1.80 - Bijlage 1 - Concept Reglement van orde GAC

Reglement van orde Gemeenschappelijke Adviescommissie Van raadsleden

April 2026

1

Reglement van Orde Gemeenschappelijke adviescommissie Regio De Baronie (GAC) April 2026

1. Algemeen a. De GAC geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het AB en DB en de gemeenteraden van Regio De Baronie. b. Het DB en/of AB informeert de GAC zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen wat er is gedaan met het advies van de GAC. c. De vergaderingen zijn openbaar.

2. Taken a. De GAC adviseert zwaarwegend over de invulling van de radenavonden. b. De GAC adviseert over de informatievoorziening vanuit Regio De Baronie naar de deelnemende gemeenten. c. De GAC signaleert en adviseert over de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities/instrumenten. d. De GAC adviseert over procesmatige aspecten van onder meer de planning & control cyclus, de ontwerpbegroting en de kernagenda.

3. Samenstelling a. Per deelnemende gemeente kan de raad uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid aanwijzen. b. De leden vanuit de gemeenten dienen raadslid te zijn. c. Na de gemeenteraadsverkiezingen benoemen de gemeenteraden de GAC leden. De zittende GAC -leden worden niet automatisch herbenoemd. d. De GAC wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan voor een periode van twee jaar. e. Aan de GAC wordt ten minste één (plv.) griffier als adviseur toegevoegd. f. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en (plv.) griffier vormen samen de agendacommissie. g. De GAC kan de agendacommissie aanvullen met twee raadsleden. h. Na twee jaar beziet de GAC in een vergadering in de eerste helft van het jaar wie vanuit de raadsleden tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden (her)benoemd. i. De voorzitter stelt i.o.m. de agendacommissie de agenda samen en zit de bijeenkomsten van de GAC voor. 2

j. De voorzitter is vanuit de GAC het aanspreekpunt voor het Regiobureau. k. Op verzoek van de voorzitter of de agendacommissie kunnen externe sprekers worden uitgenodigd. l. Vanuit het Regiobureau De Baronie ondersteunen de directeur, netwerkcoördinator en officemanager de GAC. m. Het Regiobureau verzorgt in samenspraak met de agendacommissie de agenda en draagt zorg voor een notulen.

4. Stemrecht a. Tijdens de vergaderingen wordt bij voorkeur in goed overleg overeenstemming bereikt. b. In voorkomend geval kan op verzoek van een lid om een stemming worden gevraagd. Indien stemming plaatsvindt geldt het volgende: i. Iedere gemeente heeft 1 stem. ii. Voor een stemming dient minimaal een meerderheid van gemeenten aanwezig te zijn, die bij het onderwerp betrokken zijn. iii. Alleen de raadsleden hebben stemrecht. iv. Indien een gemeente niet betrokken is bij het te behandelen onderwerp, vervalt het stemrecht.

5. Informatievoorziening naar individuele gemeenteraden a. Verslaggeving vindt plaats door middel van een actie- en besluitenlijst. b. Actie- en besluitenlijst worden verstuurd naar i. Alle leden van de GAC ii. Betrokken externe sprekers iii. AB en DB iv. De leden van alle betrokken gemeenteraden, door tussenkomst van de griffiers van de deelnemende gemeenten. c. Actie- en besluitenlijst wordt gepubliceerd op de website Regio De Baronie en via de mail gedeeld met griffiers. d. Iedere gemeente bepaalt individueel hoe verdere informatie met de gemeenteraad wordt gedeeld.

6. Vergaderstructuur a. De agenda voor de vergaderingen kan ten minste de volgende onderwerpen bevatten: i. Opening en mededelingen voorzitter. 3

ii. Vaststellen agenda. iii. Vaststellen besluiten- en actielijst van de vorige vergadering iv. Adviseren over regionale Radenavonden, inclusief de mogelijkheid om deze logisch af te stemmen met informatiemomenten van andere gemeenschappelijke regelingen. v. Informatievoorziening vanuit Regio De Baronie vi. Overige proceszaken. vii. WVTTK/ rondvraag. viii. Sluiting. b. De vergaderfrequentie is vastgesteld op drie vergaderingen per jaar. Op verzoek van de GAC kunnen vergaderingen vervallen of extra vergaderingen worden ingepland.

7. Regio raadsledenbijeenkomst a. Thema’s voor de radenavonden dienen minimaal 2 maanden voor uitvoering vast te liggen met uitzondering van actualiteiten. b. De invulling van een radenavond dient tijdig vast te liggen. c. Voor detailinvulling kan vanuit de GAC een werkgroep worden samengesteld die in verdere uitwerking van de uitvoering kan ondersteunen. d. Organisatie van radenavonden vindt plaats door het regiobureau Regio De Baronie

8. Evaluatie GAC a. Eén keer per jaar vindt er evaluatief overleg plaats tussen de GAC en het DB. Zit (zowel DB als GAC) op het juiste pad, worden de afspraken en de intenties die zijn uitgesproken ook nagekomen? b. Tijdens de evaluatie wordt ook bekeken in hoeverre het is gelukt om logische verbindingen te maken met informatiemomenten van andere gemeenschappelijke regelingen en welke verbeteringen daarin eventueel nodig zijn.

9. Wijziging reglement van orde a. Eén keer per jaar evalueert de GAC het Reglement van Orde.

4

10.

Vaststellingsbesluit

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Regio De Baronie: Breda, datum

P.F.G. Depla Voorzitter Regio De Baronie

H. Mertens Directeur Regio De Baronie

5