakt van het leerlingenvervoer van de eerder genoemde Gemeenten. Het is nog niet zeker of en wanneer deze integratie plaats zal vinden, maar in ieder geval niet vanaf de start van deze Overeenkomst. De in de bijlage opgenomen volumes zijn indicatief, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

De toevoeging van het leerlingenvervoer is per deelnemende Gemeente afhankelijk van de besluitvorming in die betreffende Gemeente. Als één of meerdere van de vier Gemeenten haar leerlingenvervoer onderdeel wenst uit te laten maken van de Overeenkomst, dan kan Opdrachtnemer daartoe een offerte opstellen, op basis van het door Opdrachtgever op te stellen bestek, en deze versturen aan Opdrachtgever. De betreffende Gemeente(n) heeft de bevoegdheid om de offerte af te wijzen als de prijs/kwaliteit afwijkt van de huidige/gewenste situatie. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een andere partij te contracteren voor de uitvoering van het leerlingenvervoer voor één of meer deelnemende Gemeenten.“ Er is contact geweest tussen de gemeenten en het KCV en zij hebben aangegeven op dit moment de focus te hebben op het implementeren van de nieuwe overeenkomst inzake deeltaxievervoer en collectief vervoer. Daarnaast is er in de aanbesteding van het KCV WestBrabant het leerlingenvervoer niet nader uitgewerkt. Dat betekent dat de inhoudelijke voorwaarden nu niet duidelijk zijn. Het kost meer tijd om dit uit te werken. In de aanbesteding wordt in dit verband ook aangegeven dat het nog niet zeker is of en wanneer integratie plaats zal vinden, maar in ieder geval niet vanaf de start van de overeenkomst. Optie 4.

De huidige overeenkomst met van Driel verlengen De huidige overeenkomst eindigt op 31 juli 2025. Hierna is er nog de mogelijkheid om de overeenkomst twee (2) keer één (1) jaar te verlengen, tot 31 juli 2026 of wanneer de maximale looptijd wordt benut, zal de overeenkomst van rechtswege eindigen op 31 juli 2027. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. Van Driel heeft aangegeven open te staan voor een eventuele verlenging.

Disclaimer: Dit advies is bedoeld voor intern gebruik. Het bevat een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 5.2 van de Wet open overheid (Woo). Op grond van artikel 5.2 van de Woo wordt uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Dit advies wordt daarom in principe niet aan derden verstrekt. Neem voor meer informatie contact op met de steller.

3. Risico's

Optie 1. Een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen Risico’s die Karel ziet bij het doorlopen van een Europese aanbesteding: Weinig inschrijvers De opdracht van gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is niet groot. Karel ziet dat er relatief weinig inschrijvers zijn op aanbestedingen van het leerlingenvervoer en verwacht dat er ook op een nieuwe Europese aanbesteding van Alphen-Chaam en Baarle-Nassau weinig vervoerders zullen inschrijven. Hogere prijzen Ook zijn de prijzen afgelopen jaren hard gestegen in het leerlingenvervoer. Het doorlopen van een nieuwe aanbesteding en het afsluiten van een nieuwe overeenkomst zal vrijwel zeker betekenen dat de kosten van het leerlingenvervoer omhoog zullen gaan voor gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Personeelstekort Landelijke problematiek van het leerlingenvervoer is het tekort aan chauffeurs. Het personeelstekort is ook in de huidige overeenkomst een issue. Het doorlopen van een nieuwe Europese aanbesteding gaat dit probleem helaas niet oplossen. Een eventueel nieuwe vervoerder zal ook met deze problematiek te maken hebben en zal wellicht opnieuw moeten gaan werven in de omgeving. Daarbij is er de kans aanwezig dat de huidige chauffeurs het niet zien zitten om over te stappen naar een nieuwe vervoerder, waardoor het personeelstekort wellicht nog groter kan worden.

Daarnaast kost het doorlopen van een Europese aanbesteding ambtelijk tijd en geld. Optie 3. Aansluiten bij regio West-Brabant Zoals onder kop twee is te lezen zijn de voorwaarden nog niet bekend en dient er eerst een offerte te worden opgesteld door de opdrachtnemer. Qua tijdsbestek is het nog niet mogelijk een offerte op te vragen, gezien de regio op dit moment eerst zelf bezig is met de implementatie van de overeenkomst. Karel ziet hierin twee risico’s voor nu. Allereerst dient er een offerte te worden opgevraagd, deze prijzen zijn vooraf nog niet bekend. Het kan zijn de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau akkoord gaan met de offerte, maar het kan ook zijn dat de offerte niet wordt geaccepteerd. Dan dient er alsnog een nieuwe aanbestedingsprocedure doorlopen te worden. Qua tijdsbestek wordt het dan erg krap om voor 1 augustus 2025 een overeenkomst te hebben voor het leerlingenvervoer.

Optie 4. De huidige overeenkomst met van Driel verlengen Disclaimer: Dit advies is bedoeld voor intern gebruik. Het bevat een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 5.2 van de Wet open overheid (Woo). Op grond van artikel 5.2 van de Woo wordt uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Dit advies wordt daarom in principe niet aan derden verstrekt. Neem voor meer informatie contact op met de steller.

Deze optie biedt het minste risico. De huidige overeenkomst kan worden voortgezet onder gelijkblijvende condities. Waardoor de gemeenten niet te maken hebben met flinke kosten stijgingen, dan enkel de indexatie. De optie tot verlenging is al besproken met van Driel en zij staan hiervoor open. Wel dient er goed contractmanagement te worden uitgevoerd om de dienstverlening naar wens te laten uitvoeren. 1. Samenvatting / Advies

Karel adviseert dan ook de gemeenten om de huidige overeenkomst te verlengen, zoals mogelijk is binnen de huidige overeenkomst. Het verlengen van de huidige overeenkomst betekent dat er geen nieuwe aanbestedingsprocedure doorlopen hoeft te worden en dat er geen spraken is van een kostenstijging, anders dan de indexatie. Door het verlengen van de huidige overeenkomst tot 31 juli 2026, geeft dit de gemeenten tijd om te onderzoeken of het aansluiten bij Hart van Brabant of Regio West-Brabant in de toekomst een mogelijkheid is. Wanneer dit niet passend blijkt te zijn, is er nog voldoende tijd om een Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen. Met vriendelijke groet, Nathalie de Raaff

Disclaimer: Dit advies is bedoeld voor intern gebruik. Het bevat een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 5.2 van de Wet open overheid (Woo). Op grond van artikel 5.2 van de Woo wordt uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Dit advies wordt daarom in principe niet aan derden verstrekt. Neem voor meer informatie contact op met de steller.