Raadsvoorstel Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER: 07432024228916 Onderwerp: Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025
Bijlage(n): 5
Vergadering van: p.h.: 2 juni 2026
LM
de raad van de gemeente Asten
Samenvatting Het jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025 informeert over de update van de archiefaudit 2024 en het daaruit voortvloeiende verbeterplan en de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Beslispunten De raad besluit: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025. Aanleiding Conform de archiefverordening wordt de gemeenteraad jaarlijks middels een door het college vastgesteld jaarverslag geïnformeerd over de stand van zaken rondom archief- en informatiebeheer. Daarnaast dient het jaarverslag voor 15 juli 2026 aangeboden te worden aan de provinciale toezichthouder. Doelstelling Met dit jaarverslag worden de gemeenteraad en de provincie op de hoogte gesteld over de voortgang van de maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer. Hierin zijn o.a. opgenomen de verbeterslagen die in 2025 zijn behaald naar aanleiding van de audit die door de streekarchivaris van het Streekarchief ( RHCe) is uitgevoerd op 16 december 2024.
1/5
Argumenten 1.1Met het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Asten. Middels een jaarverslag wordt inzicht gegeven in de voortgang van de maatregelen die genomen zijn of worden naar aanleiding van de 2-jaarlijkse archiefaudit. De archiefaudit van 2024 gaf als oordeel “voldoet gedeeltelijk”. Dit had te maken met de constatering van o.a. de volgende onvolkomenheden: 1. Achterstand op de vernietiging van informatie. Toelichting voortgang: De vernietigingslijsten van het jaar 2022 zijn inmiddels goedgekeurd en de dossiers en zaken zijn vernietigd. De vernietigingslijsten van het jaar 2023 liggen ter beoordeling bij het Streekarchief. Aan de lijsten van het jaar 2024 wordt gewerkt. 2. Nog geen vastgesteld beleid voor een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Toelichting voortgang: Het kwaliteitshandboek is door het college vastgesteld op 15 april 2025. Nu wordt uitvoering gegeven aan de vastgestelde controles. 3. Het niet volledig toepassen van het vastgestelde metadataschema. Toelichting voortgang: Er wordt gewerkt aan een geactualiseerd metadataschema in overleg met het Streekarchief (RHCe). 4. Het niet volledig voldoen van de archiefruimte aan de wettelijke eisen. Toelichting voortgang: Er zijn maatregelen getroffen om de luchtvochtigheid te reguleren.
2.1Besluitvorming in de raad op 2 juni 2026 zorgt voor tijdige toezending aan de provinciale archiefinspectie. Het is een verplichting op basis van het provinciale toezicht om het jaarverslag vóór 15 juli toe te zenden. 3.1Met het agenderen van dit raadsvoorstel wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de stand van zaken. De gemeenteraad krijgt op deze manier inzicht in de stand van zaken rondom archief- en informatiebeheer. Daarnaast is dit een verplichting op basis van de archiefverordening. Risico’s Niet van toepassing Alternatieven Niet van toepassing
Planning en uitvoering Toezending van jaarverslag en verbeterplan voor 15 juli 2026 naar de provincie met een afschrift naar het Streekarchief (RHCe). Met behulp van een opgesteld jaarplan uitvoering geven aan de werkzaamheden zoals vermeld in het verbeterplan. Hierbij zijn naast de kwaliteitsmedewerker informatiebeheer ook collega’s van Informatisering betrokken. Daarnaast zal er eind 2026 een nieuwe audit plaatsvinden waarvoor de vragenlijst op basis van de Archief KPI (Kritische Prestatie Indicatoren) opnieuw wordt ingevuld. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie Niet van toepassing Juridische context Niet van toepassing Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Communicatie Het verslag wordt na besluitvorming toegestuurd aan de provinciale archiefinspectie en aan het Streekarchief (RHCe). Bijlage(n)/ter inzage Naam 1. Raadsbesluit 2. Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025 3. Bijlage bij jaarverslag: Update verbeterplan 2025 4. Verslag follow-up gesprek met RHCe 5. Toezichtoordeel 2025 van de provincie
Document nummer 2024241857 2024228926 2024236099 2024226418 2024220685
3/5
RAADSBESLUIT Onderwerp:
Dagtekening:
Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025
2 juni 2026
De raad van de gemeente Asten;
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 15 januari 2026. gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 21 mei 2026;
besluit: 1. kennis te nemen van het jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 2 juni 2026.
De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans
voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk
5/5