1.2-Rekenkamercommissie ACBNGR - Jaarverslag 2021

Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen

1

Datum: 22 juni 2022

Voorzitter rekenkamercommissie & contactpersoon Sabine van Zuydam T. 06-33 04 94 68 E. sabine@necker.nl

2

1.

Doel en samenstelling van de rekenkamercommissie .......................................................................................... 4

2.

Jaarverslag 2021 ................................................................................................................................................... 5

3.

Financiële verantwoording ................................................................................................................................... 6

3

Sinds 2021 werken Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen samen in een gemeenschappelijke rekenkamercommissie. Doel van deze commissie is om een bijdrage te leveren aan (verbeteringen in) de kwaliteit van het gemeentebestuur. In de onderzoeken die de rekenkamercommissie doet staan dan ook de thema’s doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid centraal: •

Doeltreffendheid: heeft het gemeentebestuur bereikt wat het wilde bereiken?

•

Doelmatigheid: heeft het gemeentebestuur gedaan wat het moest doen en tegen zo laag mogelijke kosten?

Meer specifiek is de commissie belast met - en verantwoordelijk voor - de uitvoering, begeleiding en sturing van onderzoek volgens een door haarzelf vastgestelde onderzoeksopzet.

De raden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben gekozen voor een gemengd commissiemodel bestaande uit (burger)raadsleden, aangevuld met een externe voorzitter. Formeel gaat het om drie rekenkamerfuncties voor de afzonderlijke gemeenten, maar feitelijk werken deze drie functies als één orgaan in een gezamenlijke rekenkamercommissie. De externe voorzitter is aangesteld via detachering vanuit Necker van Naem. Hiervoor is een detacheringsovereenkomst getekend. De samenstelling van de rekenkamercommissie was in 2021 als volgt: •

Mevrouw D.J.C. Deckers (Didi), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid)

•

De heer B.W.J. Kleiren (Björn), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid)

•

De heer H.J.C.M. Jansen (Huub), commissielid gemeente-Baarle-Nassau (lid)

•

De heer C.J. de Jong (Cees), commissielid gemeente-Baarle-Nassau (lid)

•

De heer G.W.M. van Vugt (Frits), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid)

•

De heer J.C.M. Wouters (Jac), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid)

Mevrouw Sabine van Zuydam is op 7 februari 2019 door de gemeenteraad van Alphen-Chaam, op 20 februari 2019 door de gemeenteraad van Baarle-Nassau en op 29 maart 2021 door de gemeenteraad van Gilze en Rijen benoemd tot externe voorzitter van de rekenkamercommissie.

4

In dit jaarverslag doet de rekenkamercommissie verslag van haar werkzaamheden in 2021 Achtereenvolgens worden de resultaten van uitgevoerd onderzoek gepresenteerd en wordt een financiële verantwoording gegeven.

In 2021 heeft de rekenkamercommissie een rapport opgesteld over externe inhuur. De onderzoekswerkzaamheden zijn in het eerste kwartaal van 2022 afgerond en op 7 juni 2022 gepresenteerd aan de drie gemeenteraden. Met dit onderzoek biedt de rekenkamercommissie de raden inzicht in de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gelijkluidende inkoop- en aanbestedingsbeleid, in het bijzonder de externe inhuur, van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de ABG-organisatie. Daarbij had het onderzoek oog voor de kansen en uitdagingen die externe inhuur met zich meebrengt. Op basis van deze doelstelling was de volgende centrale vraag geformuleerd: Hoe doeltreffend en doelmatig is de externe inhuur binnen het gelijkluidend inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG-organisatie met betrekking tot externe inhuur?

De rekenkamercommissie is in het onderzoek naar externe inhuur tot de volgende conclusies gekomen, die verder staan toegelicht in het rapport: 1) Specifiek beleid ten aanzien van externe inhuur ontbreekt; het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beperkt relevant. 2) De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot. 3) Uitvoeringskaders zijn beperkt vastgelegd; het aanbestedingsmechanisme functioneert niet optimaal. 4) Monitoring is vooral financieel van aard; de beperkte verslaglegging zorgt voor kwetsbaarheden 5) De gemeenteraden worden regelmatig geïnformeerd over externe inhuur; kwalitatieve informatie ontbreekt. Gegeven deze conclusies constateert de rekenkamercommissie dat zij strikt genomen de vraag hoe doeltreffend en doelmatig de externe inhuur is binnen het gelijkluidende inkoop- en aanbestedingsbeleid niet heeft kunnen vaststellen vanwege het ontbreken van gegevens. Op basis van deze conclusies doet de rekenkamer de volgende aanbevelingen: 1) 2) 3) 4) 5)

Formuleer beleid voor de externe inhuur van medewerkers. Onderzoek mogelijkheden om de mate van externe inhuur nauwkeuriger te begroten. Beschrijf bestaande uitvoeringskaders en zorg voor een betere verslaglegging. Verbreed bestaande monitoringinstrumenten met kwalitatieve indicatoren. Versterk de informatievoorziening aan de gemeenteraden.

5

Elk jaar stellen de gemeenteraden elk € 7.500 beschikbaar voor de rekenkamercommissie. Het totale budget komt daarmee op € 22.500 per jaar. Een klein deel van het budget is bestemd voor de instandhouding van de rekenkamercommissie (voorzitterschap, jaarverslag en communicatie). In 2021 (met een uitloop in 2022) heeft de rekenkamercommissie het onderzoek naar inkoop- en aanbesteding, in bijzonder externe inhuur, uitgevoerd. In 2020 en 2021 is het onderzoeksbudget dat resteerde van de voormalige rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en dat was bestemd voor een effectmeting gespaard. De onderzoeken van de rekenkamercommissie die in aanmerking zouden komen voor een effectmeting waren nog te recent afgerond om goede uitspraken over de opvolging van de aanbevelingen te kunnen doen. Het gespaarde bedrag is toegevoegd aan het onderzoeksbudget en gereserveerd voor een effectmeting naar een van de eerder door de voormalige rekenkamercommissie uitgevoerde onderzoeken. De verdeling van het budget voor 2021 was als onderstaand. Het budget voor het onderzoek naar externe inhuur en de instandhouding van de rekenkamercommissie is als zodanig besteed. Het gespaarde budget 2020 vanuit de voormalige rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is nog steeds gereserveerd voor een effectmeting. Budget 2021

%

Budget in €

Budget per gemeente in €

8.700

4.350

Gespaard 2020 (toegevoegd aan onderzoeksbudget voor AlphenChaam en Baarle-Nassau)

Onderzoek externe inhuur

77%

17.330

5.777

Instandhouding rekenkamercommissie 2021 (o.a. vergaderingen, opstellen shortlist, jaarverslag)

23%

5.170

1.723

TOTAAL (exclusief gespaard budget 2020)

100%

22.500

7.500

6