SB24.06.06C Bijlage bij jaarverslag archief- en informatiebeheer - Verbeterplan 2023

Jaarverslag 2023 / Verbeterplan per 22 april 2024 nr.

KPI

1 1.1

5a

Start Gepland Risico Prior Omschrijving eindresultaat Wettelijk kader i(oplossing) activiteit einde activiteit teit 5-4-2023 Raad 26-09-2023 Actuele, door gemeenteraad, Archiefwet 1995, art. Het up-to-date maken van de Middel vastgestelde 30, lid 1 en art. 32, archiefverordening. archiefverordening. lid 2 Omschrijving probleem (knelpunt)

2 1.2

Het up-to-date maken van de Middel beheerregeling.

Door college vastgesteld Besluit informatiebeheer.

3 1.3

SIO opnemen in beheerregeling (1.2)

Zie 1.2

4 1.4

Middel Regelingen treffen van voorzieningen bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken van een ander (tijdelijk) overheidsorgaan.

5 1.5

ICT NML opnemen in het register van gemeenschappelijke regelingen.

1.5

Laag

3

Laag

Duidelijkheid verschaffen Middel over de uitvoering van de wettelijke taken van de openbaar lichamen (welke taken, mandaat, delegatie).

3

Aanpak op hoofdlijnen

Status voortgang / Meetmomenten

Aan de hand van modelverordening acualiseren, afstemmen met RHCe, Juridische Zaken en CIO, via BBV laten vaststellen, publiceren

Vastgesteld en Na vaststelling door Gereed gepubliceerd: vastgesteld de Raad Raad 4-7-2023, Gepubliceerd 19-07-2023 Gmb-2023-315238

Eventueel toelichting

Actor

Aan de hand van model Vastgesteld B&W 24-10-2023, Na vaststelling door Gereed 22-6-2023 Na vaststelling archiefverordenin actualiseren, afstemmen Gepubliceerd 14-12-2023 Gmb- het College Hierin ook taak van SIO met RHCe, Juridische g 2023-530614 opgenomen. Zaken en CIO, via BBV laten vatstellen, publiceren 22-6-2023

Zie 1.2

In iedere GR is een regel op genomen over te treffen maatregelen bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken.

Archiefwet 1995, art. 6-2-2023 4

31-12-2024

Bij het wijzigen van Alle GR'en zijn alle gemeenschappelijke aangeschreven om het regelingen het onderdeel artikel Archief op te nemen archief nadrukkelijk aan cf de handreiking de orde stellen. Bij KPI inrichting informatie- en 1.5 hier ook nog eens op archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden van ingaan. KIA/LOPAI (versie november 2021). In elke GR is een artikel m.b.t. toetreding, uittreding en wijziging en opheffing opgenomen. Wijzigingen GR'en zijn vastgesteld Raad 4-7-23. Alleen ICT NML en VRBZO voldoen nog niet.

ICT NML opgenomen in register GR.

Archiefwet 1995, art. 1-3-2023 40

1-6-2023

Contact opnemen met verantwoordelijke ambtenaar.

Q1-2024

Q2-2024

Overzicht hebben van taken die GR'en voor gemeente uitvoeren.

Einde activiteit

Met vaststelling Besluit Informatiebeheer Na aanpassing door alle G.R'en

Gebleken is dat ICT NML wel Na opname in het in het register is register van opgenomen: Gemeenschappelijke https://organisaties.overhe Regelingen id.nl/30279/Gemeente_Asten/ #gemeenschappelijkeregelingen In beeld brengen van de Er is een actueel overzicht Alle taken in op mandaat en delegatie vast te leggen https://organisaties.overhe zijn inzichtelijk onderdelen. Contact id.nl/30279/Gemeente_Asten/ gemaakt. opnemen met . Specificering mbt welke verantwoordelijke taken mandaat en delegatie ambtenaar. zijn staan hier niet in. Lijst toesturen aan Aan hand van opgestelde provincie concept-lijst staat vraag uit bij verantwoordelijk ambtenaar. (zaak 1004656). Informatie aanleveren voor 7 juni. Uiterlijk 2 juli in college. Lijst voor 15 juli naar provincie.

Gereed

Adviseur Informatiebeheer ICT NML is 2 maanden geleden een project gestart nav hun archiefinspectie waarin dit punt ook wordt meegenomen. Een planning hiervan is ons nog niet bekend. Van VRBZO is dit ook niet bekend.

Gereed

Het nu op te leveren document zal een document in ontwikkeling zijn dat nadere uitwerking behoeft. Vervolgens is het een kwestie van bijhouden.

Adviseur Informatiebeheer

6 2.2

Het wegwerken van de Hoog archterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden op het terrein van vernietiging en overdracht.

1

Geen achterstanden op het gebied van vernietiging en overdracht.

jan-21

Voor vernietiging: Q42023 Voor overbrenging: Q22023. Dit moet bijgesteld worden: Voor vernietiging is dit niet SMART te maken zo is gebleken. Daarom worden alleen de komende lijsten benoemd. Voor overbrenging juni-2025

Vervolg 6.2.2

7 3.1

Overzicht softwareapplicaties waarin archief gevormd wordt

Middel

5

Overzicht nader uitgewerkt voor meer inzicht in de applicaties op archiefgebied, ook die we gebruiken via externe partijen

Q3-2023

Q4-2024

8 4.1

Het vaststellen van interne Middel normen in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en structureel periodiek op kan worden getoetst.

3

Vastgestelde interne normen Archiefregeling art. in het kwaliteitssysteem 16 waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek kan worden getoetst en evaluatie mogelijk is.

Q1-2023 Nieuwe planning: juni 2024

Q4-2023 Nieuwe planning: december 2024

Verwerking in jaarplan opnemen. Vernietigingslijsten eerst zelf bewerken, vervolgens voorleggen bij medewerkers en daarna ter goedkeuring naar RHC. Overbrenging analoog uitbesteed. Overbrenging bouwvergunningen digitaal, waarbij het scannen wordt uitbesteed, het schonen en scanklaar maken gebeurt intern.

Vernietiging: loopt achter, Als er geen achterstanden meer zie toelichting. zijn Achterstand overbrenging analoog is afgerond. Vernietigingslijsten 2020 analoog en digitaal zijn goedgekeurd en vernietigd. 2021 analoog en digitaal ter goedkeuring naar het RHC gestuurd op 12-01-24. De bevindingen van de lijst digitaal (ontvangen 07-0224) worden op dit moment verwerkt en zal uiterlijk 10-05-24 aangeleverd worden bij het RHC. De verwerking van lijsten 2022 is halverwege en zal naar verwachting eind juli gereed zijn. Aanlevering bij het RHC zal (ivm vakanties) in november 2024 zijn. Bouwvergunningen 1970-1989: Er zijn grote stappen gezet. Alleen nog van 2 batchs een verklaring van het RHC te ontvangen.

Sr. DIV Er moet nu een vernietigingsgrondslag toegevoegd worden aan de vernietigingslijsten. Dit is (vooralsnog) een handmatige actie die extra tijd vraagt en levert ook nog de nodige discussie op waardoor het verkrijgen van goedkeuring langer duurt en ook extra werk met zich meebrengt. Voor de overbrenging van gedigitaliseeerde bouwvergunningen is nogmaals uitstel verleend door de provincie en wel tot juni 2025. Het analoog overbrengen van correspondentie-archief en hinderwet/milieuvergunningen is wel gehaald. Vanwege werkzaamheden voor de komst van Djuma is de verwerking van zowel vernietigingslijst als bouwvergunningen op een lagere frequentie komen te staan.

Bouwvergunningen 19901999. De vergunningen 1990 - 1997 zijn gescand. Alleen 1998 - 1999 moet nog aangeleverd worden. Batch 1990-1991 in maart 2024 ter controle aangeleverd. Omdat de indexen niet goed zijn, is hierover gereclameerd bij het scanbedrijf. Een adequate reactie heeft lang op zich wachten, maar inmiddels is men hiermee aan de slag. Aan de hand van Er is een actueel overzicht Als alle applicaties Zie ook 5.1 en 5.10 contracten een lijst Vervolgens is het een gegenereerd met applicaties inzichtelijk zijn opstellen. gemaakt. Dit zal kwestie van bijhouden waarin zich In beeld brengen van de archiefbescheiden bevinden. echter een bestaande vast te leggen activiteit blijven. Overzicht met applicaties onderdelen. Contact uitgezet bij functioneel opnemen met functioneel beheerders om velden aan te applicatiebeheerders. vullen. Wanneer deze meer Lijst toesturen aan compleet is, zal iprovincie. Navigator worden aangevuld. Lijst voor 15 juli naar provincie. Er is een handboek kwaliteit uit 2015. Om deze te herzien en verder uit te breiden, zal dit item uitbesteed worden.

Hetgeen er vastgelegd wordt Na vaststelling door is naar het RHC gestuurd op het MT 12-12-22 met vraag of we met deze bestanden tot een kwaliteitssysteem kunnen komen. Hierop is op 12-1-23 een reactie ontvangen. Om dit verder op te pakken, zal dit werk uitbesteed worden. Een opdracht is in april 2024 verstrekt.

Er is een handboek kwaliteit (zaak 2015011338). Dit item is blijven liggen vanwege andere werkzaamheden die voorrang hebben gekregen.

Adviseur Informatiebeheer en applicatiebeheerders

Sr. DIV

Informatie inwinnen bij 16 mei 2023 bijeenkomst Na vaststelling van provincie inrichting RHC en provincie en het overzicht mogelijk bij gemeenten Informatiebeheerplan. die hier al een plan van Aanvang gemaakt middels sessies met buurgemeenten aanpak voor hebben. en VHIC. Het inventariseren Deelnemen aan bijeenkomsten over dit van groepsemailadressen is afgerond. onderwerp bij de In Q3-Q4 van 2023 heeft er provincie. inventarisatie van de Mede vanuit functionele mailboxen informatieveiligheid plaatsgevonden. Mailboxen opschoonacties houden die niet meer in gebruik Structurele acties houden om het bewustzijn zijn worden, na indien nodig archiveren van te verhogen onder de bestanden, verwijderd. medewerkers Proces aanvragen Onderdeel email en functionele mailbox is website meenemen in aangepast om wildgroei te project WMEBV. voorkomen. Onderdeel netwerkschijven meenemen Structurele acties zijn opgenomen in het jaarplan in voorbereiding M365 Informatisering 2024 Lijst toesturen aan Op 28 mei 2024 een provincie bijeenkomst bij de provincie. Uiterlijk 2 juli in college Lijst voor 15 juli naar provincie Zie 3.1 Zie 3.1

Zie ook 3.1. en 5.10

Adviseur Informatiebeheer en Sr. DIV

Zie ook 3.1. en 5.1

Adviseur Informatiebeheer en Sr. DIV

31-12-2023 Nieuwe planning Q4-2024

Aan hand van format RHC Mei 2024 concept naar RHC Na vaststelling door voor advies. aanpassen college. September 2024 vaststelling door college en publicatie.

Dit is blijven liggen omdat Sr. DIV andere werkzaamheden voorrang kregen. Inmiddels opnieuw begonnen omdat er een nieuw format beschikbaar is.

Archiefwet 1995, art. 1-2-2023 5 en archiefbesluit art. 2-5

1-6-2023

16-2-23 besproken met RHC; Na vaststelling Aan hand van 2 20-2-23 aanvullende info voorbeelden hotspotmonitor door hotspotmonitor opstellen ontvangen vanuit het RHC; college. Vastgesteld door college op 03-05-2023.

Gereed De eerste hotspotmonitor over corona is gepubliceerd op de website. De volgende zijn in de maak en is verder going concern.

Het systematisch meenemen Archiefwet 1995, art. Q1-2024 van kopieën in de reguliere 3 en archiefbesluit vernietiging. art. 8

Q1-2025

Overgaan naar nieuw zaaksysteem; Beleid beheer mailboxen en lokale filesystemen opstellen en beheren; Vervolg plannen.

9 5.1

Hoog Het opstellen van een actueel en compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden waarin netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, gemeentelijke databases, gemeentelijke websites, de sociale mediakanalen en archiefbescheiden in vakapplicaties zijn opgenomen.

1

Archiefwet 1995, art. Q3-2023 Een actueel en compleet overzicht van (te bewaren) 3 en 21.2 archiefbescheiden waarin netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, gemeentelijke databases, gemeentelijke websites, de sociale mediakanalen en archiefbescheiden in vakapplicaties zijn opgenomen.

Q4-2024

10 5.10

Het maken van een overzicht Middel van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten.

3

Het hebben van een overzicht van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten.

Q3-2023

Q4-2024

11 6.1

Handboek vervanging actualiseren

Hoog

2

Geactualiseerd handboek vervanging en vervangingsbesluit

Archiefwet

5-7-2023

12 6.3

Het vaststellen van een hotspotmonitor

Middel

Vastgestelde hotspotmonitor.

13 6.4

Het systematisch meenemen Middel van kopieën in de reguliere vernietiging.

4

Als kopieën Op dit moment nog onduidelijk hoe dit te systematisch realiseren, vandaar ook nog meegenomen gaan geen duidelijk worden bij de planning/meetmomenten. reguliere vernietiging.

Adviseur Informatiebeheer en Sr. DIV