SB23.11.09B 2e Bestuursrapportage incl. 2e begrotingswijziging
Tekst van het document
BURAP II 2023 (inclusief Ontwerp- 2e BW 2023) Datum
13-9-2023
Versiebeheer Versie
Datum
Status
Financieel Specialisten
24-08-2023
Concept
Regievoerders
01-09-2023
Concept
Dagelijks bestuur/ Algemeen bestuur
13-09-2023
Definitief
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
Inhoudsopgave 1.
Inleiding .......................................................................................................................................................................................................................................................................................3
2.
Leeswijzer ...................................................................................................................................................................................................................................................................................4
3.
Organisatie-ontwikkeling ..........................................................................................................................................................................................................................................5 3.1 BSOB organisatie ...........................................................................................................................................................................................................................................................5 3.2 Missie, visie en kernwaarden .............................................................................................................................................................................................................................5
4.
Programma-verantwoording - Primaire processen.....................................................................................................................................................................6 4.1 Waarderen ...........................................................................................................................................................................................................................................................................6 4.2 Heffen ........................................................................................................................................................................................................................................................................................7 4.3 Innen ..........................................................................................................................................................................................................................................................................................8
5.
De Paragrafen.....................................................................................................................................................................................................................................................................10 5.1
Weerstandsvermogen & risicobeheersing ......................................................................................................................................................................................10
5.2 Financiering .......................................................................................................................................................................................................................................................................11 5.3 Bedrijfsvoering ................................................................................................................................................................................................................................................................11 5.3.1
Bezwaar en Beroep ....................................................................................................................................................................................................................................12
5.3.2
Frontoffice ...........................................................................................................................................................................................................................................................13
5.3.3
ICT................................................................................................................................................................................................................................................................................14
5.3.4
Personeel en Organisatie ....................................................................................................................................................................................................................16
5.4 6.
Prestatie-indicatoren............................................................................................................................................................................................................................................17
Projecten...................................................................................................................................................................................................................................................................................21 6.1
Masterplan automatisering............................................................................................................................................................................................................................21
6.2
Verbouwing ...................................................................................................................................................................................................................................................................22
6.3
Potentiële nieuwe deelnemer.....................................................................................................................................................................................................................22
6.4
Beveiligingsniveau naar 4 ..............................................................................................................................................................................................................................23
7.
Financiën.................................................................................................................................................................................................................................................................................24 7.1
Exploitatieresultaat t/m juli 2023 ..............................................................................................................................................................................................................24
7.2 Analyseverschillen ...................................................................................................................................................................................................................................................25 7.3 Bijdragen per deelnemer..................................................................................................................................................................................................................................28 7.4 Productiecijfers 2022 .............................................................................................................................................................................................................................................29 7.5 Taakvelden 2e BW 2023.......................................................................................................................................................................................................................................30 7.6 Meerjarenbegroting.................................................................................................................................................................................................................................................31 8.
Bijlagen .....................................................................................................................................................................................................................................................................................33 8.1
Lijst van gebruikte afkortingen ....................................................................................................................................................................................................................33
P A G I N A |2
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
1. Inleiding Voor u ligt de tweede bestuursrapportage 2023 (Burap II 2023) met de ontwikkelingen en de voortgang over de periode tot en met juli. BSOB is de afgelopen periode met een serieuze gegadigde in onderhandeling om te komen tot een uitbreiding van de taken. Daarnaast staat de verdere uitrol van de businesscase, ofwel de verdere professionalisering en automatisering van onze processen op de agenda. Dit alles wordt uitgebreider besproken in hoofdstuk 6 projecten. Bezwaren Uitzonderlijk voor dit jaar is de enorme toename aan bezwaren. Wij hebben meer dan 3 x zoveel bezwaren ontvangen dan in 2022. Hoewel dit in lijn is met de landelijk gemiddelde toename, is er sprake van een exponentiële stijging ten opzichte van vorig jaar. Dit komt door een landelijk gemiddelde stijging van de WOZ-waarde met 17%, de gigantische budgetten die de No Cure No Pay (NCNP)-bureaus hebben voor commerciële uitingen en de vele directe burgerbezwaren door de door ons gevoerde campagne (‘Bel ons’). Het gevolg is dat de proceskosten zullen toenemen. Bovendien zal de inhuur toenemen om de kwaliteit te behouden die nodig is om de bezwaren te verwerken. De enorme toename aan bezwaren heeft tezamen met de gevoerde campagne (‘Bel ons’) van BSOB geleid tot heel veel telefoontjes. We spreken over een verdubbeling van het aantal contactmomenten en de gemiddelde gesprekstijd.
Dit heeft enorm veel beslag gelegd op onze medewerkers. Gezien het persoonlijke contact waar de staatssecretaris op stuurt, denken wij dat de bezwaren de komende jaren alleen maar zullen toenemen. Dit betekent dat we meer taxateurs, objectbeheerders en frontofficemedewerkers nodig hebben. De financiële vertaalslag hiervan is terug te vinden in de gewijzigde begroting 2023. Ook onderzoeken wij in hoeverre de spreiding van de aanslagbiljetten de telefoonhausse wat kan spreiden. Bovendien voeren wij inspanning op politiek vlak om de proceskostenvergoeding voor de WOZ-bezwaren te verlagen en het beoogde wetsvoorstel als niet controversieel te laten bestempelen. Wij sluiten wederom af met gepaste trots omdat wij in staat zijn gebleken deze enorme toename van bezwaren en contactmomenten te verwerken. Tevens lopen we ook op schema met het herwaarderen van de te taxeren objecten.
P A G I N A |3
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
2. Leeswijzer Organisatieontwikkelingen Hoofdstuk 3 geeft een blik op de algemene organisatieontwikkelingen. Primaire processen In hoofdstuk 4 geven wij een korte toelichting op de 3 primaire processen: Waarderen, Heffen en Innen. Conform de opzet van de begroting wordt per programma door middel van een stoplicht aangegeven wat de status is van de realisatie van de doelen1 en resultaten vanuit de Programmabegroting 2023. De legenda van het stoplicht is als volgt: (Groen)
is (alreeds) gerealiseerd in 2023.
(Oranje)
uitvoering ligt op schema.
(Rood)
wordt niet gerealiseerd in 2023.
De paragrafen Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In hoofdstuk 5 beschrijven wij de ontwikkeling van de volgende paragrafen: •
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
•
Financiering
•
Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen
•
Prestatie-indicatoren
Projecten 2022 In hoofdstuk 6 geven wij een terugkoppeling op de begrote projecten. Financiën Hoofdstuk 7 geeft alle financiële informatie betreffende de realisatie ten opzichte van de begroting 2023. Bijlagen Hoofdstuk 8 bevat de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen: •
1
Lijst gebruikte afkortingen.
De teksten die uit de begroting 2023 komen (het kopje “Wat willen we bereiken?”) zijn ongewijzigd
overgenomen. Hierdoor zijn sommige teksten achterhaald. Om aansluiting te behouden met de vastgestelde begroting zijn deze teksten niet aangepast. P A G I N A |4
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
3. Organisatie-ontwikkeling 3.1 BSOB organisatie BSOB is een gemeenschappelijke regeling van waterschap Aa en Maas en 9 gemeenten. BSOB is opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit van de waardering, heffing en inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen te garanderen. En wel tegen zo laag mogelijke kosten.
3.2 Missie, visie en kernwaarden Missie Bij BSOB geloven we dat het uitvoeren van de belastingtaak gepaard gaat met een hoogwaardige kwaliteit dienstverlening tegen lage maatschappelijke kosten. Zo zetten wij alle gemeentelijke- en waterschapsbelastingen op één aanslagbiljet. Overzichtelijk voor de burger en kostenbesparend! Met deze missie zorgen we ervoor dat er meer maatschappelijk geld overblijft voor onder meer schoon drinkwater, het ophalen van grofvuil en het aanleggen van fietspaden. Hiermee draagt BSOB bij aan een mooiere, schonere en gezondere leefomgeving van inwoners van Oost-Brabant. Visie De organisatie staat voor het nauwkeurig en zo eerlijk mogelijk vaststellen en heffen van de belastingaanslag. We willen excellente dienstverlening bieden door burgers, bedrijven en onze deelnemers zoveel mogelijk te faciliteren. Dit doen we door werkprocessen efficiënter in te richten en te bezien op welke wijze BSOB uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers. Het is onze ambitie om de beste belastingdienstverlener van Nederland te worden, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden, burgers en bedrijven deze snel en gemakkelijk regelen en waarvoor medewerkers graag willen werken. Om dit te kunnen realiseren is het van groot belang om continu vooruit te blijven kijken en te anticiperen op ontwikkelingen.
Pijlers zijn: hoge kwaliteit van dienstverlening, standaardisatie en digitalisering, samenwerking met deelnemers en klantvriendelijkheid. Kernwaarden •
Kwaliteit
•
Toegankelijkheid
•
Menselijke maat
•
Kostenbewustzijn
Wij handelen naar onze kernwaarden. En vinden het belangrijk om een zo hoog mogelijke kwaliteit dienstverlening te bieden tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Hierdoor streven wij ernaar om bij te dragen aan een betrouwbare en dienstverlenende overheid.
P A G I N A |5
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
4. Programma-verantwoording - Primaire processen De primaire processen van BSOB bestaan uit: •
Waarderen: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten.
•
Heffen: om belasting te innen, moet deze eerst opgelegd worden. Heffen is dan ook het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen.
•
Innen: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.
4.1
Waarderen
BURAP
I
II
Waardering: Alle objecten worden gewaardeerd, gecontroleerd en beschikt voor belastingjaar 2023. 97% van de objecten vóór 1 maart 2023 en 99,9% van de objecten vóór 1 juni 2023. Terugblik jan t/m april
In 2022 hebben we met Ortax een nieuw taxatiemodel ingericht op basis van oppervlakte. De oplevering van dit nieuwe model is 2 maanden uitgesteld vanwege problemen in de software van Ortax. Dit betrof een probleem waar alle Ortax klanten door geraakt werden. Het trof BSOB i.c.m. met het nieuwe model dubbel nu het nieuwe taxatiemodel pas ingericht kon worden toen de algehele problemen waren opgelost. Hierdoor is een achterstand ontstaan, waardoor we de KPI niet hebben gehaald.
Terugblik mei t/m juli
Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald.
Prognose t/m dec
Eind december voldoen we aan de KPI.
Vraagprijsanalyse: Na het bekend worden van een vraagprijs middels I-WOZ wordt deze inhoudelijk vergeleken met de object- en waardegegevens, zoals bekend binnen BSOB. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond maximaal 4 maanden na het bekend worden van deze vraagprijs. Terugblik jan t/m april
Vanwege de oververhitte woningmarkt voeren we geen vraagprijsanalyse uit. Het object is al verkocht op het moment dat we de vraagprijs binnen krijgen. Bij verkoop analyseren we het object in de PMA.
Terugblik mei t/m juli
Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
We verkennen in hoeverre objectbeheerders in de toekomst kunnen bijspringen op de vraagprijsanalyse.
Permanente Marktanalyse: Na de verwerking van de verkopen via het Kadaster worden maandelijks de koopinlichtingen-formulieren en herinneringen verstuurd. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 6 maanden na verkoopdatum. We onderzoeken de mogelijkheden om dit proces grotendeels te automatiseren. Terugblik jan t/m april
We zijn qua tijdigheid goed bij met de PMA. Daarnaast hebben we met GouwIT in kaart gebracht hoe dat we de inlichtingenformulieren geautomatiseerd en P A G I N A |6
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
gedeeltelijk digitaal gaan versturen. We zijn in afwachting van GouwIT totdat ze dit opleveren. Terugblik mei t/m juli
Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
De PMA blijft bij. GouwIT levert het proces rondom de inlichtingenformulieren op.
Waarderen op oppervlakte: In 2023 zal worden overgegaan tot het waarderen op gebruiksoppervlakte (GO) van alle gemeenten. Dit in samenwerking met de BAGbeheerders van de deelnemers en de Woningbouwstichtingen welke onroerend goed bezitten binnen de deelnemende gemeenten. Terugblik jan t/m april
Inmiddels waarderen wij alle gemeenten op GO. Op de niet-woningen in Bernheze loopt een herstelactie. Dit valt buiten het project.
Terugblik mei t/m juli
Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
De herstelactie in Bernheze is gedeeltelijk afgerond. De laatste onderdelen worden in september afgerond.
4.2
Heffen
BURAP
I
II
De aanslagoplegging van 2022 en mogelijke aanslagen 2023 in zijn geheel in 2023 op te leggen. Terugblik jan t/m april
De kohieren zijn, op één na, volgens planning opgelegd. Het kohier van april is door technische uitdagingen in mei verstuurd.
Terugblik mei t/m juli
Alle kohieren 2023 en aanvullende kohieren 2022 zijn volgens planning opgelegd.
Prognose t/m dec
We leggen alles over heffingsjaar 2022 op in 2023. Alle heffingen 2023, behalve de gebruikersheffingen die achteraf vastgesteld worden, leggen we op in 2023.
In overleg met de deelnemende gemeenten het harmoniseren van verordeningen gemeentelijke heffingen op de onderdelen belastbaar feit en belastingplicht. Doel: efficiënter werkproces en standaardisering inrichting belastingapplicatie. Terugblik jan t/m april
De inrichting is aangepast, waardoor het werkproces nog gemakkelijker is.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
We verzamelen de verbeteringen voor de verordeningen voor volgend jaar. Deze verwerken wij in de conceptverordeningen voor de deelnemers.
De handmatige werkzaamheden in het proces zoveel mogelijk automatiseren. Deze werkzaamheden hebben betrekking op de basisregistraties BRP, BRK en het HR. Ook werkzaamheden rondom de verwerking van het inkomend berichtenverkeer uit de LV WOZ en de verwerking van de ongebouwde objecten ten behoeve van de “Watersysteemheffing ongebouwd” moeten via de applicatie nog meer geautomatiseerd gaan verlopen. Terugblik jan t/m april
Nieuwe BRP-Koppeling De eerste kohieren 2023 zijn opgelegd op basis van de gegevens uit de nieuwe BRP-koppeling in Gouw7. Handelsregister (HR) P A G I N A |7
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
We hebben de mutatieverwerking van de gegevens uit het Handelsregister onder de loep genomen. De aangeleverde mutaties uit het Handelsregister gegevens zijn in een werkgroep bekeken en besproken met als doel om deze gegevens nog beter en sneller te kunnen verwerken. Bevragingen BRP en HR De bevraging van de koppeling BRP en de bevraging van het Handelregister staat vanaf dit jaar tot onze beschikking. Hiermee worden subjecten automatisch met de volledige gegevens opgevoerd. Grondslagen watersysteemheffing De grondslagen voor de watersysteemheffing ongebouwd zijn vanaf het eerste waterschapskohier opgelegd via het aangeleverde TDK-bestand. De overgang naar de nieuwe processen is goed verlopen. De aanslagbiljetten over belastingjaar 2023 zijn goed opgelegd. Terugblik mei t/m juli
Alle grote kohieren 2023 zijn opgelegd. De verwerking van recente gegevens uit de basisregistraties is bijgehouden. De kinderziektes van de nieuwe koppeling BRP zijn grotendeels opgelost.
Prognose t/m dec
We gaan de “gewijzigde” werkprocessen verfijnen en zo nog meer gegevens automatisch verwerken.
4.3
Innen
BURAP
I
II
Continuering van de huidige werkwijze met betrekking tot invorderen. Terugblik jan t/m april
We hebben de volgende optimalisatieslagen doorgevoerd: Dagelijks versturen van AIC-bevestigingsbrieven; Brieven voorzien van een uitstelperiode, zodat termijnen beter aansluiten.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
De komende periode zetten we dit door.
Alle processen binnen invordering toetsen aan de menselijke maat en waar nodig aanpassen. Terugblik jan t/m april
We roepen belastingschuldigen op om te bellen bij problemen; We passen meer maatwerk toe; We zijn coulant bij verzoeken om een uitstel en een regeling.
Terugblik mei t/m juli
Bovengenoemde acties handhaafden we. We startten samen met teams gegevensbeheer en heffen een project om de communicatie richting erfgenamen/nabestaanden te verbeteren.
Prognose t/m dec
We gaan meer invulling geven aan van de menselijke maat binnen BSOB. Daarna toetsen we de invorderprocessen hierop. We werken de communicatie richting erfgenamen/nabestaanden verder uit. De juiste correspondentiegegevens van de erfgenaam zijn eerder verwerkt. We ontvangen hierdoor minder retourpost en meer tijdige betalingen.
Inkomende e-mails en overige correspondentie worden op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. P A G I N A |8
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
Terugblik jan t/m april
We hebben de gestelde KPI behaald.
Terugblik mei t/m juli
In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. De overige maanden is de KPI wel behaald.
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we de gestelde KPI niet te halen i.v.m. grote aantallen aanmaningen. De overige maanden en over het gehele jaar genomen behalen we de KPI.
Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid (MO). Terugblik jan t/m april
M.i.v. februari 2023 staat er een MO-promotiemelding op de BSOB-envelop.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
We onderzoeken of er meer producten via MO verzonden kunnen worden.
Eerder in het invorderproces detecteren dat een belastingschuldige niet kan betalen en daar naar handelen (sociaal invorderen). Terugblik jan t/m april
In deze periode is er een brainstorm geweest.
Terugblik mei t/m juli
Met een van de deelnemers gesproken over mogelijkheden van ondersteuning bij aanvragen kwijtschelding door bijstandsgerechtigden.
Prognose t/m dec
Indien de deelnemer dit verzoekt werken we de mogelijkheden uit en starten we een pilot. Hiermee bereiken we dat minima beter gebruik maken van de mogelijkheden.
Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van door een medewerker. Terugblik jan t/m april
Nog niet gestart.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
Dit moet gebouwd worden door GouwIT. De verwachting is dat we dit niet realiseren in 2023 maar in 2024.
Het proces verwerken ambtsberichten deurwaarder grotendeels automatiseren.
Terugblik jan t/m april
Dit is een onderdeel van de Gouw-optimalisatie.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
In Q4 van 2023 hiermee starten.
De doorstortingen van de deurwaarder geheel geautomatiseerd verwerken.
Terugblik jan t/m april
Van de recente doorstortingen is 68% geautomatiseerd verwerkt.
Terugblik mei t/m juli
In deze periode is het percentage gestegen naar 85%.
Prognose t/m dec
Het percentage nog zal stijgen.
P A G I N A |9
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
5. De Paragrafen 5.1
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: • de weerstandscapaciteit en • de geïdentificeerde risico’s. Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Gezien de bepalingen, opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen.
De risico’s komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen). Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers. Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening. Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico’s welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post ‘onvoorzien’. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post ‘onvoorzien’ vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000. In de 1e BW 2023 is een bedrag van € 57.543 ‘onvoorzien’ opgenomen. De post ‘onvoorzien’ zal bij de 2e BW 2023 toegewezen worden. Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de - bij ministeriële regeling opgestelde - kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over de financiële positie van BSOB en zijn daarom niet opgenomen. Inventarisatie van de risico’s WOZ-Bezwaren Risico zoals opgenomen in 1e BW 2023: We constateren dat de hoeveelheid WOZ-bezwaren over de afgelopen jaren fors is toegenomen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de impact van de NCNP-bureaus. Het effect hiervan, op de begroting van BSOB, is tweeledig.
Enerzijds is er fors meer personele inzet benodigd om deze bezwaren af P A G I N A |1 0
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
te handelen (welke veelal door inhuurmedewerkers wordt uitgevoerd). Anderzijds stijgen de proceskosten fors. BSOB doet er alles aan om deze kosten zo laag mogelijk te houden, maar de verwachting is dat deze kosten in de komende jaren nog gemaakt worden. Toelichting Burap II 2023 Zoals reeds in de inleiding beschreven hebben we meer dan 3 x zoveel bezwaren ontvangen dan in 2022. Hierdoor zullen de proceskosten en inzet van inhuur toenemen. Hierop is in hoofdstuk 7 de prognose aangepasten deze is verwerkt in de 2e BW 2023. Inflatierisico’s Risico zoals opgenomen in 1e BW 2023: Zoals bekend is het een onrustige economische tijd. Waar mogelijk hebben wij de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Echter, de huidige economische omstandigheden zijn dermate onzeker dat dit de komende tijd effect kan hebben op de realisatie van de begroting. Toelichting Burap II 2023 Zoals reeds bij het opstellen van de 1e BW 2023 opgemerkt is, hebben wij zoveel mogelijk de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Waar van toepassing zijnde, zijn deze verwerkt in de 2e BW 2023.
5.2
Financiering
BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasurystatuut van BSOB. Aangezien BSOB geen langlopend vreemd vermogen aan heeft hoeven trekken, is het treasuryrisico nihil. De liquiditeitspositie wordt nauw gemonitord. Op moment van schrijven zijn hier geen bijzonderheden over te melden.
5.3
Bedrijfsvoering
De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en medebepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld; de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, bestuursondersteuning en personeel & organisatie gepresenteerd.
5.3.1
Bezwaar en Beroep P A G I N A | 11
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
BURAP
I
II
Bezwaren WOZ: A) Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief, juridisch en taxatietechnisch afhandelen binnen de wettelijke gestelde termijn. B) Voor 90% van de bezwaren wil BSOB in 2023 gaan voldoen aan de door de Hoge Raad gestelde redelijke termijn van een half jaar vanaf datum binnenkomst bezwaar. C) Daarnaast als prestatie indicator het maximumaantal toegekende bezwaren onder het landelijke gemiddelde. D) Door optimale berichtgeving zowel vanuit BSOB alsook vanuit al haar deelnemers de belastingplichtigen zoveel mogelijk bewegen om geen gebruik te maken van de zogenoemde NCNP-bureaus, maar rechtsreeks contact op te nemen met BSOB. Terugblik jan t/m april
D) Veel burgers hebben rechtstreeks contact met ons opgenomen. Hierdoor is in verhouding het aantal burgerbezwaren meer gestegen dan het aantal NCNP-bezwaren. Desalniettemin is ook het aantal bezwaren via NCNPbureaus flink toegenomen. De stijging aan bezwaren is landelijk en ligt bij ons niet hoger dan bij andere gemeenten of samenwerkingen. De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden.
Terugblik mei t/m juli
We huren tijdelijk in om achterstanden zo veel mogelijk te voorkomen. A+B) De ambtshalve bezwaren (lees: flitsbezwaren) zijn op één na afgehandeld. De reguliere bezwaren van belastingschuldigen hebben we voor 72,7% afgehandeld. De bezwaren van NCNP-bureaus of andere gemachtigden hebben we voor 27,4% afgehandeld. C) We zien een verschil in het percentage toegekende bezwaren als we een onderscheid maken tussen door belastingschuldige zelf ingediend of gemachtigden (lees NCNP-bureaus). De ambtshalve bezwaren hebben we in 93,8% toegekend. Het percentage toegekend bij bezwaren door belastingschuldige is 42,6 % en bij bezwaren door gemachtigden 25,3%.
Prognose t/m dec
A+B) De bezwaren door belastingschuldigen zelf handelen we af binnen de gestelde termijn, de bezwaren door gemachtigden niet. C) We verwachten geen stijging van het percentage toegekende bezwaren.
Bezwaren gemeentelijke heffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de gestelde termijn van 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. De wettelijke afhandelingstermijn bedraagt een jaar (binnen het belastingjaar). Terugblik jan t/m april
We hebben wat achterstand bij de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 3 maanden af.
Terugblik mei t/m juli
De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt. P A G I N A |1 2
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
Prognose t/m dec
We handelen het restant van de bezwaren af. We behalen de wettelijke afhandelingstermijn.
Bezwaren waterschapsheffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de wettelijk gestelde termijn van 18 weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Terugblik jan t/m april
Op het moment staan we achter met de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 18 weken af.
Terugblik mei t/m juli
De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt.
Prognose t/m dec
We verwachten nog bezwaren te ontvangen. We leggen tot en met juni aanslagbiljetten op. We handelen deze bezwaren binnen de wettelijke afhandelingstermijn af.
Beroepsschriften: Afhandeling conform de termijnen die door de Rechtbank en het Gerechtshof worden gesteld. Kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil houden, zodat zo min mogelijk beroepen worden verloren op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd. Terugblik jan t/m april
Door de herwaardering 2023 en het grote aantal telefoontjes hebben we de termijnen die door de rechtbank zijn gesteld niet gehaald. De kwaliteit van afgehandelde zaken is minder hoog door de tijdsdruk. Extra controles hebben we daardoor niet uitgevoerd.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
Door het grote aantal bezwaren zal ook het aantal beroepen stijgen. Met daarbij de achterstanden van 2022 zullen we ook in de loop van 2023 termijnen niet allemaal halen. Er zal vaker immateriële schadevergoeding betaald moeten worden.
5.3.2
Frontoffice
BURAP
I
II
BSOB streeft een goede bereikbaarheid na. Alle inkomende telefoongesprekken dienen binnen de gestelde prestatie-indicatoren beantwoord te worden. Inkomende e-mails en overige correspondentie dient op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord te worden. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Terugblik jan t/m april
We haalden de gestelde KPI niet. Dat heeft te maken met een enorme hausse aan telefoontjes n.a.v. het combikohier van februari. We hebben meer telefoongesprekken gehad en de gespreksduur is toegenomen t.o.v. voorgaande jaren.
Terugblik mei t/m juli
In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. In mei en juli is de KPI gehaald.
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we een telefoonpiek. We versturen dan veel aanmaningen. Dit kan zorgen voor het niet halen van de gestelde KPI. De overige maanden behalen we de KPI.
P A G I N A | 13
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
We gaan een koppeling maken tussen het telefoonpakket en belastingpakket. Hierdoor opent de klantenkaart in het belastingpakket zodra we het gesprek aannemen. Dit levert tijdwinst op. Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid (MO). Terugblik jan t/m april
M.i.v. februari 2023 staat er een MO-promotiemelding op de BSOB-envelop.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
Vanaf volgend jaar is het effect hiervan te meten. We onderzoeken of er meer producten via MO verzonden kunnen worden.
Belastingplichtigen met openstaande schulden/betalingsproblemen in het kader van sociaal invorderen, proactief wijzen op mogelijkheden om hulp daarbij te zoeken. Terugblik jan t/m april
We maakten een pagina op de website met verwijzingen naar schuldhulpverlening per deelnemende gemeente. Telefonisch wijzen we bellers ook op de verschillende hulpinstanties.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
Dit blijven we doen.
Belastingschuldige zo optimaal mogelijk voorzien in de behoefte die er is, digitaal of telefonisch. Zelfstandig of door ondersteuning van een medewerker. Kritisch blijven evalueren of huidige middelen nog voldoen. Terugblik jan t/m april
Telefonisch helpen we de belastingschuldige zaken digitaal te regelen. Daarnaast hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd: Een KWS-beslisboom op de website geplaatst; Digitaal aanleveren van KWS-documenten verbeterd en uitgebreid.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
We onderzoeken of het digitaal communiceren via de digitale balie een behoefte vervult van de belastingschuldige.
5.3.3
ICT
BURAP
I
II
Optimaal gebruik maken van GouwZaak en Workflow: werkprocessen zoveel mogelijk automatiseren en robotiseren. Terugblik jan t/m april
We hebben verschillende werkprocessen ingericht in Gouw Belastingen. Deze werden voorheen in Excel of analoog bijgehouden. Een voorbeeld hiervan is het klachten-afhandelproces.
Terugblik mei t/m juli
We hebben een deel van de acties op volgorde van prioriteit afgehandeld.
Prognose t/m dec
De geplande acties voor deze periode gaan we inrichten.
Betrouwbaar met Data voor onze deelnemers en belastingplichtigen: slim, veilig en efficiënt inzetten van data en basisregistraties. Terugblik jan t/m april
Het bestuur heeft ingestemd met het voorstel ‘Verhogen volwassenheidsniveau gegevensbescherming’. We hebben een plan van P A G I N A |1 4
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
aanpak opgesteld om volwassenheidsniveau 4 te behalen. We zitten nu gemiddeld op niveau 1. Terugblik mei t/m juli
We hebben de aanbestedingen voor Informatiebeveiliging en Privacy ondersteuning eind juni gepubliceerd.
Prognose t/m dec
Na de gunning in september gaan we starten met het project. Het doel is binnen 2 jaar het gewenste beschermingsniveau 4 te bereiken.
Geautomatiseerd doorvoeren van mutaties in basisregistraties: de ontsluiting van gegevens uit basisregistraties flexibeler en minder complex maken door toepassing van Common Ground principes en de gegevens rechtstreeks afnemen bij de landelijke basisregistraties. Terugblik jan t/m april
Terugblik mei t/m juli
We hebben samen met GouwIT de nieuwe koppeling met de BRP geïmplementeerd. Deze koppeling vervangt de GBA-koppeling; We hebben de NHR-bevraging ingericht. Hierdoor worden bedrijven automatisch overgenomen vanuit de landelijke voorziening NHR. We zijn gestart met het implementeren van de Basisregistratie Kadaster 2.0. Per 1 augustus nemen we de koppeling in productie.
Prognose t/m dec
De Basisregistratie Kadaster is vernieuwd door het Kadaster. We gaan deze nieuwe versie 2.0 implementeren; We zijn de koppeling met de NHR aan het inrichten met GouwIT. Dit wordt een grote kwaliteitsslag voor het registeren en bijhouden van de bedrijven.
Optimaal gebruik maken van GIS-oplossingen en beschikbaar beeldmateriaal. Terugblik jan t/m april
Om voor de ongebouwde gronden in het waterschapsgebied juiste aanslagbiljetten op te kunnen leggen, hebben we informatie nodig. We hebben afgesproken met het waterschap deze jaarlijks te ontvangen en te verwerken. Deze bestanden worden gemaakt door het matchen van verschillende kaarten (beeldmateriaal).
Terugblik mei t/m juli
Samen met het waterschap hebben we besloten om in 2023 de bestanden van de ongebouwde gronden te baseren op eerdere aanleveringen. We verwerken de mutaties 2023 handmatig.
Prognose t/m dec
We treffen nu voorbereidingen om de bestanden in 2024 geautomatiseerd te kunnen verwerken. We hebben geen plannen om nieuwe GIS-oplossingen in te zetten in 2023.
Datagedreven sturing: medewerkers zijn in staat kritische vragen te stellen over data, kennis op te bouwen en de beschikbare data optimaal te benutten in besluitvormingsprocessen. We zetten daar ook nieuwe ontwikkelingen voor in zoals Datascience, robotisering en kunstmatige intelligentie. Terugblik jan t/m april
De Qlikview dashboards hebben we vervangen door PowerBI dashboards. Inzet van PowerBI zorgt ervoor dat we geen extra licenties meer nodig hebben. Ook kan de informatie nu door meer gebruikers bij de deelnemers ingezien worden.
Terugblik mei t/m juli
In deze periode hebben we geen uitbreidingen gerealiseerd vanwege beschikbare capaciteit.
Prognose t/m dec
We gaan nog meer PowerBI dashboards ontwikkelen, met name voor interne sturing. We breiden de gegevenset in het interne Datawarehouse uit met extra data uit de bronsystemen. P A G I N A | 15
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
5.3.4
Personeel en Organisatie
Deze paragraaf geeft informatie over de medewerkers, het uitgevoerde personeelsbeleid, ziekteverzuim en ARBO gerelateerde onderwerpen over de periode mei tot en met juli. 5.3.4.1
Medewerkers
Hieronder een aantal kerncijfers met betrekking tot ons personeelsbestand, de samenstelling, gemiddelde leeftijd en onze formatieruimte. •
67 medewerkers op de loonlijst (peildatum 01-08-2023).
•
Man/vrouw verdeling is 23/44.
•
De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 45 jaar.
•
Er is per 01 augustus 2023 9,92 fte formatieruimte (toegestane 68,48 fte, bezetting 58,54 fte vast personeel en 1 FTE boventallig).
Wervingscampagne nieuwe directeur De wervingscampagne is beëindigd en heeft een kandidaat opgeleverd. Na de zomervakantie (september) start het formele proces voor de benoeming. 5.3.4.2
Het uitgevoerde personeelsbeleid
In 2021 heeft het Algemeen Bestuur het businessplan vastgesteld met het bijbehorende strategisch HRMbeleid. Een thema van het strategisch HRM-beleid is het stimuleren van ontwikkeling. Hoofdpunten zijn het versterken van het leer- en ontwikkelaanbod en het optimaliseren van de performancemanagementcyclus en Pop-gesprekken. In 2022 onderzochten we hoe de gesprekscyclus te verbeteren. Naar aanleiding van het resultaat veranderden we de frequentie en de inhoud van de gesprekken. Bij deze nieuwe gesprekscyclus wordt ook aandacht besteed aan de aanspreekcultuur binnen BSOB. Op dit moment onderzoeken we welke organisatie BSOB kan gaan ondersteunen in team- en organisatieontwikkeling. Hiermee willen we tot een open en transparante leercultuur komen. Dit project staat gepland voor begin volgend jaar. Binnen BSOB zijn 3 nieuwe regelingen in het kader van de RVU getroffen. Dit zijn voor nu extra uitgaven, maar in de toekomst (omdat functies maar gedeeltelijk of niet vervangen worden) levert dit een besparing op. 5.3.4.3
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimcijfer van het tweede kwartaal is licht gedaald (5,74%) ten opzichte van het eerste kwartaal (5,99%). Wij zetten in op het voorkomen dat medewerkers verzuimen. Medewerkers die zich vaker dan drie keer per 12 maanden ziekmelden, nodigen we uit voor een verzuimgesprek. In dit verzuimgesprek besteden we aandacht aan de ziekmeldingen en informeren we over het bedrijfszorgpakket. In het eerste half jaar voerden we 4 verzuimgesprekken. P A G I N A |1 6
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
Gegevens per 27-7-23 06:32
5.3.4.4
ARBO gerelateerde onderwerpen
Preventiemedewerkers BSOB heeft een nieuwe rol laten toevoegen aan het functieboek, namelijk die van preventiemedewerker. Zo voldoet BSOB aan de Arbowet. De rol van preventiemedewerker is belegd bij twee medewerkers van BSOB. De RI&E staat gepland voor september. Deze wordt uitgevoerd en getoetst door Zorg van de Zaak.
5.4
Prestatie-indicatoren
Deze bestuursrapportage beslaat de eerste zeven maanden van 2023. Om deze reden zijn enkel onderstaande KPI's opgenomen waarover we verslag kunnen doen. Sommige doelstellingen zijn in Burap I niet behandeld, omdat destijds de doelstelling wel behaald of nog niet van toepassing was. BURAP
I
II
Wachttijd bij telefonisch contact (wachttijd ≤ 3 minuten; ≥ 95%) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 77,6%. We hebben in de maanden februari en maart veel meer telefoongesprekken gehad dan voorgaande jaren. Ook is de gemiddelde gesprekstijd langer dan voorgaande jaren. Hierdoor hadden we langere wachtrijen.
Terugblik mei t/m juli
Tot en met juli is de gestelde KPI niet gehaald (79,7%) i.v.m. de grote aantallen aanmaningen.
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we een telefoonpiek. We versturen dan veel aanmaningen. Dit kan zorgen voor het niet halen van de gestelde KPI. De overige maanden verwachten we de KPI te behalen.
P A G I N A | 17
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
Het telefoonpakket optimaliseert en zal een koppeling maken met het belastingpakket. Belt een belastingschuldige, kan hij/zij in het keuzemenu het subjectnummer tikken. Dan opent bij de medewerker van BSOB de bijbehorende klantenkaart in het belastingpakket. Dit levert tijdwinst op. Ziekteverzuim (≤ 5,7%) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 6,0%. Ondanks dat het langdurig verzuim is gedaald, halen we de doelstelling nog net niet. Dit verzuim is moeilijk te beïnvloeden.
Terugblik mei t/m juli
Het resultaat is nu nog steeds: 6,0%.
Prognose t/m dec
We verwachten dat het langdurig ziekteverzuim verder gaat dalen de komende maanden, waardoor we de doelstelling halen.
Tijdige aanslagoplegging (vóór 1 maart ≥ 98% beschikt) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 95%. Zoals eerder beschreven bij het proces ‘Waarderen’ is deze KPI niet gehaald doordat de oplevering van het nieuwe taxatiemodel met twee maanden is uitgesteld vanwege softwareproblemen bij onze leverancier Ortax.
Terugblik mei t/m juli
Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald.
Prognose t/m dec
We verwachten eind december wel aan de KPI te voldoen.
Betalingsgedrag na 1 jaar (percentage aantal openstaande posten, 1 jaar na dagtekening aanslag, na laatste vervaldag: ≤ 2,2%) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 2,4%. Door de energiecrisis en de enorme inflatie het afgelopen jaar betalen belastingschuldigen niet tijdig het aanslagbiljet. We treffen meer betalingsregelingen. Hierdoor stijgt de doorlooptijd.
Terugblik mei t/m juli
De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
In de toekomst willen we zoveel mogelijk in een vroeg stadium communiceren richting belastingschuldige om contact op te nemen indien tijdig betalen lastig is. Zo kan zo spoedig mogelijk een betalingsregeling of een andere oplossing gevonden worden.
Aanslag tijdigheid 1 juni (vóór 1 juni ≥ 99,9% beschikt) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 95%. Zoals eerder beschreven bij het proces ‘Waarderen’ is deze KPI niet gehaald doordat de oplevering van het nieuwe taxatiemodel met 2 maanden is uitgesteld vanwege softwareproblemen bij onze leverancier Ortax.
Terugblik mei t/m juli
Het resultaat is nu: 97,7%. Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald.
Prognose t/m dec
We verwachten eind december wel aan de KPI te voldoen.
Bezwaarschrift waterschap op tijd (Percentage bezwaarschriften op aanslagen waterschapsheffing binnen 18 weken, met uitzondering van watersysteemheffing Gebouwd ≥ 98%) Terugblik jan t/m april
De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden. P A G I N A |1 8
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
Terugblik mei t/m juli
Het resultaat is nu: 97,3%. Op het moment staan we achter met de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 18 weken af.
Prognose t/m dec
We verwachten nog bezwaren te ontvangen. We leggen tot en met juni aanslagbiljetten op. We handelen deze bezwaren binnen de wettelijke afhandelingstermijn af.
Bezwaarschrift gemeente op tijd (Percentage bezwaarschriften op aanslagen gemeentelijke belastingen binnen wettelijke termijn (voor 20/11; binnenkomst na 20/11 afdoen binnen 12 weken ≥ 98%) Terugblik jan t/m april
De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden.
Terugblik mei t/m juli
Het resultaat is nu: 93,6%. We hebben wat achterstand bij de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 3 maanden af.
Prognose t/m dec
We handelen het restant van de bezwaren af. We behalen de wettelijke afhandelingstermijn.
Bezwaarschrift WOZ op tijd (Percentage aantal afgehandelde WOZ bezwaren (98% vóór 1 oktober en de resterende vóór 31 december; binnenkomst na 20/11 afdoen binnen 12 weken ≥ 98%) Terugblik jan t/m april Terugblik mei t/m juli
Het resultaat is nu 58,9%. De stijging aan bezwaren is landelijk en ligt bij ons niet hoger dan bij andere gemeenten of samenwerkingen. De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden.
Prognose t/m dec
Door het enorme aantal bezwaren zal het doel van 98% voor het eind van 2023 afhandelen waarschijnlijk moeilijk haalbaar zijn.
Kwijtscheldingsverzoek op tijd (Percentage aantal afgedane verzoeken KWS t.o.v. het aantal ingediende (volledige) verzoeken binnen 16 weken: ≥ 98%)
-
Terugblik jan t/m juli
Het resultaat is nu: 85%. Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van door een medewerker is nog niet gestart. Tevens zijn door de vele telefoontjes veel medewerkers extra belast aan de telefoon en niet voldoende toegekomen aan het afdoen van verzoeken om kwijtschelding.
Prognose t/m dec
Tot en met oktober verwachten we de gestelde KPI niet te halen i.v.m. grote aantallen aanmaningen. De overige maanden en over het gehele jaar genomen behalen we de KPI. Maar in totaliteit over het gehele jaar zal de KPI niet gehaald worden.
P A G I N A | 19
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
P A G I N A |2 0
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
6. Projecten 6.1
Masterplan automatisering
In 2022 stond het inventariseren van de verbeteringen aan het belastingpakket centraal. In Q1 2023 hebben wij samen met GouwIT de verbeteringen besproken en bepaald wie deze uitvoert. In totaal zijn er 120 acties, onderverdeeld in Quick Wins en acties met prioriteit 1 tot en met 5. Hierbij heeft 1 de hoogste prioriteit. In het tweede kwartaal van 2023 zijn we geconfronteerd met twee langdurig zieke/afwezige medewerkers binnen ICT. Deze verminderde capaciteit heeft een grote wissel getrokken op de voortgang van het automatiseringsproces. En dus reden dat we de beoogde planning en doelstellingen voor 2023 niet behalen. Ook de enorme toename van het aantal bezwaren heeft een impact gehad op de keyusers. De sleutelmedewerkers zijn van essentieel belang bij het automatiseringsproces. De voortgang wordt bewaakt met een dashboard in PowerBI. Hier ziet u een overzicht van de acties en de aangepaste voortgang.
Programma
Ontwikkeling
2023
Heffen
Meetbedrijven efficiëntie slag
0,5 -
2024
2025
2026
2027
Totaal 0,5
doorgevoerd Gegevensbeheer
Nieuwe LV WOZ + BRP koppeling
0,5 -
0,5
Gegevensbeheer
Nieuwe KVK koppeling
0,5 -
0,5
Heffen
Diftar
0,3
0,3
Heffen
Optimalisatie
0,5-
1-
1,5
waterschapsbelastingen Innen
Optimalisatie betalingsverwerking
Innen
Verwerking ambtsberichten
Fiscaal juridisch
Maximale automatisering b&b
0,38-
0,38 0,6
1-
0,6 1
proces Kwaliteitscontrole
Geautomatiseerde controles door
1-
1
1-
1
o.a. BI Waarderen
Meer automatisering afh van Ortax Meer modelmatig (applicatie issue) Totaal Fte’s die worden bezuinigd
11,5
1
3,18
1
1 1,6
8,28
P A G I N A | 21
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
Bovenstaande tabel wijkt in detail af van de eerder afgegeven waarden. Reden is dat er diverse onvoorziene zaken hebben plaatsgevonden. Denk met name aan de impact van de enorme toename van het aantal bezwaren en de extra inzet die dit met zich meebrengt voor alle medewerkers. Daarnaast zijn twee medewerkers van ict (die mede kartrekkers en uitvoerders zijn van dit traject) voor langere tijd afwezig geweest. Één medewerker is inmiddels weer gestart met de werkzaamheden, de andere medewerkers is nog langere tijd ziek. Tevens kan het voorkomen dat er een verschuiving in prioriteit (of beschikbaarheid van de discipline bij de automatiseerder of BSOB zelf) plaatsvindt. Dit betekent dat we continu zullen schuiven met de waarden omdat we telkens moeten bepalen wat nu wel en niet gerealiseerd kan worden met de beschikbare medewerkers. De uiteindelijke besparing gerelateerd aan de werkzaamheden (dus exclusief het enorme aantal extra bezwaren) zoals aangegeven bij het opstarten van de businesscase zal nog steeds worden gerealiseerd. Voor de volledigheid is hieronder het financiële overzicht opgenomen van de realisatie 2023. Er zijn met enkele personen RVU-regelingen afgesproken om toekomstige afvloeingen met WW-kosten te voorkomen.
6.2
Verbouwing
In mei 2023 zijn we gestart met de verbouwing van het kantoor. Voor de komende maanden zijn we intern verhuisd naar de 4e verdieping. Het kantoor zal in tegenstelling tot eerdere afspraken in twee gedeelten worden opgeleverd. De werkruimten zijn klaar voor de bouwvakvakantie en de overige gedeelten (kantine en vergaderruimten) worden in oktober opgeleverd. Gedurende dit proces zijn er enkele tegenvallers geconstateerd die meerkosten tot gevolg hebben. Met name de automatisering (toepassen van hybride vergadersystemen) en prijsstijgingen ten opzichte van ramingen hebben geleid tot meerkosten. Hiervoor wordt een extra investeringsaanvraag ingediend.
6.3
Potentiële nieuwe deelnemer
Medio dit jaar zijn de verkennende gesprekken gestart met een potentiële nieuwe deelnemer. Deze gesprekken vinden nog steeds plaats en alles is erop gericht om per 01-01-2024 middels een DVO de belastingtaken voor deze potentiële nieuwe deelnemer te gaan verrichten. Op termijn zou deze DVO moeten leiden tot aansluiting bij de GR (Gemeenschappelijke Regeling) van BSOB. Zodra er nieuwe ontwikkelingen zijn zal het volledige AB geïnformeerd worden. De organisatie is er klaar voor en is in staat de transitie goed en gecontroleerd uit te voeren.
P A G I N A |2 2
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
6.4
Beveiligingsniveau naar 4
Zoals besloten in de AB vergadering van maart is BSOB gestart met de aanbesteding om met betrekking tot gegevensbescherming binnen twee jaar op niveau 4 te komen. Deze ambitie werd unaniem gedeeld door alle bestuurders. Medio augustus zullen de respectievelijke opdrachten voor privacy en informatiebeveiliging tezamen onder de noemer gegevensbescherming worden gegund. De verwachtte aanvangsdatum is 1 september 2023. Weliswaar worden op dit moment ook stappen gezet om te komen tot een verhoogde gegevensbescherming, maar het project heeft vertraging opgelopen doordat het openbaar meervoudig aanbesteed moest worden. Het zal gegund worden aan twee partijen. Tezamen komt het bedrag rond de €290.000,-.
P A G I N A | 23
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
7. Financiën In dit hoofdstuk maken wij gebruik van tabellen. Om de leesbaarheid te vergroten, adviseren wij u om uw zoomniveau te vergroten.
7.1
Exploitatieresultaat t/m juli 2023
V ers chil 2e
E xploit at iekos t en: (*€ 1.000) Overhead
1e BW 2023
R ealis at ie 2023
Prognos e 2023
BW 2023 en
= 2e BW 2023
1e BW 2023
Lonen en salarissen
1.817
992
1.786
-31
Overige personeelskosten
237
106
441
204
58
72
139
81
59
34
59
529
349
459
Inhuur personeel Andere vaste bedrijfsmiddelen, Kapitaallasten
afschrijving Rente
Automatiseringskosten Uitvoeringskosten
Kosten betalingsverkeer
1
Huisvestingskosten
226
Duurzame goederen
5
-70
1 113
226
158
216 62
4
354
734
-93
2.179
4.127
57
-100
-126
-200
-100
-103
-129
-200
-97
Tot ale las t en overhead
3 .967
2.050
3 .927
-40
Doorbelas t ing las t en overhead
-3 .967
-2.050
-3 .927
-
-
-
Algemene kosten
5
216
Onvoorzien
58
Uitbestede diensten
827
Repro- en portokosten Taakstelling/effecten Robotisering Tot ale las t en Overige opbrengsten
38 4.070
Overige baten
Rentebaten
-38
-3
3
Opbrengsten invordering
-3
Tot ale bat en
Saldo las t en overhead Waarderen Lonen en salarissen
40 -
1.415
934
1.442
25
10
25
Inhuur personeel
1.059
709
1.300
Automatiseringskosten
226
222
226
13
23
13
500
40
1.050
550
3 .23 7
1.948
4.056
819
-128
-110
-128
-69
Overige personeelskosten
Uitbestede diensten
Proceskostenvergoedingen
Tot ale las t en Overige opbrengsten
242
10
Repro- en portokosten Uitvoeringskosten
28
Opbrengst mutatiesignalering
-18
Opbrengst waarderen op oppervlakte Overige baten Tot ale bat en
Heffen
41
Direct e las t en w aarderen
3 .178
1.948
3 .928
750
Doorbelas t ing las t en overhead
1.860
971
1.841
-19
Tot ale las t en Waarderen
5.03 7
2.918
5.769
73 1
1.116
623
953
-163
Lonen en salarissen Overige personeelskosten
23
10
23
Inhuur personeel
130
121
295
Automatiseringskosten
74
20
74
Repro- en portokosten Tot ale las t en Overige opbrengsten
Overige baten
Tot ale bat en
Innen
-41 -59
326
232
326
1.668
1.005
1.670
3
-3
3
1.665
1.005
1.670
5
Doorbelas t ing las t en overhead
1.63 5
845
1.618
-16
Tot ale las t en Heffen
3 .3 00
1.850
3 .288
-11
323
191
197
-126
Overige personeelskosten
7
2
7
Inhuur personeel
41
61
146
Repro- en portokosten
99
58
99
105
Abonnement Inlichtingenbureau
10
11
10
Incasso- en deurwaarderskosten
133
102
133
Kosten betalingsverkeer
137
62
137
Uitvoeringskosten kwijtschelding
25
-7
25
776
481
755
-21
-21
Tot ale las t en Overige opbrengsten
2
-3
Direct e las t en Heffen
Lonen en salarissen
Uitvoeringskosten
165
Detacheringsvergoeding
Tot ale bat en Direct e las t en Innen
776
481
755
Doorbelas t ing las t en overhead
472
244
468
-5
Tot ale las t en Innen
1.248
725
1.222
-26
Gerealis eerd s aldo bat en en las t en Overhead
9.585
5.494
10.280
695
Deelnemersbijdragen
(incl. BTW)
10.402
7.698
11.270
-2.704
BTW eindgebruiker
Exploitatie
817
991
-817
BTW eindgebruiker
Investeringsvoorstel
Gerealis eerd t ot aals aldo bat en en las t en
2.204
-2.582
P A G I N A |2 4
BURAP II 2023 |Concept | 13-9-2023
7.2
Analyseverschillen 2 V ers chil
Saldo bat en en las t en (*€ 1.000)
1e BW 2023
V ers chil 2e BW
R ealis at ie
R ealis at ie en
Prognos e = 2e
2023 - 1e BW
2023
1e BW 2023
BW 2023
2023
Lonen en salarissen
4.671
2.741
-1.930
4.378
-293
Inhuur personeel
1.288
962
-326
1.881
593
Overige personeelskosten
291
128
-163
495
204
Uitbestede diensten
827
364
-463
734
-93
Uitvoeringskosten
807
209
-598
1.357
550
Automatiseringskosten
828
591
-238
758
-70
Taakstelling/effecten Robotisering
38
-38
-38
Algemene en overige kosten
1.000
619
-381
1.004
Algemene kosten
216
158
-57
216
Andere vaste bedrijfsmiddelen, afschrijving
59
34
-24
59
Duurzame goederen
5
-5
5
Huisvestingskosten
226
113
-113
226
-58
62
313
-124
437
65
-128
-63
-126
-26
-200
-100
-3
-3
5.484
-4.101
10.280
695
Onvoorzien
58
Repro- en portokosten
437
Overige opbrengsten
-65
Rentebaten
-100
Opbrengsten invordering Net t o-kos t en
9.585
4
4
Algemeen De kosten t/m juli zijn een weergave van de werkelijk gemaakte kosten. Op dit moment zijn er enkele afwijkingen te zien t.o.v. de 1e BW 2023. Enerzijds zijn er enkele grote kwartaalfacturen nog niet ontvangen. Anderzijds, zijn er, vooral bij proces waarderen, enkele jaarfacturen verwerkt. Reeds is in Burap I 2023 een forse begrotingswijziging (ad. €900.000) aangekondigd, vanwege de toename van het aantal ingediende bezwaren. Voor de meeste kostensoorten verwachten wij op jaarbasis geen grote afwijkingen t.o.v. de eerste begrotingswijziging. Daar waar mogelijk worden de overschrijdingen binnen de begroting opgevangen. Naast de aangekondigde begrotingswijziging zijn er ook op enkele andere kostensoorten over- danwel onderschrijdingen op de begroting geweest. Deze zijn in de voorliggende begrotingswijziging verwerkt. De totale 2e BW 2023 ad €695.000 ligt onder de aangekondigde begrotingswijziging vanuit Burap I. Hieronder worden de wijzigingen in de begroting toegelicht.
2 NB de uitvoeringskosten bestaan onder andere uit; kosten betalingsverkeer, deurwaarders- en incassokosten en
proceskostenvergoedingen. P A G I N A | 25
BURAP II 2023 |Definitief | 13-9-2023
Formatie In onderstaande tabel is de formatie (bezetting en vacatureruimte) opgenomen.
Formatie FTE Realisatie ultimo 2023 bezetting Overhead Beroep en Bezwaar Waarderen Heffen Innen
24,39
Totaal
Verdeling Bezwaar en Formatie beroep ruimte
Totale formatie
20,66 18,17 5,25
20,27 3,00 18,11 13,29 3,87