Raadsvoorstel Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER: 07432024130268 Onderwerp: Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

Bijlage(n): 4

Vergadering van:

p.h.:

3 juni 2025

LM

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Het jaarverslag informatie- en archiefbeheer informeert over de archiefaudit 2024 en het daaruit voortvloeiende verbeterplan en de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Beslispunten De raad besluit: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024. Aanleiding Conform de archiefverordening wordt de gemeenteraad jaarlijks middels een jaarverslag geïnformeerd over de stand van zaken rondom informatie- en archiefbeheer. Met dit jaarverslag willen we de gemeenteraad en de provincie op de hoogte stellen van de voortgang van de maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van informatie- en archiefbeheer, die nog resteren van de audit van 2022 en update naar aanleiding van de audit uit 2024. Het jaarverslag dient voor 15 juli 2025 aangeboden te worden aan de provinciale toezichthouder. Doelstelling Met dit jaarverslag worden de gemeenteraad en de provincie op de hoogte gesteld over de voortgang van de maatregelen ter verbetering van de kwaliteit. Hierin zijn o.a. opgenomen de verbeterslagen die in 2024 zijn behaald en de uitkomst van de audit die door de streekarchivaris van het RHCe is uitgevoerd op 16 december jl. Argumenten 1. Middels een jaarverslag wordt inzicht gegeven in de voortgang van de maatregelen die genomen zijn of worden naar aanleiding van de 2-jaarlijkse archiefaudit; 2.

Het is een verplichting om een jaarverslag toe te zenden aan de provinciale archiefinspectie op basis van het provinciale toezicht; 3. Op basis van de archiefverordening is het een verplichting om de gemeenteraad te informeren. Risico’s Niet van toepassing

Alternatieven Niet van toepassing Planning en uitvoering Toezending van jaarverslag en verbeterplan voor 15 juli 2025 naar de provincie met een afschrift naar het Streekarchief. Met behulp van een opgesteld jaarplan uitvoering geven aan de werkzaamheden zoals vermeld in het verbeterplan. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie Niet van toepassing Juridische context Niet van toepassing Financiële toelichting Niet van toepassing Communicatie Niet van toepassing Bijlage(n)/ter inzage Naam

Document nummer

1.

Raadsbesluit

2024149221

2.

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

2024130269

3.

Verbeterplan 2025

2024137651

4.

Inspectierapport_Asten_audit 2024

2024128764

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

3 juni 2025

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 25 maart 2025. gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 22 mei 2025; besluit: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 3 juni 2025. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk

3/3