SB24.03.05A CV Normenkader en controleprotocol voor accountantscontrole (Rechtmatigheidsverantwoording)

RAADSVOORSTEL BIJ ZAAKNUMMER: 07431000282 AGENDANUMMER: 05 Commissie Samenleving en Bestuur op 14 maart 2024 Onderwerp: Normenkader en controleprotocol voor accountantscontrole (Rechtmatigheidsverantwoording)

Bijlage(n): Vergadering van: -2-

26 maart 2024

Agendanummer:

p.h.:

24.03.xx

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Voor de controle van de jaarrekening door de accountant moet het normenkader 2023 en het controleprotocol 2023 vastgesteld worden. Het normenkader geeft een overzicht van de voor de accountantscontrole relevante externe wetgeving en de eigen regelgeving, verordeningen, raadsbesluiten en beleidsregels. In dit controleprotocol worden door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. Beslispunten 1. Het normenkader 2023 vaststellen; 2. Het controleprotocol 2023 t/m 2028 vaststellen. Inleiding Rechtsmatigheidsverantwoording In de jaarrekening 2023 neemt het college voor het eerst verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op. Dit komt voort uit aanpassingen van de Gemeentewet maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Rechtmatigheid is een ruim begrip. Het betekent letterlijk ‘voldoen aan de geldende wettelijke kaders en regelgeving’. Het gaat daarbij om Europese en nationale wetgeving en om eigen regelgeving van de gemeente, zoals verordeningen en beleidsregels en de vastgestelde begroting. Rechtmatigheid is van essentieel belang voor het vertrouwen in de overheid.

Inwoners en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat overheden rechtmatig publieke gelden verwerven en besteden én dat hier vanuit het bestuur een goede controle op is. Naast het voldoen aan de regelgeving neemt de gemeente daarom beheersmaatregelen op in de bedrijfsprocessen. Het college gaat verantwoording afleggen over de financiële rechtmatigheid: in de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met de begroting en de relevante financiële wet- en regelgeving.

LM

Dit betekent niet dat de accountantscontrole en -verklaring overbodig worden. De accountant geeft nog steeds een getrouwheidsoordeel over de jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening betekent dit dat de accountant ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording geeft. Alleen het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant vervalt. Wat willen we bereiken Een goedkeurende verklaring van de accountant bij de jaarrekening 2023. Wat gaan we daarvoor doen Meerjarig Intern Controle plan 2023 t/m 2028 Het Meerjarig Intern Controle (IC) plan 2023 t/m 2028 is de kapstok voor de activiteiten die we in de gemeente Asten uitvoeren t.b.v. ons 'zelf controlerend vermogen' en het continu doorvoeren van verdere verbetering in de uitvoering van onze processen. Aanvullend wordt steekproefsgewijs een controle hierop uitgevoerd door een functionaris die het proces niet in de dagelijkse praktijk uitvoert. Controle vindt plaats aan de hand van een set van regelgeving (wetten, verordeningen) waaraan moet worden voldaan, het normenkader. Doel is vast te stellen in welke mate de processen financieel rechtmatig worden uitgevoerd en getrouw in de administratie zijn vastgelegd. Daarnaast onderzoekt ook de accountant nog in hoeverre onze processen getrouw en rechtmatig zijn uitgevoerd.

Daarbij steunt de accountant onder andere op de uitgevoerde interne controle en voert indien noodzakelijk nog aanvullende controles uit. De kaders voor de accountantscontrole zijn beschreven in het controleprotocol. Beoogd resultaat is het verstrekken van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening met betrekking tot de getrouwheid. Nieuw in het Meerjarig Interne Controleplan ten opzichte van voorgaande jaren is dat het een meerjarig plan betreft, dat gelijkloopt met het verlengde contract met de accountant van 2023 t/m 2028. Daarnaast zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot de met ingang van jaarrekening 2023 verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college. Verder is het plan ingestoken als een groeiplan, om controles uitgebreider, gemakkelijker en efficiënter in te richten, onder andere afhankelijk van de mogelijkheden van automatisering. Conform de financiële verordening is het college het aangewezen orgaan om het Interne Controle plan vast te stellen. 1.1 Normenkader 2023 Het normenkader wordt door de raad vastgesteld. Het normenkader geeft een overzicht van de voor de accountantscontrole relevante externe wetgeving en de eigen regelgeving, verordeningen, raadsbesluiten en beleidsregels. 2.1 Controleprotocol 2023 t/m 2028 De raad stelt het controleprotocol vast. Hierin staan onder andere de goedkeurings- en rapporteringstoleranties opgenomen.

Aan de raad wordt voorgesteld om het controleprotocol voor Crowe Foederer vast te stellen voor 2023 t/m 2028 omdat ook het contract met de accountant verlengd is t/m 2028. Aanpassing financiële verordening 2024

Ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 is de financiële verordening geactualiseerd. De financiële verordening 2024 is vastgesteld in de raad van 12 december 2023. Op basis van voortschrijdend inzicht is een aanpassing van de financiële verordening nodig. Dit om te voorkomen dat voordelen als een onrechtmatigheid worden beschouwd. Daarnaast moet de financiële verordening 2024 (ingangsdatum 1-1-2024) van toepassing worden verklaard voor het boekjaar 2023. Hiervoor wordt een apart voorstel voorgelegd. Mogelijke alternatieven Niet van toepassing. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie Niet van toepassing. Risico’s Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Wat mag het kosten Niet van toepassing. Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) Normenkader 2023 1000284 Controleprotocol 2023 t/m 2028 1000288

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Normenkader en controleprotocol voor accountantscontrole (Rechtmatigheidsverantwoording)

26 maart 2024

24.03.XX

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 20 februari 2024 met zaaknummer 1000282; gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 14 maart 2024; besluit: 1. Het normenkader 2023 vast te stellen 2. Het controleprotocol 2023 t/m 2028 vaststellen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 26 maart 2024. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk