SB24.06.06A CV Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023

RAADSVOORSTEL (via commissie) ZAAKNUMMER: 07431000712 AGENDANUMMER: 06 Commissie Samenleving en Bestuur op 5 juni 2024 Onderwerp: Bijlage(n): Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023

-4-

Vergadering van: 18 juni 2024

Agendanummer:

p.h.:

24.06.XX

LM

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Het jaarverslag archief- en informatiebeheer informeert over de verbetermaatregelen naar aanleiding van de audit uit 2022 en de ontwikkelingen op informatiebeheer. Beslispunten De raad besluit: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023. Inleiding Conform de archiefverordening wordt de gemeenteraad jaarlijks middels een jaarverslag geïnformeerd over de stand van zaken rondom archief- en informatiebeheer. Met dit jaarverslag willen we de gemeenteraad en de provincie op de hoogte stellen van de voortgang van de maatregelen ter verbetering van de kwaliteit die uit de audit uit 2022 voortkwamen. Wat willen we bereiken De informatiehuishouding op orde hebben. Wat gaan we daarvoor doen De aanbevelingen uit de audit pakken we op via een jaarplanning. Naast de aanbevelingen spelen er uiteraard nog meer zaken op het gebied van archief- en informatiebeheer. Ook daar blijft aandacht voor, zoals kwaliteitscontroles, nieuwe ontwikkelen, het ondersteunen van medewerkers bij het nieuwe zaaksysteem. Mogelijke alternatieven Geen. Risico’s De provincie beoordeelt het jaarverslag. Hier kan uitkomen: Voldoet, Voldoet gedeeltelijk of Voldoet niet. Het college wordt dan verzocht om de verbetermaatregelen meer SMART te beschrijven c.q. meer adequaat op te pakken.

Tevens vindt er in aanloop naar het volgende systematische toezicht minimaal één ambtelijk voortgangsgesprek plaats tussen de provinciale archiefinspectie en de toezichtontvanger. Zo’n gesprek is erop gericht om bij de volgende toezichtronde weer een ‘voldoet’ te behalen.

Wat mag het kosten Niet van toepassing. Bijlage(n)/ter inzage Naam

Document nummer

1.

Raadsbesluit

1005845

2.

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023

1005941

3.

Bijlage bij jaarverslag archief- en informatiebeheer:

1006128

Verbeterplan 2023 4.

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022

1008603

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023

18 juni 2024

24.06.XX

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 7 mei 2024, gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 5 juni 2024; besluit: 1. kennis te nemen van het jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 18 juni 2024. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk

3/3