20210624 Voorstel GOB plenair jaarrekening 2020 Theek 5

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle GOB in plenaire samenstelling Provincie Antwerpen (B) Provincie Noord-Brabant (NL)

30 enclaves, 2 gemeenten, 2 landen

Vergadering: 24 juni 2021 Agendapunt: Onderwerp: Bijlagen:

Bibliotheek Baarle-Hertog / Baarle-Nassau / Theek 5 – goedkeuren jaarrekening 2020 Bijlage 1 - Jaarrekening 2020 Bibliotheek Baarle-Hertog-Nassau

Inleiding Jaarlijks stelt het GOB in plenaire samenstelling de jaarrekening vast voor de bibliotheek Baarle-Hertog / Baarle-Nassau / Theek 5. Aan de hand van dit voorstel wordt de jaarrekening 2020 ter goedkeuring voorgelegd aan het GOB-plenair. Jaarrekening 2020 In het onderstaande overzicht zijn de bedragen voor het jaar 2020 weergegeven en ter vergelijking de goedgekeurde begroting 2020 en de exploitatie 2019.

Lasten 40 Organisatiekosten 41 Huisvestingskosten 42 Personeelskosten 43 Administratiekosten 45 Automatisering 46 Aanschaf / vervanging media 47 Specifieke kosten Diverse kosten 50 Projecten 90 Exploitatieresultaat Totaal lasten

Baten 80 Inkomsten gebruikers Inkomsten spec. 82 dienstverlening 85 Diverse inkomsten 89 Projecten 88 Subsidies Totaal baten

EXPLOITATIE 2020

GOEDGEKEURDE BEGROTING 2020

EXPLOITATIE 2019

€ 5.216 € 47.186 € 191.793 € 4.388 € 28.211 € 43.833 € 6.223 € 1.500 € 10.142 € 24.656 € 363.147

€ 5.543 € 47.132 € 194.947 € 5.238 € 26.986 € 45.492 € 11.624 € 21.975 € 862 € 359.799

€ 5.192 € 48.342 € 196.708 € 4.791 € 29.569 € 49.261 € 6.790 € 10.548 - € 3.666 € 347.579

EXPLOITATIE 2020

GOEDGEKEURDE BEGROTING 2020

EXPLOITATIE 2019

€ 15.715

€ 19.111

€ 18.445

€ 14.484

€ 2.650

€ 6.315

€ 22.145 € 10.137 € 300.667 € 363.147

€ 16.016 € 21.975 € 300.047 € 359.799

€ 17.812 € 10.563 € 294.400 € 347.579

De jaarrekening 2020 sluit met een positief resultaat van € 24.656.

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle voorstel GOB-plenair 24 juni 2021

1/4

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle GOB in plenaire samenstelling Provincie Antwerpen (B) Provincie Noord-Brabant (NL)

30 enclaves, 2 gemeenten, 2 landen

Toelichting op de jaarrekening -

(41) Huisvestingskosten: De huisvestingskosten zijn ongeveer gelijk gebleven. De schoonmaakkosten vallen wat hoger uit. Dit heeft te maken met de extra hygiënevoorschriften door corona. Anderzijds vallen de kosten voor klein inventaris en de overige kosten lager uit.

-

(42) Personeelskosten: De salarissen voor het Nederlands personeel zijn conform de begroting gestegen met 2% (cao-stijging) terwijl de premies sociale lasten en de pensioenpremies gelijk bleven. De Belgische bibliothecaris is op 1 maart 2020 uit dienst gegaan. Omdat de vacature in 2020 nog niet ingevuld kon worden, zijn de kosten voor het Belgisch personeel veel lager dan geraamd. De kosten voor de werving en selectie van een nieuwe bibliothecaris zitten in de post “Overige kosten”.

-

(43) Administratiekosten: De kopiekosten in de post “Reproductie” vallen lager uit door de verschuiving van deze kosten naar de afschrijvingskosten (Automatisering). Dit is het gevolg van de aanschaf van een nieuw kopieerapparaat in het voorjaar van 2020.

-

(45) Automatisering: De kosten in de post “Onderhoud zelfbediening” zijn gestegen door de aanschaf van een nieuw beeldscherm.

-

(46) Aanschaf media: In 2019 werden de abonnementen voor kranten en tijdschriften vernieuwd. Er werden enerzijds abonnementen opgezegd en anderzijds nieuwe abonnementen aangegaan. Dit heeft in 2019 éénmalig geleid tot hogere kosten voor de aanschaf van media. In 2020 zijn deze kosten weer genormaliseerd.

-

Diverse kosten: Om het bestemmingsfonds weer op het minimale calamiteitenniveau te krijgen, werd in 2020 € 1.500 toegevoegd aan de reserves.

-

(80) Inkomsten gebruikers: De inkomsten van gebruikers zijn ten opzichte van vorig jaar gedaald, terwijl het aantal betalende (volwassen) leden wel nagenoeg gelijk is gebleven. Dit komt door een daling van het aantal leden uit Alphen-Chaam die een hogere contributie betalen tegenover de Baarlese leden.

-

(82) Inkomsten specifieke dienstverlening: De hogere inkomsten zijn het gevolg van de detachering van een medewerker als Taalcoördinator voor het Taalnetwerk MiddenBrabant. Deze compenseren de hogere personeelskosten van het Nederlandse personeel.

-

(85) Diverse inkomsten: Het gaat hier voornamelijk over inkomsten door dienstverlening aan andere organisaties en inzet voor projecten.

Het resultaat van 2020 bedraagt € 24.656 positief. Dit resultaat komt voornamelijk door De lagere personeelskosten voor het Belgische personeel en het niet kunnen organiseren van diverse activiteiten door corona. Het resultaat werd voorlopig toegevoegd aan het bestemmingsfonds van de bibliotheek Baarle. Het bestemmingsfonds bedraagt hierdoor op 1 januari 2020 € 35.065. Conform artikel 16 is 5% van het jaarlijks toegekende subsidiebedrag het minimum dat in principe aanwezig moet zijn in het bestemmingsfonds voor het opvangen van eventuele calamiteiten. Concreet betekent dit een minimaal bedrag van € 15.033 als calamiteitenreserve. Na overleg met Theek 5 wordt voorgesteld om het bestemmingsfonds te behouden op het minimale niveau en het saldo, zijnde € 20.032 terug te betalen aan beide gemeenten volgens de verdeelsleutel op basis van het inwoneraantal op 1 januari 2020.

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle voorstel GOB-plenair 24 juni 2021

2/4

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle GOB in plenaire samenstelling Provincie Antwerpen (B) Provincie Noord-Brabant (NL)

30 enclaves, 2 gemeenten, 2 landen

Gemeentelijke bijdragen Op 18 december 2018 keurde het GOB in plenaire samenstelling de administratieve afspraak tussen de gemeenten Baarle-Hertog en Baarle-Nassau en stichting Theek 5 voor de periode 2019-2022 goed. In deze administratieve afspraak zijn de kaders voor subsidiëring (artikel 14 en 15) en de wijze van subsidievaststelling (artikel 17) bepaald. Artikel 14 Subsidiëring van de bibliotheek Baarle-Nassau/Baarle-Hertog geschiedt voor de jaren 20192022 als volgt: 1. De subsidie 2018 (inclusief bijdrage overname werkgeverschap) vormt de basis voor het toe te kennen subsidiebedrag vanaf 2019 2. Er vindt een compensatie plaats van de loonstijgingen voor het personeel werkzaam in de bibliotheek Baarle-Nassau/Hertog, zoals die in het kader van het bibliotheekwerk worden afgesproken (loonstijgingen conform de cao-openbare bibliotheken, pensioenfonds openbare bibliotheken en wettelijke stijging sociale lasten voor het personeel in dienst van de stichting Theek 5 en volgens het sectoraal akkoord voor het personeel in dienst van de gemeente Baarle-Hertog). 3. Indien de bibliotheek gebouwen huurt van de gemeente dan zullen de huuraanpassingen volledig worden gecompenseerd door verhoging van de subsidie aan de stichting Theek 5. 4.

Voor het resterende subsidiebedrag geldt dat gedurende de looptijd van deze periode compensatie zal plaatsvinden voor eventuele prijsstijgingen (conform de consumentenprijsindex CPI van het Centraal Planbureau). Artikel 15 Als er bezuinigingen gerealiseerd moeten worden in de periode 2019-2022, dan gebeurt dit conform artikel 5 lid 3 “Bij een financiële bezuiniging, die buiten deze overeenkomst valt, zal in overleg de dienstverlening van de bibliotheek opnieuw worden bepaald.”. Artikel 17 1. Voor de financiering van de bibliotheek door de gemeenten Baarle-Nassau en BaarleHertog dient de goedgekeurde exploitatiebegroting, zoals bedoeld in artikel 13, lid 5, als basis. 2. De subsidie wordt door beide gemeenten door middel van voorschotten (100% voorschot) beschikbaar gesteld aan de stichting Theek 5. De voorschotten worden 4x per jaar, in de eerste maand van elk kwartaal, toegekend. 3. De gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog hanteren als uitgangspunten de artikelen 14, 15, 16 van deze overeenkomst. 4. De stichting Theek 5 kan, in overleg met de gemeenten, te allen tijde een begrotingswijziging indienen. 5. De subsidievoorschotten worden o.b.v. een prognose van het inwoneraantal op 1 januari van het begrotingsjaar verdeeld tussen de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog. Subsidieberekening

EXPLOITATIE 2020 8800 Subsidie gemeenten Personeelskosten Huur gebouw

€ 184.981,00 € 33.948,00

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle voorstel GOB-plenair 24 juni 2021

3/4

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle GOB in plenaire samenstelling Provincie Antwerpen (B) Provincie Noord-Brabant (NL)

Overige Bijdrage werkgeverschap Totaal subsidie

30 enclaves, 2 gemeenten, 2 landen

€ 74.149,00 € 7.590 € 300.667,00

Verdeling subsidie gemeenten

Baarle-Nassau Baarle-Hertog TOTAAL

inwoneraantal per 1/1/2020 6.899 2.845 9.744

bijdragen gemeenten (vaststelling 2020) € 212.879,89 € 87.787,11 € 300.667,00

Verdeling positief resultaat gemeenten

Baarle-Nassau Baarle-Hertog TOTAAL

inwoneraantal per 1/1/2020 6.899 2.845 9.744

verdeling gemeenten (2020) € 14.183,17 € 5.848,83 € 20.032,00

Voorstel 1. De jaarrekening 2020 van bibliotheek Baarle-Hertog / Theek 5 goed te keuren; 2. De bijdragen van de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog over het jaar 2020 vast te stellen op € 300.667,00 waarvan € 212.879,89 ten laste van de gemeente Baarle-Nassau en € 87.787,11 ten laste van de gemeente Baarle-Hertog (verdeelsleutel op basis van inwoneraantal per 01.01.2020). 3. Het terug te vorderen positief resultaat voor de gemeenten Baarle-Nassau en BaarleHertog over het jaar 2020 vast te stellen op € 20.032,00 waarvan € 14.183,17 bestemd is voor de gemeente Baarle-Nassau en € 5.848,83 voor de gemeente Baarle-Hertog.

Gemeenschappelijk Orgaan Baarle voorstel GOB-plenair 24 juni 2021

4/4